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Introducción a la gerencia de

proyectos

Semana 1 – Sesión 2
Agenda

Contexto de la Gerencia de proyectos

• ¿Qué se entienden por Gerencia de Proyectos?


• ¿Cómo su organización gestiona sus proyectos?
• ¿Por qué fracasan los Proyectos?
• ¿Cómo alcanzar el éxito en los Proyectos?

 
Contexto de la Gerencia de proyectos
El principal problema con el enfoque de Proyectos es que
menos del 30% de los proyectos son “exitosos”.

¿Por qué fracasan los proyectos ?


¿Por qué fracasan los Proyectos?

El principal problema con el enfoque de Proyectos es que


menos del 30% de los proyectos son “exitosos”.
 Pobre disciplina de dirección de
programas y proyectos
 Falta de soporte a nivel
ejecutivo
 Falta de enlace con la
¿Por qué fracasan los Proyectos ?
estrategia de negocio
 Mala selección del equipo
 Ausencia de medidas para
evaluar el éxito del proyecto
 Falta de una estrategia robusta
de gestión de riesgos
 Incapacidad para manejar el
cambio
¿Cómo alcanzar el éxito en los Proyectos?

I II
I. Deberás lograr concenso en los
resultados del Proyecto VII. Deberás recordar que la gente
II. Deberás armar el mejor equipo importa
posible VIII. Deberás lograr el soporte formal
III. Deberás desarrollar un plan y continuo de la Dirección y los
comprensible y viable y interesados
mantenerlo actualizado IX. Deberás ser propenso al cambio
IV. Deberás determinar que X. Deberás mantener informados a
recursos realmente necesitas los demás de la marcha del
para completar el proyecto proyecto
V. Deberás mantener un XI. Deberás ser propenso a tratar
cronograma realista nuevas cosas
VI. No deberás tratar de hacer más XII. Deberás convertirte en un Líder
de lo que debe ser hecho.
Dirección de Proyectos

La Dirección de Proyectos es una disciplina con una aceptación cada vez


mayor en el ámbito de la gestión.

¿Qué es la Dirección de
Proyectos ?
Dirección de Proyectos

Conocimientos (¿qué es? Un


¿Que es la Dirección de Proyecto, un riesgo, etc.)
Proyectos ?
Habilidades (comunicación, trabajo en
Aplicación de: equipo)
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a Herramientas (sistema de gestión,
las actividades de un planificación)
proyecto para satisfacer sus
requisitos Técnica (identificación de riesgos,
PERT, diagrama Gantt)
Ventajas de la gestión de proyectos

La Dirección de Proyectos es una disciplina con una aceptación cada vez


mayor en el ámbito de la gestión.

• Mejor control financiero, físico y recursos humanos

• Mejora la relación con los clientes

• Reduce lo tiempos de desarrollo

• Reduce los costos

• Mejora la calidad y la confiabilidad

• Mayores márgenes

• Mejora la productividad

• Mejora la coordinación interna

• Mejora el ambiente de trabajo

• Estas son cosas que nosotros ya hacemos.

• Project Management nos ayuda a trabajar mejor


Contexto de la gerencia de proyectos

En los proyectos no Cambios constantes en las Muchas organizaciones dedican su


siempre se cumplen los prioridades de los negocios tiempo y dinero a corregir el producto
plazos, costos y calidad entregado
esperados

Demanda de una Crecimiento del número Crecimiento de la práctica de


gestión eficaz e de proyectos Gestión de Proyectos como
integrada herramienta efectiva de
gestión
¿Cómo se originan los Proyectos ?
¿Cómo se originan los Proyectos ?

Nuevos
Visión Productos
Mejora de
procesos
Misión
Mejora de Calidad
de Servicio

Fusiones /
Objetivos Adquisiciones

Procesos
Procedimiento
de Selección y regulatorios
Estrategias Priorización de
iniciativas Infraestructura

Plan Estratégico Portafolio de Proyectos


Dirección de Proyectos

Los gestores de proyecto está orientada al manejo de


la triple restricción.

.. Es tarea del gerente


lograr el balance de
estos objetivos
Interesados (stakeholders) :

En la Dirección de Proyectos es esencial el manejo de los “interesados”.

Interesados
(stakeholders) :
Aquellos cuyos intereses
serán impactados
positiva o negativamente
por el proyecto.
Interesados (stakeholders):

Interesados: Aquellos cuyos intereses serán impactados positiva o


negativamente por el proyecto.

