03

Rol Planificador

Oficina de Transformación 1
Telefónica Telecom
IMPACTO
IMPACTO DEL
DEL ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

Confirmación y balanceo de técnicos – Cobra Bogotá

Distribución de técnicos por ocupación de la agenda

16,0
60%
Planificada
18
14,0
52% Asignada
16
50% 17 12,0
14

Horas Agendadas
40% 36% 10,0
12
12 Agendamiento
10 8,0
30% ideal : Entre 6 y 8
8 horas a cada
6,0
tecnico
20% 6
4,0
12%
4
10% 2,0
4 2
0% 0%
0% 0,0
0
Tecnicos
< 2 Horas
0 2- 40
Horas 4 - 6 Horas 6 - 8 Horas > 8 Horas

Desviación de los técnicos respecto a la media Desagregación del GAP de agendamiento

1
80% 30
73% 4%
70%
25
60%
24
20 12
50%
47%
40% 15 13
30%
49%
10
20% 15%
9% 5
10% 3% 5 0%
0% 3 0
1
< -40% Entre -40% y -20% Entre -20% y +20% Entre +20% y +40% > +40%
0
Demanda Balanceo Gestión

Indice de balanceo : 82% Media : 7,6

IMPACTO
IMPACTO DEL
DEL ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

Confirmación y balanceo de técnicos – Cobra Bogotá resultados

Agendamiento 02 Sep 11 Agendamiento 23 Nov 11

Resultados de productividad 02 Sep 11 Resultados de productividad 02 Sep 11

Cantidad de Técnicos 34
Cantidad de Técnicos 41
Cantidad de actuaciones 121
Cantidad de actuaciones 117
Productividad Total 5,0 Productividad Total 5,7

Distribución de Técnicos según su productividad Distribución de Técnicos según su productividad

17 13

10
12

9
6
4

2 1 1

<2 2-4 4-6 6-8 >8 <2 2-4 4-6 6-8 >8
IMPACTO
IMPACTO DEL
DEL ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

Comparativo localidades principales

Agendamiento 23Nov – Localidad Cartagena Agendamiento 23Nov – Localidad Barranquilla

Resultados de productividad 02 Sep 11 Resultados de productividad 02 Sep 11

Cantidad de Técnicos 60 Cantidad de Técnicos 40
Cantidad de actuaciones 180 Cantidad de actuaciones 117
Productividad Total 4,9 Productividad Total 4,7

Distribución de Técnicos según su productividad Distribución de Técnicos según su productividad

10 12 12
9
8

6
4
3 3
1

<2 2-4 4-6 6-8 >8 <2 2-4 4-6 6-8 >8
IMPACTO
IMPACTO DEL
DEL ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

Comparativo localidades principales

Agendamiento 23Nov – Localidad Cúcuta Agendamiento 23Nov – Localidad Ibague

Resultados de productividad 02 Sep 11 Resultados de productividad 02 Sep 11

Cantidad de Técnicos 19 Cantidad de Técnicos 31
Cantidad de actuaciones 60 Cantidad de actuaciones 128
Productividad Total 5,1 Productividad Total 5,9

Distribución de Técnicos según su productividad Distribución de Técnicos según su productividad

6 8
7
6 6
4 4
3 4

<2 2-4 4-6 6-8 >8 <2 2-4 4-6 6-8 >8
ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

¿ Que hace un planificador ?

 Revisa y analiza diariamente los volúmenes de trabajo que están demandando

los territorios.
Chispas!! Se
desbordaron las
BALANCEO
BALANCEODE
DETERRITORIOS
TERRITORIOS
altas de dúo en el
Dias
Diasbolsa
bolsapor
porterritorio
territorio
4,50
4,50 territorio C2-D1
4,00
4,00
3,50
3,50 Desviacion
Desviacion de
delos
losterritorios
territoriosrespecto
respectoalalpromedio
promediode
dedias
diasbolsa
bolsa
3,00
3,00
Cant
Cantde
deterritorios
territoriosen
enelelrango
rango %%de
deterritorios
territoriosen
enelelrango
rango
2,50
2,50
12
12 46% 50%
50%
2,00 46%
2,00
1,50 10
10
1,50 40%
40%
1,00
1,00 88
0,50 30%
0,50 30%
4,3
4,3 3,6
3,6 3,2
3,2 3,2
3,2 3,1
3,1 3,0
3,0 2,9
2,9 2,6
2,6 2,4
2,4 2,2
2,2 1,5
1,5 1,5
1,5 1,5
1,5 1,4
1,4 1,4
1,4 6 1,3
1,3 1,1
1,1 1,0
1,0 1,0
1,0 1,0
1,0 0,8
0,8 0,6
0,6 0,5
0,5 0,3
0,3
0,00 6 21%
21%
0,00
20%
20%
44 13% 13%
13% 13%
8%
8% 10%
22 10%

