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BIENVENIDOS AL DIPLOMADO

ADMINISTRACION DE LA CONSTRUCCION
DEL ÁREA

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MS. Project
EI-DAC-MP

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Introducción y organización de las tareas

Tiempo
Dinero
Alcance

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Introducción y Organización de las Tareas

Introducción de las tareas

Las tareas son las partes que describen el trabajo a llevar a cabo del proyecto en
función de secuencia, duración y recursos.

1. Se hace una lista de las tareas del proyecto con los nombres de tareas en
forma descriptiva e irrepetible en las celdas Nombre de tarea.
2. Se especifica la duración (horas, días o meses) en la columna Duración.

Introducción programación de tareas

Para introducir una tarea:
1. En campo "Nombre de tarea" escriba un nombre de tarea.
2. Haga clic en Enter

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Para eliminar una tarea:
• En la tabla de Gantt seleccione la tarea que desee
eliminar.
• En el menú , Edición > Eliminar una tarea.
• La tarea se borrará inmediatamente

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 1. Duración de la tarea

3. No. de ID de la tarea con un número de 2. Digrama de Gantt

identificación único
Barra de longitud de tarea

1. El signo de interrogación señala una estimación de la duración.

2. Por defecto la fecha de comienzo de la tarea es la misma que la fecha de comienzo del proyecto.
3. El ID es único para cada tarea.

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Ejemplo ilustrativo: Proyecto ABCD

Aquí se introduce las tareas requeridas del proyecto ABCD

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Estimación de la Duración

• Microsoft Project toma en cuenta los días no laborables fines de semana y fiestas
para la programación.
• Las duraciones de las tareas se introducen mediante un número seguido de una
letra que indica la unidad de medida: un día (1d.). Las otras duraciones disponibles
incluyen semanas (s.), horas (h.), y minutos (m.).

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 Estimación de la duración
La duración corresponde al tiempo para completar tarea. Siendo la duración del proyecto la diferencia de la
fecha de inicio FI y la fecha de finalización FF

Nominación tiempo tareas Abreviatura despliegue MS Project

m Minuto mins
h Hora hrs
d Día días
s Semana sems
ms Mes mss
mt Minuto transcurrido minst
ht Hora transcurrida hrst
dt Día trancurrido díast
st Semana transcurrida semt
mst Mes transcurrido mest

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Ejemplo ilustrativo :
Instalación Planta Eléctrica
Duración
ID Tiempo de Tarea días  Prer. Recursos

1 Requerimiento de diseño 10 Equipo de gerencia

2 Investigar factibilidad financiera 3 1 Director Financiero
3 Bosquejo de diseño 10 1 Consultores diseño
5 Plan de instalación/ remoción 5 1 Plant Manager
6 Finalización de diseño 15 4,3 Consultores Diseño
7 Manufactura planta 20 6 Fabricantes de planta

8 Prueba (en sitio) 5 7 Plant Manager

9 Remover planta vieja 10 4 Equipo de mantenimiento

10 Envió de partes 5 8
11 Instalar nueva planta 7 10,8 Contratistas de planta
12 Comisionar nueva planta 3 11 Plant manager

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Procedimiento Introducción de Tareas

1. Seleccione el campo "Duración para la primera tarea.

2. Escriba un número tiempo de duración seguido de una abreviatura de unidad de
duración. Ej (20h)
3. Haga clic en el botón de entrada o presione ENTRAR
4. Repita los pasos 1 al 3 para introducir las duraciones de todas las tareas.
5. Seleccione la segunda tarea
6. Haga clic en el botón " Ir a tarea seleccionada" de la barra de herramientas
Estándar para ver las barras de Gantt. O bien, elija Ir a en el menú Edición y en el
cuadro "Fecha" , escriba la fecha de comienzo para la tarea seleccionada.
7. Elija "Aceptar"

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 Procedimiento:

1.Menú de herramientas
2. Opciones > Calendario
3.Ajustar valores
4.Aceptar

Especificación de horas por

Ajuste de ocho horas por día semana (40 h)
(8h)

Horas por días del mes (20h)

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1.Hacer click En la celda de entrada de encabezado de la columna Duración
2. En la tarea campo requerimiento de diseño especificamos la duración (10 días)
3.Lo mismo para las demás tareas
Vinculación de Tareas

El vínculo de tareas resulta cuando hay una relación de secuencia y

dependencia. La secuencia de tareas es posible después de comenzar la tarea
antecesora, mientras que la dependencia es sólo cuando la tarea antecesora
es completada.

Existen cuatro tipos diferentes de relaciones entre tareas en Microsoft

Project :
• Fin a comienzo (FC): la tarea comienza cuando su predecesora
finaliza.
• Comienzo a comienzo (CC): la tarea comienza cuando su
predecesora comienza.
• Fin a fin (FF): La tarea finaliza cuando su predecesora termina.
• Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza cuando su predecesora
comienza.

