Mv-Auditoria Administrativa

GIDE CURSO: AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
CURSO:
AUDITO
RÍAADM
INISTRA
TIVA
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal
L.
ADMINISTRATIVA
CONCEPTOS INICIALES
¿Qué es una Auditoría?
Según Holmes "... La Auditoria es el examen de las

demostraciones y registros administrativos. El Auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales
demostraciones, registros y documentos."

L.
ADMINISTRATIVA
CONCEPTOS INICIALES
¿Qué es una Auditoría?
“…La Auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse

formalmente a toda empresa, independientemente de su
magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en
donde se llega a considerar inoperante, su aplicación
debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia”.

L.
ADMINISTRATIVA
CONCEPTOS INICIALES
¿Qué es una Auditoría

Administrativa?
“Es el examen metódico y sistemático que permite
evaluar en forma integral o parcial a una organización
con el propósito de evaluar el nivel de rendimiento o
desempeño de las diferentes áreas o niveles funcionales
de ésta. Así como su interrelación con el medio ambiente
(Entorno)”.

L.
ADMINISTRATIVA
Auditoría Administrativa en Empresas
que operan en base a función/proceso
EMPRESA
APLICACIÓN
ADMINISTRATIVA
AUDITORÍA
PROCESO
A
PROCESO
B
PROCESO
RETROALIMENTACIÓN C

L.
ADMINISTRATIVA
Auditoría Administrativa en Empresas
que operan basadas en procesos
APLICACIÓN
EMPRESA
PROCESO A
AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
PROCESO B
PROCESO C
RETROALIMENTACIÓN

L.
ADMINISTRATIVA
Polígono de Tendencias
Estrategia
Cultura Capital
intelect
ual
Competencias
Valores Rentabilidad
centrales
Liderazgo Tecnología
Estructura

L.
ADMINISTRATIVA
CONCEPTOS INICIALES
Según William Leonard La Evaluación puede definirse como
“un
examen completo y constructivo de la estructura organizativa de
una empresa, institución o departamento gubernamental; o de
cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de
operación y empleo que dé a sus recursos (Talento) humanos y
materiales”.
Fa cilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

ADMINISTRATIVA
Resumen: CONCEPTOS INICIALES
AUDITORÍA
1.- Una o más funciones especificas. Elementos a 1.- Visión y Misión.

2.- Departamento o Grupos de Áreas a Revisar Evaluar 2.- Objetivos y Planes.
Departamentos. 3.- Estructura de la Organización.
3.- División o Grupo de Divisiones. 4.- Políticas, Sistemas y
Proceso de Procedimientos.
4.- Empresa como un todo.
Evaluación
5.- Normas de Ejecución
6.- Talento Humanos y Recursos
1.- Estudia r los elem entos.
Físicos
2.- Inda ga r problem a s 7.- Métodos de Control.
3.- Ha cer un dia gnóstico deta lla do. 8.- Medición de Resultados.
4.- Determ ina r fina lida des y rela ciones.
5.- Busca r deficiencia s.
6.- Ba la nce Ana lítico.
7.- Com proba r eficiencia .
8.- Determ ina r Alterna tiva s.
9.- Precisa r Soluciones.
10.- Aplica r el Método de Mejora m iento
Presentación
Discusión Verbal de Informe Final Vigilancia

Aspectos Informe Escrito
Importantes de Hallazgos y
Recomendacio
nes

L.
ADMINISTRATIVA
CONCEPTOS INICIALES
Una Auditoría Administrativa es la

revisión analítica total o parcial de
una organización con el propósito
de conocer su nivel de desempeño
perfilar oportunidades
y de mejora para
innovar valor y crear una ventaja
competitiva sustentable

L.
ADMINISTRATIVA
CONCEPTOS INICIALES

L.
ADMINISTRATIVA
EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
¿Qué se quiere
Planificació hacer?
FASE I n
Mecánica ¿Qué se va a ser?
o
Estructura Organizació ¿Cómo se va a
l n hacer?
ADMINISTRACIÓ
N
Direcció Ver que se
n haga
FASE II
Dinámica
o Contro ¿Cómo se ha
Operativa l realizado?

