IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMÁTICA Calidad y Mejora Continua
SEMANA 5 Identificación de Problemática Calidad y Mejora Continua
Revisaremos estos contenidos
Recordemos la clase anterior… Calidad y Mejora Continua
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Reflexionemos… Calidad y Mejora Continua
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Índice Problema Importante y Urgente Brainstroming Diagrama de Afinidad Matriz de selección FACTIS Ejemplo de Matriz FACTIS Matriz de Selección Multicriterio Planteamiento de Objetivo ¿Qué aprendimos hoy? Referencias Bibliográficas Calidad y Mejora Continua
¿Qué capacidad lograrás?
Objetivos de la Sesión
• Conocer la diferencia de lo importante y urgente.
• Identificar la problemática de un proceso mediante herramientas de calidad. • Plantear objetivos de una problemática definida. Calidad y Mejora Continua
Problema
Un problema es algo que necesita ser solucionado o resuelto, ya que
constituye un obstáculo al logro de los objetivos de un proceso productivo o de la empresa.
Es una afirmación simple y concisa que identifica el objeto y el defecto
de un problema, para el cual se desconoce la causa raíz.
• ¿ Qué está mal (defecto) con qué (objeto)?
• ¿ Por qué está pasando ese defecto a ese objeto? Calidad y Mejora Continua
Problema
Para una solución efectiva de los problemas es muy importante hacer
una correcta identificación del problema.
“… se debe definir y delimitar con claridad un problema importante,
de tal forma que se entienda en qué consiste el problema, cómo y dónde se manifiesta, cómo afecta al cliente y cómo influye en la calidad y la productividad…” Humberto Gutiérrez Pulido – Calidad total y productividad Calidad y Mejora Continua
¿Qué es importante?
La importancia de un problema se mide de acuerdo a las
consecuencias (graves) que se sufriría si se deja de hacer.
“…..de dos tareas, aunque para nada parecidas, la más
importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla….
Stephen Covey - Los 7 Hábitos de la Gente altamente Efectiva.
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¿Qué es urgente?
Las tareas urgentes están asociadas al factor tiempo. Un problema es
o se vuelve urgente cuando la fecha límite de entrega se acorta o es reducida. También está asociada a la dificultad para resolver el problema.
De acuerdo a lo que indica Stephen Covey en su libro “Los 7 Hábitos
de la Gente altamente Efectiva”
Si dos tareas llevan el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la
que tenga la fecha límite antes.
Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que
lleve más tiempo hacer.
Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos
urgente. Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente. Una tarea que no tiene fecha límite, nunca será urgente. Calidad y Mejora Continua
Importante vs Urgente
Fuente: Stephen Covey
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Herramientas para identificar y definir
problemas Calidad y Mejora Continua
Tormenta de Ideas
La lluvia de ideas o brainstorming, también denominada tormenta de ideas es una herramienta de
trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.
INICIO
Definir el Objetivo
Explicar reglas de T. I
Generar Ideas
Registro de ideas
FIN Calidad y Mejora Continua
Tormenta de Ideas
¿Cómo se usa el Brainstorming?
1. Se define el tema o el problema. 2. Se nombra a un conductor del ejercicio 3. Antes de comenzar la “tormenta de ideas”, explicara las reglas. 4. Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa. 5. Se listan las ideas 6. No se deben repetir 7. No se critican 8. El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas 9. Se analizan, evalúan y organizan las mismas, para valorar su utilidad en función del objetivo que pretendía lograr con el empleo de esta técnica. Calidad y Mejora Continua
Tormenta de Ideas
Desarrollo de la reunión para Brainstorming
1. Presentación de los participantes. Es importante conocer en qué área de trabajo se
especializa cada uno.
2. Darles confianza. En un primer momento los participantes se sentirán ansiosos porque se
sienten observados por los otros. Hemos de tener en cuenta el tiempo.
3. Presentación del tema de reunión. ¿De qué se habla? ¿Por qué hablamos de este tema? ¿Por qué nos interesa hablar de este tema? ¿Cuáles son los problemas planteados?
4. Fijar los objetivos de la reunión. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunión, si hay tiempo pasaremos a los objetivos secundarios y así sucesivamente. Calidad y Mejora Continua
Diagrama de Afinidad
¿Qué es afinidad?
Afinidad significa proximidad, analogía, semejanza, relación, parecido o parentesco de una cosa con otra. Por ejemplo, la afinidad entre dos lenguas como el portugués y el español. La palabra proviene del latín. Calidad y Mejora Continua
Diagrama de Afinidad
El diagrama de afinidad es un gráfico que clasifica las ideas, las opiniones y los comentarios en torno a un mismo tema en columnas o bloques de contenido.
Se puede realizar en formato físico o digital, aunque lo realmente útil es que permita la movilidad de los cuadros que lo componen. Calidad y Mejora Continua
Diagrama de Afinidad
Para su diseño y elaboración, se recomienda
tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Definición del grupo: Debe nombrarse un
líder o representante.
