Paraninfo

Unidad 4.
Gestión de la
documentación básica
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Contenidos
4.1. Documentación para la organización de la atención a personas en situación de
dependencia
4.2. Registro de la información. Técnicas e instrumentos
4.3. Clasificación y archivo de la información. Técnicas e instrumentos
4.4. Transmisión de la información
4.5. Uso de aplicaciones informáticas de gestión y control
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4.1. Documentación para la organización de la
atención a personas en situación de dependencia
Todo servicio de la red del SAAD se organiza según un modelo de
funcionamiento determinado, que se ve reflejado en la documentación que
estipula y regula toda la dinámica de trabajo diaria.
Existen varios tipos de documentación dependiendo de a qué hacen referencia:

NORMATIVAS ORGANIZACIÓN DE MATERIAL Y PROCESOS DE EXPEDIENTES

VIGENTES PERSONAL MOBILIARIO INTERVENCIÓN INDIVIDUALES

• Constan las • Documentos que • Consta el • Programas • Documentación

medidas regulan los material y técnicos donde específica para
adoptadas para horarios, mobiliario que constan los cada usuario
el cumplimiento permisos, se precisa, qué procesos de
de normativas sustituciones, etc. hay y su intervención y
mantenimiento toda la
documentación
inherente
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4.1.1. Inventarios
Es el registro de equipamiento, material y otros bienes pertenecientes a un centro o
entidad. Documento de recuento sistemático donde constan la cantidad y la fecha de
los bienes que se disponen.
CONOCER
OBJETIVOS

INVENTARIOS OPTIMIZAR
FECHA
ELEMENTOS
PERSONA DETECTAR
QUE SUELEN
NECESIDADES
CONSTAR
TIPO DE BIEN
MANTENER
ESTADO DE
LOS BIENES

VALORACIÓN
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4.1.2. Protocolos para la detección de necesidades y reposición de materiales

El déficit de materiales puede ser debido a gasto del material fungible, desgaste por
uso o daño inesperado. Cada servicio dispondrá de procedimientos y protocolos que
especifican los pasos para la detección de la carencia y las acciones a realizar.

NECESIDAD DE UN BIEN NUEVO

Avisar al responsable designado (por escrito)

Rellenar la ficha de pedido

Registrar el consumo del bien

Responsable nos da respuesta del tiempo

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4.1.3. Documentos para el control del trabajo

ORGANIZACIÓN DEL ORGANIZACIÓN DE

PERSONAL (RR.HH.) MATERIAL Y MOBILIARIO
(RECURSOS MATERIALES)

QUÉ PERSONAL VA A
ESTAR EN CADA
QUÉ MATERIAL Y
MOMENTO
ESTADO DEL MATERIAL

- CALENDARIO ANUAL - FICHAS PARA SOLICITAR

DE TRABAJO REPARACIÓN
- PLANNING DE - FICHA PARA SOLICITAR
TRABAJO REPOSICIÓN
- REGISTROS DE
INVENTARIO
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4.1.4. El expediente individual

Un
Un servicio
servicio del
del SAAD
SAAD debe
debe
disponer
disponer dede toda
toda la
la
documentación
documentación que que marca
marca lala
normativa
normativa vigente
vigente estatal
estatal yy
autonómica
autonómica para
para cada
cada persona
persona
usuaria,
usuaria, agrupada
agrupada en en el
el
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE INDIVIDUAL,
INDIVIDUAL, que que aa la
la
vez
vez estará
estará archivado
archivado yy guardado
guardado
para
para poder
poder ser
ser consultado
consultado concon
facilidad
facilidad por
por el
el personal
personal
autorizado.
autorizado.

Su ubicación y situación debe tener en cuenta el cumplimento de la LOPD (Ley

Orgánica de Protección de Datos) y el fácil acceso para el personal autorizado.
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4.1.5. Elementos
Los elementos básicos de un expediente son: documentación personal del usuario,
protocolos individualizados y documentación de seguimiento.
DOCUMENTACIÓN PROTOCOLOS DOCUMENTACIÓN DE
PERSONAL INDIVIDUALIZADOS SEGUIMIENTO
Documentación básica Todos los elementos del PAI Ficha de seguimiento y
de centro cumplimentados y control
actualizados
Documentación de la Curso del proceso
prestación del servicio
Resolución del plan de Informes
trabajo de servicios
sociales
Consentimientos Incidencias
Documentación sanitaria Otros (documentos
generados por el usuario)
Otros
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4.1.6. Informes

Documento redactado por un profesional o equipo en el que se incluye:

• La problemática y características de la persona
• Las intervenciones realizadas
• La evolución
• Los resultados obtenidos
• Las recomendaciones para futuras intervenciones.
Debe estar firmado por el profesional que lo ha realizado y también contener datos
básicos de filiación de la persona, así como la fecha en el que se realiza

4.1.7. Hojas de incidencia

Formulario diseñado para hacer constar un suceso o circunstancia que no se

contempla como normal o estándar en los procedimientos o protocolos.
En general suelen presentar la misma estructura:
• Espacio abierto para hacer constar la información
• Distintas opciones a señalar (marcar las opciones pertinentes)
• Campos delimitados para registrar categorías concretas.
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4.1.8. Protocolos de actuación individualizada

Documento que hay principalmente en el PAI, con la valoración, los objetivos y las
intervenciones previstas. Es la hoja de ruta de tratamiento de la persona usuaria.