L.
ADMINISTRATIVA
CONCEPTOS INICIALES
Áreas de aplicación
PROCESO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS ESPECÍFICOS
PLANEACIÓN
DIRECCIÓN
Visión
Misión Liderazgo Adquisiciones Asesoría
Objetivos Comunicación Almacenes e inventarios
Metas Motivación externa Coordinación
Estrategias / Grupos y equipos de trabajo Manejo Asesoría interna
tácticas del estrés, el conflicto y la crisis Exportaciones
Procesos Políticas Tecnología de la información Distribución del espacio
Procedimientos Toma de decisiones Creatividad e Importaciones
Programas innovación Globalización
Enfoques Investigación y desarrollo
Niveles Informática
Horizontes Operaciones
Proveedores
Marketing
Proyectos
Recursos
ORGANIZACIÓN CONTROL financieros y
contabilidad
Estructura Naturaleza Servicio a
organizacional Sistemas clientes
División y distribución de Niveles Servicios
funciones Proceso generales
Cultura organizacional Áreas de Sistemas
Recursos humanos Cambio aplicación
organizacional Herramientas
Estudios administrativos Calidad
Instrumentos técnicos

L.
ADMINISTRATIVA
CONCEPTOS INICIALES
Clasificación de la Auditorías
La Auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado
hecho por una persona o firma independiente de capacidad
profesional reconocidas, utilizando técnicas determinadas y con el
objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como
opera el sistema, el control interno del mismo y formular
sugerencias para su mejoramiento.
¿Porqué una Auditoría Externa? Cuando se tiene la intención de
publicar un producto con el fin de acompañar al mismo una
opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los
usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las
declaraciones del Auditor.
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R.
Monascal L.
ADMINISTRATIVA
CONCEPTOS INICIALES
Clasificación de la
Auditorías
La Auditoría Interna es el
examen crítico, sistemático y
detallado de un sistema de
información de una unidad
económica, realizado por un
¿Porqué
profesionaluna
conAuditoría Interna? Las auditorías internas son
vínculos laborales
hechas por personal
con la misma, de la
utilizando empresa para que redunden en una
técnicas
operación másyeficiente
determinadas eficaz de
con el yobjeto . Un auditor interno debe parecer
imparcial e independiente,
emitir informes aunque no siempre sea posible, puesto
y formular
que no puedepara
sugerencias divorciarse completamente de la influencia de la alta
el mejoramiento
Gerencia.
de la Organización.
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
1.1.- Ejemplo de un Programa Auditoría Administrativa

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
1.1.- Ejemplo de un Programa Auditoría Administrativa

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
1.- Preparación de un Programa Auditoría
Administrativa
Las técnicas de Auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:

L.
ADMINISTRATIVA
Administrativa
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados,
suficientes, competentes, relevantes y pertinentes que sustentan
las
conclusiones del auditor.
Suficiente: Basta para sustentar los hallazgos, conclusiones
recomendacionesy delos auditores.
Competente: En la medida que sea consistente,
convincente,
confiable y validada por el Auditor.
Relevante: Cuando exista relación en su uso para demostrar
o
refutar un hecho en forma lógica y
patente.
Pertinente: Cuando exista congruencia entre las observaciones,
conclusiones y recomendaciones de la
auditoría.
ADMINISTRATIVA
Administrativa
Los Papeles de Trabajo: Son el conjunto de Cédulas y Documentos
que contienen datos e información obtenida por el Auditor en su
revisión, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los
procedimientos aplicados y los resultados con los que se
sustentan
las observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y
conclusiones incluidas en el informe correspondiente.
Objetivo de los Papeles de Trabajo: Uniformar los criterios para la

elaboración, ordenamiento y consulta de las Cédulas de Trabajo
yla documentación soporte de las mismas, a fin de respaldar
debidamente los trabajos desarrollados en cada ,
revisión.
L.
ADMINISTRATIVA
Administrativa
Cédulas de Auditoría: Son las hojas en las que constan los
procedimientos de auditoría efectuados durante la revisión, así
como los resultados obtenidos.
Documentación Soporte: Son los documentos generados por las

operaciones de las Unidades Administrativas auditadas, que se
anexan a las Cédulas de Trabajo como evidencia de los hechos
observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos,
contratos,
etc.).

