Como Escribir Procedimientos

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS

E INTRUCCIONES DE TRABAJO ?
CERTIFICACIÓN
COORDINACIÓN DE ASEGURAMIENTO
DE CALIDAD
¿ CUÁL ES MI PARTICIPACIÓN EN ESTE PROCESO ?
DIGA LO QUE HACE HAGA LO QUE DICE
MEDIANTE PROC. E SEGÚN PROC. E

INSTRUCCIONES INSTRUCCIONES
REGÍSTRELO
ÉXITO EN FORMATOS,
BITACORAS
MEJÓREL0 REGISTROS.
ANÁLISIS.
1
• PROCEDIMIENTO:
Documento que describe en forma general las actividades de un
trabajo/proceso.Un procedimiento es inter-departamental.
• INTRUCCIÓN DE TRABAJO:
Documento que describe en forma detallada las actividades de un
trabajo/proceso.Una instrucción es intra-departamental.
intra-departamental
INCIO FIN
INCIO FIN
2
La característica que hace diferente un
procedimiento de una instrucción, es que en
un procedimiento intervienen varias
personas, y la instrucción de trabajo la
realiza una sola persona.
persona
INCIO FIN INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
INCIO FIN PROCEDIMIENTO
3
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
ESCRIBIRPROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES
PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES??
OBJETIVO GENERAL
• ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA

LA ESCRITURA Y ESTRUCTURA LÓGICA Y
CRONOLÓGICA DE LOS
PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE
CALIDAD.
4
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
OBJETIVOS ESPECIFICOS
EL PARTICIPANTE SERÁ CAPAZ DE :
1.- Entender la “ ESTRUCTURA “ de la documentación de

un Sistema de Calidad y las diferencias entre los
elementos que lo conforman.
2.- Distinguir la diferencia entre el OBJETIVO Y
PROPÓSITO de un procedimiento.
3.- Establecer los límites de aplicación de un procedimiento
( ALCANCE ).
4.- Redactar un procedimiento siguiendo una secuencia
lógica y cronológica de actividades y sin errores de
redacción.
5.- Reconocer la diferencia entre REFERENCIAS, ANEXOS

Y REGISTROS DE CALIDAD.
5
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
PROPÓSITO
1.- Asegurar la uniformidad en la estructura y

la lógica de los procedimientos del Sistema de
Calidad.
2.- Evitar que la redacción de procedimientos

sea confusa y que haya deficiencias en la
redacción.
6
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL

SISTEMA DE CALIDAD.
Define la POLÍTICA DE CALIDAD,

CALIDAD NIVEL
OBJETIVOS,
OBJETIVOS RESPONSABILIDADES.
RESPONSABILIDADES 1
MAC
PROCEDIMIENTOS
Definen ¿QUIÉN?
QUIÉN hace ¿QUÉ?
QUÉ NIVEL
DEL
SISTEMA DE CALIDAD y ¿CUÁNDO?.
CUÁNDO 2
INSTRUCCIÓNES DE TRABAJO Definen el ¿CÓMO?

CÓMO se hace NIVEL
una operación o proceso. 3
Es la EVIDENCIA
REGISTROS, REPORTES, GRÁFICAS de que el Sistema NIVEL
4
está funcionando.
7
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
OTRA DIFERENCIA ENTRE

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES
SON
PROCEDIMIENTOS
INTERDEPARTAMENTALES
SON
INSTRUCCIONES
INSTRUCCIONE
INTRADEPARTAMENTALES
8
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO
1.- OBJETIVO
2.- PROPÓSITO
3.- ALCANCE
4.- RESPONSABILIDADES
5.- PROCEDIMIENTO
6.- DEFINICIONES
7.- REFERENCIAS
8.- ANEXOS
9.- REGISTROS DE CALIDAD
10.- HISTORIA DE CAMBIOS
9
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
ESTRUCTURA DE UNA INSTRUCCIÓN

DE TRABAJO
1.- OBJETIVO
2.- PROPÓSITO
3.- ALCANCE
4.- RESPONSABLE *
5.- EQUIPO Y HERRAMIENTAS *
6.- DESCRIPCCIÓN DETALLADA DE
ACTIVIDADES *
7.- DEFINICIONES
8.- ANEXOS
10
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
1.- OBJETIVO
Expresa el ¿QUÉ? del procedimiento.
•Escriba en forma breve y clara la finalidad
del procedimiento
•El objetivo se relaciona con uno o varios

requerimientos de la norma ISO-9000.
Ejemplo: “Establecer los lineamientos para la

correcta redacción de los
procedimientos que integran el
Sistema de Calidad.
11
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
2.- PROPÓSITO
Expresa el ¿PARA QUÉ? del procedimiento.
Es decir, si nos hacemos la pregunta:

