Etapa de

organizacion de
eventos Andres Camilo Triana
Santiago Rodriguez
Valentina Amador
Johans Sneider Lievano
Oscar Gonzales
LA ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS?
El mundo de la organización de los eventos ha
evolucionado muchísimo en los últimos años,
hasta el punto de que las clásicas reglas de
protocolo y los conocimientos básicos para llevar
a cabo un evento ya no son suficientes para que
tenga éxito. Hoy hay que conocer las nuevas
propuestas y actualizar las técnicas y teorías
obsoletas antes de sumergirse en el desafiante
mundo de la comunicación, el diseño, las nuevas
tecnologías, la producción o la escenografía
 EL
PROTOCOLO
Lo que sí resulta una realidad indiscutible es que la
organización de eventos se propone Re conceptualizar
lo que en la actualidad es protocolo, tratando de hacer
ver a diversos grupos sociales que este término no
tiene nada de peyorativo, demostrando que es una
disciplina como tal. La proyección, el desarrollo de
los preparativos y la puesta en marcha de todo tipo de
eventos es de suma importancia en la actualidad
 04

LA ORGANIZACION DE EVENTOS

La organización de eventos es el proceso de diseño,

planificación y producción de congresos, festivales,
ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de
reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes
finalidades. Algunas de las tareas que incluye la
organización de un evento son desarrollo del
presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del
espacio en el que se desarrollará el encuentro, la
tramitación de permisos y autorizaciones, la
supervisión de los servicios de transporte, los servicios
gastronómicos o catering, la coordinación logística
integral, entre otros
 COMITES
DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Las organizaciones habitualmente forman comités

para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo,
generalmente se forman comités para organizar
eventos. Al delegar el proceso de organización del
evento en un comité, se contribuye a que la
planificación del mismo se lleve a cabo en forma
fluida.
 COMIT
ES
• El equipo del
Emprendimiento debe elegir al
presidente del evento por
medio de una votación. El
presidente tiene la
responsabilidad de crear el
Comité de organización del
Evento para el evento en
cuestión.
• El comité de organización
del
Evento debe crear subcomités;
grupos de personas a cargo de la
• El Comité de organización organización de partes
del Evento tiene a su específicas del evento.
cargo la tarea de Ejemplos
delegar de subcomités incluyen:
responsabilidades y de
asegurar que los pasos
adecuados se lleven a
cabo puntualmente
Comité de finanzas: conjunto de personas que deben
reportar los egresos e ingresos. Máximo 6 y mínimo 5
integrantes
• Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y
buscan recursos económicos necesarios.
• Establecen las prioridades de gastos, efectúan los
pagos. Mantienen reuniones periódicas con el comité
organizador
 TIPOS DE COMITE
Comité de programas:

• Prepara el cronograma de las actividades con fechas y

toques.

OTROS
• Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.
• Estructura el programa técnico
• Establece los mecanismos para la preselección.
• Selecciona los ponentes y conferencistas.
• Selecciona coordinadores de actividades. • Comité de promoción
• Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador • relaciones públicas
dentro del plazo establecido para su reproducción y • Comité de seguridad
exposición • Comité de recepción
. • Estructura el programa social. • Comité de registro
• Elabora el programa de visitantes.
• Fija fechas de reuniones
• Comité de alojamiento
• Programa acciones pendientes. • Comité de alimentos y bebidas
• Mantiene informado al comité organizador. • Comité de damas
 TECNICAS DE
COMUNICACION

Ningun evento se podria llevar acabo sin una

estrategia de comunicacion previa al mismo

siendo un elemento fundamental para

dar a conocer el evento, tambien es LA COMUNICACION
ES NECESRIA EN
necesario para la organizacion CUALQUIER
interna RELACION ENTRE
HUMANOS
 SOCIAL MEDIA
LAS REDES SOCIALES SON LOS METODOS MAS ESFECTIVOS
PARA DIFUNDIR CUALQUIER NOTICIA
se puede dar a conocer la informacion por medio de:
• Creacion de eventos
• Influencer
• Sorteos
• Hashtags
lo cual perduraran lo que dure el evento " no existe red
social que no sea efectiva para ello
 COMUNICACION DURANTE EL
EVENTO
LA COMUNICACION DEL EVENTO Y LA COMUNICACION
INTERNA DEBE SER EFETIVAS PARA UN BUEN
Redes sociales : DESAROLLO DEL EVENTO
la comunicacion por redes Identidad visual: la Comunicacion interna:
sociales nunca termina ya manera visual del esta permite tener
que se debe publicar evento tanto como la informacion rapida por
constante mente lo que tipografia, musica todo algun incomveniente
pasa en el evento con durante el evento para
comunica y es
hashtags y tambien stream poder solucionar de
del evento importante cuidarlo manera interna

QUIEN ESTA DETRAS DE TODA ESTA ORGANIZACION ?