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 Vincular tareas
Con las tareas introducidas y organizadas en esquemas, deberá vincularlas en secuencia para
crear relaciones entre ellas y calcular la duración del proyecto.
Como línea general se deben vincular subtareas con subtareas dentro de un grupo y luego,
vincular las tareas de resumen con otras tareas de resumen. Es posible eliminar una relación
entre tareas en cualquier momento.

Para crear una relación entre tareas:

1. Haga clic en el botón "Vincular tareas" de la barra de herramientas
Estándar.
2. O bien, seleccione Edición >Vincular tareas

Para eliminar una relación entre tareas:

1. "Desvincular tareas" de la barra de herramientas Estándar;
2. O bien , Edición > Desvincular tareas

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Vinculaciones

1.Hacer dos click en la tarea,

inmediatamente aparecerá el
cuadro Información de la tarea
2.Seleccionar Predecesoras,
especificar tarea en Nombre de
tarea y vínculo en Tipo

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Las tareas antecedentes son introducidas directamente en la columna predecesoras

Obsérvese la relación fin a

comienzo FC entre las tareas 1
y2
La identificación de tarea aparece en la columna
predecesoras *

Para eliminar una relación entre tareas, sólo será necesario borrar las relaciones existentes.

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Organización de las tares en fases

Para un conjunto de tareas, estas se organizan en grupo de tareas relacionadas o

fases

Organización del trabajo mediante esquemas.

El siguiente paso para crear una programación es organizar las tareas que se hayan introducido. Las tareas de
la estructura jerárquica que muestran las subtareas, se organizan para ver de qué manera se incluyen entre
grupos más grandes llamados tareas de resumen.
En la tabla de Gantt aparecen en negrita.

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Ejemplo ilustrativo
Introducir los siguientes datos en tabla de entrada diagrama Gantt

1.Escoger tarea en tabla de Entrada

2.Menú> Insertar> Nueva tarea (nombre nueva tarea : Grupo de tareas)

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 Inserción de nuevas tareas

1. Escoger tarea en tabla de Entrada

2. Barra menú> Insertar> Nueva tarea

*Para eliminar una tarea:

• En la tabla de Gantt seleccione la
tarea que desee eliminar.
• Barra menú > Edición > eliminar
tarea.

Una tarea con una duración cero se llama Hito. Se utiliza hitos para identificar hechos significativos de la
programación, o bién medir el avance del proyecto. una duración de cero días para una tarea, Microsoft
Project mostrará un símbolo de hito en el diagrama de barras de Gantt al comienzo de ese día. A la derecha
del símbolo de hito aparecerá la fecha de comienzo de la tarea.

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Organización de tareas en fase

3.Seleccione toda las tareas (tarea1 a tarea 2)

4.En menú : Proyecto > Esquema > Aplicar Sangría

3 Esquema Aplicar Sangría

Barra menú Proyecto

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 Tarea de Resumen Barra de tarea de resumen o Fase

Subtareas

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 Ejemplo práctico
Desarrollo de Software Beta Builder
Introducir los siguientes datos en la tabla de entrada diagrama de Gantt

Tiempo de Tarea Duración Predecesoras

Requerimientos 7 semanas
Diseño 5 semanas 2
Programación
Unidad de prueba módulo A 3 semanas 3
Programación módulo A 7 semanas 5
Unidad de prueba módulo B 4 semanas 3
Programación Módulo B 8 semanas 7
Construcción completa perfil módulos 6,8

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Cont …

Tiempo de Tarea Duración Predecesoras

Preparación de prueba
Construcción de planes de prueba 6 semanas 2,3FF
Revisar corregir planes de prueba 2 semanas 11
Ejecución de plan de prueba
Ejecución plan pueba módulo A 3 semanas 9
Ejecución prueba módulo B 1.5 semanas 14SS
Corregir defectos 1 semanas 14,15
Regresión plan prueba módulo A 6.5 semanas 16
Regresión plan prueba módulo B 3 semanas 17SS
Beta Builder finalizado

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Insertar tareas e hitos

1. Colocarse en tarea 1 ( Requerimientos)

2.Insertar > Nuevas tareas
3.Escribir : “Desarrollo de Software Beta Builder”
4.Colocarse en tarea 8 (Programación Módulo B)
5.Insertar > Nuevas tareas
6.* El hito será añadido al proyecto
Repetir el mismo procedimiento para hito de “Beta Builder Finalizado” la final de proyecto

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1. Insertar tareas e hitos

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 2. Agrupar por fases

A continuación se introducen las tareas predecesoras

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3. Tareas predecesoras

Hito Fase Build Completo

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Nota
para seleccionar o personalizar la escala de tamaño en el diagrama Gantt se sigue el siguiente procedimiento:

1. Se coloca el cursor en la barra de calendario del diagrama de Gantt

2. Hacer click derecho
3. Zoom

4. Escoger personalizar
5. Ajustar de acuerdo preferencia (Cambiar a 10 y escoger meses)

30 |
Nota
El mismo procedimiento se puede hacer para cambiar la escala:
1. Se coloca el cursor en la barra de calendario del
diagrama de Gantt
2. Hacer click derecho
3. Escala temporal
4. Escoger nivel (Nivel intermedio)
5. Ajustar de acuerdo
preferencia

31 |
Configuración de los recursos

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Configuración de los recursos humanos

Los recursos consisten en todas las personas, equipos y materiales necesarios para
completar las tareas del proyecto.

Microsoft Project utiliza dos tipos de recursos:

Recursos de trabajo
Recursos de materiales

• Los recursos de trabajo se configuran en Microsoft Project como:

De tipo trabajo, disponibles mientras se contemple el proyecto. Los quipos u
Recursos humanos objetos de trabajo disposición puede estar en horario extendido de uso.
Equipamiento

Materiales De tipo materiales, se van consumiendo a medida que avanza proyecto

De tipo recurso costo, identifica los costos de los recursos en diferentes tareas,
Costos asignando varios costos reales a una tarea.

33 |
Configuración de los recursos

1. Ver > Hoja de recursos

2. Colocarse debajo de encabezado de columna Nombre de recurso
3. Escribir nombre de la persona o recurso de trabajo
4. Especificar en columna Tipo (de trabajo o material)

4. Introducir iniciales y especificar capacidad

máxima

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Introducir al ejercicio los datos de recursos :

Nombre del recurso Capacidad máxima

Juan Romero 100%
José Quiroz 100%
Manuel A. Sánchez 100%
Pedro Guerrero 100%
Mílton Morrison 65%

Miguel Bruno 100%

John Sallinger 50%
Steven Dostewoski 50%
Local de Oficina(adicional) 100%
Planta eléctrica 35%
Cd's/DVD's
Materiales de impresión

*Nota: Un recurso identificado por función o grupo de trabajo no representa una única persona y
puede disponerse de una capacidad máximo de más de 100% (300% ó 200%, etc) lo que implica 3
ó 2 unidades disponibles a la función asignada que permite seguir la planificación de un modo más
general y holgado

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 Recurso humano
Tipo de recurso trabajo

Equipo

materiales
Microsoft Project por defecto
Sólo se aplica a recursos
asigna 100% capacidad máxima
Tipo de recurso material materiales

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Costos de Recursos

Para la acumulación de costos

1. Ver > Hoja de Recursos

2. Seleccione el recurso.
3. Selecione Acumular y un método de acumulación:

Comienzo Acumular el costo cuando la tarea esté terminada

Fin Acumular el costo al comienzo de una tarea

Prorrateado Acumular el costo según el porcentaje

de finalización de la tarea

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 Introducir los siguientes costos:

Nombre del recurso Tasa estándar Tasa horas extras Otros tipos
Juan Romero $900 $1,000
José Quiroz $550 $700
Manuel A. Sánchez $550 $700
Pedro Guerrero $550 $700
Mílton Morrison $550 $700
Miguel Bruno $550 $700
John Sallinger $2,500 $3,200
Steven Dostewoski $2,500 $3,200
Local de Oficina(adicional) $8000/ms
Planta eléctrica
Cd's/DVD's $110/unidad
Materiales de impresión $450/unidad

38
Asignación de recursos a las tareas

39 |
Asignación de recursos a una Tarea

• Mediante la asignación de costos a las tareas y a los recursos, puede utilizar

Microsoft Project para seguir el flujo de caja del proyecto así como determinar
cuanto costará completar una tarea y desarrollar un historial de costos para
proyectos futuros.
• El éxito del proyecto se mide por la diferencia entre los costos finales del proyecto y
los costos previstos. Con Microsoft Project, se puede :
• Asignar salarios o tasa a los recursos.
• Contabilizar el costo de los materiales.
• Controlar la acumulación de costos.
• Consultar los costos del proyecto.
• El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursos que trabajan
en una tarea y de todos los gastos adicionales, como el costo de los materiales y los
costos por su utilización.

