PP1 4

ASIGNATURA:
PRÁCTICAS PRE-
PROFESIONALES 1
CATE´DRÁTICO: MSC. ING. JESÚS EDUARDO JIMÉNEZ FERNÁNDEZ

WHATSAPP: 933647633
E-MAIL: JJIMENEZ@CRECE.USS.EDU.PE
ASIGNATURA:
PRÁCTICAS PRE-
PROFESIONALES 1
MANEJO DE BASE DE DATOS EN LA

EMPRESA
GESTIÓN
DOCUMENTAL EN LAS
EMPRESAS
LAS EMPRESAS GENERAN FACTURAS, INFORMES, CONTRATOS, LIBROS
DE CUENTAS, PLANOS, MATERIAL GRÁFICO… UN SINFÍN DE ARCHIVOS A
ORGANIZAR Y GESTIONAR. DEBEN DE CUMPLIR PROTOCOLOS DE
FUNCIONAMIENTO; SEGUIR UN ORDEN Y UNA LÓGICA EN EL MODO DE
ALMACENAR LOS DOCUMENTOS. LA MAYORÍA DE OCASIONES, SE VEN
OBLIGADOS A EXTERNALIZAR LA GESTIÓN DE SUS DOCUMENTOS Y
DEBERÁN DE HALLAR EMPRESAS ESPECIALIZADAS EN PROCESOS DE
DIGITALIZACIÓN Y ASESORAMIENTO EN MANIPULADO,
ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN Y SI PROCEDE EN EXPURGO.
Fuente:
https://www.gureakmarketing.com/es/blog/31-bpo/152-gestion-documen
tal-en-la-mejora-de-la-organizacion
¿QUÉ ES LA GESTIÓN
DE ARCHIVOS?
SEGÚN LA DEFINICIÓN DEL CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
- ICA (HTTPS://WWW.ICA.ORG/EN/ESPA%C3%B1OL) , LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS ES EL ESTUDIO TEÓRICO PRÁCTICO DE LOS PRINCIPIOS Y
PROCEDIMIENTOS CONCERNIENTES A LAS FUNCIONES DE ARCHIVOS.
EN UNA DEFINICIÓN MÁS AMPLIA, PODEMOS DECIR QUE LA GESTIÓN
DE ARCHIVOS ESTÁ RELACIONADA CON LA BUENA Y CONTROLADA
ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN.
Fuente:
¿PARA QUÉ IMPLEMENTAMOS
LA GESTIÓN DE ARCHIVOS?
SIRVE PARA FACILITAR EL TRABAJO CON LA DOCUMENTACIÓN QUE SE PRODUCE EN LA
EMPRESA. CADA UNO DE LOS INVOLUCRADOS CON LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO
DEBE SABER QUÉ DOCUMENTOS GUARDAR, CUÁNDO, CÓMO Y DÓNDE. ASÍ MISMO DEBE
SABER DONDE ESTA LA DOCUMENTACIÓN EN EL MOMENTO DE NECESITARLA.
NOS AYUDA A TENER ACCESIBILIDAD Y TRANSPARENCIA EN LA INFORMACIÓN, ADEMÁS
DE ESTO TAMBIÉN NOS PROPORCIONA EL INTERCAMBIO Y LA REPRODUCCIÓN DE LOS
RECURSOS, EVITANDO DUPLICADOS, INFORMACIÓN INNECESARIA O PÉRDIDA DE LA
INFORMACIÓN.
PODREMOS MANTENER VIVA LA MEMORIA DE LA ORGANIZACIÓN, COMO DIJO ATHERTON,
EN 1983: “SALVO LA PAZ PERMANENTE, NADA PODRÍA CONTRIBUIR MÁS A ALCANZAR LOS
FINES DE LAS SOCIEDADES EN DESARROLLO Y HACER ÉSTE UN MUNDO MEJOR PARA VIVIR,
Fuente:QUE UNA TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA EFECTIVA Y DE
ALCANCE MUNDIAL”.
FUNCIONES DE LA
GESTIÓN DE
ARCHIVOS
Fuente:
FUNCIONES DE LA
GESTIÓN DE
ARCHIVOS
Fuente:
Fuente:
¿QUÉ ES UNA BASE DE
DATOS?
CONJUNTO DE DATOS QUE PERTENECEN A UN MISMO
CONTEXTO Y SE ALMACENAN SISTEMÁTICAMENTE
PARA SU USO POSTERIOR.
MÁS ALLÁ DE PROTEGER NUESTRA INFORMACIÓN, NO
SOLO DE GESTIÓN, SINO DE MEMORIA HISTÓRICA DE
NUESTRA EMPRESA, VEAMOS DE MANERA MÁS
DETALLADA LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS.
Fuente:
Fuente:
PARA EMPEZAR, ES IMPORTANTE QUE LA GESTIÓN MANTENGA ALGÚN ORDEN Y CONTROL SOBRE