¿Para que se desea establecer lineamientos para la
escritura de procedimientos?
La respuesta a esta pregunta es el PROPÓSITO.
Ejemplo: “Asegurar la uniformidad en la estructura

y la lógica de los procedimientos del Sistema de
Calidad”
12
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
3.- ALCANCE
Es el ¿DÓNDE?
• Expresa el campo de aplicación del

procedimiento considerando áreas físicas,
procesos, departamentos, o funciones, hasta donde
lleguen los límites de aplicación del
procedimiento.
Ejemplo:
“Este procedimiento aplica a la escritura
de los procedimientos del Sistema de Calidad,
llamados también procedimientos de Nivel 2”
13
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
Continuación…….
EJEMPLOS DE ALCANCES INCORRECTOS

1.- “Este procedimiento aplica para EYCCSA”.
2.- “Este procedimiento aplica cuando surja

la necesidad ”.
14
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
Es el ¿QUIÉN?
• En esta sección se incluyen los NOMBRES DE
LOS PUESTOS o funciones que realizan una
actividad en el procedimiento, y se escriben en el
orden en el que aparecen en el procedimiento con
sus responsabilidades descritas en forma breve.
• En otras palabras, ¿Quienes son los que están

INVOLUCRADOS en las actividades del
procedimiento. ( Gte. de producción, técnico de
laboratorio……….)
15
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
• Siga la estructura de sub-puntos e incisos

Ejemplo:
4.1.- Es responsabilidad del Gerente de Producción:
a) .-
b).-
c).-
4.2.- Es responsabilidad del Coordinador ISO-9000
a).-
b).-
c).-
16
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
“ IMPORTANTE “
Use los organigramas oficiales para los nombres de

los puestos o funciones incluidas en el procedimiento.
De lo contrario un puesto puede ser llamado de
formas distintas, lo que puede provocar confusiones y
posibles errores.
17
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
4.- RESPONSABLE
En esta sección se escribe el nombre del
puesto de la persona que desempeña la
actividad en cuestión.
Use los organigramas oficiales para los

nombres de los puestos o funciones.
Ejemplo:
- Operador máquina mezcladora
- Auxiliar de laboratorio
18
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
5.- PROCEDIMIENTO
Es el ¿QUIÉN? hace ¿QUÉ ?
A).- HAGA EL DIAGRAMA DE FLUJO

DEL PROCEDIMIENTO
B).- REDACTE EL PROCEDIMIENTO
19
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
A).-ELABORACIÓN DE UN DIAGRAMA DE FLUJO
1.- Seleccionar el proceso del cual se elaborará el

diagrama de flujo.
2.- Enlistar las actividades principales y quienes

las realizan.
3.- Dibujar el diagrama de flujo en orden secuencial.
4.- Verificar que el diagrama refleje la secuencia de

pasos del proceso.
20
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
A).- SIMBOLOGÍA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO
• Representa el inicio del proceso ( procedimiento )
INICIO
y siempre es el primer símbolo de todo diagrama de
flujo.
# PASO RESP.
• Representa una actividad del proceso o
procedimiento . La actividad se describe con un
ACTIVIDAD
verbo infinitivo ( Autorizar, Enviar, Tomar ).
• En la esquina superior derecha se escribe el
nombre del puesto/función responsable de hacer la
actividad ( Gerente de Producción, Gerente de
Industrialización, Coordinador ISO-9000 ).
• En la esquina superior izquierda se escribe el
número de paso designado para esa actividad
( 5.1, 5.2, 5.3 ……. )
21
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
A).- SIMBOLOGÍA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO
• Representa un documento al que se hace
DOCUMENTO referencia o se genera como resultado de una
actividad.
• Se usa como conector cuando se tienen 2 caminos
a seguir después de que una actividad que implica
DECISIÓN la toma de una decisión. Ejemplo: Verificar, Revisar
Confirmar, Comparar, Checar, etc.
• Línea de conexión entre símbolos, y además