L.
ADMINISTRATIVA
Administrativa
Marcas de Auditoría: Son signos que al auditor anota en sus
cédulas para señalar o resaltar un hecho o prueba efectuada,
describiendo alcance de la misma y su significado.

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
2.- Desarrollo de la Administrativa
3.1) PLANES Y OBJETIVOS:
Planificar:
Definir las metas, establecer las estrategias y elaborar
planes secundarios para las actividades
coordinar .
Según Stoner:
“Planificar indica que los Administradores piensen con

antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos
en
algún método, plan o lógica, y no en corazonadas”.
L.
1.
ADMINISTRATIVA
ALINEACIÓN DE Propó- sito
OBJETIVOS DE socioe-
Casa Matriz
NEGOCIO conómico
Accionistas
Y DESEMPEÑO
2. Misión
3. Objetivos generales de la Presidencia

Vicepreside
organización (a largo plazo, ncias
estratégicos)
4. Objetivos generales más específicos

(por ejemplo, en áreas claves de
resultados) Gerencias
5. Objetivos de Gerencia
6. Objetivos de departamentos
Nivel Supervisorio
7. Objetivos individuales y Operativo
• Desempeño
•Objetivos de
Desarrollo Personal JERARQUÍA
JERARQUÍA DE ORGANIZACI
OBJETIVOS ONAL
ADMINISTRATIVA
2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
3.1) PLANES Y OBJETIVOS:
Evidencia 1: Una de las mayores deficiencias en las es
empresas
que la administración de las mismas da pleno cumplimiento de
no
los principios de la organización.
Evidencia 2: Los planes pueden ser muy acertados, pero la
organización falla en cuanto a sus objetivos debido a un
alcanzar
cambio radical en su campo de
actividades.
Evidencia 3: No se determinaron
eficientemente los programas a largo
plazo en función a los horizontes que
tenga la empresa o no se informa
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
3.2) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:
Organizar:
Determinar lo que se debe hacer quién y como lo hará.
Según Stoner:
“Es el Proceso para a dos más personas para

quecomprender
trabajen juntas de manera estructurada con el
propósito
de alcanzar una meta o una serie de metas específicas”.
L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
Definición:
Consiste en estudiar el Plan de la Empresa, su
departamentalización, la descripción de las de
funciones
cada unidad organizativa y como producto el diseño y
elaboración del
Organigrama.
Definición de Organigramas:
Es un armazón, un esqueleto, una integración
particular
especial y armónica de unidades estructurales de la
organización, las cuales mantienen una disposición de
interdependencia.
L.
ADMINISTRATIVA
1
Organigrama:__E_st_ru_c_tu_r_ 2
Unidad Organizativa
a_l
3 Línea de Mando
4
Apoyo Externo
5
Comités 6
Unidad de Apoyo
________________
M_ e_sa_s_d
Trabajo
_e _
7
7Unidad
_______________ 8
Estratégicas Nivel Jerárquico
9
Descentralización 10
Relación Funcional
Mes, Año

L.
ADMINISTRATIVA
Organigrama
1990-ACUAL ORGANIZACIONES DE REDES
DINÁMICAS
Organigrama de Racimo
Existes una relación Reciproca,
constituida por competencia
y cooperación. Gerencia
(INTERDEPENDENCIA) General
Auditoria,
Área
Contabilidad
de
Y Asesoramiento
Produ
fiscal cción
Servicios Área
Jurídicos PRESIDENCIA de
Finan
zas
Área
Tecnología de Otros de
La Información Recur
Servicios.
(Estudios sos
de
mercado,
etc
L.
ADMINISTRATIVA
Caso Venezolano:
DBACCESS

L.
ADMINISTRATIVA
Evidencia: En esta sección los casos más comunes de vigilancia
son
los Niveles Gerenciales ya que no la “Autoridad Suficiente”
adelegan
los individuos calificados para ello,