LOS MISMOS, SIENDO ESTE EL PUNTO MÁS IMPORTANTE EN QUE SE VE INVOLUCRADA LA GESTIÓN
DE ARCHIVOS, DEBIDO A QUE EN ALGÚN MOMENTO DURANTE EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
COMERCIAL, SE PRESENTARÁ LA NECESIDAD DE RECURRIR A VIEJA INFORMACIÓN, YA SEA CON EL
FIN DE PLANIFICAR DIFERENTES ESTRATEGIAS, CONSULTAR CUÁLES SON AQUELLAS QUE HAN
TENIDO UN IMPACTO POSITIVO EN EL MERCADO Y PARA HACER DIFERENTES CONSULTAS CON EL
OBJETIVO DE MEJORAR LA CAPACIDAD DE DESARROLLO DE LA EMPRESA.
PARA FINALIZAR, DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE MUCHAS VECES SE PRESENTAN SITUACIONES
EN LAS QUE LAS EMPRESAS SE ENFRENTAN A PROBLEMAS DE TIPO LEGALES Y FISCALES. SI
LLEVAMOS UNA ADECUADA GESTIÓN DE ARCHIVOS, TENEMOS LA PLENA SEGURIDAD DE QUE LA
INFORMACIÓN ESTARÁ DISPONIBLE EN EL MOMENTO QUE LA NECESITEMOS, Y POR TANTO,
PODEMOS HACERLE FRENTE A ESTE TIPO DE EVENTUALIDADES, PRESENTANDO A TIEMPO LOS
DOCUMENTOS SOLICITADOS POR LAS DIFERENTES ENTIDADES.
Fuente:
Fuente:
SIEMPRE ES IMPORTANTE TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS, AUNQUE A
SIMPLE VISTA PARECIERA QUE NO ES UNO DE LOS PUNTOS DE MAYOR IMPORTANCIA
PARA NUESTRA ORGANIZACIÓN. SIN EMBARGO, ES UN BENEFICIO SIGNIFICATIVO
OBTENER UN SISTEMA DE ESTA MAGNITUD, YA QUE POR MEDIO DE ESTE TODOS LOS
DOCUMENTOS DE LA EMPRESA ESTARÁN CONTROLADOS Y CENTRALIZADOS.
ALGUNAS EMPRESAS NO SOLO TIENEN OPERACIONES DENTRO DEL TERRITORIO
NACIONAL, SINO QUE MANTIENEN NEGOCIOS CON OTROS PAÍSES, EN TODOS LOS
CASOS ES ABSOLUTAMENTE NECESARIO CONTAR CON UN BUEN SISTEMA DE
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL QUE NOS FACILITE LAS OPERACIONES
ADMINISTRATIVAS, FISCALES Y JUDICIALES.
Fuente:
SIEMPRE ES IMPORTANTE TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS, AUNQUE A
SIMPLE VISTA PARECIERA QUE NO ES UNO DE LOS PUNTOS DE MAYOR IMPORTANCIA
PARA NUESTRA ORGANIZACIÓN. SIN EMBARGO, ES UN BENEFICIO SIGNIFICATIVO
OBTENER UN SISTEMA DE ESTA MAGNITUD, YA QUE POR MEDIO DE ESTE TODOS LOS
DOCUMENTOS DE LA EMPRESA ESTARÁN CONTROLADOS Y CENTRALIZADOS.
ALGUNAS EMPRESAS NO SOLO TIENEN OPERACIONES DENTRO DEL TERRITORIO
NACIONAL, SINO QUE MANTIENEN NEGOCIOS CON OTROS PAÍSES, EN TODOS LOS
CASOS ES ABSOLUTAMENTE NECESARIO CONTAR CON UN BUEN SISTEMA DE
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL QUE NOS FACILITE LAS OPERACIONES
ADMINISTRATIVAS, FISCALES Y JUDICIALES.
Fuente:
Fuente: https://
www.gureakmarketing.com/es/blog/31-bpo/152-gestion-documental-en-l
EJEMPLO PRÓXIMO DE
DIGITALIZACIÓN
Fuente: Luis Lombardero- Doctor en Economía y Empresa - Profesor de ASI, ECONOMÍA Y EMPRESA DIGITAL
EVOLUCIÓN DE LA
INDUSTRIA
EVOLUCIÓN DE LA
INDUSTRIA
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PRÁCTICAS PRE-
PROFESIONALES 1
TIEMPO DE PREGUNTAS
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