LA VIRTUALIZACION

Ing. Carmen Chicasaca

2020
I
I
 Contenido Temático

• LA VIRTUALIZACION
Definición
Diferencias entre lo físico y lo virtual

• SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DOCUMENTAL

La Oficina sin Papeles
Definición Proceso de SIGD
Virtualización
Introducción

Con la virtualización se omite la

compra de equipos y aplicaciones
para cada usuario, basta con un
servidor para dar vida a todas las
“terminales tontas” (monitor,
teclado y mouse), lo que se
traduce en una solución segura,
económica y eficiente.

Con una sola administración de

aplicaciones se mantiene un
monitoreo constante garantizando
la continuidad del negocio y la
recuperación de información ante
un desastre.
 Definición

• La virtualización consiste en instalar y ejecutar múltiples

sistemas operativos sobre máquinas virtuales que se
ejecutan sobre una máquina física denominada anfitrión.
• La virtualización consiste emular el hardware mediante una
aplicación llamada "hypervisor", de tal forma que permita
ejecutar uno o varios sistemas operativos.
 Diferencias

FISICAS
•Software “atado” al hardware
•Un solo sistema operativo por host
•Una sola carga de trabajo por host

VIRTUALES
•Software independiente del hardware
•Varios sistemas operativos en el mismo host
•Varias cargas de trabajo en un mismo host
•Sistema, software y datos empaquetados en
ficheros
 Ventajas

• Varias máquinas (virtuales) al mismo tiempo sobre una

máquina física.
• Ahorro de espacio físico.
• Compartir recursos hardware.
• Ahorro de energía.
• Clonación rápida de entornos.
• Fácil traslado de ubicación.
• Prolongar la vida de sistemas antiguos.
• Entornos de pruebas.
• Entornos dedicados específicos.
• Abaratar costes
La Oficina sin Papeles
Justificación
 Introducción

• Hoy en día las nuevas tecnologías

nos facilitan la vida. Ahorramos
tiempo en gestiones burocráticas sin
esperar colas, hacemos
transferencias sin desplazarnos de
casa...
• Las ventajas que ofrecen son
múltiples, pero entre ellas podemos
destacar una: el ahorro de papel.
Vamos a hacer un repaso de las
posibilidades que ofrecen las TIC
para reducir el consumo de papel.
 Definición

• La oficina sin papeles es un

concepto que capturó la
imaginación de muchísimos
profesionales cuyos escritorios
están parcialmente sepultados por
pilas de papeles sin procesar.

• Básicamente, el término "oficina

sin papeles" describe el proceso
de transferir archivos del papel a
formato digital.
• El concepto es uno de los métodos
más nuevos y menos entendidos
de mejorar la eficiencia en la
oficina y de reducir costos, sin
¿Por qué una Oficina sin Papeles?

• Hace años que se habla de la oficina

del mañana, la oficina en la que todo
será computarizado, digitalizado y con
una existencia cero de papel.
• La promesa existe desde hace décadas,
pero los papeles siguen acumulándose
en los escritorios, aunque las
herramientas para digitalizar la mayoría
de los procesos burocráticos existe;
falta una legislación que acompañe.
• Aunque en los últimos años han llegado
al mercado y a los usuarios posibles
sustitutos del papel como las tablets y
los lectores de libros digitales, se sigue
imprimiendo en grandes cantidades.
 Ventajas

• Reducción del uso de papel, tanto en su procura como

almacenamiento y posterior desecho.
• Reducción de costos de consumibles como los toner,
tintas, fotocopias, fax, etc.
• Reducción de gastos generados por el mantenimiento de
documentos en papel.
• Ampliación de los espacios de la organización, ya que no
es necesario tener archivos rodantes, muebles de archivo o
depósitos destinados a resguardar el papel.
• Reducción de productos de desecho principalmente los
consumibles.
• Uso más efectivo del tiempo del empleado.
 Desventajas