L.
ADMINISTRATIVA
3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS:
Definición de Políticas:
Según Stoner, Freeman y Gilbert: “Es un plan permanente
que
establece lineamientos generales para la toma de decisiones”.
Definición de Sistemas:
“Es un conjunto de Funciones dinámicamente relacionados
formando una actividad para alcanzar un objetivo operando
sobre datos, energía y/o materia para proveer el
información,
cual puede estar integrado con y por otros sistemas”.
L.
ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTOS:
Definición de Procedimientos:
Son secuencias de trámites que pueden establecerse para el
desenvolvimiento de las operaciones de la
Empresa.
Definición de Manuales:
En esencia los manuales representan un medio comunicar las
de organización,
decisiones de la Alta gerencia, concernientes
a
políticas y procedimientos.

L.
ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTOS:
Sección: Normas y Procedimientos
o Objetivo.
o Alcance (Unidades Organizativas / A va dirigido)
o quién Normas Específicas del
o procedimiento. Descripción de Acciones
o (Instrucciones). Diagramas de Flujo.
o Instructivo de Formularios y/o Pantallas Sistemas.
o de
o Formularios / Pantallas.
Glosario de Términos Específicos
L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
Modelo Mejoramiento de procesos
PDCA: siglas (en Inglés) del ciclo DEMING,
Plan / Do / Check / Action
En Español: Planifique,
Haga, Verifique, Actúe
Estudiar el Proceso:
1 • Que cambios son deseables?
• Estudiar resultados 4
• Revelar nuevo aprendizaje • Con qué datos se cuenta?
• Reiniciar la secuencia 1-2-3-4,
A P
Basándose en los nuevos
Conocimientos.
V H
Observar efectos 3 2 • Obtener respuestas al paso 1.

• Efectuar el cambio o la prueba

L.
ADMINISTRATIVA
3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:
Evidencia 1: Las políticas por muy buenas que sean, surtirán
no
buenos efectos si no están apoyadas por sistemas y
procedimientos
apropiados.
Evidencia 2: La Evaluación determinará las posibles diferencias e
irregularidades verificando acciones que son ejecutadas tal cual se
implementaron siempre con la idea de simplificar y/o
automatizar los procesos como medio para reducir los costos.

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
3.4) El TALENTO HUMANO:
Dirigir:
Conducir y motivar a todas las partes involucradas y

resolver conflictos.
Según Stoner:
“Es el proceso para dirigir e influir en las actividades de

los miembros de un grupo o una organización entera con
respecto a una tarea”.

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
3.4) TALENTO HUMANO:
Evidencia 1: En toda empresa se hace necesario evaluar las
políticas y prácticas del personal para mantener una buena
relación de clasificación de
Patrono-Trabajador a través de un sistema
méritos, servicios q le brindan la empresa cuidando que los
mismos sean u
eficaces. e
En este sentido, la informará sobre la rotación interna y
evaluación de descontento, negligencias, etc.
externa de la empresa y
causas
L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS:

L.
ADMINISTRATIVA
Talento

L.
ADMINISTRATIVA
3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS
FÍSICOS:
Evidencia: En este renglón son aplicados los Mantenimientos
Preventivos y Correctivos de la empresa para mantener en
funcionamiento los equipos, óptimo
accesorios, herramientas, vehículos,
mobiliario, etc.
La Evaluación se encarga si los gastos de mantenimiento, los

presupuestos, las partidas contables y los inventarios son los
adecuados.

L.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL:
Controlar:
Validar las actividades a fin de garantizar se cumplan

que
de acuerdo a los planes.
Según Stoner:
“Es el proceso para asegurar que las actividades reales

se
ajustan a las actividades planificadas”.

