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experience. commitments.

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AGENDA SLIDE

01 Time Line

02 Proceso RMO

03 Políticas de asignación

04 Políticas de Liberación

3
Time Line
Integración Argus y SAP
Ingreso Ejecución Mes Anterior Margen x Operación Registro de Ultimo día
Gastos Confirmar Informe
Registro de 5to Horas RMO hábil del mes Ingresos/Retiros
1-30 Facturas 1-20 VF
1-27 1-30
1-3
Integración Argus y SAP
Cierre Argus Producción y Saldos Incapacidades,
1er Contabilidad Confirmación Penúltimo día hábil del Licencias y
Revisión Forecast y, mes VI Vacaciones
4to y
Gestión de Asignaciones Saldos Proyección 1-30
liberaciones 10-20
25-26 Forecast Real
Consolidado
1-30 27

1 2 3 4 5 6 8 12 15 20 23 24 25 27 28 29 30 31
MES
Informe Confirmar Gestión de Asignaciones y Integración Argus y
RMO Ingresos/ Cierre liberaciones Integración Argus y SAP Penúltimo
Argus Horas RMO o día hábil del mes VI SAP Ultimo día hábil del mes
Retiros VF
Analista
Cierre Argus Producción y Saldos Revisión Forecast Real
Administrativa Contabilidad Saldos Consolidado

Confirmar Gestión de Asignaciones Ingreso Ejecución Revisión Confirmación


Incapacidades, licencias,
GP Horas RMO Firecast y Proyección
y liberaciones Mes Anterior Saldos calamidades y Vacaciones
Avance Producción Cierre Producción y Saldos Margen x Forecast Real
DIRECTOR (Semanal) Argus Contabilidad Operación Consolidado
Gestión de Asignaciones Incapacidades, licencias, calamidades
ANALISTA Registro de Confirmar Registro de
y Vacaciones
OPERACIONES Gastos Horas RMO Facturas y liberaciones
RMO
La RMO Comparte a Vicepresidencia y a las DIRECTORES el informe con los ingresos y retiros ,
Informe Ingresos/Retiros este se actualiza diariamente.
(día 1 al 30) Asigna en Argus los nuevos colaboradores al gerente y cliente al cual ingresaron y actualiza las
horas de los colaboradores que se retiraron.

El primer día hábil de cada mes, al final del día, se hará el cierre en la herramienta de las horas
Cierre Argus Productivas, Administrativas y Novedades del mes inmediatamente anterior.
(día 1er Hábil) Se envía el reporte Detalle Argus Horas X Tipo para Revisión a los Directores para que apoyen a la
Analista Administrativa y a la RMO en la verificación de la calidad de los datos ingresados por cada GP y
realizar correcciones si es necesario.
Después de este día no va a ser posible cambiar la información de meses anteriores, a excepción del Plan
de Facturación que puede ser modificado en cualquier momento .

La RMO tiene del 1 al 27 de cada mes, para realizar los ajustes de asignaciones del mes en curso
Confirmar Horas RMO  enviados por los gerentes, debe tener en cuenta ingresos, retiros y préstamos
(día 1 al 30) Tenga en cuenta la siguiente relación

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RMO
Gestión de La RMO lleva el control de los colaboradores liberados y asignados día a día por
Asignaciones y los gerentes.
liberaciones Control de los liberados con el fin de cubrir necesidades de la Operación y
(día 1-30) validar con las vacantes que se encuentran activas para cubrirlas internamente

La RMO envía un reporte inicial al área de Dirección De Operación De Negocios,


Integración Argus y SAP informando la distribución de horas asignadas de cada colaborador por Orden CS
(Penúltimo día hábil del mes) del mes en curso, estos envían un reporte a cada Vicepresidencia con los costos a
asignar para este mes.
Los VP envían sus ajustes si es el caso o sus aprobaciones si la información es
correcta, La RMO debe estar atenta a todas las confirmaciones y realizar los
ajustes solicitados

Integración Argus y SAP El último día hábil del mes en curso, la RMO envía el reporte final a nómina y
Ultimo día hábil del mes VF contabilidad confirmando la distribución de horas asignadas de cada colaborador
por Orden CS, esto con el fin de realizar la distribución de los costos en SAP.

