CUENTA CAJA

Romanos 3:23 Por cuanto todos pecaron, y están destituidos de la gloria de Dios. / Ing. Shirley Vinueza Tello, Mg.
Definición
Una cuenta de caja siempre es una cuenta real y de balance. El valor total registrado en las cuentas de caja
representa la posición en efectivo de la empresa. El valor total de una cuenta de caja nunca puede ser
negativo. La cuenta de caja sólo se utiliza para registrar los cambios de valor actuales y no se puede utilizar
para planificar el saldo de la caja. Por diferencias en el tiempo de las entradas un balance negativo está
permitido (por ejemplo al registrar un pago antes de registrar un recibo) Siempre se tiene que justificar una
diferencia de caja haciendo una entrada de perdidas o ganancias en la cuenta de caja.
Ejemplo
◦ La empresa PMS Vende mercadería a Juan MARCET, $1000,00 dólares y cancela en efectivo.

FECHA COD. DETALLE DEBE HABER

Agosto 3 CAJA 1102,50
Ret. Fuente 17,50
VENTA 1000
IVA EN VENTA 120
G/x por venta de mercaderia
Ejemplo
◦ La empresa PMS compra folders, plumas, lápices, borradores, carpetas, clip, grapas para el área de
bodega a Paco por un valor de $300

FECHA COD. DETALLE DEBE HABER

Agosto 5 Suministro de oficina 300
Iva en venta 36
Caja 330,75
Retención 1% 5,25
G/x por venta de mercaderia
ARQUEO DE CAJA
◦ Con la finalidad de verificar la existencia correcta del efectivo, es necesario
efectuar cierta frecuencia y sin previo aviso el arqueo de caja, que consiste en
un recuento físico de dinero(moneda y billetes), cheques y otros comprobantes
que dispone el cajero. El resultado de esta actividad se hace constar en un
documento llamado: “Acta de arqueo de caja”
Ejemplo
◦ Agosto 5 Se realiza el arqueo y se determinen los siguientes saldos
Saldo según arqueo de caja 14000,00
Saldo contable Caja 14.500,00
Faltantes en libro 500,00

FECHAte COD. DETALLE DEBE HABER

Agosto 5 Cuenta por cobrar $ 500,00

Caja $ 500,00

G/x pago realizado por el cliente

valor no fue registrado por el
cajero
Saldo
Con el registro realizado el saldo contable de la cuenta caja es de $15.000,00

CAJA

Saldo contable $ 14.000,00

Ajuste $ 500,00

nuevo saldo $ 14.500,00

Ejemplo SOBRANTE
◦ Agosto 10 Se realiza el arqueo y se determinen los siguientes saldos
Saldo según arqueo de caja 12.000,00
Saldo contable Caja 10.000,00
Sobrantes en libro 2000,00

FECHAte COD. DETALLE DEBE HABER

Agosto 10 Proveedores $ 2000,00

Caja $ 2,000,00

G/x pago realizado por el cliente

valor no fue registrado por el
cajero
Saldo
Se determina que el sobrante en libros es porque el cajero no reportó un pago realizado a un proveedor por
2000 dólares , en este caso se registra contablemente el saldo contable sería

