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2.

1FACTORES A REVISAR EN
UNA AUDITORIA T FUENTES
DE INFORMACION
Se refiere a los lineamientos de carácter general
que regulan la aplicación de la auditoría.
PROPOSITO

• El propósito es revisar y evaluar métodos y


actuación en todas las áreas, sin excepción. Los
factores a evaluar son las perspectivas
económicas, la estructura orgánica, el
cumplimiento de las políticas y procedimientos,
los métodos de protección sobre los bienes,
causas de variación con respecto a las metas
fijadas.
¿Qué cubre la planeación?
 Objetivo
 Factores a revisar
 Fuentes de información
 Investigación preliminar
 Preparación del proyecto de auditoría
 Diagnóstico preliminar
PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN – FACTORES A REVISAR PROPÓSITO ESTRATÉGICO

ETAPA  

PLANEACIÓN Definir el marco de actuación de la organización


• Visión
• Misión
• Objetivos
• Metas
• Estrategias/tácticas
• Procesos
• Políticas
• Procedimientos
• Programas
• Enfoques
• Niveles
• Horizonte
PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN – FACTORES A REVISAR ETAPA PROPÓSITO ESTRATÉGICO

ORGANIZACIÓN Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización


• Estructura organizacional
• División y distribución de funciones
• Cultura organizacional
• Recursos humanos
• Cambio organizacional
• Estudios administrativos
• Instrumentos técnicos de apoyo
PLANEACIÓN – FACTORES A REVISAR
ELEMENTOS ESPECÍFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL
• Informática Manejo alterno de la información
• Investigación y desarrollo Innovación de valor
• Marketing Desplazamiento y ubicación de productos
• Operaciones Generación de productos y/o servicios con un valor
agregado
• Proveedores Suministro de insumos
• Proyectos Promueven la unidad de propósito
• Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de
recursos
• Servicio a clientes Capacidad de respuesta
• Servicios gerenciales Desarrollo de condiciones de operación
• Sistemas Definen la distribución interrelacionada de componentes
PLANEACIÓN – FACTORES A REVISAR
ELEMENTOS ESPECÍFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL
• Informática Manejo alterno de la información
• Investigación y desarrollo Innovación de valor
• Marketing Desplazamiento y ubicación de productos
• Operaciones Generación de productos y/o servicios con un valor
agregado
• Proveedores Suministro de insumos
• Proyectos Promueven la unidad de propósito
• Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de
recursos
• Servicio a clientes Capacidad de respuesta
• Servicios gerenciales Desarrollo de condiciones de operación
• Sistemas Definen la distribución interrelacionada de componentes
FUENTES DE INFORMACION
• Las fuentes de información representan las instancias
internas y externas a las que se puede recurrir para captar la
información que se registra en los papeles de trabajo del
auditor
INTERNAS
• Órganos de gobierno
• Órganos de control interno
• Socios
• Niveles de la organización
• Unidades estratégicas de negocio
• Órganos colegiados y equipos de trabajo
• Sistemas de información
EXTERNAS
• Competidores actuales y potenciales
• Proveedores actuales y potenciales
• Clientes o usuarios actuales y potenciales
• Grupos de interés
• Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro
• Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o
normas regulatorias y de calidad
• Redes de información en el mercado global
PREPARACION DE
PROYECTO DE AUDITORIA
PREPARACIÓN DE UN PROGRAMA DE
AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

Este plan debe incluir:


*La selección del personal
Conviene dar la importancia apropiado
debida a la formulación de
Es indispensable contar con una política que señale: *La determinación del
la aprobación y pleno procedimiento
respaldo de la dirección. Objetivos y refleje un plan
bien definido para la *La implantación de un buen
consecución de los mismos. programa de adiestramiento
que mejore la eficacia de la
mano de obra
*El establecimiento de una
base de control de tiempo.
*El costo.
El objetivo es sacar a luz deficiencias o irregularidades
examinados dentro del sector de la empresa y apuntar los
posibles remedios.

El auditor encargado del programa tiene que decidir


cuales factores son los más necesarios para alcanzar
los objetivos.

Para estructurar un programa que de buenos resultados en


una organización grande o pequeña, el alcance o proyección
es básico, ya que la amplitud de cobertura es de suma
importancia.
Puede abarcar una
Un equipo así está empresa en su
capacitado para llevar a totalidad o un sector
cabo evaluaciones en de ella, hasta el nivel
casi cualquier área de la más bajo de
empresa. supervisión.