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GP
Los gerentes tiene del 1 al 27 de cada mes para reportar y confirmar las horas asignadas por colaborador del mes en cursos a la RMO, tenga en
 
cuenta los ingresos, retiros y préstamos, estos últimos corresponden a casos excepcionales. Para los retiros tenga presente la fecha en que el
Confirmar Horas colaborador se retiró de la compañía, así como en los ingresos debe tener en cuenta la fecha en que la persona ingresó a la compañía. Si hay
cambios posteriores a esta fecha, estos deben reflejarse en el mes siguiente.
RMO Tenga en cuenta la siguiente relación
(día 1 al 30)
Los correos se envían a lserna@intergrupo.com y rmo@intergrupo.com

Los gerentes deben reportar a la RMO las liberación de un colaborador cuando se termina el proyecto o por otras motivos, tener en cuenta:

Gestión de  Se debe informar 5 días hábiles antes de la fecha de liberación, de lo contrario si se notifica el mismo día de la liberación la RMO tiene 5 días
Asignaciones y hábiles de augura para recibir esta liberación.
liberaciones (considerando que se pueda reasignar antes de cumplir los 5 días de preaviso de la liberación)
 La evaluación de liberación del colaborador diligenciada y firmada por las 2 partes , el tiempo limite para la entrega de este documento son los 5
(día 1-30) días de pre-aviso de liberación

 Los correos se envían a lserna@intergrupo.com y rmo@intergrupo.com

Del 1 al 30 de cada mes los gerentes deben registrar las horas Productivas, Novedades y Administrativas del mes en curso, el plazo máximo para
 
registrar y entregar esta información es el primer días hábil del mes siguiente.

ACLARACIÓN: Las horas Productivas que se ingresan corresponden a las horas ejecutadas productivas durante el mes, independientemente de
cuándo se vayan a facturar. Tenga en cuenta la siguiente relación:
Ingreso Ejecución
1-30 mes en curso Para garantizar que los datos ingresados cumplen con la anterior relación, genere los Reportes de Producción, disponibles en la herramienta.
(fecha máxima
Se deberá generar el reporte “Reporte de Producción por Gerente” y enviarlo a la Analista de Operaciones correspondiente con copia a los
entrega 1día hábil Directores. Si ocurren cambios después de este día, estos deberán impactar las horas productivas, administrativas o novedades del mes
mes siguiente) siguiente.

Para análisis de las horas Novedades y Administrativas revise los reportes: Argus > Reportes Gerenciales > Novedades > Novedades-Detalles y
Argus > Reportes Gerenciales > Horas Administrativas.

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GP
Revisión Saldos A partir del 10 al 20 de cada mes la Analista Administrativa esta disponible , para validar los saldos con
(día10 al 20) cada gerente , estos deben planear la reunió y llegar con los saldos de ellos diligenciados, para realizar la
validación y ambas partes quedar de acuerdo con los cifras.
.

 Proyección Forecast:
El gerente deberá actualizar el Plan de Facturación de las diferentes OT. El valor del Plan de Facturación
corresponde al monto en dinero que se va a facturar el siguiente mes para la OT, incluyendo lo que se va a
Confirmación, Forecast y
facturar de la ejecución del mes y lo que se facturará de ejecuciones de meses anteriores. Si el 25 es en fin
Proyección
de semana la información se registra el día hábil inmediatamente anterior. Genere el reporte:
(día 25)
Esta información debe registrarse para los siguientes 3 meses, sin contar con el mes actual. Por ejemplo, si se
está en el mes de abril, el día 25 de abril, se deben proyectar los meses de Mayo, Junio y Julio. Si el 25 es en
fin de semana la información se registra el día hábil inmediatamente anterior, Tenga en cuenta la siguiente
relación:

Se debe generar y enviar al Analista Administrativa con copia al Director correspondiente el reporte de la ruta
Argus > Reportes Gerenciales > Forecast

Incapacidades,
licencias, calamidades El gerente deberá entregar a el auxiliar o aprendiz las soportes solicitados de las incapacidades , licencias y
y Vacaciones calamidades domesticas ocurridas en el mes , si estos soportes no son entregados no se realiza el respectivo
ingreso de la información en Argus.

Los correos se envían a rmo@intergrupo.com

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DIRECTOR
Avance Producción
(Semanal) Semanalmente el Director envía un informe del avance de la producción de cada gerente a su cargo,
según horas Productivas, Novedades y Administrativas, esto en base a las horas asignada por la RMO

El primer día hábil de cada mes, a primera hora, se hará el cierre en la herramienta de las horas
Productivas, Administrativas y Novedades del mes inmediatamente anterior.
La Analista Administrativa envía el reporte Detalle Argus Horas X Tipo para Revisión a los
Cierre Argus
(día 1er Hábil) Directores para la verificación de la calidad de los datos ingresados por cada GP , se debe informar
a la Analista si hay que realizar cambios este mismo día.
Después de este día no va a ser posible cambiar la información de meses anteriores, a excepción del
Plan de Facturación que puede ser modificado en cualquier momento.