11
11 33 33 55 22
00 0%
0%
<<-40%
-40% Entre
Entre-40%
-40%yy-20%
-20% Entre
Entre-20%
-20%yy+20%
+20%Entre
Entre+40%
+40%yy+20%
+20% >>+40%
+40%

Índice
Índicede
debalanceo
balanceo: 53,0%
: 53,0% Promedio
Promediodías
díasbolsa
bolsaDpto:
Dpto:2,4
2,4

**Para
Paraleer
leermejor
mejorlos
losnombres
nombresde
delos
losterritorios,
territorios,dar
darclick
clicken
enlalagrafica
graficayyubicar
ubicarelelcursor
cursorsobre
sobrelalabarra
barra

El monitoreo permanente de los territorios es necesario para:

 Detectar y gestionar oportunamente los represamientos de trabajo, a nivel de
territorios y skill específicos.
 Valorar la eficacia de la configuración de territorios y gestionar los ajustes
requeridos.
ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

¿ Que hace un planificador ?

 Gestiona de manera permanente y con alta precisión la actualización del árbol de

territorios, de acuerdo a los cambios en el flujo de solicitudes y las necesidades de la
operación.

Con la entrada de nuevos productos también es necesario actualizar la configuración de

territorios, monitorear el desempeño del sistema y gestionar los ajustes realizados hasta
alcanzar su estabilización.
ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

¿ Que hace un planificador ?

 Ejecuta en tiempo real acciones correctivas para evitar impactos en los resultados de la
operación, analiza el motivo de la desviación encontrada y emprende planes de acción.

 Acciones correctivas de urgencia pueden implicar decisiones como tomar

temporalmente cuadrillas de mantenimiento para aprovisionamiento, dividir
cuadrillas, unir técnicos para configurar cuadrillas multiskill, sacar técnicos de un
territorio para apoyar otro, etc.
ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

¿ Que hace un planificador ?

 Identifica las cuadrillas que no están recibiendo automáticamente un flujo adecuado

de actuaciones.

Para que se dé de manera eficaz la asignación de trabajo al técnico hay que garantizar la
correcta configuración del recurso y sus asociaciones dentro del árbol de territorios de
Agenda SC.
ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

¿ Que hace un planificador ?

 El planificador prevé las necesidades de mano de obra por

cada proceso y skill de acuerdo a las metas comerciales y
operacionales (altas, plazos, infancias, reitero).

 El planificador controla la asignación correcta de usuarios y

dispositivos (PDA) a las cuadrillas para asegurar la trazabilidad de
la gestión. Esto es imprescindible para facultar a la EECC de
información que le permita medir el desempeño (productividad y
calidad) y gestionar óptimamente el desarrollo de sus recursos
humanos.

Tengamos
Tengamosel
elcontrol
controlde
denuestros
nuestrostécnicos
técnicos !!
ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

Perfil profesional del planificador

Formación requerida.
Profesional de ingeniería en rama afín a las telecomunicaciones e informática,
ingeniería industrial o administración de empresas

Experiencia.
 2 años como coordinador de instalaciones y/o mantenimiento de servicios de
telecomunicaciones de clientes masivos.
 Manejo exhaustivo de minería de datos con herramientas ofimáticas, tablas y
gráficos.
 Deseable experiencia en manejo de aplicativos de bases datos.

Competencias.
 Liderazgo
 Orientación a resultados
 Visión de negocio
 Innovación
ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

Funciones

Gestionar la configuración de los recursos de campo en Agenda SC

• Usuario de aplicación, rol y responsabilidad
• Turnos, viajes, calendario, sub-inventarios
• Asignación de skill’s
• Información de Domicilio y Grupo de despacho
• Información del dispositivo

Administrar la asignación de territorios a los técnicos

• Decidir sobre la asignación de territorios a las cuadrillas y actualizar los
cambios en AgendaSC
• Actualizar punto de partida de los técnicos

Gestión de territorios
• Monitorear el índice de planificación automática
• Mantener bajo control el índice de días bolsa por territorio y skill
• Balanceo de territorios y balanceo de técnicos
ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

Funciones

Hacer seguimiento a desempeño de cuadrillas

• Indicadores de productividad de las cuadrillas
• Uso de la PDA
• Registro correcto de información en la línea de trabajo