indica la dirección del flujo de operaciones.
Todos los símbolos deben de unirse entre si
por medio de esta flecha.
FIN • Representa el final de un proceso (procedimiento )
22
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
EJEMPLO:
INICIO
• DIAGRAMA DE FLUJO RESP. DEL
5.1
DE ¿ CÓMO HACER UN PROCED.
DIAGRAMA DE SELECCIONAR
PROCESO
FLUJO?.
RESP. DEL
5.2 PROCED.
ENLISTAR LISTADO DE
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
1 PRINCIPALES
PRINCIPALES
RESP. DEL
5.3 PROCED.
LISTADO DE DIBUJAR DIAGRAMA
ACTIVIDADES DIAGRAMA DE FLUJO
PRINCIPALES DE FLUJO
RESP. DEL
5.4 PROCED.
VERIFICAR DIAG.
VS. PROCESO
NO ¿COINCIDE SI
1 CON PROCESO? FIN
23
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTO
1).- Inicie la redacción del punto 5 ( PROCEDIMIENTO ) siempre
con la leyenda :
“ En la redacción de este procedimiento se sigue la secuencia de
actividades del diagrama de flujo del anexo 1”.
2).- Escriba los pasos del procedimiento de manera objetiva, clara y

lógica y que reflejen la forma en que la actividad se lleva a la
práctica, respetando la secuencia del diagrama de flujo .
SIMPRE TIENE QUE HABER CONGRUENCIA Y CORRELACIÓN

ENTRE LOS PASOS DEL PROCEDIMIENTO ESCRITO Y EL
DIAGRAMA DE FLUJO.
VEA EL SIGUIENTE ESQUEMA PARA REAFIRMAR LO

ANTERIOR MENCIONADO ( DIAPOSITIVA # 20 )
24
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
INICIO 5.0 PROCEDIMIENTO

RESP. DEL
5.1 PROCED.
5.1 El responsable de escribir el
SELECCIONAR procedimiento selecciona el proceso del
PROCESO
cual se elaborará el diagrama de flujo.
5.2
RESP. DEL
PROCED. 5.2 El responsable de escribir el
ENLISTAR LISTADO DE procedimiento enlista las actividades o
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
PRINCIPALES PRINCIPALES pasos principales y quienes las
realizan.
RESP. DEL
5.3 PROCED.
LISTADO DE
DIBUJAR EL DIAGRAMA 5.3 El responsable de escribir el
ACTIVIDADES
PRINCIPALES DIAGRAMA DE DE FLUJO procedimiento dibuja el diag. de flujo
FLUJO.
basado en la lista de actividades. Princ.
RESP. DEL
5.4
5.4 El responsable de escribir el
PROCED.
VERIFICAR DIAG.
VS. PROCESO
procedimiento verifica que las
actividades del diag. de flujo reflejen la
condición actual del proceso:
NO ¿ COINCIDE a).- Si hay congruencia entre el
CON PROCESO ? proceso y el diagrama de flujo se da
por terminado el diagrama.
SI
b).- Si no, se repiten las actividades
FIN desde el paso 5.2.
25
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
3).- En su redacción use la estructura “QUIÉN hace QUÉ”como
estructura básica.
Sin embargo habrá necesidad algunas veces de indicar
también :
- Los apoyos o medios para realizar la actividad .
- ¿ Cuándo y dónde se hace la actividad ?
- El o los productos de la actividad (Ej.: Documentos generados)
EJEMPLO: ¿ QUIÉN ? ¿ HACE QUÉ ?
5.10 El responsable del procedimiento escribe el diagrama

de flujo de acuerdo al procedimiento PAC-02.
26
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
4).- Evite entrar en detalles acerca del “ CÓMO” se hacen las cosas
recuerde que usted está redactando un PROCEDIMIENTO
DEL SISTEMA DE CALIDAD y no una INSTRUCCIÓN DE
TRABAJO.
Si es necesario, haga referencia a otros documentos, como
métodos, manuales, estándares técnicos, etc.
EJEMPLO:
5.3 El técnico de mantenimiento desensambla los
“ engranes “de la máquina siguiendo los pasos y la
frecuencia con la que se indica en la Instrucción de
Trabajo IMT-02 para el mantenimiento correctivo
de la máquina CS-23”,
27
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
5.- EQUIPO Y HERRAMIENTA

En esta sección se escriben las herramientas
y equipos ( producción/inspección) que son
utilizados para la instrucción en cuestión.
Ordene éstas en orden alfabético.

Ejemplo:
- Colorímetro: Aparato que
mide….
- Malla: Filtro utilizado ……...
- Probeta graduada: Instrumento…
28
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
6.- DESCRIPCIÓN DETALLADA DE

ACTIVIDADES
En su redacción use la forma ¿qué hace,
utilizando qué,? como estructura básica.
Redacte las instrucciones siguiendo la
misma secuencia del diagrama de flujo.
Ejemplo:
6.1.- Verificar que la máquina esté en buen estado.
6.2.- Tomar 100 gr. de la muestra con cuchara y
colocarla en vaso de precipitado.
29
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
6.- DEFINICIONES
1.- Escriba la definición o interpretación de todos los
términos técnicos, palabras en otro idioma que
no sean del dominio general y aquellos términos
que solamente en ciertas áreas se conocen, es decir
“Términos Coloquiales de la empresa”.
EJEMPLO :
Bizcocho: Pieza de barro prensada y quemada que
se utiliza para pruebas de laboratorio.
2.- Ordene esta sección alfabéticamente.