L.
ADMINISTRATIVA
TÉCNICAS DE CONTROL
Medir
Proceso de Control
a Desempeño
Comparar ¿Ha sido si
Real No hacer
Acción Desempeño Alcanzado el
estándar? nada a
Corregir Real / estándar
b El
Desempeño
no
Es
Planificación acept
able
Objetivos Estándares
si
a no No
si Identificar
Revisar ¿Es aceptable
hace
El Estándar?
La causa b
El Estándar r de variación
la
variac
L. ión?
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL:
Evidencia 1: Consiste en comparar el desempeño planificado
en
cualquiera de las áreas de la empresa (Objetivos, Normas,
Procedimientos, Costos,
etc).
La evaluación persigue en éste aspecto verificar si los son
controles
los suficientemente el control deficiente puede ser por
estricto,
procedimientos mal aplicados o fallas en la supervisión de los
mismos.

L.
ADMINISTRATIVA
3.- Presentación del Informe
El Informe de Auditoría es el producto final del trabajo del
Auditor,
en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Por esta razón el informe de Auditoría tiene dos (2) funciones
básicas:
• Comunica los resultados de Auditoría realizada.
la
• Persuade a la Gerencia para adoptar determinadas acciones y,
cuando es necesario llama su atención, respecto de algunos
problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y
operaciones.
L.
ADMINISTRATIVA

L.
ADMINISTRATIVA
CONSIDERACIONES FINALES:
El borrador del Informe de
Auditoría, debe ser redactado por
el Jefe del equipo de Auditoría y
revisado por el supervisor
asignado para su aprobación y
efectuadas por los a funcionarios
posterior envío la entidado empleados a cargo de las
actividades
auditada. objeto de la auditoría.
Lostrabajo
El comentarios de la Administrativa
de la Auditoría entidad representan lasdeopiniones
no sería utilidad, sipor
no
escrito
se
en lograran concretar y materializar las recomendaciones
incluidas
L. el informe.
ADMINISTRATIVA
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
CONSIDERACIONES FINALES:
El acto de implementación de recomendaciones
debe ser dirigido por la alta dirección de la
entidad auditada, con el apoyo de un consultor
externo, si fuera el caso, a fin de establecer
mecanismos de evaluación continua, metódica y
detallada del aludido proceso.

L.
ADMINISTRATIVA
ESTUDIO DE CASOS
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD
COMO
HERRAMIENTA PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS
PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO DE TURISMO DE
UNA AGENCIA DE VIAJES

L.
Describir cuales son los procesos que se realizan en ADMINISTRATIVA
el Departamento de Turismo de una Agencia de Viajes
1- Requisitos de la Norma ISO 9000: 2008

a) Requisitos de la documentación (política de calidad) f) Infraestructura (Espacio físico y equipos)
b) Manual de la Calidad (Procedimientos g) Ambiente de Trabajo ( confort)
documentados) h) Procesos relacionados con el Cliente
REQUISITOS c) Control de los documentos (revisar y
actualizar) (retroalimentación)
d) Gestión de los Recursos i) Propiedad del Cliente (Proteger los
(aumentar satisfación de los Clientes) bienes)
e) Recursos Humanos ( Formación del Personal)
MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y
MEJORA
SISTEMA DE 1- Planificar e Implementar
GESTIÓN DE procesos
2- Seguimiento y medición
LA CALIDAD
2.- Acción Correctiva (eliminan la causa)
1.- Acción Preventiva ( previene la causa)
AUDITORÍA
1.- Seguimiento y medición 2.- Control de producto no
del conforme (no INTERNA
Producto. conformidad)
MEJORA SEGUIMIENTO
1.- Planificar un Programa de
CONTIN Y MEDICIÓN Auditoría (importancia de los
DE LOS
UA PROCESOS
procesos)

L.
ADMINISTRATIVA
IMPLANTACIÓN DEL BASADO EN PROCESOS
ENFOQUE
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN
PROCESOS
Defina el propósito
de la organización
¿QUÉ HACER?
La organización debería identificar
sus y otras partes interesadas,
clientes
así
como sus requisitos, necesidades y
expectativas para definir los
resultados
previstos por la organización.
L.
ADMINISTRATIVA
ENFOQUE
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN
PROCESOS
Defina las políticas y
objetivos de la
organización ¿QUÉ HACER?
Basándose en el análisis de los
requisitos, necesidades y
expectativas,
establezca las políticas y objetivos de
la organización.