4.1.9. Fichas de control de evolución y hojas de seguimiento sanitario

Los procesos de intervención efectuados en un caso se registran sistemáticamente, permitiendo:

DEMOSTRAR Y HACER CONSTAR EL TRABAJO REALIZADO

QUE TODO PROFESIONAL ESTÉ INFORMADO

SUSTITUCIONES DE PERSONAL

QUE EL MISMO PROFESIONAL QUE HACE EL SEGUIMIENTO Y EL

TRABAJO TRABAJE COHERENTEMENTE
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El registro de la atención directa a personas en SD puede realizarse en distintos formatos y
formas, según el criterio:

ACTIVIDAD DE
GRUPO
OBJETIVO DE
REGISTRO
FICHA INDIVIDUAL

PAPEL
CRITERIO FORMATO
DIGITAL

FICHAS DE CONTROL
DE EVOLUCIÓN
REGISTRO
FICHAS DE CONTROL
SANITARIO
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4.2. Registro de la información. Técnicas e instrumentos
El registro de la información se planifica y sistematiza para que el profesional tenga en cuenta
todos los elementos necesarios en una intervención concreta.
Cada ficha o seguimiento plantea un procedimiento característico de realización, proponiendo
también diferentes PARÁMETROS o CAMPOS a rellenar.

REGISTRO

MÁXIMO GRADO DE MÍNIMO GRADO DE

ESTRUCTURACIÓN ESTRUCTURACIÓN

Registro con campos a través Registro con campos de

de cruces, señales espacios amplios, para
predefinidas, códigos o escribir
números
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Dadas las ventajas e inconvenientes de cada modalidad, se suelen realizar REGISTROS MIXTOS.

PAUTAS PARA ESTRUCTURAR LOS REGISTROS

• Antes de escribir, debe pensarse en qué, por qué y

para quién va la información
• Exponer la información de forma ordenada y clara
• Registrar lo antes posible
• Cuando la jornada no permite ir registrando, llevar
un pequeño bloc de apuntes como medio de
consulta para la hora de registrar
• Debe escribirse un registro estándar y técnico
• Una vez realizado el registro, comprobar que
contempla toda la información que se pretendía y
que sea comprensible y esté ordenada
• Debe constar siempre la fecha y la persona que
realiza el registro
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4.3. Clasificación y archivo de la información. Técnicas e
instrumentos
Cualquier dispositivo gestiona un volumen grande de información. Clasificarla supone estipular
un orden
Por categorías diferenciadas.

El orden permite:
• Clasificar la información
generada de la forma más
sencilla y rápida
• Un fácil acceso a la
información, permitiendo
optimizar los procesos y
el tiempo invertido
• Evitar el caos y los errores
en la intervención
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4.3.1. La información

Cada información va contenida en un tipo de documentación, y esta se clasifica según los

criterios estipulados. Para que puedan ser clasificados, los datos generados han de presentar
unas características claras, con los parámetros o códigos bien
definidos.

En el caso de
documento-papel,
los parámetros o
códigos constarán en
la parte superior del
documento.
En el caso de formato
digital, la clasificación
viene dada por el
programa informático
que se utilice y por
los criterios de
clasificación.
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4.4. Transmisión de la información
Para transmitir una información, es necesario registrarla.
En el trabajo con personas en SD podemos diferenciar los siguientes
tipos de datos:

En cuanto a • Intervención realizada

la actividad • Respuesta de la persona o grupo (evolución)
asistencial • Planteamiento de nuevas intervenciones futuras

• Sobre usos de materiales y recursos

En cuanto a la • Sobre asistencia a reuniones
actividad no • Sobre aspectos laborales
asistencial • Sobre visitas externas a otros recursos
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4.4.1. Partes de incidencias

Hacen referencia a una anomalía en la ejecución de un trabajo estipulado. Se

diferencia de las hojas de incidencia en que hacen referencia a los procesos de
transmisión de la información entre:
- Los profesionales del equipo
- Entre el equipo y otros estamentos externos
- Entre el equipo y el usuario o familiares.

4.4.2. Informes de evolución

Deja constancia del desarrollo real del

proceso asistencial del usuario.
Es importante que transmita:
- La intervención realizada
- La respuesta a dichas intervenciones
- El estado actual de la persona, aspectos
relevantes
- A veces, el motivo que lleva a redactarlo.
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El informe es distinto
dependiendo si es
para profesionales del
propio equipo o si es
para otros equipos,
centros o entidades
externas.
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4.4.3. Recopilación de observaciones directas

En el trabajo cotidiano, el TAD continuamente observa aspectos diversos del usuario. Hay dos
tipos de información:
• La redundante: hace referencia a aspectos repetitivos, que siempre son iguales
• La diferente: las novedades.
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En la valoración de equipo ya se ha hecho constar el estado de la persona, aquellos
aspectos que en general se repiten (línea base de estado de la persona).
Así, en las observaciones posteriores no se debe anotar la información redundante,
los aspectos que se mantienen. En cambio, se deben anotar las diferencias, los
aspectos nuevos y nunca observados.

Estos pueden ser

indicadores de:

• Mejora del estado

del usuario
• Empeoramiento de
su estado
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4.5. Uso de aplicaciones informáticas de gestión y control
Una aplicación informática es un programa (software) creado como elemento
instrumental para permitir a las personas que lo usan realizar distintas tareas.
y tareas de los profesionales.

En un servicio del
SAAD, las
aplicaciones
informáticas van
dirigidas,
entre otras cosas, a:
• La gestión de los
expedientes
• El control de los
procesos.