DOCUMENTOS

Integrantes:
Evelin Camila Giraldo Vivas
Karen Julieth Chavez Trujillo
Juan David Portilla
 FACTURA
Es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o
servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación.
• La forma de su diligencia:
Número de Factura: Es el número consecutivo de cada factura que emitimos.
Fecha: Es la fecha en que emitimos nuestra factura.
Importe con letra: En esta zona escribiremos con letra la cifra que hemos escrito
en el cuadro de Total que se encuentra a un lado.
Firma de conformidad: En donde firmará el cliente, lo cual tiene dos efectos: por
un lado la aceptación de que los productos enumerados y la cantidad es lo que ha
solicitado, y por el otro, en el caso de pagos a crédito o contra entrega, la
aceptación del pagaré que se encuentra en el texto que está a la izquierda.
Pagaré: Este texto es aceptado al firmar de conformidad, aún cuando el pago se
haga inmediatamente y en efectivo. Aquí es necesario, en caso de pactarlo,
indicar la tasa del interés moratorio en caso de no pagar a tiempo.

Datos del Cliente: Aquí debemos incluir todos los datos de nuestro cliente: Nombre
o razón social, Identificación fiscal (RFC), Dirección física, teléfono y correo
electrónico.

Fecha inicial: es la fecha en que se comenzará a prestar un servicio, o en que se

entregará el producto.

Pedido: Aquí indicaremos el tipo de pedido que se nos hace.

Condiciones de pago: Aquí indicaremos si el pago es en efectivo, a crédito o

débito, cheque, etc.
El siguiente bloque es una tabla donde indicaremos lo siguiente:
Cantidad de productos que se solicitan, descripción del producto, precio unitario,
precio total.
Subtotal: donde indicaremos la suma de los totales de cada producto.

IVA: Aquí va el monto del impuesto (16%) calculado a partir del subtotal que se
encuentra arriba
Total: Aquí se escribirá la suma del subtotal con el impuesto, lo que dará el total
neto de la factura.
 DOCUMENTOS
EQUIVALENTES
es aquel documento soporte que reemplaza a la factura en las
operaciones económicas realizadas con las personas que no
están obligados a facturar

• La forma de su diligencia:
1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.
2. Numeración consecutiva.
3. Descripción específica o genérica del servicio.
4. Fecha.
5. Valor de la operación.
 KARDEX
Es un registro estructurado de la existencia de
mercancías en un almacén o empresa.

• La forma de su diligencia:
es necesario identificar todos los activos y
mercancía, luego se procede con el inventario de
los bienes y productos, los cuales son registrados
en el sistema de Kardex y se especifican
cantidades, valor de medida, precio, entre otros

 En este primer ejemplo nos queda claro como trabaja y como se organiza el sistema
Kardex Tauro. Si os fijáis, el documento cuenta con varias hojas (almacén, entradas,
salidas, …) y a su vez cada una de estas cuenta con las distintas informaciones
necesarias para llevar un control de lo que entra y sale en la empresa.
 OREDEN DE COMPRA
s un tipo de documento mercantil emitido por un comprador para
detallar y llevar registro de la mercadería solicitada a un proveedor
determinado. Por lo general se elabora un original, que es enviado
al proveedor de los bienes o servicios deseados, y una copia que
permanece en los archivos del comprador.

• La forma de su diligencia:
1. Nombre e identificación fiscal del comprador.
2. Nombre e identificación fiscal del vendedor.
3. Lugar y fecha de emisión.
4. Descripción y cantidad de la compra.
5. Precio fijado y forma de pago.
6. Tiempo de entrega.
7. Otros elementos que se consideren necesarios.
 ORDEN DE PEDIDO Cantidad del pedido.
Precio por unidad de la mercancía.
es el documento que realiza quien ha tomado la decisión en firme
Precio total.
de comprar un bien o servicio. Se entrega a un vendedor (o
proveedor) para que le suministre los bienes o servicios que desea Nombre y firma del solicitante del pedido (persona o empresa).
adquirir.