L.
ADMINISTRATIVA
ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA
GESTIÓN

L.
ADMINISTRATIVA
ENFOQUE
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN
PROCESOS
Determine los
procesos
en la organización ¿QUÉ HACER?
Determine los procesos necesarios
para alcanzar los resultados
previstos.
Estos procesos incluyen gestión,
recursos, realización y medición y
mejora.

L.
ADMINISTRATIVA
ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA
GESTIÓN

L.
ADMINISTRATIVA
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS
REGISTRO DE PROVEEDORES:
Número de Registro de
Proveedor:
REGISTRO DE
PROVEEDORES
Favor llenar con la información las líneas dispuestas
para cada dato requerido. Todos y cada uno de los
Razóncampos
Socialson
deobligatorios
la
Empresa:
Nombre de la
Empresa:
(Razón
Comercial)
Objeto de la
Compañía:

L.
ADMINISTRATIVA
ENFOQUE
REGISTRO DE
PROVEEDORES:
Actividad Económica:
Dirección Fiscal:
(como aparece en el
comprobante del RIF)
Dirección
Comercial:
Número de
Teléfono:
Número de
Fax:
Correo
Electrónico:
L.
ADMINISTRATIVA
ENFOQUE
REGISTRO DE
PROVEEDORES:
RIF / NIT
Representante Legal de la
Compañía:
Persona Contacto y
Teléfono:
Número de Cuenta
Bancaria:
(número de cuenta de 20
dígitos)
Sucursales de la
Compañía:
Nota: toda la información de la planilla es requerida para la apertura del proveedor en el sistema.
Los datos bancarios son
solicitados en caso para poder efectuar los pagos mediante transferencias bancarias.
L.
ADMINISTRATIVA
ENFOQUE
REGISTRO DE PROVEEDORES:
DOCUMENTOS
REQUERIDOS
Favor enviar
copias
legibles
Documentos
Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa *
Constitutivos
Carta Bancaria y Estatutos
o comprobante con
Sociales * Comprobante
detalle de
de RIF /NIT (con
número de
cuenta
dirección fiscal) * de 20
dígitos *
Última Declaración del ISLR *
Solvencias del INCE, IVSS e Impuestos
ADMINISTRATIVA

L.
ADMINISTRATIVA
PROCESOS
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN
PROCESOS
Defina los dueños
del proceso ¿QUÉ HACER?
Asigne la responsabilidad y
para cadaautoridad
proceso.
Establecer un “equipo de gestión del
proceso” que tenga una visión
general
de todos los procesos,
representantes de caday que
unoincluya
de losa
procesos que
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal interactúan.
L.
ADMINISTRATIVA
Roles Responsabilidades Estimado de Horas
Hombre
Pronosticador Obtener el pronóstico de ventas 24 horas
de Ventas mensual, revisar con el Gerente de
Ventas y generar un reporte a ser
entregado al área de compras
Comprador Revisar los requerimientos del área de 72 horas
ventas, obtener los presupuestos,
realizar la compra
Almacenista Ingresar los productos al almacén de 3 horas
acuerdo a la orden de compra e
informar al área de Ventas del ingreso
de los productos al almacén
Roles Cargos Unidad de Adscripción

Pronosticador Coordinador de Gerencia de Ventas / VP Ventas
de Ventas Procesos
Comprador Asesor de Gerencia de Compras / VP Administración
Compras
Almacenista Almacenista Gerencia de Almacén / VP Administración

L.
ADMINISTRATIVA
ENFOQUE
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN
PROCESOS
Defina la
documentación
Del proceso
¿QUÉ HACER?
El propósito principal de la
documentación es permitir la
operación coherente y estable de los
procesos.

L.
ADMINISTRATIVA
PROCESOS
Término y definiciones:
Calidad:
Grado en que un conjunto de características inherentes cumple

con los requisitos.
Requisitos:
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita o

obligatoria
.