• Cliente (quien usará el producto) • Organización ejecutante (donde


se realiza el proyecto)
• Gerente de Proyecto (quien lo dirige)
• Organizaciones externas
• Sponsor (patrocinador) Quien (Gobierno, reguladores)
proporciona los recursos (dinero)
• Sociedad, Ciudadanos
• Equipo (quienes ejecutan las
actividades) • Influyentes internos/externos.

“Los stakeholders normalmente tienen


objetivos muy distintos o en conflicto”
Involucrados o “Stakeholders” del Proyecto

Actividad 1.1

1. Proyecto de Información Gerencial para un Departamento


El gerente de un departamento que ha pedido un
nuevo sistema de información gerencial

Empresa contratada para la programación

2. Proyecto de Investigación Electrónica


Vicepresidente

Vicepresidente de manufactura

Vicepresidente de Mercadeo

3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario


Dueño

Gobierno Local

Grupo Medioambiental

Residentes
Involucrados o “Stakeholders” del Proyecto
Actividad 1.1

1. Proyecto de Información Gerencial para un Departamento


El gerente de un departamento que ha pedido un Costo Bajo
nuevo sistema de información gerencial

Empresa contratada para la programación Maximizar Utilidades

2. Proyecto de Investigación Electrónica


Vicepresidente

Vicepresidente de manufactura

Vicepresidente de Mercadeo

3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario


Dueño

Gobierno Local

Grupo Medioambiental

Residentes
Involucrados o “Stakeholders” del Proyecto

Actividad 1.1

1. Proyecto de Información Gerencial para un Departamento


El gerente de un departamento que ha pedido un Costo Bajo
nuevo sistema de información gerencial

Empresa contratada para la programación Maximizar Utilidades

2. Proyecto de Investigación Electrónica


Vicepresidente Uso del estado del arte en tecnología

Vicepresidente de manufactura Prácticas de clase mundial

Vicepresidente de Mercadeo Cantidad de nuevas opciones

3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario


Dueño

Gobierno Local

Grupo Medioambiental

Residentes
Involucrados o “Stakeholders” del Proyecto

Actividad 1.1

1. Proyecto de Información Gerencial para un Departamento


El gerente de un departamento que ha pedido un Costo Bajo
nuevo sistema de información gerencial

Empresa contratada para la programación Maximizar Utilidades

2. Proyecto de Investigación Electrónica


Vicepresidente Uso del estado del arte en tecnología

Vicepresidente de manufactura Prácticas de clase mundial

Vicepresidente de Mercadeo Cantidad de nuevas opciones

3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario


Dueño Entrega a tiempo

Gobierno Local Maximizar Ingresos por impuestos

Grupo Medioambiental Minimizar impactos adversos al medio ambiente

Residentes Reubicar el proyecto en otro lugar


La Dirección de Proyectos es dividida por el PMI en nueve Áreas de
Conocimiento Dirección
Direcciónde
deProyectos
Proyectos

Gestión
Gestiónde
dela
laIntegración
Integración Gestión
Gestióndel
delAlcance
Alcance Gestión
Gestióndel
delTiempo
Tiempo
1. Desarrollar el Acta de Constitución del 1.1. Planificación
Planificacióndel
delalcance
alcance 1. Definición de actividades
Proyecto 2.2. Definición del alcance
Definición del alcance 2. Establecimiento de la secuencia de las
2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del 3.3. Crear
CrearEDT
EDT actividades
Proyecto Preliminar 4.4. Verificación
3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Verificacióndel
delalcance
alcance 3. Estimación de recursos de las actividades
5.5. Control
Control de cambiosdel
de cambios delalcance
alcance 4. Estimación de la duración de las
4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto actividades
6. Control Integrado de Cambios 5. Desarrollo del cronograma
7. Cerrar el Proyecto 6. Control del cronograma

Gestión
Gestiónde
delos
losCostos
Costos Gestión
Gestiónde
dela
laCalidad
Calidad Gestión
Gestiónde
delos
losRR.HH.
RR.HH.
1.1. Estimación
Estimacióndedecostos
costos 1.1. Planificación
Planificaciónde
delalacalidad
calidad 1.1. Planificación
Planificacióndedelalaorganización
organización
2.2. Preparación
Preparacióndel
delpresupuesto
presupuestode
decostos
costos 2.2. Aseguramiento
Aseguramientode delalacalidad
calidad 2.2. Asignación
Asignacióndeldelpersonal
personal
3.3. Control de costos
Control de costos 3.3. Control
Controlde
decalidad
calidad 3.3. Desarrollo
Desarrollodel
delequipo
equipo
4.4. Gestión
Gestión delequipo
del equipo