2. Planteamiento del problema: Se debe
tener claro el problema o la situación que les convoca.
3. Lluvia de ideas: Los integrantes deben
tratar de responder a la pregunta que se ha establecido como eje central del proceso. Calidad y Mejora Continua
Diagrama de Afinidad
4. Agrupación de ideas u opiniones: Los integrantes del equipo de trabajo clasifican las ideas, opiniones, comentarios e interpretaciones que han surgido de la lluvia de ideas.
5. Discusión final: De esta discusión deben salir una serie de conclusiones que, a la vez, deriven en la toma de una o varias decisiones consensuadas. Calidad y Mejora Continua
Diagrama de Afinidad Calidad y Mejora Continua
Matriz FACTIS Es una herramienta que nos permite seleccionar una opción a partir de una lista de opciones en base a criterios definidos. CRITERIOS DE SELECCIÓN F. P. OPCIONES F A C T I S TOTAL Facilidad para solucionarlo F 1:Muy difícil 3: Difícil 5: Fácil 5
INICIO A Afecta a otras áreas su implementación 1:Si 3: Algo 5:Nada 3 A Mejora la calidad C 1:Poco 3: Medio 5:Mucho 2
Elaborar matriz T Tiempo que implica solucionarlo 1: L. Plazo 3: M. Plazo 5: C. Plazo 3 B Requiere inversión I 1: Alta 3: Media 5: Poca 4 Mejora la seguridad industrial C Identificar opciones S 1:Poco 3: Medio 5:Mucho 3
Establecer F. P a cada N° PUNTAJE PRIORIDAD NOMBRE DE LOS PROBLEMAS A EVALUAR
Criterio A
Asignar puntaje a cada B
opción por cada criterio C
Sumar los puntajes de cada
Los Factores de Ponderación (F.P.) toman los siguientes valores: opción
Seleccionar la opcion con
mayor puntaje 1 = Nada crítico 4 = Crítico 2 = Poco crítico 5 = Muy crítico FIN 3=Medianamente crítico Calidad y Mejora Continua
MATRIZ FACTIS
Veamos un ejercicio… Brainstorming Ejemplo: Problemas No existe metodologia de orden y limpieza dentro del almacén de preparación y despacho
Procesos no estandarizados dentro del almacén de
Preparación de Despacho Falta de estudio de la proyección de la demanda Falta capacitación del personal No existe una adecuada homologación de proveedores No existe una metodología de rutas optimas de distribución Criterios de selección Factor de Ponderación Facilidad para solucionarlo. F 5 1: Muy dificil, 2: Difícil, 3: Fácil Afecta a otras áreas su A implementación. 1 1: Si, 2: Algo, 3: Nada
Mejora la calidad. C 3 1: Poco, 2: Medio, 3: Mucho
Tiempo que implica solucionarlo.
T 5 1: Largo, 2: Medio, 3: Corto
Requiere inversión. I 4 1: Alta, 2: Media, 3: Poca
Mejora la seguridad. S 2 1: Poco, 2: Medio, 3: Mucho FACTOR DE PONDERACIÓN 5 1 3 5 4 2 NRO. CRITERIOS DE SELECCIÓN F A C T I S TOTAL
No existe metodologia de orden y Criterio
Fácil Si Mucho Medio Media Medio 1 limpieza dentro del almacén de preparación y despacho Puntaje 3 1 3 2 2 2 47
Procesos no estandarizados Criterio
Difícil Si Mucho Medio Poco Mucho 2 dentro del almacén de Preparación de Despacho Puntaje 2 1 3 2 3 3 48
Criterio Falta de estudio de la proyección Difícil Si Poco Corto Poco Poco 3 de la demanda
Puntaje 2 1 1 3 3 1 43
Criterio Difícil Si Mucho Largo Media Medio 4 Falta capacitación del personal
Puntaje 2 1 3 1 2 2 37
Criterio No existe una adecuada Muy difícil Si Poco Largo Alta Mucho 5 homologación de proveedores
Puntaje 1 1 1 1 1 3 24
Criterio No existe una metodología de Difícil Si Medio Largo Alta Mucho 6 rutas optimas de distribución
Puntaje 2 1 2 1 1 3 32 Calidad y Mejora Continua
MATRIZ FACTIS
Criterios de selección Factor de Ponderación
Facilidad para solucionarlo.
