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“ AÑO DE LA UNIVERSALIZACIÓN DE LA SALUD”

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR


TECNOLÓGICO- SAN JUAN

DOCENTE: LIC.ROXANA ISABEL GONZÁLES PRADA CALDERÓN


¿QUÉ ES UN SELLO?

• EL TÉRMINO SELLO (DEL LATÍN SIGILLUM) (EN ALGUNOS PAÍSES TAMBIÉN


LLAMADO TIMBRE) SE APLICA, POR UN LADO, PARA NOMBRAR EL
INSTRUMENTO CON IMÁGENES GRABADAS QUE, A TRAVÉS DE LA IMPRESIÓN DE 
TINTA SOBRE EL PAPEL, SE UTILIZA PARA AUTORIZAR DOCUMENTOS. POR OTRO
LADO, TAMBIÉN SE LLAMA SELLO LA IMPRESIÓN QUE RESULTA DEL USO DE ESE
INSTRUMENTO, GENERALMENTE AL LADO DE UNA O MÁS FIRMAS
HISTORIA DEL SELLO
• SU EMPLEO SE REMONTA A LAS ANTIGUAS CIVILIZACIONES DE LA MESOPOTAMIA (SELLOS
CILÍNDRICOS) Y EL ANTIGUO EGIPTO (ESCARABEOS Y SELLOS CILÍNDRICOS).
• USADOS COMO SELLO PERSONAL PARA LACRAR O SIGNAR CORRESPONDENCIA Y
DOCUMENTOS, ERAN DE CONFECCIÓN ARTESANAL EN PIEDRA, FAYENZA O METAL.
• CON EL DESARROLLO DE LA PRENSA Y LA PRODUCCIÓN DE TIPOS MÓVILES, EL SELLO SE
FUE POPULARIZANDO, LO QUE PERMITIÓ SU PRODUCCIÓN EN MASA.
• LAS VERSIONES MÁS MODERNAS INCLUYEN YA UNA ALMOHADILLA CON TINTA EN SU
INTERIOR. TAMBIÉN HAY OTRAS VARIANTES QUE PERMITEN MAYOR SEGURIDAD Y
LIMPIEZA, ADEMÁS DE FÁCIL PORTABILIDAD.
HOY EN DÍA ES UTILIZADO DE LA
SIGUIENTE MANERA…..
• EL SELLO ES UTILIZADO PARA IDENTIFICAR AL ÓRGANO O
UNIDAD ORGÁNICA, ASÍ COMO DE LOS FUNCIONARIOS
RESPONSABLES QUE PRESTEN EL SERVICIO EN LA INSTITUCIÓN,
PAR DAR FE EN LA EJECUCIÓN DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS.
TIPOS DE SELLOS
A) POR EL NIVEL DE NATURALEZA O FUNCIÓN
SELLO OFICIAL O DE
SELLO
AGUA SELLO GENERAL SELLO COMÚN
ESPECÍFICO
• SIRVE PARA DARLE
MAYOR VALOR • IDENTIFICAN A LOS • ES DE CARÁCTER • SON LOS SELLOS DE
JURÍDICOS A DILPLOMAS ORGANOS UNIDADES, INTERNO Y USO CARÁCTER RUTINARIO Y
• EJEMPLO : EN LA OFICINAS ACADÉMICAS ESPECIFICO DE USO INTERNO.
Y ADMINISTRATIVAS • SELLO POST FIRMA • URGENTE
UNIVERSIDAD PARA LOS
GRADOS Y TÍTULOS • SELLO VISTO BUENO • MUY URGENTE
• RESERVADO O
CONFIDENCIAL
• ESTRICTAMENTE
PERSONAL.
• COPIA CONTROLADA.
• CANCELADO
• COPIA
• CARGO
• FOLIOS.
• ORIGINAL FIRMADO
SELLO POST FIRMA SELLO VISTO BUENO