• La forma de su diligencia:
Nombre de la empresa que presta el servicio o provee el producto.
Fecha de emisión de la nota.
Nombre del cliente.
Numero de orden.
Lugar del pedido.
Características del producto.
Forma de pago.
Firma del empleado autorizado de la empresa proveedora.
Nombre del comprador.
Domicilio del comprador.
Domicilio de la empresa.
 NOTA DE DEBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la
que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la
misma nota.

• La forma de su diligencia:
1. Como en todo documento contable se procede a coloca la
fecha en el cual se elaboro el documento
2. Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito
3. Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la
nota débito
4. Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo
contabilizo
 NOTA DE CREDITO
es un documento comercial que emite un vendedor para
informarle a un comprador de un aumento de su crédito. Esto
significa que la deuda del comprador ha disminuido, o bien que el
saldo a favor del comprador ha aumentado.
La nota de crédito se usa usualmente cuando se producen
devoluciones, para corregir errores de facturación.
• La forma de su diligencia:
1. Colocar como en todo documento contable la fecha de
elaboración
2. Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito
3. El concepto por el cual se le envía la nota crédito
4. Y por ultimo se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y
lo contabilizo
 NOMINA
es la suma de los registros financieros de los sueldos de los empleados,
incluyendo los salarios, las bonificaciones y las deducciones. En la
contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados
por los servicios que prestaron durante un cierto período de tiempo.

• La forma de su diligencia:
1. Categoría y grupo de cotización. En la parte superior, en el
encabezado, suelen aparecen los datos personales y los datos de la
empresa.
2. Fecha de antigüedad.
3. Mes de liquidación.
4. Devengos.
5. Deducciones.
6. Líquido a percibir.
7. Pie de la nómina.
 RECIBO DE CAJA
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo o en cheque recaudados por la empresa. El recibo de
caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito
de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
• La forma de su diligencia:
1. Como a todo documento comercial se primero la fecha, la
ciudad y el numero del recibo
2. Quien es la persona que entrega el ingreso
3. La dirección de la persona que entrega el ingreso
4. Se coloca la cantidad de dinero que ingresa
5. El porque de esa entrega de dinero
6. Si la entrega es en cheque se procede a colocar el número del
cheque girado
 REEMBOLSO DE
CAJA MENOR
es el reintegro que se realiza a un fondo fijo asignado a un departamento de la empresa, por el
monto de los pagos hechos por este medio, de acuerdo a lo indicado en las facturas y recibos
presentados, para así completar de nuevo su monto inicial en dinero en efectivo.
• Ejemplo de la forma de su diligencia:
Elaborar la solicitud de reembolso de Caja Menor en la empresa Molinos Ltda., según los
datos del Libro Control en el período comprendido entre el 1 y el 28 de Febrero de 1984, y la
siguiente información:
Empresa Molinos Ltda.
Avenida de los Comuneros No. 49-50
Medellín
Número 123
Fecha de elaboración
Período de cubrimiento
Desembolsos Valor del fondo
Saldo en Caja
Valor de reembolso
Responsable del fondo
 PAGARES
es un documento contable que contiene la promesa
incondicional de una persona, de que pagará a una
segunda persona, una suma determinada de dinero en
un determinado plazo de tiempo.

• La forma de su diligencia:

1. Fecha y lugar donde se emitió el documento.

2. Nombre y domicilio del emisor.
3. Nombre del beneficiario, no importa si es natural o
jurídica.
4. Valor que se compromete a pagar en números y letras.
5. Fecha en la que se debe pagar el dinero.
6. Lugar donde se debe pagar el dinero.
7. Denominación expresa como pagaré, esto quiere decir que
debe estar titulado como tal.
8. Firma de la persona que lo emite.
 REMISION
Es un documento que normalmente se adjunta a un material que se
va a entregar. Usualmente tiene aspecto de factura, y en él se
describe la relación de los materiales o servicios que se van a
entregar o efectuar. Sirve como un comprobante de la recepción de
dichos materiales y servicios.