Gestión
Gestiónde
delas
lasComunicaciones
Comunicaciones Gestión
Gestiónde
delos
losRiesgos
Riesgos Gestión
Gestiónde
delas
lasAdquisiones
Adquisiones
1.1. Planificación
Planificaciónde
delas
lascomunicaciones
comunicaciones 1.1. Planificación
Planificacióndedelalagestión
gestióndederiesgos
riesgos 1.1. Planificación
Planificaciónde
delas
lasadquisiciones
adquisiciones
2.2. Distribución
Distribución de lainformación
de la información 2.2. Identificación de riesgos
Identificación de riesgos 2.2. Planificación
Planificación de labúsqueda
de la búsquedadede
3.3. Informes
Informesdederendimiento
rendimiento 3.3. Análisis
Análisiscualitativo
cualitativodederiesgos
riesgos proveedores
proveedores
4.4. Cierre administrativo
Cierre administrativo 4.4. Análisis
Análisis cuantitativode
cuantitativo deriesgos
riesgos 3.3. Búsqueda
Búsquedade deproveedores
proveedores
5.5. Plan
Plande
derespuesta
respuestade deriesgos
riesgos 4.4. Selección
Selección deproveedores
de proveedores
6.6. Supervisión
Supervisiónyycontrol
controlde deriesgos
riesgos 5.5. Administración
Administracióndel
delcontrato
contrato
6.6. Cierre
Cierredel
delcontrato
contrato
Marco
Conceptual Iniciación Planificación Ejecución Cierre

1. Proyecto Seguimiento y
2. Dirección de Proyectos Control
3. Director de Proyecto
4. Ciclo de Vida
5. Procesos
El Director de Proyecto
El Director Del Proyecto debe presentar los siguientes rasgos:

1. Entusiasmo por el proyecto 5. Orientación primero al


cliente
2. Habilidad de manejar
cambios efectivamente 6. Adhesión a las
prioridades del negocio
3. Actitud tolerante a la
ambigüedad 7. Conocimiento de la
Industria y de la
4. Habilidades de desarrollo de Tecnología.
equipos y negociación
El Director de Proyecto

El Director Del Proyecto es el responsable de que se logre un


Proyecto Exitoso

• Interpersonal, establecer relaciones


personales para motivar, resolver
conflictos, gestionar interesados.
Roles de un Director de • Informativo, mantener a los
Proyecto interesados al día con el proyecto
• Decisor, tomar decisiones, asignar
recursos
• Otros de Gerencia, gestión
humana, desarrollo de equipos,
El Director de Proyecto

El Director Del Proyecto es el responsable (culpable) de que se logre un


Proyecto Exitoso.

Administración Cliente Riesgos


Y Finanzas
Ingeniería
Adquisiciones
Director de Planeamiento
Construcción Proyecto y control

Control de Costos Estimación

Consultores Contratistas Proveedores


El Director de Proyecto
El Director Del Proyecto es el responsable (culpable) de que se logre un
Proyecto Exitoso.
Habilidades del Director de Proyecto
(Encuesta PMI)
Habilidades de Comunicación (84)
                 Escuchar
                 Persuación
Habilidades de Organización (75)
                 Planeamiento
                 Estableciiento de metas
                 Análisis
Habilidades de Manejo de Equipos (72)
                 Empatía
                 Motivación
                 Espíritu de Cuerpo
Habilidades de Liderazgo (68)
                 Dar el Ejemplo
                 Energetico
                 Vision (panorama)
                 Delegación
                 Positivismo
Habilidades de Adaptación (59)
                 Flexibilidad
                 Creatividad
                 Paciencia
                 Persistencia
Habiidades Tecnológicas (46)
                 Experiencia
                 Conocimeinto del Proyecto
• Escoger al Director de
Ejercicio Proyecto de su Grupo
• Justifique las razones
¿Qué es la PMO?
Unidad que centraliza y coordina la dirección de proyectos de la organización con el fin
de hacerlos exitosos.

Project
Project
Alcance
Management
Management
Office
Office
Comunicación Calidad
Estrategia
Del Proveer Control y
Negocio Servicios Recopilación
información

Metodología
Proyecto Proyecto Proyecto
1 2 3

Ética

25
¿Cuáles son las funciones de la PMO?