El cuarto día hábil del mes, la Analista Administrativa deberá informe de producción a los
Producción y Saldos Directores, con el fin de hacer un análisis general de saldos y del estado de las operaciones.
(día 4) Este debe ser enviado a la Vicepresidencia. Genere los reportes: Argus > Reportes de
Producción > Reportes de Producción por Gerentes, Argus > Reportes Gerenciales >
Novedades > Novedades-Detalles y Argus > Reportes Gerenciales > Horas Administrativas

El quinto día hábil del mes, el Director realizara un análisis general del Margen x Operación , el cual
Margen x Operación (día 5to) ya fue enviado a ella por la Analista Administrativa. Este informe debe ser enviado a la
Vicepresidencia de Operaciones correspondiente. Genere los reportes: Argus > Reportes
Personalizados > Horas RMO por Gerente

Forecast Real Consolidado y El director deberá hacer el análisis correspondiente y los ajustes necesarios antes de
Saldos Revisados (día 28) enviar el informe a la Vicepresidencia y al Analista de Operaciones .

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ANALISTA ADMINISTRATIVA
El primer día hábil de cada mes, al final del día, se hará el cierre en la herramienta de las horas Productivas,
Administrativas y Novedades del mes inmediatamente anterior.
Cierre Argus Se envía el reporte Detalle Argus Horas X Tipo para Revisión a los Directores para que apoyen a la Analista
(día 1er Hábil) Administrativa y a la RMO en la verificación de la calidad de los datos ingresados por cada GP y realizar
correcciones si es necesario.
Después de este día no va a ser posible cambiar la información de meses anteriores, a excepción del Plan de
Facturación que puede ser modificado en cualquier momento.

El cuarto día hábil del mes, la de Analista Administrativa validara la información de ejecución enviada por
todos los gerentes a su cargo, con el fin de hacer un análisis general y de saldos del estado de las
operaciones. El informe a generar es “Reporte de Producción por Gerentes”, este debe ser guardado en una
Producción y Saldos
(día 4to Hábil) hoja de Excel mes a mes, adicionando a esta hoja el informe Detallado de horas Administrativas y horas
Novedades”. Este debe ser enviado a la Vicepresidencia. Genere los reportes: Argus > Reportes de
Producción > Reportes de Producción por Gerentes, Argus > Reportes Gerenciales > Novedades > Novedades-
Detalles y Argus > Reportes Gerenciales > Horas Administrativas

A partir del 10 al 20 de cada mes la Analista Administrativa esta disponible , para validar los saldos con
Revisión Saldos (10 al 20) cada gerente , estos deben planear la reunió y llegar con los saldos de ellos diligenciados, para realizar la
validación y ambas partes quedar de acuerdo con los cifras .

La Analista Administrativa deberá consolidar la información de Forecast enviado por los gerentes a su
Forecast Real Consolidado y cargo. Este informe deberá ser enviado a las Directores, para la validación de los datos consolidados y su
Saldos Revisados (día 27) aprobación,
Después de la validación del Director, este debe ser enviado a la Vicepresidente los 28 de cada mes.

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ANALISTA OPERACIONES, AUXILIAR O APRENDIZ
El Analistas de Operaciones del 1 al 27 apoya a la RMO en la actualización de los ajustes en
 asignaciones
Confirmar Horas RMO del mes en curso enviados al correo rmo@intergrupo.com, por los gerentes
(día 1 al 30)

El Analistas de Operaciones ingresarán los reembolsos de gastos durante el mes. La fecha


Registro de Gastos límite de recibo de reembolsos con fecha del mes actual es el 20 del mes en curso, a partir de
(día 20) la fecha 21, se recibirán con fecha del mes siguiente. El formato de reembolso deberá
contener además de la información solicitada en el formato la siguiente: el cliente, el contrato,
la operación y la orden de trabajo. Estos datos deben ser los mismos de Argus, si estos datos
no se encuentran en Argus, el reembolso será devuelto al Gerente para su revisión y ajuste.

Registro de Facturas Del 1 al 3 día hábil de cada mes , el Analistas de Operaciones ingresarán la facturación
(1 al 3 día Hábil) correspondiente al mes inmediatamente anterior en línea las facturas emitidas a cada una
de las OT.

Gestión de El Analistas de Operaciones apoya a la RMO con el envió de correos de notificación de


Asignaciones y asignaciones y liberaciones de colaboradores, enviados al correo rmo@intergrupo.com, por los
liberaciones gerentes
(día 1-30)

Incapacidades, Licencias y El Analistas de Operaciones , Auxiliares o Aprendices de operaciones , ingresan los


Vacaciones incapacidades, licencias y vacaciones durante todo el mes conforme los GP, les entreguen
(1 al 30 días) los soportes correspondientes .

