GESTIÒN DOCUMENTAL

CONCEPTO DE DOCUMENTO
• Un documento es un testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o
personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en
una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o
convencional.
• Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte,
dando lugar a una fuente archivista, arqueológica, audiovisual,
etc.
 TIPOS DE DOCUMENTOS
• Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de
documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito.
Es decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto.
Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en
papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar.
Dentro de este tipo de documentos podemos encontrar libros,
revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y
académicos, etc. Estos documentos, por sus características, se les
suele almacenar en grandes archivos.
• Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos
que se almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y
almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que
se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas
musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico
como una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden
tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden
almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos,
estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc.
• Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo
indica su nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y
sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente
se trata de videos donde se registra algún hecho o evento con ayuda
de una cámara de video. En este caso podemos mencionar como
ejemplos las películas, la programación que emiten las televisoras,
videos caseros, etc.
• Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de
documentos se refieren a fotografías que se hayan tomado mediante
la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más
recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás
documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con
algún evento o hecho concreto.
• Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los
documentos se pueden almacenar digitalmente, además de que se
pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear
documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar
sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras
digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se está
volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que
no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos
a todas partes.