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ALBARANES Y FACTURAS

1. EL SISTEMA TRIBUTARIO ESPAÑOL

Todas los procesos de la empresa deben estar


documentados, por dos motivos:

 Por el interés de la propia empresa: una


buena organización exige tener constancia de
todo lo que se ha hecho.
 Por obligaciones legales: la contabilidad o
las facturas, por ejemplo, debemos
conservarlas porque nos obliga el Código de
Comercio y otras leyes.
ALBARANES Y FACTURAS
El proceso de gestión administrativa para ser
eficaz debe reunir tres características:

 No debe ocasionar retrasos en otros


departamentos.

 Debe buscar la simplificación y la utilidad de la


información generada.

 Ha de ser riguroso y seguro.


ALBARANES Y FACTURAS

2. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL


PROCESO DE COMPRAVENTA

PEDIDO:

Es la petición de compra que hacemos a un proveedor para


que suministre bienes o servicios.
Nuestros clientes también nos harán pedidos (somos sus
proveedores).
Es un documento que no genera obligaciones ni derechos
porque es preciso que el proveedor acepte el pedido para
que empiece una relación comercial.
ALBARANES Y FACTURAS

Cuando redactemos un pedido no podemos


olvidar ningún detalle en referencia a la
compraventa que pretendemos realizar:

 Cantidad, precio, descuentos.


 Descripción exacta del producto que deseamos
recibir.
 Forma de pago.
 Lugar de entrega.
 Condiciones de pago.
 Gastos de transporte.
ALBARANES Y FACTURAS

ALBARÁN:
Una vez que el proveedor acepta el pedido, se dispone a
enviar la mercancía en las condiciones pactadas.
El albarán es el documento que acompaña a la mercancía, y
que justifica la entrega de la mercancía.

Hay dos tipos de albaranes:

Albaranes valorados: en ellos aparecen los precios.

Albaranes sin valorar: en ellos no aparece ningún precio,


sólo las cantidades.
ALBARANES Y FACTURAS

Deben incluir además de todos los detalles de la entrega


un apartado para observaciones: si el cliente debe anotar
algo en la firma del albarán es mejor que lo haga a que se
niegue a firmar o devuelva la mercancía.

Ejemplo:

 Faltan bultos.
 Hay algún paquete que viene abierto.
 Algo ha llegado roto.
ALBARANES Y FACTURAS

FACTURA:
Es el documento que justifica de manera legal una
compraventa. A partir de este momento, se generan
obligaciones y derechos para ambas partes:

 Pago de la deuda.
 Garantía.

Aunque el IVA puede aparecer en el albarán, no es obligatorio.


En las facturas es obligatorio que aparezca el IVA de
manera separada de los precios.
ALBARANES Y FACTURAS

Otros requisitos que debe reunir una factura


son:

 Identificación del vendedor y del comprador: Razón social,


domicilio y NIF/CIF.
 Debe estar numerada y aparecer la fecha de emisión.
 Identificación exacta de los bienes entregados.

 Debemos conservarlas un mínimo de 6 años. Las facturas


de compra de bienes de equipo debemos guardarlas
durante 10 años, y las de bienes inmuebles durante 15
años.
FACTURA PRO FORMA

Una factura pro forma es un documento que se


envía a un comprador en determinadas
circunstancias, por lo general antes de todos los
detalles de la factura se conocen.

Una factura pro forma no es una factura real, es


simplemente un documento que declara el
compromiso del vendedor de proporcionar los
bienes o servicios especificados al comprador a
un precio determinado.

Facturas pro forma no se registran como cuentas


por cobrar por el vendedor ni están registrados
como cuentas por pagar por el comprador.
FACTURA PRO FORMA
• ¿Cuando se utiliza una factura pro forma?

Si tiene que emitir un documento de ventas de


bienes o servicios que no ha facilitado aún,
puede emitir una factura pro forma para ofrecer
bienes o servicios a los clientes.

Facturas pro forma se utiliza a menudo para


declarar el valor de las mercancías en las
aduanas

Es obligatorio que en este documento se incluya de


forma visible la expresión “factura pro forma”
para que no existan confusiones.
FACTURAS DE PROFESIONALES
Los profesionales deben emitir factura por los
servicios prestados

Estas serán como las facturas normales con


algunas particularidades tales como el IRPF o el
IVA según corresponda.