Auditoria
administrativa

El grupo de auditoría
Por lo general, la
debe figurar en un auditoria se
punto de la acomoda el área
organización, donde sometida a
pueda operar estudio.
debidamente.
La auditoria puede formar
parte de las actividades:

Cualquier otra Departamento Sección de


unidad de la de servicios auditoría
empresa administrativos interna

Sección de
planeación Departamento Departamento
administrativa de control de métodos
administrativo
Personal necesario para auditoria
Es importante que todas las personas Esta preparación incluirá un
escogidas y destinadas al grupo de adiestramiento completo en:
auditoría posea una buena
comprensión de:
*Teoría *Administración de
*Conocimiento de los empresas
fundamentos de la *Contabilidad (teoría de la
organización y auditoria)
administración Materias afines, como son:
*Los principios para *Economía
métodos eficaces de * Finanzas
control
* Compras
* Los requerimientos para
llevar a cabo evaluaciones *Distribución
científicas. *Estadística, etc.
2.3 Diagnóstico empresarial
Para descubrir
Proceso analítico
que permite conocer Áreas de
la situación real de Problemas oportunidad
la organización.
Con el fin de Corregir Aprovechar
CONDICIONES PARA
LLEVAR A CABO EL
DIAGNÓSTICO
ORGANIZACIONAL
1.El cliente debe de estar dispuesto a realizar los cambios
resultantes del diagnóstico.

2.El cliente debe dar amplias facilidades al consultor para la


obtención de información.

3.El consultor manejará la información que se obtenga del


proceso en forma absolutamente confidencial.

4.Proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del


diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

5. El éxito o fracaso depende en gran medida del cliente y del


cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.
DIAGNÓSTICO
ORGANIZACIONAL

Se divide en

Diagnóstico Diagnóstico
funcional cultural
• Producción.
Formales e
Examina • Satisfacción del personal.
informales de la
estructuras • El mantenimiento de la organización.
comunicación
• La innovación.

• Formal e informal.
• Nivel interpersonal
• Grupal • Públicas
Comunicación
DIAGNÓSTI Objetivos Evaluar • Departamental • Privadas
CO • Interdepartamental.
FUNCIONA • Externa de la organización
L
• Entrevista
• Cuestionario
Métodos y • Análisis de las redes de comunicación
técnicas • Entrevista grupal
• Análisis de experiencias críticas de comunicación
• El análisis de la difusión de mensajes.
• Valores
• Principios básicos de una organización
• Ritos
Descubrir
• Mitos
• Filosofía
• Valores

• Espirituales: Ideología / filosofía, símbolos, mitos e historia.


Manifestaciones • Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y
DIAGNÓSTICO
CULTURAL conceptuales y formas de interacción.
simbólicas • Estructurales: Políticas y procedimientos, normas, sistemas de
status internos, estructura del poder.
• Materiales: Tecnología, instalaciones, mobiliario y equipo

• Observación.
Cualitativo • Entrevistas individuales
Métodos y
• Análisis de documentos
técnicas

Cuantitativo • Encuesta
2.4INSTRUMENTACIÓN DE
AUDITORÍA
¿QUÉ ES?
Es la etapa en la cual se
seleccionan y aplican las
técnicas de recolección
más viables, así como la
supervisión necesaria para
mantener una
coordinación efectiva.
Cédulas de Trabajo Escalas de Supervisión de la
Se utiliza para Medición auditoría
La supervisión del
captar Sucesión de trabajo del personal
información medidas que asignado a la auditoría es
requerida de permiten necesaria para que los
que trabajan en todos los
acuerdo con el organizar datos niveles del examen
objeto y el alcance en orden comprendan los objetivos
de la auditoría. generales del mismo y los
jerárquico. procedimientos
necesarios para lograrlos.
Indicadores de Cuestionarios
Desempeño Se emplean para obtener
Es una herramienta que entrega
la información deseada
información cuantitativa
respecto al logro o resultado en a partir de una serie de
la entrega de productos (bienes preguntas que brinden
y servicios) generados por la un perfil completo de la
institución, cubriendo aspectos
cuantitativos o cualitativos. información.
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
Es la metodología que debe de aplicar el auditor interno en la ejecución de la
auditorías, el que se sustenta en un conjunto de herramientas y técnicas que
integran parte de los procedimientos generales de su trabajo para la
obtención de información y los métodos analíticos que empleara para
alcanzar los objetivos previstos.

RECOPILACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL


INFORMACIÓN EXAMEN
Los datos provienen de observaciones reales
o de documentos que se usan de manera El examen se inicia con la
cotidiana, es la parte que consume mayor presentación que debe hacer el
tiempo la cual la podemos obtener de: responsable de la unidad, del
a. Banco de datos
b. Entrevistas o cuestionarios personal que participara en la
c. Observación directa o mediciones auditoria, planeando el objetivo y
experimentales alcance del estudio.
ORGANIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN Y
EVIDENCIAS

Para el auditor obtener


información confiable representa
un punto de partida clave en la
realización de su actividad, ya
canalizada adecuadamente es
posible aprovecharla en todo
proceso de ejecución.
ANÁLISIS DE
INTERPRETACIÓN DE
INFORMACIÓN
Una vez realizados los procesos de recojo de
información, le siguen el procesos de organización
de los datos previo proceso de conteo (que hoy se
a facilitado gracias a los programas de
computadora) y otros que nos han originado
cuadros y datos diversos.
El proceso de análisis e interpretación es posible
si se ha organizado la información en base a la
variables propuestas, dándole así un “sentido” y
orden, es decir, se convierten en conocimiento
para el investigador.
HALLAZGOS DE LA
AUDITORÍA
La evidencia que encuentra el
auditor sobre el hallazgo debe
ser organizada de manera que
contenga los cuatro atributos de
hallazgo de auditoría, los cuales
son: condición, criterio, causa y
efecto. Su redacción será en
párrafos separados.
2.5 Técnicas y obtención de la información

Una vez definido:


• el objetivo
• alcance Se llevará a cabo la
• tiempo auditoría administrativa
• presupuesto La etapa de planeación
• determinado el personal

Obtención de la
información
• En esta etapa el auditor levantará información con el objeto
de examinar y evaluar como se está aplicando el proceso
administrativo.

• ¿si se han alcanzado?


Objetivos y las
• ¿ como y en que medida? políticas
La información que se
levante, debe ser: Le permita al auditor,
• Suficiente llegar a conclusiones
y elaborar
• Confiable
recomendaciones
• válida con bases sólidas
• sistemática
Las diferentes técnicas que el auditor puede aplicar en la obtención de
información.

Benjamín Franklin la define como: “consiste en reunirse


Entrevistas con una o varias personas y cuestionarlas orientarlas
para obtener información.”

Para ello el auditor elaborará una guía de entrevista, la cual


contendrá preguntas básicas sobre la información que se desea
obtener de determinada área u puesto de la empresa.
la base del diseño de cada entrevista dependerá del objetivo que
el auditor quiera alcanzar y la información que desea obtener.
• Cuestionarios Benjamín Franklin la define como:
“se emplean para obtener
información deseada en forma
homogénea. Están constituidos por
series de preguntas, escritas,
predefinidas, secuenciadas y
separadas por capítulos y
temáticas”
Observación directa

• Estos datos los debemos


sistematizar.
• Se deben registrar, si no pueden
perder su validez, el registro de
la observación lo podemos llevar
a cabo en la auditoria.
Ejemplo

• En una auditoría de instalaciones


• por medio de lista de checado o check list, en donde escribiremos
mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a
auditar de las instalaciones de la empresa para ir “palomeando” el
estado físico en que se encuentran las instalaciones.
ESCALAS DE MEDICION Y
PAPELES DE TRABAJO
MEDICIÓ
N La medición se puede visualizar
desde dos perspectivas: de forma y
de fondo. Para la primera se utilizan
las escalas de medición; para la
segunda, los componentes del
proceso administrativo, elementos
específicos e indicadores.
ESCALAS DE MEDICIÓN

Se emplean con el fin de garantizar


la confiabilidad y validez de la
información que se registra en los
papeles de trabajo, particularmente
en los casos en que las preguntas
sean abiertas o de código múltiple
que puedan propiciar una
interpretación muy general o
errónea.
Posteriormente servirá para lograr una
Eliminan la ambivalencia y centran los
mayor veracidad en las observaciones,
criterios para valorar de manera
conclusiones y recomendaciones que
objetiva la información.
se formulen en el informe de auditoría.
COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y
ELEMENTOS ESPECÍFICOS

Debe hacerse considerando las variables que


influyen en el desempeño de una organización,
como su naturaleza, campo de actuación,
tamaño, giro industrial y enfoque estratégico.
Convirtiéndose en el marco de referencia para
definir la jerarquía de los aspectos a auditar.