• A corto y mediano plazo representa una inversión mayor

para la empresa en lo que respecta a la adopción de la
infraestructura necesaria para soportar los sistemas
automatizados de gestión documental.
• Sería errado que el control de la documentación quede
descentralizado, si bien existirá una solución que se
autogestione es fundamental que exista un foco
responsable de la aplicación y control de la gestión
documental.
• Si bien no produce desechos en los consumibles antes
mencionados, requiere otro tipo de conservación
(hardware) que hay que planificar a mediano y largo plazo.
 …Recomendaciones

• Sacar fotocopias o imprimir por ambos

lados del papel blanco y únicamente la
cantidad que se necesite.
• Realizar correcciones a los diferentes
documentos en la pantalla del
computador, evitando la impresión de
varios borradores, se debe imprimir
solamente la versión final (si es
necesaria).
• Utilizar el corrector ortográfico y/o
gramatical, antes de imprimir.
• No arrugar ni romper las hojas con la
posibilidad de ser empleadas por el
revés.
• Usar el correo electrónico para el envío de comunicados,
informes y documentos que no sean de estricto envío
físico.
• Digitalizar los documentos y archivar de manera
electrónica, lo cual reducirá el consumo de papel y
ahorrará espacio físico.
• Evitar desperdiciar resmas de papel de oficina, tomando
solamente aquellas que se necesiten.
• Eliminar las suscripciones innecesarias a periódicos,
folletos y revistas que se pueden consultar por internet.
• Utilizar papel blanco en lugar de papel de color, ya que el
de color es menos reciclable.
 Conclusiones

• Es evidente que la idea de reducir el consumo de papel es

uno de los objetivos en el camino hacia una oficina sin
papeles. Sin embargo, siempre habrá documentos que, por
ley, serán necesarios conservar en papel.
• Es un hecho que, cada vez más compañías, aunque de
forma algo lenta y gradual, van instaurando un mejor
software de gestión documental, que supone, además de
grandes beneficios, un importante ahorro de papel.
• La “oficina sin papeles” está emergiendo claramente,
pero para su instauración es necesario que tanto
directivos como empleados superen su resistencia al
cambio y apuesten de lleno por la innovación y la
tecnología.
 La Oficina sin Papeles,
¿sueño o realidad? En todo
caso, a punto de despertar
Sistema Integrado de
Gestión Documental
Introducción

En todas las organizaciones y, en

particular, en las empresas existe
un flujo documental relacionado
con la actividad que se desarrolla.
Este flujo se produce a nivel
interno como a nivel externo.
Plantéate las siguientes preguntas
¿Me llega más información
relevante por mail o por carta?,
¿De verdad creemos que podemos
ignorar los documentos que nunca
han sido ni serán papel?
 Definición

El Sistema Integrado de Gestión Documental (en inglés,

Document Management System) es un sistema de archivo,
digitalización y almacenaje informatizado de documentos
electrónicos y/o imágenes digitales, tanto obtenidos de
documentos originalmente soportados en papel como de
documentos que ya se encuentran en formato digital.
 ¿Por qué es necesario?
Porque hay necesidad de archivar ingentes
cantidades de documentos
 ¿Por qué es necesario?

Y porque hay necesidad

de ahorro de espacio,
tiempo y distribución de la
información
¿Cuál es el problema?
¿Cómo hacer la conversión?

Hay que clasificar los

documentos físicos según su
contenido e importancia.
¿Cómo hacer la conversión?

Y luego se proceda a digitalizar

los documentos mediante un
escáner.
Entonces…

Ahora disponemos los miles de

documentos físicos en archivos
digitalizados con oficinas sin
papeles
Resumen

Tener los
documentos físicos

Usar un escáner
como medio

Almacenar los
documentos digitales
Pero esto genera una nueva Necesidad

La de GESTIONAR miles de
archivos, que están:
-Dispersos en varios discos duros
-En innumerables carpetas
-En varios computadoras
 Aplicaciones