• La forma de su diligencia:
1. Se procede a colocar la fecha de elaboración.
2. Se coloca el nombre del comprador y la dirección y la ciudad
donde se encuentra la empresa
3. Se coloca la persona encargada de transportar la mercancía y la
placa del vehículo donde se lleva la mercancía
4. Se procede a explicar detalladamente la mercancía enviada
5. Al final se coloca quien despacha la mercancía.
COMPROBANTE DE EGRESO
sirven para que una empresa o negocio pueda mantener sus registros de la
mayoría de los gastos que realiza. Es un documento obligatorio ya sea la
empresa pequeña o gran empresa.

• La forma de su diligencia:
1. Se coloca la fecha cuando se elabora el documento
2. Se coloca un duplicado del cheque se giro para hacer el pago por
cualquier concepto
3. Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada
4. Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser
en efectivo pero la mayoría de la empresa por seguridad lo realiza por
cheque.
5. Se coloca firma del beneficiario
6. Por ultimo se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo
contabilizo.
 CONSIGNACION
es un medio de extinción de las obligaciones similar al pago,
ya que el deudor pretende obtener una resolución liberatoria
del pago. De este modo, el deudor pone a disposición de la
autoridad judicial la cosa debida en determinadas
circunstancias, cuando el acreedor no quiere o no puede
recibirla.

• La forma de su diligencia:
1. Nombre del convenio.
2. Número de cuenta.
3. Nombre del titular de la cuenta.
4. Nombre del depositante.
5. Referencia.
6. Ciudad.
 COTIZACION
Es un documento informativo que el departamento de compras, en
una empresa o institución, utiliza para entablar una negociación.
La cotización determina el valor real de un bien o de un servicio.
Se utiliza para conocer cuál va a ser el coste de un producto o
servicio.

• La forma de su diligencia:
1. Datos de la empresa que presta el servicio o vende el
producto. ...
2. Datos del cliente. ...
3. Fecha de emisión. ...
4. Descripción y cantidad del producto o servicio. ...
5. Precio, subtotal, impuesto y total. ...
6. Forma de pago. ...
7. Método de pago.
 NOTA DE CONTABILIDAD
Son las informaciones de respaldo que generalmente se
proporcionan junto con los estados financieros finales de una
empresa. También son conocidas como notas de los estados
financieros, notas al pie de página y notas explicativas.

• La forma de su diligencia:
1. Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
2. Nombre, número y fecha del comprobante.
3. Descripción del contenido del documento.
4. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes.
 CHEQUE
es un documento de naturaleza bancaria que posee, especificada, una orden escrita de
pago, mediante la cual el titular de una cuenta bancaria, también llamado librador,
habilita a otra persona, conocida como beneficiario, a cobrar una cantidad determinada
de dinero en la entidad bancaria, o libradora, donde el primero tiene sus fondos.

• La forma de su diligencia:
1. El nombre de quien ha de pagar el cheque a su presentación, que necesariamente
ha de ser un banco o una entidad de crédito.
2. Lugar de pago.
3. Fecha de emisión del cheque.
4. Un espacio en blanco precedido del signo "$" en donde se registra el valor del
cheque en números.
5. El texto "PÁGUESE A" o "PÁGUESE A LA ORDEN DE", en donde va el nombre
del beneficiario, quien recibirá la suma estipulada.
6. La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero implícita en el
enunciado "LA SUMA DE", delante de la cual se registra el monto a pagar en
letras.
7. Firma del que expide el cheque. La firma ha de ser de puño y letra y no se admite
si está impresa o estampada.
 LETRA DE CAMBIO
es un documento que garantiza que el deudor pagará al
acreedor, o a otra persona autorizada, una cantidad de dinero,
en una fecha y lugar específicos.

• La forma de su diligencia:
1. Se coloca la fecha como siempre primero
2. Se coloca la cantidad de dinero
3. Se coloca quien es el beneficiario es decir a quien le debe
la plata
4. Se coloca la persona afectada, es decir la que tiene que
pagar el dinero