L.
ADMINISTRATIVA
PROCESOS
Trazabilidad:
Es la capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización

de todo aquello que está bajo consideración.
No Conformidad:
Incumplimiento de requisito.
un

L.
ADMINISTRATIVA
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE EN PROCESOS
BASADO
Acción Preventiva:
Acción tomada con anticipación para eliminar la causa de una no

conformidad.
Acción Correctiva:
Acción tomada para que algo vuelva a producirse.

prevenir

L.
ADMINISTRATIVA
PROCESOS
Hallazgos de las
Auditorías:
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría,
recopilada frente a los criterios
establecidos.
Control de Cambio:
En caso de haber algún cambio por parte del cliente en un

servicio
ya confirmado. Ejemplo: En caso que la transferencia haya sido
realizada, se comienza el proceso de reembolso o nota de
crédito al Proveedor.
L.
ADMINISTRATIVA
ENFOQUE
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN
PROCESOS
Defina los requisitos
y seguimiento de
medición ¿QUÉ HACER?
Identifique los criterios de
seguimient y medición para el
o
control y desempeño del proceso.
Especial atención en: Tasas de
fallas y frecuencia de incidentes.

L.
ADMINISTRATIVA
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Documentación de Procesos
DOCUMENTO PARA DEFINICIÓN DE PROCESO
Proyecto: Nombre
Proceso: Nombre
Fecha de última
actualización:
Autores: Nombre Apellido – Unidad de Adscripción

L.
ADMINISTRATIVA
Aprobaciones:
Nombre: Cargo: Firma: Fecha:
El documento deberá ser aprobado por el responsable del proceso y por un

representante de las áreas que intervienen en el mismo.

L.
ADMINISTRATIVA
1. OBJETIVO DEL PROCESO
Describa brevemente el objetivo o la razón de ser del proceso. El objetivo debe indicar
de forma resumida la misión y finalidad del proceso.
2. ALCANCE
Describa el ámbito funcional que abarca el proceso. Es recomendable definir el

alcance mencionando:
a. Ámbito territorial
b. Líneas de negocio
c. Áreas de la Organización
d. Productos o servicios a los que afecta el proceso
e. Tipos de clientes
f. Cualquier otro criterio que permita delimitar el proceso

L.
ADMINISTRATIVA
1. DEFINICIONES
Indique y defina los términos propios del proceso o

aquellos relacionados con el
mismo.
2. REGLAS DEL NEGOCIO
Especifique las Reglas de Negocio o Políticas Generales,

que regulan el proceso para
que se desarrolle efectivamente.
ADMINISTRATIVA
1. ENTRADAS Y SALIDAS
Especifique las Entradas (inputs) y las Salidas (outputs)

del Proceso, tales como:
Información, Formatos, Reportes, Recursos, Materiales y
Procesos, entre otros.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Describa la secuencia del proceso, mencionando las

actividades a realizar, dando
respuestas a las siguientes inquietudes: ¿Qué se hace?,
¿Cómo lo hace?, ¿En dónde lo hace?, ¿Quién lo hace? y
ADMINISTRATIVA
Actividad Responsable Recursos
1 Sistema o
Aplicación
que está
involucrada
en la
actividad.
2
3
1. PERIODICIDAD Y DURACIÓN DEL PROCESO
Indique la periodicidad y duración del proceso. Por ejemplo: Se ejecuta

mensualmente,
el último día hábil de cada mes y posee una duración total de 12 horas.

L.
ADMINISTRATIVA
1. ROLES, CARGOS Y RESPONSABILIDADES
Especifique las Roles y Responsabilidades dentro del proceso, así como la asociación
de Roles a los Cargos. Por ejemplo:
Roles Responsabilidades Estimado de Horas

Hombre
Pronosticador de Obtener el pronóstico de ventas mensual, revisar con el 24 horas
Ventas Gerente de Ventas y generar un reporte a ser entregado
al área de compras
Comprador Revisar los requerimientos del área de ventas, obtener los 72 horas
presupuestos, realizar la compra
Almacenista Ingresar los productos al almacén de acuerdo a la orden de 3 horas

compra e informar al área de Ventas del ingreso de los
productos al almacén
Roles Cargos Unidad de Adscripción

Pronosticador de Coordinador de Gerencia de Ventas / VP Ventas
Ventas Procesos
Comprador Asesor de Gerencia de Compras / VP Administración
Compras
Almacenista Almacenista Gerencia de Almacén / VP Administración

