LEGISLACIÓN DOCUMENTAL

SENA VIRTUAL
 
Nombre: José Pablo Sánchez Ramírez
 Cedula: 391501 Extranjería
 
 
Programa de Formación: Legislación Documental 
ACTIVIDAD 3
 
2015
 CAPÍTULO III

El Sistema de Gestión Documental

Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades

deben contar con un sistema de gestión documental que permita.
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de
cuadros de clasificación documental.

La importancia en la empresa privada:

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia
para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación
sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas de retención documental
(TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.

la clasificación funcional de los documentos/expedientes.

La importancia en la empresa privada:
El establecimiento del período de conservación de los documentos por las comisiones
calificadoras que correspondan. El acceso completo e inmediato a los documentos a través de
un sistema que permita la consulta durante todo el período de conservación del documento. La
adopción de medidas para asegurar la conservación del documento a lo largo del ciclo de vida.
La coordinación horizontal entre el responsable de gestión de documentos y los restantes
servicios interesados en materia de archivos. La transferencia entre los repositorios
electrónicos. La formación tecnológica del personal responsable de la ejecución y control de
la gestión de documentos.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un período de
transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de empresa y del tipo de
documentos. Esto implicará decidir que archivos son Semi-activos o Inactivos y expurgar los
archivos antes de transferir.

Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo,
teniendo en cuenta sus necesidades.
El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para
imponer que se sigan las normas.
Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para
dar información. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen.
Para llevar este control podemos disponer de:
Archivo recordatorio.
Archivo de asuntos pendientes.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries.

Cuando se va a trabajar con Series Documentales en los Archivos se debe estar muy atento
a verificar en un momento inicial la historia, vida y fuentes documentales de las cual se
sirve la Archivística Moderna para su integración, ya que estas series se encuentran
constituida por documentos que son el resultado de la repetitividad de los procesos y
procedimientos administrativos, mantenidos juntos por estar relacionados con una función
en particular. Este concepto es primordial para la buena organización de los archivos, ya
que esta es la unidad por excelencia sobre la cual gira la totalidad de los procesos
documentales en la toma de inventarios, establecimiento de plazos de retención, unidad de
referencia en la descripción documental y control físico de la entrada y salida de
documentos en los archivos
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo
plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
La conservación es el conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia
intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo (Guía de aplicación de la NTI de
Política de gestión de documentos electrónicos).
La conservación persigue el mantenimiento del contenido, contexto y componentes del
documento y su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica a lo largo del tiempo.
Las normas, requisitos y políticas de conservación se tendrán en consideración desde el mismo
instante en que se capture el documento. Para asegurar y garantizar la conservación de los
documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Todo expediente administrativo electrónico deberá tener aprobadas e implantadas previamente las
disposiciones de conservación, acceso y transferencia, en su caso, que le sean de aplicación, y que
serán fijadas por la Comisión General de Valoración Documental en la correspondiente tabla de
valoración documental de la serie documental de la que forme parte, junto con indicación de qué
documentos deberán conservarse y durante qué plazo de tiempo.
A todo documento electrónico en fase de archivo se le asignará los metadatos de archivo y
conservación correspondientes.