DESCRIPCIÓN

DOCUMENTAL
ALFREDO GARCÍA C.I.: 25013708
R O B E RTO S O U TO C . I . : 2 2 0 4 6 1 0 6
ANTONIA HEREDIA PLANTEA …

• "... proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones materializado

en representaciones que permiten su identificación y localización y la recuperación de su
información para la gestión e investigación".
EL PROCESO DESCRIPTIVO
ES QUIZÁS EL TRABAJO
M Á S I M P O R TA N T E Q U E S E
REALIZA UN ARCHIVO

De su acertado desarrollo dependerá la

posterior recuperación y uso de los
documentos.
Una descripción manual automatizada que
no sea correcta puede suponer la pérdida
irreversible del documento o de la
información.
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN.

“instrumentos de trabajo, definidos como aquellos instrumentos de referencia de los que se

sirve el archivero para plasmar en ellos el resultado de su actividad profesional, con la doble
finalidad de controlar los fondos a su cargo y dar la máxima difusión al contenido de los
mismos, facilitando su conocimiento al investigador o al simple consultante”.

PESCADOR DEL HOYO, M.C. El Archivo: instrumentos de trabajo. Las Rozas, Madrid: Norma, 1993, p. 3
 EXISTEN DOS TIPOS DE
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN:

• Instrumentos de control:
– Registros
– Relación de entregas .
– Informes y registros de usuarios y consultas.
• Instrumentos de información

– Guías: ofrecen información muy general acerca de los fondos y agrupaciones documentales de uno o más archivos.

– Catálogos: es un instrumento excepcional y se produce para unidades documentales o agrupaciones muy limitadas con
características especiales como pueden ser un conjunto de pergaminos, un número limitado de planos, o
fotografías de reconocidos autores.

– Inventarios: es el instrumento descriptivo más representativo de un archivo, puede recoger información sobre las series
como las unidades instalación, unidades documentales simples o compuestas, pero de una manera práctica y sencilla.

– Bases de datos: componen una colección de datos estructurados según un modelo que refleje las relaciones y
restricciones existentes en el mundo real

– Índices: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos (listados de
nombres de personas naturales o jurídicas), toponímicos (listados de nombres de sitios o lugares), cronológicos (listados
consecutivo de fechas) y temáticos (listas de materias o tesauros), acompañados de referencias para su localización.
NORMALIZACION DE LA
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.
En la últimas décadas del siglo XX hubo un creciente interés por normalizar el proceso de
descripción archivísticas, es por esto que diferentes profesionales en distintos países
comenzaron a desarrollar normas y métodos que permitiera estandarizar el proceso de
descripción documental.
Entre estas normas se pueden mencionar Archives Personal Papers And Manuscripts
(APPM), las Rules Of Archival Descriptions (RAD), el Manual Of Archival Description
(MAD).
• Todas estos estudios sirvieron como cimiento para el desarrollo de las normas que se
emplean en las actualidad, como lo son las General International Standart Archival
Description ISAD (g) e Standart Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons
and Families ISAAR (cpf). ambas normas fueron elaboradas y divulgadas por el CIA
Consejo Internacional de Archivos, ente adscrito a la UNESCO.

• Es importante acotar que dado el desarrollo tecnológico que ha vivido la sociedad en las
últimas décadas, se ha convertido muy común el intercambio de información archivística
de forma electrónica y surge la necesidad de crear una estructura de datos que mantenga
la jerarquía empleada por las ISAD (g), es por ello que se crea la Encoded Archival
Description EAD, primera norma de estructura de datos que facilitara la distribución de
información por internet.
LA NORMA ISAD (G)
SE COMPONE DE 26
ELEMENTOS
DESCRIPTIVOS
DIVIDIDOS EN 7
ÁREAS:
1. Área de mención de identidad 2. Área de contexto (contiene información 3. Área de contenido y estructura (contiene
(contiene la información esencial para relativa al origen y custodia de la unidad de información relativa al objeto y organización
identificar la unidad de descripción) descripción) de la unidad de descripción)