Planeamiento estratégico
• Validar y formular estrategias de zonificación y territorios
• Gestionar la migración a un nuevo árbol de territorios (cuando aplique)
• Presentar a la alta dirección los requerimientos de recursos de campo a
corto y mediano plazo
• Validar y formular la estrategia de configuración de los centros de
despacho.
IMPACTO
IMPACTO DEL
DEL ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

Beneficios posibles en ciudades principales típicas

Agendamiento 23Nov – Localidad Cartagena Agendamiento 23Nov – Localidad Barranquilla

Beneficios por aumento de producción Beneficios por optimizacion de cuadrillas Beneficios por aumento de producción Beneficios por optimizacion de cuadrillas

Cantidad de técnicos 57 Cantidad de técnicos 57 Cantidad de técnicos 46 Cantidad de técnicos 46

Prod. media (real ) 5,0 Prod. media (real ) 5,0 Prod. media (real ) 4,7 Prod. media (real ) 4,7
Prod. Total/ dia (real ) 285 Prod. Total/ dia (real ) 285,0 Prod. Total/ dia (real ) 216,2 Prod. Total/ dia (real ) 216,2
Prod. Total/ mes (*) 7.410 Prod. Total/ mes (*) 5.621
Prod. Media/ dia optimizada 6,0 Prod. Media/ dia optimizada 5,6
Prod. Total/ dia optimizada 342 Prod. media/ dia optimizada 6,0 Prod. Total/ dia optimizada 259,44 Prod. media/ dia optimizada 5,6
Prod. Total/ mes optimizada (*) 8.892 Equiv. cuadrillas subutilizadas/ dia 9,5 Prod. Total/ mes optimizada (*) 6.745 Equiv. cuadrillas subutilizadas/ dia 7,7
Diferencia de Prod. Mes (baremos) 1482,0 Costo medio/ cuadrilla mes $ 6.000.000 Diferencia de Prod. Mes (baremos) 1124,2 Costo medio/ cuadrilla mes $ 6.000.000
Precio medio baremo $ 25.000 Costo medio/ cuadrilla dia $ 200.000 Precio medio baremo $ 25.000 Costo medio/ cuadrilla dia $ 200.000
Valor total diferencia de prod. Mes $ 37.050.000 Ahorro potencial mes (*) $ 49.400.000 Valor total diferencia de prod. Mes $ 28.106.000 Ahorro potencial mes (*) $ 39.866.667

(*) Cantidad de dias productivos mes= 26

IMPACTO
IMPACTO DEL
DEL ROL
ROL PLANIFICADOR
PLANIFICADOR

Beneficios posibles en ciudades principales típicas

Agendamiento 23Nov – Localidad Cúcuta Agendamiento 23Nov – Localidad Ibague

Beneficios por aumento de producción Beneficios por optimizacion de cuadrillas Beneficios por aumento de producción Beneficios por optimizacion de cuadrillas

Cantidad de técnicos 24 Cantidad de técnicos 24 Cantidad de técnicos 20 Cantidad de técnicos 20

Prod. media (real ) 5,1 Prod. media (real ) 5,1 Prod. media (real ) 5,9 Prod. media (real ) 5,9
Prod. Total/ dia (real ) 122,4 Prod. Total/ dia (real ) 122,4 Prod. Total/ dia (real ) 118 Prod. Total/ dia (real ) 118,0
Prod. Total/ mes (*) 3.182 Prod. Total/ mes (*) 3.068
Prod. Media/ dia optimizada 6,1 Prod. Media/ dia optimizada 7,1
Prod. Total/ dia optimizada 146,88 Prod. media/ dia optimizada 6,1 Prod. Total/ dia optimizada 141,6 Prod. media/ dia optimizada 7,1
Prod. Total/ mes optimizada (*) 3.819 Equiv. cuadrillas subutilizadas/ dia 4,0 Prod. Total/ mes optimizada (*) 3.682 Equiv. cuadrillas subutilizadas/ dia 3,3
Diferencia de Prod. Mes (baremos) 636,5 Costo medio/ cuadrilla mes $ 6.000.000 Diferencia de Prod. Mes (baremos) 613,6 Costo medio/ cuadrilla mes $ 6.000.000
Precio medio baremo $ 25.000 Costo medio/ cuadrilla dia $ 200.000 Precio medio baremo $ 25.000 Costo medio/ cuadrilla dia $ 200.000
Valor total diferencia de prod. Mes $ 15.912.000 Ahorro potencial mes (*) $ 20.800.000 Valor total diferencia de prod. Mes $ 15.340.000 Ahorro potencial mes (*) $ 17.333.333

(*) Cantidad de dias productivos mes= 26