SON EMPLEADOS SOLO POR LOS


JEFES DE ORGÁNOS Y UNIDADES
ESTOS SELLOS SON DE
ORGÁNICAS, PARA ACREDITAR
OBLIGATORIO
DOCUMENTOS DEL ÁREA DE SU
CUMPLIMIENTO POR LOS
COMPETENCIA, LLEVARÁ EN LA
TITULARES DE LAS ÁREAS
PARTE SUPERIOR DEL ÓRGANO O
HASTA EL TERCER NIVLE
UNIDAD ORGÁNICA
ORGANIZACIONAL SEGÚN EL
ROF
RESERVADA CONFIDENCIAL: INDICA DOCUMENTO OBSOLETO
QUE LA DOCUMENTACIÓN DEBERÁ ES AQUEL QUE
SELLO URGENTE SELLO MUY URGENTE: SER TRAMITADA DE MANERA ANULADO
DIFERENTAMENTE AL DOCUMENTACIÓN QUE NO SERÁ YA NO ESTÁ VIGENTE
SE USA EN LOS DOCUMENTOS QUE INDICA QUE LA DOCUMENTACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE
DEBERÁ SER TRÁMITADA DE DESTINATARIO, SIN EXPONER SU TRÁMITADA Y ARCHIVADA COMO
DEBEN SER ATENDIDOS EN EL BREVE CONTENIDO Y NO SEINDO LAS ACTIVIDADES DE LA
PLAZO MANERA INMEDIATA TAL
REGISTRADA COMO INSTITUCIÓN SE
DOCUMENTACIÓN OFICIAL DE LA CONSERVA EN CASO SEA
ENTIDAD REQUERIDA PARA LA
CONSULTA

COPIA CONTROLADA
COPIA CONTROLADA
CANCELADO: SE UTILIZA PARA AL COPIA FISICA NUMERADA DE UNA
COPIA FISICA NUMERADA DE UNA CANCELACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DOCUMENTO ASIGNADO A UNA COPIA
DOCUMENTO ASIGNADO A UNA QUE SE PAGAN EN EL ÁREA DE UNIDAD Y FIRMADO POR LOS
UNIDAD Y FIRMADO POR LOS TESORERÍA REPRODUCCIÓN DE UN DOCUEMNTO
RESPONSABLES, DE ACUERDO CON
RESPONSABLES, DE ACUERDO CON ORIGINAL
EL REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE
EL REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS

COPIA CONTROLADA
CARGO FOLIOS
COPIA FISICA NUMERADA DE UNA
COPIA DEL DOCUMENTO ORIGINAL DOCUMENTO ASIGNADO A UNA IDENTIFICA LA HOJA DE LIBROS DE
QUE SE UTILIZA PARA QUE QUEDE ORIGINAL FIRMADO
UNIDAD Y FIRMADO POR LOS LOS DOCUMENTOS
CONSTANCIA QUE FUE RECIBIDO RESPONSABLES, DE ACUERDO CON SE UTILIZA PARA LAS COPIAS DE
EL REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE CUALQUIER ESCRITO ORIGINAL QUE
DOCUMENTOS SE TIENE VISTA
¿QUÉ ES EL ROF?
• EL ROF ES EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UNA ENTIDAD, QUE SE
CONSTITUYE EN UN DOCUMENTO TÉCNICO NORMATIVO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
QUE ESTABLECE:
A) LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD.
B) LAS FUNCIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS DE LA ENTIDAD Y DE CADA UNO DE SUS
ÓRGANOS Y UNIDADES ORGÁNICAS.
C) LAS RELACIONES DE COORDINACIÓN Y CONTROL ENTRE ÓRGANOS, UNIDADES
ORGÁNICAS Y ENTIDADES CUANDO CORRESPONDA.
ESTE INSTRUMENTO DE GESTIÓN FORMALIZA LAS COMPETENCIAS DE CADA ÁREA
DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN Y EN FUNCIÓN A ELLO SE PUEDE DETERMINAR LAS
RESPONSABILIDADES QUE LE CORRESPONDE EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS
INSTITUCIONALES.
• ES APROBADA POR EL CONSEJO MUNICIPAL
IMPORTANCIA DEL ROF
• DE ESTE MODO, EL ROF ES MUY IMPORTANTE PARA LA ADECUADA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA, DEBIDO A QUE REPERCUTE DE MANERA MUY SIGNIFICATIVA
LOS RESULTADOS Y LOGROS QUE LA ENTIDAD PÚBLICA ALCANZA, EVITANDO LA
DUPLICIDAD DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS, ASÍ COMO EL TIEMPO INVERTIDO
EN TAREAS INNECESARIAS.
¿QUÉ ES EL MOF?

• EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) ES UN DOCUMENTO


TÉCNICO NORMATIVO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DONDE SE DESCRIBE Y
ESTABLECE LA FUNCIÓN BÁSICA, LAS FUNCIONES ESPECÍFICAS, LAS
RELACIONES DE AUTORIDAD, DEPENDENCIA Y COORDINACIÓN, ASÍ CÓMO LOS
REQUISITOS DE LOS CARGOS O PUESTOS DE TRABAJO
IMPORTANCIA DEL MOF
EL MOF CONTIENE, ESENCIALMENTE LAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL,
COMÚNMENTE LLAMADA ORGANIGRAMA Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES
DE TODOS LOS PUESTOS EN LA EMPRESA. TAMBIÉN SE SUELEN INCLUIR EN LA
DESCRIPCIÓN DE CADA PUESTO EL PERFIL Y LOS INDICADORES D.
HOY EN DÍA, SE HACE MUCHO MÁS NECESARIO TENER ESTE TIPO DE
DOCUMENTOS, NO SOLO PORQUE TODAS LAS CERTIFICACIONES DE CALIDAD (ISO,
OHSAS, ENTRE OTRAS), LO REQUIERAN, SINO PORQUE SU USO INTERNO Y DIARIO
MINIMIZA LOS CONFLICTOS DE ÁREAS, MARCA RESPONSABILIDADES, DIVIDE EL
TRABAJO Y FOMENTA EL ORDEN, ETC. EVALUACIÓN
¿CUÁLES SON LOS PASOS PARA ELABORAR
SELLOS?

1. PRESENTAR A LA OGA EL FORMULARIO DE SOLICITUD DE SELLO , DEBIDAMENTE REGISTRADO


.LOS TITULARES DE LOS ÓRGANOS Y UNIDADES ORGÁNICAS QUEDAN EXONERADAS DE
PRESENTAR UNA SOLICITUD DE SU JEFE INMEDIATO .
2. LA OGA DERIVARÁ A LA UNIDAD DE PERSONAL LOS SELLOS QUE CONTENGAN EL NOMBRE DE UN
SERVIDOR DE NUESTRA INSTITUCIÓN E IDENTIFICAR LA CORRECTA DENOMINACIÓN DEL CARGO.
3. LA UNIDAD DE LOGÍSTICA DE LA OGA, ATENDERÁ LA CONFECCIÓN DE LOS SELLOS, SIEMPRE QUE
SE AJUSTEN A LO NORMADO EN AL DIRECTIVA DE LA INSTITUCIÓN Y DE ACUERDO AL FORMULARIO
DE SOLICITUD DE SELLO. LA UNIDAD DE LOGÍSTICA AL MOMENTO DE LA CONFECCIÓN DE SELLOS
DEBERÁ TENER EN CUENTA LA NO COLOCACIÓN DE CUALQUIER IDENTIFICACIÓN SINGULARIZADA
MEDIANTE SÍMBOLOS GRÁFICOS NO AUTORIZADOS POR LA INSTITUCIÓN.
DEL LIBRO DE REGISTRO DE SELLOS

1. EL ÁREA DE SERVICIOS DE LA UNIDAD DE LOGÍSTICA, EN COORDINACIÓN CON


EL ÁREA DE ALMACÉN EJECUTARÁ LAS ACCIONES REFERENTES AL INGRESO ,
REGISTRO Y SALIDA DE LOS SELLOS SOLICITADOS.
2. EL ÁREA DE SERVICIOS DE LA UNIDAD DE LOGÍSTICA AL MOMENTO DE
ENTREGAR EL SELLO DEBERÁ REGISTRAR EL DETALLE DEL SELLO Y SU FIRMA
EN EL REGISTRO DE SELLOS Y FIRMAS DE LA INSTITUCIÓN.
DEVOLUCIÓN DE SELLOS
• LA DEVOLUCIÓN DE SELLOS PROCEDE CUANDO EL SERVIDOR RESPONSABLE DEL USO DEL SELLO,
DEJA DE TENER RELACIÓN LABORAL O CONTRACTUAL CON LA INSTITUCIÓN O SEA ROTADO O
PROMOVIDO A OTRO CARGO, DEBIENDO DEVOLVER DICHO SELLO A LA UNIDAD DE LOGÍSTICA.
• EN CASO LOS SERVIDORES O USUARIOS DE SELLOS HAGAN SU DESCANSO VACACIONAL Y/O
LICENCIA POR CUALQUIER MOTIVO ,DEBERÁ HACER ENTREGA DE SELLO A QUIEN LO REEMPLACE
O HAGA SUS VECES.
• EN CASO DE PÉRDIDA O SUSTRACCIÓN DEL SELLO, EL SERVIDOR RESPONSABLE DEBERÁ
INFORMAR A SU JEFE INMEDIATO Y LUEGO COMUNICARLO A LA UNIDAD DE LOGISTICA O QUIEN
HAGA SUS VECES , PARA GESTIONAR LA REPOSICIÓN DEL MISMO.(CONSIDERADOS LOS
FEDATARIOS, MIEMBROS DE LA COMSIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS YA
SESORES DE ALTA DIRECCIÓN DEBIDAMENTE ACREDITADOS.).

• EL MAL USO DE SELLOS SERÁ SANCIONADO CONFORME AL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO,


SIN PERJUICIO DE ESTABLECER LAS RESPONSABILIDADES CIVILES Y PENALES CONFORME A LEY
MODELOS DE SELLOS