L.
ADMINISTRATIVA
1. ACTIVIDADES DE CONTROL
Especifique las Actividades de Control, entendiéndose a éstas como toda tarea que
contribuya a la disminución de riesgos y errores dentro del proceso, tales como:
Verificaciones y Aprobaciones, Controles de Acceso en Sistemas y Conciliaciones,
entre otros.
Actividad Periodicidad Responsable Tipo de Control

Autom Manual
Autom Manual
2. SISTEMAS DE APOYO
Mencione los sistemas de información involucrados en el proceso, así como

herramientas o aplicaciones de apoyo.
ADMINISTRATIVA
1. IMPACTO FUNCIONAL
Indique los impactos de mayor relevancia en el proceso
Cambios Sustanciales Impacto Áreas Impactadas

Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo

L.
ADMINISTRATIVA
1. IMPACTO EN SISTEMAS DE APOYO
Mencione y detalle los cambios requeridos en los Sistemas de Apoyo, considerando

los siguientes aspectos, dependiendo de su aplicabilidad al proceso:
11.1. Configuraciones o Nuevos Parámetros en los Sistemas

11.2. Conversión de Archivos o Carga de Datos
11.3. Interfaces Requeridas
11.4. Reportes generados y/o requeridos dentro del nuevo proceso
11.5. Deficiencias funcionales (GAP o Brechas). Mencione y explique las
deficiencias funcionales que no serán cubiertas por los sistemas de apoyo en
el nuevo proceso definido. Así como las acciones sugeridas para cubrir dichas
deficiencias.

L.
ADMINISTRATIVA

L.
ADMINISTRATIVA
Matriz de Responsabilidades:
LEYEND Responsabilidad XX
A: directa
X
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal Responsabilidad
indirecta
L.
ADMINISTRATIVA
Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes.
Dejar de juzgar los resultados y comenzar

a concentrarse en el mejoramiento de los
los procedimientos que causaron dichos
resultados.

L.
ADMINISTRATIVA
Enrique Benjamín Franklin:
“El gran reto acerca de crear el futuro no es

predecirlo. La meta es tratar de imaginar un futuro
que sea verosímil: el futuro que podemos crear.
Para ese efecto, las nuevas herramientas de
estrategia tienen que echar raíces porque
no se puede crear el futuro utilizando las viejas
herramientas de estrategia.
El esfuerzo que realiza para crear un punto de vista

sobre el futuro y una estrategia para manejar el
cambio, representa la capacidad de desarrollar
un sentido profundo de discontinuidades para
crear una jerarquía de imaginación”.

L.
ADMINISTRATIVA
Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes.
Dejar de juzgar los resultados y comenzar

a concentrarse en el mejoramiento de los
los procedimientos que causaron dichos
resultados.

L.
ADMINISTRATIVA

L.

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GIDE CURSO: AUDITORÍA

¿Qué es una Auditoría?

Según Holmes "... La Auditoria es el examen de las

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¿Qué es una Auditoría?

“…La Auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse

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Fa cilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

1.- Una o más funciones especificas. Elementos a 1.- Visión y Misión.

Discusión Verbal de Informe Final Vigilancia

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Una Auditoría Administrativa es la

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PROCESO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS ESPECÍFICOS

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Objetivo de los Papeles de Trabajo: Uniformar los criterios para la

Documentación Soporte: Son los documentos generados por las

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“Planificar indica que los Administradores piensen con

3. Objetivos generales de la Presidencia

4. Objetivos generales más específicos

Determinar lo que se debe hacer quién y como lo hará.

“Es el Proceso para a dos más personas para

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Observar efectos 3 2 • Obtener respuestas al paso 1.

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Conducir y motivar a todas las partes involucradas y

“Es el proceso para dirigir e influir en las actividades de

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La Evaluación se encarga si los gastos de mantenimiento, los

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Validar las actividades a fin de garantizar se cumplan

“Es el proceso para asegurar que las actividades reales

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1- Requisitos de la Norma ISO 9000: 2008

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