a) Nombre(s) del productor (es)  a) Alcance y contenido

a) Código(s) de referencia  b) Historia Institucional/Reseña biográfica  b) Información sobre valoración, selección y
b) Título  c) Historia Archivística  eliminación
c) Fecha(s) extremas de producción  d) Forma de ingreso  c) Nuevos ingresos
d) Nivel de descripción  d) Sistema de organización
e) Extensión y soporte de la unidad de
descripción (cantidad, volumen o
tamaño)
4. Área de condiciones de 5. Área de documentación asociada 6. Área de notas (contiene información
(contiene información relativa a especial y aquella otra que no ha podido
acceso y utilización (contiene
aquellos documentos que tienen una incluirse en ninguna de las demás áreas)
información relativa a la
relación significativa con la unidad
accesibilidad de la unidad de a) Notas
de descripción)
descripción)
a) Existencia y localización de los 7. Área de control de la descripción (contiene
a) Condiciones de acceso documentos originales información relativa al cómo, cuando y quién ha
b) Condiciones de reproducción b) Existencia y localización de copias elaborado la descripción archivística)
c) Lengua/escritura del material c) Unidades de descripción
d) Características físicas y relacionadas a) Nota del archivero b) Reglas o normas c)
d) Nota de publicaciones Fechas de las descripciones
requisitos técnicos
Instrumentos de descripción
e) Instrumentos de descripción
 LA NORMA ISAAR (CPF) SE
ESTRUCTURA EN 3 ÁREAS:
1. Área de control de autoridades 2. Área de información 3. Área de notas

a) Código de identificación a) Organismos a) Notas del archivero

b) Tipo de registro de autoridad b) Personas b) Reglas o normas
archivístico c) Familias c) Fechas
c) Entrada de autoridad
d) Entradas paralelas
e) Términos no aceptados
f) Entradas de autoridad
relacionadas
SEGÚN SCHELLENBERG
LOS DOCUMENTOS TIENEN
UNA ESTRUCTURA FÍSICA Y
UN CONTENIDO
S U S TA N T I VO .

AL PRIMERO SE LE
DENOMINA CARACTERES
EXTERNOS Y AL SEGUNDO
CARACTERES INTERNOS
CARACTERES EXTERNOS.
1. Clase: está relacionada con el procedimiento que se utiliza para transmitir la información. En este sentido los documentos
pueden ser textuales, iconográficos, sonoros comas audiovisuales, eléctricos e hipermediales. 

2. Tipo: no está relacionado con la forma física o externa del documento el tipo se refiere al tipo documental o tipo de
documentos que es la forma específica o documental en la que se plasma o refleja una función, actividad o tarea de un
sujeto productor. Ejemplo: carta, informe, expediente, acta, oficio.

3.  Formato: en este caso si se refiere a la forma de los documentos puntos por ejemplo, los diferentes formatos de papel
con más los diferentes formatos de almacenamiento de los documentos; los diferentes formatos de almacenamiento en los
archivos: legajos cajas para el caso de los documentos en papel. 

4. Cantidad: se refiere al volumen de las unidades de almacenamiento legajos, cajas, documentos, etc.

5. Forma: se refiere a la condición de original o copia de los documentos y a los diferentes tipos de estas últimas
 CARACTERES INTERNOS.
1. Entidad productora: hemos dicho que los documentos de archivos surgen en un proceso natural como testimonio con la
plasmación o prueba de las funciones y actividades desarrolladas por las instituciones o las personas estas son las
entidades productoras o sujetos productores de los documentos es representan el primero de sus caracteres internos.}

2. Orígenes funcionales: muy relacionados con el anterior, el origen funcional es la función, actividad o tarea de una
institución o persona que provoca el surgimiento de un documento. Por ejemplo la función del comportamiento docente
de los estudiantes de una carrera universitaria generará los expedientes docentes de los estudiantes puntos.

3. Fecha y lugar de producción: sitio en tiempo y espacio el documento.

4. Contenido sustantivo: es la temática del documento el asunto del cual trata