CAJA

Saldo contable $ 12.000,00 $ 2000,00

$ 10.000,00
nuevo saldo
Práctica
La empresa compañía Pichincha LTDA. Realiza el 2 de agosto del 2020, el arqueo de la caja A bajo la
responsabilidad de la Srta. Angelica Ruiz a las 12 H00, con la finalidad de verificar la existencia correcta
del efectivo, haciendo un reconteo físico del dinero moneda y billetes entre otros comprobantes, que
dispone la cajera.
Saldo en libros $ 2.393,60 180 billetes de $1,00 dólar, 40 billetes de $5dólares, 30 billetes de $10 dólares, 8
billetes de $ 20 dólares, 2 billetes de $50 dólares, 500 modenas de 0,01centavos, 200 modenas de
0,05centavos, 250 modenas de 0,10centavos, 120 modenas de 0,25 centavos, 200 modenas de 0,50
centavos, 130 modenas de 1 dólar, cheque 045 Produbanco $300,00, cheque 530 Produbanco $ 753,60,
vale de caja por $100,
CAJA CHICA
Es una cuenta que crea la empresa a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de
manejar ese dinero en efectivo, cuyo objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su
monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones que este realice,
se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en base al cual se va a realizar los pagos.
Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el Balance General dentro del Activo circulante. El monto
de caja chica soló sufrirá una variación cuando éste sea aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.
USO DE CAJA CHICA
1.- Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato Boucher de egreso adjuntado
los comprobantes.
2.- Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto
bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.
3.- El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del
gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no
especificadas en el adelantado.
4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica esté debidamente respaldado con la presentación
de un justifica mente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas,
boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo
todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando
este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva
5 .- La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja
Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de
la Gerencia General.
6 .- Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la
autorización del Gerente General.
7.- La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna
de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.
EL CONTROL INTERNO DE LA CAJA CHICA DEBE
HACERSE, TOMANDO EN CUENTA LO
SIGUIENTE:
◦ Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho
limite, se deberán pagar con cheques.
◦ Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuír el fondo, o para su eliminación.
◦ Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
◦ La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la
Caja Principal.
◦ La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
◦ El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los
comprobantes pagados por la Caja Chica.
◦ Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra
persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.
ARQUEO DE CAJA CHICA

◦ Como una norma de control interno del efectivo, es recomendable practicar arqueo de caja por sorpresa,
para verificar si el manejo del fondo fijo sé está cumpliendo según las normas establecidas. Consiste en
lo siguiente:
◦ Hacer un conteo físico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los comprobantes y el efectivo para
determinar si es igual al fondo fijo; se dice que hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el
conteo físico resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante (considerado un gasto), cuando ocurre
lo contrario.
Creación de caja chica
La Gerencia decide crear la caja chica para suplir gastos menores.

FECHA COD. DETALLE DEBE HABER

XXXX 1 CAJA CHICA 500
1 BANCO 500
G/x poR reposición CAJA CHICA, SE EMITE
CHEQUE # 0045 A FAVOR DE LA SECRETARIA
GERENCIA
Ejemplo
 Por reposición de caja chica

FECH COD. DETALLE Parcial DEBE HABER

A
XXXX Gastos Administrativos $ 78
X
Correspondencia $ 20
Fotocopias $20
Suministros de oficina $30
Iva en compras $8
Caja Chica $ 78
G/x por gastos de CAJA CHICA,
Reposición de caja chica

FECHA COD. DETALLE DEBE HABER

XXXX 1 CAJA CHICA 78
1 BANCO 78
G/x poR reposición CAJA CHICA, SE EMITE
CHEQUE # 0045 A FAVOR DE LA SECRETARIA
GERENCIA
Aumento caja chica
 Por disposición de la gerencia se decide aumentar en $100 dólares la caja chica

FECHA COD. DETALLE DEBE HABER

XXXX 1 CAJA CHICA 100
1 BANCO 100
G/xPor aumento de caja chica
Liquidación de caja chica
 Por disposición de la gerencia se liquida la caja chica de la gerencia
FECH COD DETALLE DEBE HABER
A .
XXXX Gastos administrativos 89

Correspondencia $ 10

Fotocopias $30
Suministros de oficina $40

Iva en compras $9
Banco $511
Caja chica 89
G/x por gastos de CAJA CHICA,
 Práctica
 La GERENCIA de la empresa XYZ decide crear la cuenta caja chica por un valor de $700 dólares. 02-
08-2020
 El 23 de agosto se realiza la reposición de caja chica con los siguientes gastos:
Mensajería $ 40 dólares / 200
Suministros de oficina $80 / 90
S.L. $ 3,00/ 100
Fotocopias $ 10 /70
Se adiciona el IVA por las compras.
 27 de agosto la gerencia decide aumentar la caja chica por un valor de $50 dólares
 El 30 de agosto decide la gerencia cerrar la caja chica.