QUES ES TRABAJO EN
EQUIPO?
labor que se lleva a cabo a través de un
conjunto de integrantes que tienen un
objetivo común, aunque cada uno desarrolle
sus tareas de forma individual para
conseguirlo.

Los equipos se crean para aportar conocimiento, compartir

información, criterios, y para conseguir un objetivo común
gracias a las tareas que desarrolla cada miembro.
 CARACTERISTICAS DEL
TRABAJO EN EQUIPO
Compar
•tir los
objetivo
s,
• Ganas de cooperar.
• Visualización positiva de los objetivos.
• Comunicación fluida.
• Compartir destrezas.
• El ejemplo del líder.
• Potenciar las ideas y la creatividad.
 FALLOS QUE IMPIDEN EL BUEN
DESARROLLO DEL TRABAJO EN
• Pensar a nivel individual yEQUIPO
no grupal.
• Un liderazgo erróneo.
• Metas poco claras.
 04

HERRAMIENTA
S DE
MARKETING
 HERRAMIENTAS ANTES DEL
EVENTO
DETERMINAR LOS OBJETIVOS
QUE QUIERES CONSEGUIR ?

• Definir tu publico en audencia y tamaño

• Modelo de ingresos y finaciamient
• patrocinadores y sponsors para el evento
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HERRAMIENTAS
DURANTE EL EVENTO
• Ingreso y registro
• Puesto de ecesna del evento
• Cumplir el timing
• espaios de networking
• señalizacion de los stands
• Streamer del evento
• Hashtag en real timing
• Conexcion wi-fi
 HERRAMIENTAS DESPUES DEL
EVENTO

• Enviar agradecimientos
• Seguir alimientando la redes sociales
• Analisi de resultados
¿QUE ES EL MARKETING DE
EVENTOS ?

ES LA PROMOCIÓN DE
UN
producto, marca o servicio a través de interacciones en persona
 08
EL MARKETING DE EVENTOS SE FUNDAMENTA SOBRE
TRES PILARES CONOCIDOS
COMO LAS 3 E’S
ENTRETENIMIENTO emoción y empuje

A la hora de planificar una estrategia basada en el marketing de

eventos, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos
con el fin de obtener un resultado positivo:
• Identificar los objetivos
• Determinar los perfiles de los asistentes
• Diseñar un tipo de evento acorde con el target
• Promocionar el evento
• Asegurar la visibilidad de la marca.
• Hacer un seguimiento de los resultados
PERMITE
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• Conectar con el cliente

:
• Crear notoriedad

• Relacionar y educar
• Generar leads
 INDICADORES PARA
MEDIR EL EXITO
Registros Ingresos brutos: redes sociales: Clientes adquiridos:
QEU ES LA COMERCIALIZACION DE
EVENTOS?
Planificación sistemática, desarrollo y comercialización de eventos con un atractivo en beneficio
para el mercado local.
EVENTO TURÍSTICO COMO UNA
COMERCIALIZACIÓN.
El objetivo del turismo en un evento está compuesto por las personas que viajan o se
encuentran motivadas a conocer dicho evento en el destino
¿QUÉ BUSCA EL TURISMO EN
EVENTOS?
 MEDIOS
TECNOLÓGICOS
Los eventos comerciales deben contar con esquemas o modelos para la eficacia del
evento a realizar para ello debemos contar medios tecnológicos tangibles e intangibles

TANGIBLES: INTANGIBLES:

• CORREOS
• COMPUTADOR
ELECTRONICOS
• REDES SOCIALES
• PROYECTOR • MICROSOFT OFFICE
• CELULAR • YOUTUBE
• TABLETAS • SKYPE
• TELEVISOR • EDITORES DE VIDEO
• CAMARAS
• MICROFONOS
NUEVOS MODELOS TECNOLÓGICOSEN
EL ÁMBITO DE MARKETING.