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Asignación de Colaboradores

RMO Nomina
Líder 1 Líder 2
RMO
Líder
RMO
Cliente 1
Te presto a Juan 9 Aprobado Cliente 2
Colaboradores horas

Actualización de Distribución Costos


Asignación Inicial Actualizar las Asignaciones
Asignaciones
Horas RMO de Horas RMO

Se realiza una Los lideres se informan La RMO envía informe a nomina,


asignación inicial de La RMO realiza ajustes de
por correo los cambios , confirmando las asignaciones de
colaboradores a los asignaciones hasta los 27 de
lideres aprueban y los envían a la cada mes colaboradores en cada Orden Cs y
RMO para que realice así distribuyen los costos
1 al 27 del mes
1 al 5 6 al 27 del mes (depende fecha cierre que El ultimo día hábil del mes
día informe la RMO)

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Registro de datos Gerenciales
Líder
1 270 Horas
Clientes 1 Tarifa hora:
Colb Colb 60.000
1 2

Registro
de Colb Colb 450 Horas
Contribuci Líder 1 2 Clientes 2 Tarifa hora: 80.000
ón en 2
Argus 270 Horas
Clientes 3
Tarifa hora: 65.000
Colb Colb Colb
3 4 5

Los lideres ingresan en Argus las


horas Administrativas,
Productivas y Novedades,
apoyados en el registro de
tiempos de los colaboradores

Ultimo día hábil de cada Registro en Argus 1-30 mes en


Entrega Argus 2do día hábil de
mes registro de tiempo curso (fecha máxima entrega 1día
cada mes a primera hora
hábil mes siguiente)

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Proceso de Solicitud de Vacantes y
Seguimiento de liberados

Apolo
Cada Líder crea sus vacantes
540 Horas
Tarifa hora: 65.000
Seguimiento
Semanal

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Políticas de asignación de RMO.
• La RMO realiza una asignación inicial cada mes de los colaboradores que pertenecen a cada Líder.
• Del 25 al 27 de cada mes los lideres deben notificar los préstamo y confirmar las asignaciones de sus colaboradores,
ala RMO.
(la notificación a la RMO se debe realizar cuando ya estén aprobados por los líderes que solicitaron el préstamo)
• El asunto del correo debe de ser: RMO: Horas por Líder, Cliente y Préstamos.
• La confirmación de las asignaciones se debe de realizar por: Líder , Cliente, Contrato y Unidad
• Después del penúltimo día hábil de cada mes no se realizan cambios en las horas RMO
• Recuerden al ingresar las horas administrativas, productivas y novedades en argus, debe quedar igual a la asignación
de las horas RMO cargadas a cada líder. ( A excepción que el colaborador tenga horas extras)

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Politicas de Liberación

• Cuando se libera un colaborador se debe enviar correo a la RMO, Directores y copiar al colaborador al cual se libera y el asunto debe de ser:
RMO: liberación de colaboradores (es obligatorio informar al colaborador).
• Solo se admite liberaciones del 50% o 100% de los colaboradores, no aplican otros porcentajes.
• Se debe informar 5 días hábiles antes de la fecha de liberación, de lo contrario si se notifica el mismo día de la liberación la RMO tiene 5 días hábiles
de augura para recibir esta liberación.
(considerando que se pueda reasignar antes de cumplir los 5 días de preaviso de la liberación)
• Cuando se notifique la liberación, los lideres que liberan los colaboradores no deben realizar asignación de estos colaboradores en otros clientes
• Si el colaborador esta liberado no deben asignarle actividades, ni informales su posible asignación esto lo informa la RMO y el Director
• Si el colaborador esta liberado y requieren de su apoyo este lo deben solicitar a la RMO
• Los lideres deben entregar la evaluación de liberación del colaborador diligenciada y firmada por las 2 partes , el tiempo limite para la entrega de este
documento son los 5 días de pre-aviso de liberación.
• Al informar la liberación el líder debe solicitar al colaborador la actualización de su hoja de vida.
• Para que su liberación se haga efectiva, del área de Desempeño y Desarrollo se encargaran de validar si efectivamente se realizo la actualización y nos
darán su Ok.
• El tiempo acordado para preasignar a un colaborador es de 2 semanas, si al cumplirse este tiempo el proyecto no ha iniciado se procederá asignar la
persona a la solicitud más inmediata.

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Apolo: Solicitud de colaboradores

El líder debe crear la vacante en Apolo.


https://zeus2.intergrupo.com/SeleccionTalentos/#/

Estado de vacantes:
https://zeus2.intergrupo.com/SeleccionTalentos/#/Reportes

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