El IRPF será del 21% sobre la base imponible


durante todo el 2018.

Los profesionales que inicien por primera vez la


actividad podrán aplicar durante los tres primeros
años el 9% (2018).(tipo reducido)
Las retenciones se descuentan de las facturas
FACTURAS DE PROFESIONALES

• Respecto al IVA se aplicará el 21% en las


actividades empresariales y profesionales
que no estén exentas de tal impuesto
- ejemplo: la formación (exenta de IVA)

• Por lo tanto veremos en la factura dos


tipos aplicables, uno se descontará de la
factura y el otro la aumentará.
• El IVA será positivo y el IRPF negativo
LA FACTURA SIMPLIFICADA
• La factura simplificada y el tícket

A partir de 2013, con la entrada en vigor del


nuevo Reglamento de Facturación, la factura
simplificada sustituye al tícket que hasta ahora
se admitía en operaciones de hasta 3.000 euros
IVA incluido en actividades como la venta al por
menor, la hostelería o el transporte de personas
(taxis) entre otras.
A partir de ahora cualquier autónomo podrá
emitir facturas simplificadas en operaciones de
hasta 400 euros IVA incluido.
LA FACTURA SIMPLIFICADA
• ¿Qué datos debe contener una factura simplificada?

Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro


de cada serie será correlativa.
Fecha de expedición de la factura. En caso de que sea diferente,
también habrá que incluir la fecha de realización del trabajo o en
que se haya recibido el pago anticipado.
Número de identificación fiscal (NIF) del obligado a expedir factura.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del
obligado a expedir factura.
Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios
prestados.
Tipo impositivo de IVA aplicado y opcionalmente, también la
expresión «IVA incluido».
El importe total a pagar.
NIF, domicilio del destinatario y cuota tributaria (retención
IRPF), cuanto el destinatario sea empresario, profesional o no lo
sea, así te lo pida para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales
o para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
LA FACTURA ELECTRÓNICA

Hace tiempo que está claro


que la factura electrónicaes
el modelo de factura que se
va a imponer en breve, desplazando
definitivamente a la factura en papel.
De hecho, el nuevo reglamento de facturación
que ha entrado en vigor otorga ya el mismo
tratamiento a la factura electrónica que a la
factura en papel.
FACTURAS RECTIFICATIVAS

• Es un documento que detalla alguna corrección en la


factura ordinaria o agrega algún dato que sea necesario y
tendrá la misma validez legal que la factura.

• Los requisitos que debe cumplir la factura rectificativa son


los mismos que los de una factura ordinaria, pero
contendrá a mayores los datos identificativos de la factura
que modifica y el detalle de la rectificación efectuada.

• Deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en


que la factura original, bien sea normal o simplificada,
contenga algún defecto de contenido.

• El defecto puede consistir en algún error o falta de datos


del emisor o del destinatario, fecha o numeración de la
factura o algún equívoco en la descripción del concepto.
FACTURAS RECTIFICATIVAS
• También será obligatoria su expedición si la cuota impositiva
repercutida es incorrecta o para recuperar las cuotas
repercutidas en el caso de créditos incobrables.
• No se expedirá factura rectificativa por la devolución de
mercancías, envases o embalajes en virtud de un suministro
regular con el mismo destinatario. Los importes se
descontarán en facturas posteriores, siempre que el tipo
impositivo aplicable a todas las operaciones sea el mismo.
• Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en
un único documento, siempre que se identifiquen todas las
facturas rectificadas.
• Las facturas que se expidan en sustitución o canje de
facturas simplificadas expedidas con anterioridad no
tendrán la condición de rectificativas, siempre que las
facturas simplificadas expedidas en su día cumpliesen los
requisitos establecidos
RECARGO DE EQUIVALENCIA
EN LAS FACTURAS

¿En qué consiste el recargo de Equivalencia?

• Para el comerciante minorista supone pagar un


IVA algo más alto del normal a cambio de no
tener que presentar declaraciones de IVA a
Hacienda. De esta manera paga el IVA
directamente a su proveedor y se simplifica
mucho su gestión del IVA. Sólo se aplica en
facturas de bienes correspondientes a
mercaderías o género.
• Es el proveedor del comerciante el que debe
incluir el recargo de equivalencia en sus
facturas.
RECARGO DE EQUIVALENCIA
EN LAS FACTURAS

• El 5,2% para los artículos que tienen un


IVA al tipo general del 21%.
• El 1,4% para los artículos que tienen un
IVA al tipo reducido del 10%.
• El 0,5% para los artículos que tienen un
IVA al tipo reducido del 4%.
• El 0,75% para el tabaco.