Gestionar el Recursos de
Portafolio de la Entrenamiento y Procesos QA
Metodología y Gestión de
Organización mentoría Y Consultoría
soporte Proyectos

 Alineamiento de Definir y mejorar: • Entrenamiento • QA del proceso  Gerencia de Proyectos


Proyectos al plan • Procesos • Couching • Administrar mejores  Analista de Proyecto
estratégico • Herramientas(plantillas) • Difundir la cultura de prácticas y políticas  Gerente de Proyecto
 Selección y Priorización • Estándares proyectos y las mejores corporativas  Gerente de Programa
 Seguimiento del • Lecciones aprendidas prácticas aplicadas en • Asesoría y
Portafolio (Scorecard) • Indicadores por cada la organización. Consultoría
 Seguimiento de tipo de proyecto
beneficios propuestos.

26
Vista de la operativa de la PMO

GESTIÓN ESTRATÉGICA
Gestión de la demanda Apoyo a la gestión del cambio Gestión del portafolio: Visión Global

GESTIÓN OPERATIVA
Planificación
Gestión del Alcance Control Económico Control de Calidad
Estratégica
 Control y seguimiento  Control de
 Alineamiento de
del alcance. desviaciones  QA del proceso
Proyectos al plan
 Control de la presupuestarias  Ejecución de
estratégico
documentación y actividades de
 Selección y
gestión de aseguramiento de la
priorización
entregables. calidad.
 Seguimiento del
 Administrar mejores
Portafolio (Scorecard)
prácticas y políticas

Gestión de Riesgos Gestión de cambios Control de actividades

Mecanismos de Seguimiento de los proyectos


Organización de los comités de seguimiento de los proyectos
Riesgos al implementar una PMO

• No se percibe como influencia


positiva en las entregas de
proyectos.

• Se dedica a micro-gestionar,
intentando controlar cada proyecto
directamente.

• No tener apoyo de la alta gerencia.

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Beneficios de una PMO

Ejecución de proyectos de alto impacto en tiempos acotados y con resultados

Integra los esfuerzos inter funcionales y optimiza los niveles de comunicación.

Genera nuevas oportunidades de mejora continua expresado en


racionalización de costos, procesos y productividad.

Prioriza las estrategias y gestiona el portafolio de proyectos.

Da visibilidad a la organización de la situación de los proyectos.

Administrar proyectos con niveles de riesgo aceptables y con el alcance,


cronograma, presupuesto y calidad comprometida.

Institucionaliza la metodología, procedimientos, herramientas y plantillas para la


gestión de proyectos
TIPOS DE ESTRUCTURAS DE LA ORGANIZACIÓN
DE PROYECTOS
Estructura funcional clásica

VENTAJAS DESVENTAJAS
Superior claramente definido (se sabe Cada departamento trabaja de forma
a quien reportar) independiente
Los miembros superiores agrupados Director de proyecto tiene poca o nula
por especialidades autoridad
Disponibilidad de recursos poco o nula

Director de proyecto y personal


administrativo trabajan a medio
tiempo
El jefe funcional controla presupuesto
del proyecto
Estructura matricial débil

VENTAJAS DESVENTAJAS
Superior claramente definido (se sabe Director de proyecto actúa como
a quien reportar) coordinador y no tiene autoridad
Los miembros superiores agrupados Disponibilidad de recursos limitada
por especialidades
Director de proyecto y personal
administrativo trabajan a medio
tiempo
El jefe funcional controla presupuesto
del proyecto
Estructura matricial equilibrada

VENTAJAS DESVENTAJAS
Director de proyecto trabaja a tiempo Director de proyecto tiene autoridad
completo baja/moderada
Superior claramente definido (se sabe Disponibilidad de recursos
a quien reportar) baja/moderada
Jefe funcional y director del proyecto Personal administrativo trabajan a
controlan el presupuesto del proyecto medio tiempo
Estructura matricial fuerte
VENTAJAS DESVENTAJAS
Director de proyecto y personal Director de proyecto controla el
administrativo trabaja a tiempo presupuesto del proyecto
completo
Director de proyecto tiene una
autoridad moderada/alta
Disponibilidad de recursos
moderada/alta
Estructura orientada a proyectos
VENTAJAS DESVENTAJAS
Director de proyecto y personal Director de proyecto controla el
administrativo trabaja a tiempo presupuesto del proyecto
completo
Director de proyecto tiene una
autoridad alta/ total y mayor
independencia
Disponibilidad de recursos alta/ total
Miembros del equipo del proyecto
están en el mismo lugar
Material producido para el curso de Gerencia de proyectos
Autor: Ing. Juan Carlos Dávila Terreros

GERENCIA DE PROYECTOS - PREGRADO


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