Establecer las prioridades de las acciones a


analizar y

Precisar el valor de las cifras y


comportamientos que se obtengan.
PAPELES DE TRABAJO
El auditor tiene que hacerlo en papeles de
trabajo, para ordenar, agilizar e imprimir
coherencia a su trabajo

Registros donde describen técnicas y


procedimientos

Pruebas realizadas

Información obtenida y las


conclusiones a las que se llega.
2.7 Evidencias

• 2.7 Evidencias
¿Qué es?
• “La evidencia de auditoría es la información que obtiene el auditor
para extraer conclusiones en las cuales sustenta su opinión”

La comprobación Constituye un
fehaciente de elemento
• Los juicios y
hallazgos durante el
Representa relevante
• Conclusiones
ejercicio de la para
auditoria fundamentar

Que formula el
auditor
Clasificación de evidencias
Física
• Se obtiene mediante inspección
u observación directa de las
actividades, bienes o sucesos y se
presenta a través de notas
fotografía, gráficas, cuadros, mapas
o muestras materiales.
Documental
• Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida
en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y
toda clase de comunicación producto del trabajo.
Testimonial .

•Se consigue de toda persona que realiza declaraciones


durante la aplicación de la auditoría.
Analítica.
• Comprende cálculos comparaciones, razonamientos y
desagregación de la información por áreas apartados o
componentes.
¡Cuidado!
La información debe ser
Suficiente Relevante Competente Pertinente
• Si es la necesaria • Cuando aporta • Si cumple con ser • Cuando existe
para sustentar los elementos de juicio consistente, congruencia entre
hallazgos, para demostrar o convincente, las observaciones,
conclusiones y refutar un hecho de confiable, y ha sido conclusiones y
recomendaciones del forma lógica y clara. validada. recomendaciones de
auditor. la auditoría.
2.8 SUPERVISION
La supervisión en forma
general es la habilidad para
trabajar con un grupo de
personas sobre las que se
ejerce autoridad, encaminada
a obtener de ellos el máximo
rendimiento y eficacia, es un
esfuerzo combinado para
llevar a buen cumplimiento el
trabajo asignado.

En el proceso de auditoría, la supervisión es la


función encargada de participar activamente en
sus aspectos más importantes, así como de
vigilar el trabajo de auditoría realizado por los
miembros del equipo, con el propósito de que se
cumplan los objetivos y metas programadas con
sujeción a las disposiciones legales y
normatividad vigente.
OBJETIVO Los auditores supervisores tendrán la
responsabilidad de cerciorarse que el personal
encargado de efectuar la auditoría reciba la
orientación que garantice:

El Trabajo realizado por el


equipo de auditores será
supervisado en forma  la ejecución correcta
sistemática y oportuna del trabajo
durante el proceso de la  el logro de los
auditoría para asegurar que objetivos de la
estén cumpliendo con las auditoría
normas profesionales.  la debida asistencia y
entrenamiento en el
trabajo.
Revisión del programa de trabajo

Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores


Para tener la seguridad
de que se aplica y
respeta el programa Aclaración oportuna de dudas
aprobado, es
necesario ejercer una
estrecha supervisión
Control del tiempo invertido en función del estimado
sobre el trabajo que
realizan los auditores
esta supervisión
comprende: Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo

Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para


cerciorarse de que están completos y cumplen con su
propósito.
El  trabajo de supervisión
caerá en la persona de
mayor jerarquía, es decir, el
Auditor Principal debe ser un
Contador Público Titulado FACTORES QUE DETERMINAN EL GRADO DE SUPERVISION
con una amplia experiencia
profesional, que será la 1. complejidad del asunto en particular.
persona que guiará a los
Auditores Ayudantes a 2. la capacidad y experiencia del personal asignado como
obtener los resultados miembro del equipo de auditoria.
deseados.
DOCUMENTACION DE LA SUPERVISION – EVIDENCIA
PARA DEJAR EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO DE LA SUPERVISION, NO IMPORTANDO QUE SEAN PAPELES DE TRABAJO
MANUALES O ELECTRONICOS, SE PODRA:

firmar y fechar los papeles de trabajo,


hacer memorandums acerca de las
como evidencia de que han sido
revisiones efectuadas y las conclusiones
revisados y que se han tomado las
a que se han llegado
conclusiones sobre los mismos.

efectuar un memorandum resumen de la


auditoria, donde se manifieste que se ha
hacer anotaciones en los propios papeles cumplido con una revisión de los papeles
de trabajo, donde conste sus de trabajo en forma detallada y que esto
conclusiones. permita dejar las conclusiones generales,
para estar en condiciones de emitir el
dictamen
BIBLIOGRAFIA
• • Franklin E. (2007). Auditoría administrativa. Gestión estratégica del
cambio. Pearson, Prentice Hall : Naucalpan de Juárez, México.
• • UNAM (S/A). Auditoría tecnológica. Consultado el 11 de Febrero de
2012. Disponible en: http://aprender.fca.unam.mx/~lva
ldes/tec_pdf/tec3.pdf