TALLER SGC Nº1

(Estructura Documental)
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
 DEFINICIONES
MANUAL DE CALIDAD: documento que especifica el Sistema de Gestión de la
Calidad de una organización.
PROCEDIMIENTO: forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PLAN DE CALIDAD: documento que especifica los procedimientos y recursos que

deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso,
producto o contrato específico.

 INSTRUCTIVO: documento que especifica la manera de realizar un proceso, actividad

o conjunto de actividades.

FORMATO: documento preestablecido impreso o digital, en el cual se registra

información relacionada con unan actividad o un proceso. Los formatos diligenciados se
convierten en registros.

REGISTROS: documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia

de actividades desempeñadas
 GLOSARIO
◦ COPIA CONTROLADA: aquella que se usa para tener control sobre los documentos distribuidos al
personal de la organización o entidades externas poseedoras de documentos.

◦ DOCUMENTO VIGENTE: aquel que a la fecha rige las actividades operativas o administrativas,
cuya versión se encuentra registrada en el listado maestro de documentos o en el listado de
documentos de origen externo.

◦ FORMATO: es un documento preestablecido impreso o digital, donde se registra información

relacionada con una actividad o un proceso. Los formatos diligenciados se convierten en registros.

◦ LISTADO DE DOCUMENTOS: registro que contiene la versión vigente y aprobada de los

documentos de origen interno y externo.
•  
◦ REGISTRO: documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los
resultados obtenidos.
•  
◦ VERSIÓN: representa el número de veces que un documento ha sido actualizado, modificado o
aprobado. Cada que se realiza alguna de estas actividades, la versión cambia al número
inmediatamente superior. Se representa con un número de dos dígitos.
CONTROL DE DOCUMENTOS
 TEMAS
Implementación Formato “Listado Maestro de
Documentos de Origen Interno”.

Implementación Formato “Listado Maestro de

Documentos de Origen Externo”.

Implementación Formato Distribución de

Documentos.
¿DÓNDE ESTÁN UBICADOS ESTOS
FORMATOS?
 PROCEDIMIENTO TRANSVERSAL
CONTROL DOCUMENTOS P-8314-06

ANEXOS

FORMATOS

F-8314-07 Listado Maestro de Documentos Internos.

F-8314-08 Listado Maestro de Documentos Externos

F-8314-09 Lista de Distribución de Documentos

 DEFINICIONES
¿Qué es un documento de origen interno?

Es todo aquel que tiene relación directa con la

implementación, operación y registros del sistema de gestión
de la calidad.

Ejemplos:
Manuales
Procedimientos
Instructivos
Formatos.
¿Qué es un documento de origen
externo?

Es todo aquel que tiene relación indirecta con el

SGC y que es usado en actividades propias del
laboratorio o servicio.

Ejemplos:
Normas ISO de referencia 9001, 17025 etc.
Normatividad internacional vigente
Documentos de calidad del SGC externos (Ej:
documentación hospital, formatos de la
universidad
Referencias de métodos de análisis internaciones.