Sistemas Sistemas que Programas

básicos que centralizan los específicos de
almacenan y archivos un Gestión de
organizan, en una Base de Documentos
una especie Datos Empresariales.
de agendas. documentales
única.
Programas de Gestión Documental Versus
Explorador de Windows

Archivos
centralizados
en Base de
Datos Única
Programas de Gestión Documental Versus
Explorador de Windows

Facilidad
para hacer
copias de
seguridad.
Programas de Gestión Documental Versus
Explorador de Windows

Búsqueda
rápida de los
archivos que
se
necesitan.
Programas de Gestión Documental Versus
Explorador de Windows

Control de
acceso a los
documentos
por usuarios.
 Programas de Gestión Documental Versus
Explorador de Windows

Estas características que tiene

Control de acceso a
son indispensables, sino es un los documentos por
usuarios.

juguete o un simple manejador

de documentos digitales.
Búsqueda rápida de
archivos

Facilidad para copias

de seguridad

Archivos centralizados
en BD
 Cualidades que debe de tener el programa

Facilidad de uso, debe ser intuitivo.

Agilidad en la entrada de documentos:

* En la conversión de documentos en papel en formato digital.

Agilidad en la entrada de documentos:

* En la incorporación de los archivos a la base de datos.
 Proceso

Un Sistema de Gestión Documental como mínimo tiene

que cubrir 5 grandes áreas:

No se puede entender un sistema de Gestión Documental sin

estas 5 áreas pero hay más valor que aporta un sistema de
Gestión Documental mas allá de su definición.
http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y
 …Proceso
ALMACEN

CAPTURA PUBLICACION

GESTION

PRESERVACION
CAPTURA

1. La primera es la captura de
la información desde un
de un una el escritorio
escáner,
nuestro computador,
formulario web o
aplicación de terceros.
GESTION

2. Después está la capa de Gestión,

donde podríamos enmarcar las tareas
habituales flujos de trabajos, el
versionado de documentos, procesos
de edición, etc.
ALMACEN

3. La tercera es el
almacenamiento d
información, indexación dee
contenidos, metadatos,
cuadro de clasificación.
PRESERVACION

4. Por último, la preservación de la

información, archivado de los
documentos, calendarios de
conservación, entre otros.
PUBLICACION

5. Luego está el área de

publicación que enmarca las
notificaciones, integración con
aplicaciones de terceros,
publicación de contenidos.
Ejemplo
Integración de los Sistemas de Gestión
 Ventajas

Con documentos digitales, su

organización puede liberar una gran
cantidad de espacio.

•Un archivo de acceso remoto

permite el acceso a los documentos.
También puede proteger mejor el
acceso a su información sensible, y
registro de todas las actividades
relacionadas con todos los
documentos de la empresa.
•Con documentos digitales, su
organización puede liberar una gran
cantidad de espacio. Usted puede
descartar el papel o material en cajas
 …Ventajas

• También puede proteger mejor el acceso a su información sensible, y

registro de todas las actividades relacionadas con todos los documentos
de la empresa.
• La interfaz Web puede permitir que, mediante la asignación de los
privilegios adecuados, el acceso directo a los documentos para los
miembros de la empresa o por personas ajenas que sigue una práctica
y la necesidad de documentación adicional. En cualquier momento y
desde cualquier lugar.
• Ayudar a los usuarios ahorrar tiempo al encontrar la información
correcta cuando sea necesario, permite que los equipos compartan el
acceso, enriquecer y almacenar contenido de alta calidad en un solo
lugar.
• Crear, compartir y enriquecer los documentos dentro de espacios de
trabajo colaborativo en equipo, asegurar la aprobación apropiada y
comentarios con flujo de trabajo intuitivo.
• http://www.youtube.com/watch?v=8AFky7inYZg&feature
=watch-vrec
• http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedde
d&v=WtMVMZMzmSw
• http://www.youtube.com/watch?v=lHt-
EdYM88E&feature=player_embedded#!
• http://www.youtube.com/watch?v=idJKNtboskY&feature=
player_embedded#!
• http://www.revistagestiondocumental.com/
¡Gracias!