EJEMPLO: la factura llegará con dos tipos de


IVA aplicables forzosamente.
BI 1000€ + 21%+5.2%
DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO

3. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO

RECIBI:
Es el documento que justifica la entrega de una cantidad de
dinero. Cada vez que cobremos o paguemos una cantidad
de dinero deberíamos rellenar uno de estos.

Es obligación del vendedor justificar la entrega del dinero por


parte del cliente.
DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO

3. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO

CHEQUE:
Es un documento mercantil que incluye una
orden de pago dirigida a un banco (en donde
tenemos cuenta con saldo suficiente).

Al ser un documento mercantil tiene valor


ejecutivo: en caso de impago, no necesito
probar que la deuda existe, si denunciamos
el impago, el pagador es automáticamente
declarado culpable.
DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO

Al portador: El beneficiario (o sea, el que lo puede


cobrar) es el que lo tenga.

Nominativo: El beneficiario es la persona o empresa


cuyo nombre figura en el cheque. En este caso, el cheque
puede ser transmitido o entregado a otra persona mediante
lo que se llama el endoso, que consiste en que el
beneficiario original escribe en el documento el nombre del
nuevo beneficiario y lo firma. Los cheques nominativos
pueden incluir cláusula "a la orden", que permite
expresamente su endoso o traspaso a otra persona, o la
cláusula "no a la orden" que impide su transmisión
mediante endoso.
DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO
Cheque cruzado: Sólo se puede cobrar a través de
una entidad bancaria para que ésta a su vez lo cobre. La
acción de "cruzar" un cheque, que consiste en dibujar dos
barras paralelas en la cara anterior del mismo para
dificultar su cobro en caso de pérdida o robo. Puede ser
realizada por el que lo expide (el librador) o por el que
tiene el documento en su poder (el tenedor).
DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO

Cheque para abonar en cuenta:


Sólo se puede cobrar mediante el abono en una cuenta
bancaria. O sea: no se puede cobrar en efectivo. Incluye
la expresión “abonar en cuenta”.

Cheque bancario: El que firma el cheque (el librador) es


la propia entidad bancaria que debe pagarlo (el librado).
DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO

Cheque conformado:
Es aquel en el que la entidad bancaria que ha
de pagarlo asegura al que lo va a cobrar que el
que expide el cheque tiene fondos y que en
consecuencia se pagará. Para ello, la entidad
anota en el documento la expresión "conforme",
"certificado" u otra parecida y la firma. Para
garantizar la operación, la entidad retiene al que
expide el cheque la cantidad necesaria para
pagarlo, además de la comisión que
corresponda.
DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO
TRANSFERENCIA:

Es una orden dirigida a un banco (donde tenemos


cuenta) para que traslade una cantidad a otra
cuenta bancaria (normalmente de un
proveedor o de un trabajador) para saldar una
deuda que tenemos.

Cuando la transferencia tiene lugar entre cuentas


de la misma entidad de crédito, la operación
se suele denominar “traspaso interno”.
DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO

PAGARÉ:
 Es un documento mercantil que contiene una promesa de
pago (las promesas se cumplen en el futuro). Es decir, es
un medio de pago a crédito. El pago se realiza a través de
una cuenta bancaria.
 Al igual que el cheque tiene valor ejecutivo, se puede
endosar, y pueden aparecer avalistas que garanticen el
pago.
DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO
LETRA DE CAMBIO:
Es un documento mercantil que contiene una orden de cobro en
una fecha determinada. En la práctica, tiene la misma
validez y la misma utilidad que el pagaré.

A diferencia del pagaré (sólo lo firma el cliente), las letras deben


ir firmadas por el cliente y el proveedor.
DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO

Las diferencias: (entre letra de cambio y el


pagaré)

• Elementos personales:
En la tetra de cambio son el girador o librador, el girado o
librado y el tomador o beneficiario; en el pagaré son dos:
el suscriptor y el tomador o tenedor. El suscriptor equivale
al aceptante de una letra de cambio

• Contenido:
La letra de cambio es concretamente una orden de pago,
mientras que el pagaré es una promesa de pago

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