F 1: Muy dificil, 2: Difícil, 3: Fácil 5 Afecta a otras áreas su N PUNTAJE PRIORIDAD NOMBRE DEL PROBLEMA A EVALUAR implementación. No existe metodologia de orden y limpieza A 1: Si, 2: Algo, 3: Nada 1 A 47 2 dentro del almacén de preparación y despacho Procesos no estandarizados dentro del almacén Mejora la calidad. B 48 1 de Preparación de Despacho 1: Poco, 2: Medio, 3: Mucho C 3 Falta de estudio de la proyección de la demanda C 43 3 Tiempo que implica solucionarlo. Falta capacitación del personal 1: Largo, 2: Medio, 3: Corto D 37 4 T 5 No existe una adecuada homologación de E 24 6 proveedores Requiere inversión. 1: Alta, 2: Media, 3: Poca No existe una metodología de rutas optimas de I 4 F 32 5 distribución
Mejora la seguridad. 1: Poco, 2: Medio, 3: Mucho S 2 Calidad y Mejora Continua
MATRIZ MULTICRITERIO
Es una herramienta que se utiliza para la toma de decisiones considerando factores cualitativos en el análisis
La metodología a seguir es:
Listar los diferentes factores que inciden en el problema.
Listar las alternativas de solución al problema. Elaborar la matriz de selección. Seleccionar los criterios de priorización o ponderación y asignar un peso. Calificar los factores. Obtener los puntajes de cada alternative. Calidad y Mejora Continua
MATRIZ MULTICRITERIO
El gerente de operaciones de una empresa tiene que decidir una alternativa de solución al problema existente en los procesos de producción. Se plantean 3 alternativas:
Altos tiempos de preparación de máquinas
Altos costos de mantenimiento Reducido tiempo operativo
Los factores que afectan la decisión son:
Inversión Requerida Nivel Tecnológico Mejora la Seguridad Impacto en la calidad del producto Calidad y Mejora Continua
MATRIZ MULTICRITERIO
La ponderación de los factores es:
Factores Ponderación Nivel Tecnológico 15% Inversión Requerida 20% Mejora la Seguridad 30% Impacto en la Calidad del 35% Producto
La calificación de los factores es:
Bajo Medio Alto
1 2 3 Calidad y Mejora Continua
MATRIZ MULTICRITERIO
Teniendo estos datos se construye la matriz y se evalúa:
FACTORES
Ponderación Reducido Tiempo Operativo Altos Costos de Mantenimiento Altos Tiempos de Preparación de Máquinas
La mejor alternativa que resuelve el problema es Altos Tiempos de Preparación de Máquinas
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Definir los objetivos
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OBJETIVO
Objetivo es sinónimo de meta, es decir
aquello que se quiere alcanzar o lograr. Los objetivos orientan la línea de acción que se ha de seguir en el desarrollo del Proyecto dentro del marco de la problemática identificada. Objetivos SMART
Un objetivo SMART o inteligente, es aquel que cumple las
siguientes condiciones: • Es Specific o ESPECÍFICO • es Measurable o MEDIBLE • es Achievable o ALCANZABLE • es Relevant o RELEVANTE • es Timely o se realiza en un TIEMPO determinado
Asignar una metodología de orden y limpieza en el área de Preparación y Despacho.
Objetivo: Asignar la metodología 5S para el área de Preparación y Despacho mediante un entrenamiento a 50 personas del área en el periodo de 3 meses. Calidad y Mejora Continua
OBJETIVO Calidad y Mejora Continua
Ejemplo
Criterios de selección Factor de Ponderación
Facilidad para solucionarlo.
F 1: Muy dificil, 2: Difícil, 3: Fácil 5 Afecta a otras áreas su Problemas implementación. A 1: Si, 2: Algo, 3: Nada 1 1. Aflojamiento del sujetador roscado Mejora la calidad. 2. Fugas en los accesorios roscados 1: Poco, 2: Medio, 3: Mucho C 3 3. Fallas en adhesiones estructurales Tiempo que implica solucionarlo. 1: Largo, 2: Medio, 3: Corto 4. Desgaste de equipos T 5
Requiere inversión. 5. Problemas de alineación de los pernos 1: Alta, 2: Media, 3: Poca I 4
Mejora la seguridad. 1: Poco, 2: Medio, 3: Mucho S 2
https://peruconstruye.net/2020/06/26/mantenimiento-preventivo-los-4-problemas-mas-comunes-en-equipos-indu striales-y-como-resolverlos Calidad y Mejora Continua
Identifique un problema que pueda existir dentro de su especialidad y determine el más importante por medio de la aplicación de una matriz FACTIS Calidad y Mejora Continua
¿Qué aprendimos hoy?
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Referencias Bibliográficas
•Gutierrez Pulido, Humberto (2005). Calidad total y productividad. México
D.F.: McGraw-Hill •Administración y control de la calidad, 7a. Edición Evans, James R., William M. Lindsay, 2008 •La Meta. E. Goldratt, Díaz de Santos, Madrid, 1993 •Crosby, Philip B (2001) La calidad no cuesta: El arte de cerciorarse de la calidad. México D.F •“The QC Problem Solving Approach”, de Katsuya Hosotani •Introducción a la gestión de la calidad, de Francisco Javier Miranda •The Memory Jogger II, GOAL/QPC, 1994 •Socconini, Luis (2008). Lean Manufacturing – Paso a Paso. Tlalnepantla. Estado de Mexico.: Norma ediciones S.A