3.- Si no hay definiciones por incluir, escriba la
leyenda “ NO APLICA “.
30
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
7.- REFERENCIAS
1.- Escriba el título de los documentos
internos/externos, que son requeridos para
la ejecución del procedimiento pero que no
fueron generados por él mismo.
2.- Si se hizo mención de un Procedimiento del
Sistema de Calidad o bien una Instrucción de
Trabajo, escriba su nombre y número.
3.- Si no se requieren de referencias, escriba la
leyenda “ NO APLICA “.
31
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR
8.- ANEXOS
1.- Escriba los formatos, etiquetas, tablas,
diagramas etc. Que se generan/usen por el
procedimiento y que se requieren para
evidenciar su implementación.
2.- Estos documentos deben integrarse al formato
oficial para la escritura de procedimientos y no
solo como copias anexas, y así garantizar su
control por el procedimiento mismo.
3.- En el anexo 1 ponga siempre el diagrama de
flujo del procedimiento.
32
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR

1.- Escriba en una tabla los números y los
nombres de los reportes o registros que se
usan para demostrar la implementación del
procedimiento así como el responsable de su
archivo y control y el tiempo mínimo de
retención en ese archivo.
2.- Si no se generan registros, escriba la leyenda
“ NO APLICA “.
33
¿¿CÓMO
CÓMOESCRIBIR

1.- Indique en una tabla, las modificaciones
que sufrió el procedimiento con respecto
a su revisión anterior, las razones del
cambio y la fecha en la que entra en
vigor la nueva revisión.
34

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DIGA LO QUE HACE HAGA LO QUE DICE

MEDIANTE PROC. E SEGÚN PROC. E

INCIO FIN INSTRUCCIÓN DE TRABAJO

INCIO FIN PROCEDIMIENTO

• ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA

1.- Entender la “ ESTRUCTURA “ de la documentación de

5.- Reconocer la diferencia entre REFERENCIAS, ANEXOS

1.- Asegurar la uniformidad en la estructura y

2.- Evitar que la redacción de procedimientos

ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL

Define la POLÍTICA DE CALIDAD,

INSTRUCCIÓNES DE TRABAJO Definen el ¿CÓMO?

OTRA DIFERENCIA ENTRE

ESTRUCTURA DE UNA INSTRUCCIÓN

•El objetivo se relaciona con uno o varios

Ejemplo: “Establecer los lineamientos para la

Es decir, si nos hacemos la pregunta:

Ejemplo: “Asegurar la uniformidad en la estructura

• Expresa el campo de aplicación del

EJEMPLOS DE ALCANCES INCORRECTOS

2.- “Este procedimiento aplica cuando surja

• En otras palabras, ¿Quienes son los que están

• Siga la estructura de sub-puntos e incisos

Use los organigramas oficiales para los nombres de

Use los organigramas oficiales para los

A).- HAGA EL DIAGRAMA DE FLUJO

B).- REDACTE EL PROCEDIMIENTO

A).-ELABORACIÓN DE UN DIAGRAMA DE FLUJO

1.- Seleccionar el proceso del cual se elaborará el

2.- Enlistar las actividades principales y quienes

3.- Dibujar el diagrama de flujo en orden secuencial.

4.- Verificar que el diagrama refleje la secuencia de

• Línea de conexión entre símbolos, y además

FIN • Representa el final de un proceso (procedimiento )

2).- Escriba los pasos del procedimiento de manera objetiva, clara y

SIMPRE TIENE QUE HABER CONGRUENCIA Y CORRELACIÓN

VEA EL SIGUIENTE ESQUEMA PARA REAFIRMAR LO

INICIO 5.0 PROCEDIMIENTO

EJEMPLO: ¿ QUIÉN ? ¿ HACE QUÉ ?

5.10 El responsable del procedimiento escribe el diagrama

5.- EQUIPO Y HERRAMIENTA

Ordene éstas en orden alfabético.

6.- DESCRIPCIÓN DETALLADA DE

2.- Ordene esta sección alfabéticamente.

9.- REGISTROS DE CALIDAD

10.- HISTORIA DE CAMBIOS

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