Está en la página 1de 12

ARCHIVO EMPRESARIAL

CONCEPTO DE ARCHIVO
EMPRESARIAL
conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de
acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También
denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la
documentación. 
DEFINICIÓN DE DOCUMENTO Es toda actividad humana fijada en un soporte
perdurable. Según la finalidad que persiguen.

los documentos se clasifican en:

DOCUMENTOS DISPOSITIVOS: Son aquellos que imparten normas de


obligatorio cumplimiento, leyes, decretos, ordenanzas, resoluciones, acuerdos.
DOCUMENTOS INFORMATIVOS: Estos conforman la generalidad de los
documentos dentro de una gestión administrativa: cartas, circulares, memorandos,
presupuestos, entre otros.
DOCUMENTOS TESTIMONIALES: Son aquellos que sirven como prueba o
testimonio. Dan fe de que el hecho sucedió. Balances anuales, contratos, propiedad un
inmueble, entre otros.
FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS
Los archivos están llamados a ser

CENTROS ACTIVOS Y DINÁMICOS DE DOCUMENTACIÓN E


INFORMACIÓN: porque conservan el patrimonio histórico de la empresa.
CENTROS VITALES DE ESTUDIO E INVESTIGACIÓN: por ser una
fuente primaria. El archivo sigue siendo el depósito de los documentos
originales.
CENTROS DE DESARROLLO DE LA EMPRESA Y EL PAÍS: aportan
una eficaz ayuda a la gestión administrativa, educativa, cultural, religiosa y
política, entre otros.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

SEGÚN LA CONTINUIDAD DE UTILIZACIÓN

Activo: se refiere a aquellos documentos que son de consulta permanente como:


hojas de vida, contratos, resoluciones y demás papeles específicos de cada oficina.

Semiactivo: documentos cuya consulta se hace en intervalos determinados (una o


dos veces por año).

Permanente o pasivo: su uso es muy reducido. Ej: papeles de constitución de la


empresa.
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA

Centralizado: un solo archivo para toda la empresa. Una sola dependencia,


destinada al archivo, maneja y controla toda la información. Reduce costos de
material, equipo, tiempo y espacio.

Usos: Para toda la documentación de la pequeña y mediana empresa


Descentralizado por dependencias o departamentos: Un archivo para cada
departamento. Aumenta costos de espacio, equipo, material y tiempo.
Descentralizado con control central: hay un archivo para cada departamento,
pero todo documento que esté archivado en este, debe tener copia en el archivo
central.

Usos: Para las oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones.


SEGÚN SUS USUARIOS

Individual: el empleado mantiene un pequeño archivo personal


organizado de acuerdo a sus necesidades.

Departamental: uno para cada Departamento Centralizado


Descentralizado

General: contiene los documentos de toda la empresa que deben ser


guardados y conservados.
SEGÚN SU POSICIÓN
Archivador Vertical: Las gavetas van sobre dispositivos que aseguran su
fácil manejo.

Archivador Horizontal: mueble generalmente cerrado, destinado a la


clasificación horizontal. El conjunto se cierra con 1 o más cortinas de
lámina.
Archivador Lateral: permite la clasificación suspendida lateral. Se conoce también como archivar de
basculante o de válvula. Es el que se usa en las bibliotecas por ejemplo

Archivador giratorio: consta de hileras circulares; cada hilera se mueve independientemente.

Archivador mecánico: El archivista tiene acceso a cualquier sección, donde desee archivar o localizar un
documento o
RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO

 Para archivar conserve este orden: inspeccione, clasifique, marque, distribuya y


coloque los documentos en las respectivas carpetas.

 No deje las gavetas abiertas.

 Deje un espacio de 10 a 15 cm. Entre cada carpeta.

 Use carpetas de colores (rojo en Contabilidad)

 No tome las carpetas por la pestaña

 Evitar los archivos personalizados y de memoria, sin organización técnica


alguna.

 Sólo las personas autorizadas lo deben manejar.


RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO

 Use un tarjetero y lleve el control de los préstamos

 Rotule las gavetas

 No guarde objetos personales dentro de los archivos

 Archive diariamente, no deje acumular papeles

 Evite archivar papeles innecesarios

 No introduzca papeles desordenadamente dentro de las carpetas

 Revise periódicamente el archivo y actualícelo  A los 10 años se saca un acta


especial para que la notaría autorice pasar los documentos contables a una disco óptico o
CD