Gestión de

Archivos
¿Que es um Archivo?
En informática, un archivo es un grupo de datos
estructurados que son almacenados en algún medio y
pueden ser usados por las aplicaciones. También es
llamado Fichero o file.
Característica de un archivo

Nombre y extensión: Cada archivo es individual y es identificable por un nombre y una extensión
opcional que suele identificar su formato. El formato suele servir para identificar el contenido del
archivo.
Los nombres de archivos originalmente tenían un límite de ocho caracteres más tres caracteres de
extensión, actualmente permiten muchos más caracteres dependiendo del sistema de archivos
(hasta 255 caracteres).
Datos sobre el archivo: Además para cada fichero, según el sistema de archivos que se utilice, se
guarda la fecha de creación, modificación y de último acceso. También poseen propiedades como
oculto, de sistema, de solo lectura, etc.
Tamaño: Los archivos tienen también un tamaño que se mide en bytes, kilobytes, megabytes,
gigabytes y depende de la cantidad de caracteres que contienen.
Ubicación: Todo archivo pertenece a un directorio o subdirectorio. La ruta de acceso a un archivo
suele comenzar con la unidad lógica que lo contiene y los sucesivos subdirectorios hasta llegar al
directorio contenedor.
 QUE SIGNIFICA "GESTION DE
ARCHIVOS"

Son las acciones que se pueden realizar A esto se le suele denominar

con los archivos y las carpetas, por “gestión de archivos” y se suele
ejemplo:
hacer con unos programas
◦ Mover
determinados que vienen en
◦ Cortar
cada sistema operativo. En
◦ Copiar Windows, la gestión de archivos
◦ Pegar se hace principalmente desde Mi
◦ Borrar PC o desde el Explorador de
◦ Cambiar el nombre Windows.
¿Que es un sistema de gestión de
archivos?
Un sistema de gestión de archivos es el software que proporciona a los
usuarios y aplicaciones servicios para el uso, acceso y control de accesos,
tanto de archivos como a directorios.
La gestión de archivos consiste en una serie de pasos interrelacionados,
diseñados para asegurar la fácil identificación, organización, acceso y
mantenimiento de los archivos. Dado que hay fuertes conexiones entre
los diversos aspectos de la gestión de archivos, planifique con antelación
para evitar tomar decisiones que limiten las opciones posteriormente. Es
en especial importante mantener las líneas de comunicación abiertas
entre el personal técnico y el personal del proyecto durante la etapa de
planeamiento
Los pasos de la gestión de archivos que se tratan aquí incluyen:

•Seguimiento (consideraciones • Almacenamiento

básicas del sistema de archivos).
Otro aspecto del seguimiento
está comprendido en Metadatos.
•Bases de datos de imágenes y
otras soluciones de gestión de
imágenes (software especial para
organizar archivos de imágenes)
(dispositivos y medios)
•Mantenimiento (copias de
seguridad -backup-,
migración, preservación y
seguridad) Se lo trata en
Preservación digital).
 Faces de la gestion de archivos
• Fase I. Planificación documental
En esta primera fase prima la planificación y valoración de lo que va a ser el archivo, su
documentación y estructura del documento electrónico.
La creación de documentos debe estar precedida del análisis legal, tecnológico, funcional y
archivístico, en el que se determine la utilidad de los mismos como evidencia de las actuaciones
de la administración pública. El resultado de esta fase permitirá establecer si debe crearse o no
un documento y sus características.
Una estructura del documento electrónico basada en metadatos, firma (autor) y tipología del
fichero. Dentro de los metadatos habría que diferenciar entre metadatos de contenido
(descriptivos, conceptuales, relación y control de acceso) y metadatos administrativos
(trazabilidad, conservación, firma, copia y digitalización).
 Faces de la gestion de archivos
• Fase II. Pre archivística
En la segunda fase prima la producción, la gestión y tramitación, y la valoración, nuevamente.
En esta fase de produce el documento electrónico (ya sea por digitalización del documento analógico o porque nace
directamente en electrónico), pasa por la fase de gestión y tramitación y, posteriormente, se valora su necesidad de
formar parte del archivo o no.

• Fase III. Archivística

En esta tercera, y última, fase prima la organización, la transferencia, la valoración, la disposición del documento, la
preservación a largo plazo y nuevamente la valoración.
Se organiza el documento electrónico y se transfiere a un expediente electrónico. Se valora su utilidad y pasa a estar a
disposición de las personas / organizaciones en el archivo electrónico. Una vez que pierde utilidad ya se decide si se
destruye o si se preserva a largo plazo.
Bibliografía:
Información recuperada de:
• https://
es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_a
rchivos
• http://www.comunidadbaratz.com/blog/el-
proceso-de-gestion-documental-en-el-archi
vo-electronico
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