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Nombre de la tarea Recurso asignado
Requerimientos Juan Romero
Diseño José Quiroz
Programación
Unidad de prueba módulo A Manuel A. Sánchez
Programación módulo A Steven Dostewoski
Unidad de prueba módulo B Pedro Guerrero
Programación Módulo B John Sallinger
Preparación de prueba
Construcción de planes de prueba Mílton Morrison
Revisar corregir planes de prueba Miguel Bruno
Ejecución de plan de prueba
Ejecución plan pueba módulo A Manuel A. Sánchez
Ejecución prueba módulo B Pedro Guerrero
Corregir defectos Juan Romero
Regresión plan prueba módulo A Pedro Guerrero
Regresión plan prueba módulo B Juan Romero
Beta Builder finalizado

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1. Menú Ver > Hoja de recursos.
2. En los “Tasa estándar”, “Tasa hora extra”, o “Costo por uso” introducir
valores.

42 |
1. En la barra de herramientas se selecciona el icono
2. Lo mismo puede hacerse en el Diagrama Gantt; haciendo doble click derecho
en la Tarea;
3. seleccionando Recursos. Nombres de los recursos
A continuación se muestra la selección con 1 para asignación de tareas asignados

Cuadro de
dialogo para
asignación de
recursos

43 |
Visualización de la duración, las unidades y el trabajo

1. Ir menú seleccionar Ventana > Dividir

44 |
El valor de Unidades determina cómo será
dividido el trabajo de la tarea entre los recursos
El trabajo = Duración X Unidades
asignados

45 |
Asignación de recursos materiales a las tareas

• Al asignar una cantidad fija de unidades del recurso a la tarea, Microsoft Project
para determinar el costo tota,l multiplicará el costo por unidad de recurso por el
número de unidades consumidas .
• Al asignar una tas variable, Microsoft Project ajustará el costo de acuerdo al cambio
de la duración de la tarea

1. En tabla diagrama Gantt : Herramientas > asignar recursos

2. Seleccionar la tarea y especificar unidades

* Para el ejemplo seleccionamos Desarrollo de Software Beta Builder

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• Introducir los siguientes recursos y unidades

Nombre de la tarea Recurso Unidades Recurso Unidades

Requerimientos CD's/DVD's 1 Pack 1
Diseño CD's/DVD's 1 Pack 1
Programación
Unidad de prueba módulo A CD's/DVD's 1
Programación módulo A CD's/DVD's 1
Unidad de prueba módulo B 1
Programación Módulo B CD's/DVD's 1
Preparación de prueba CD's/DVD's 1 Pack 1
Construcción de planes de prueba
Revisar corregir planes de prueba
Ejecución de plan de prueba CD's/DVD's 1
Ejecución plan pueba módulo A
Ejecución prueba módulo B
Corregir defectos Pack 1

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 Al especifica las unidades se está indicando una
Asignación de los recursos tasa de consumo

48 |
Refinamiento de los detalles de la tarea

49 |
Ajuste del tiempo de trabajo del proyecto

El tiempo para las tareas y los recursos individuales se definen el calendario el

calendario tareas. Microsoft Project proporciona tres calendarios base para tareas :
1. Estándar, abarca el día de trabajo tradicional de lunes-viernes / 8:00 a.m.-5:00
a.m. (con una hora para el almuerzo)
2. 24 horas (no existe periodo no laborable)
3. Turno de noche, abarca lunes en la noche – sábado en la mañana / 11:00 p.m.-
8:00 a.m. (con una hora de descanso)

1. Herramientas > cambiar calendario laboral

2. En el cuadro de dialogo que aparece debe asegurarse estar en estándar (Calendario del proyecto) en el
recuadro.
3. Seleccione Semanas laborables. Aquí se establecen los días de la semana laborables desde lunes hasta
el viernes en el calendario que aparece como seleccionar fechas
4. Introducir los valores de horario en los recuadros Comienzo y Fin
5. En el botón Opciones, cambiar el día de comienzo de la de la tarea semanal.

50 |
Seccionar Detalle

51 |
 Establecer los días laborables
de la semana

*Para nuestro ejemplo se mantiene el estándar lunes-viernes, 40 hrs

52 |
 5. Hacer click en botón opciones

6. Seleccionar lunes, en “La

semana comienza el”

7. Introducir hora de entrada

predeterminada (8:00 am)

8. Introducir hora de salida

predeterminada (5:00 pm)

Cambiar hora semanal laboral (40)

53 |
Al especificar los días lunes como
comienzo de la semana de trabajo
y los domingos/sábados no
laborables, el recuadro cambia
como se ve aquí.

54 |
Ajuste de las relaciones de tarea

Tiempo de adelanto y posposición

Para avanzar o postergar una o varias tareas del proyecto es posible:

Adelantar el tiempo haciendo que la tarea sucesora comience antes de que concluya
la tarea predecesora.
Posponer el tiempo haciendo que la tarea sucesora comience un tiempo después de
concluir la tareas predecesora.

En Microsoft Project esto se hace haciendo negativos las unidades (ejemplo -30% ó -2días )

55 |
 Ajuste de las relaciones de tarea

Para el tiempo de adelanto y posposición

1. En el nombre de la tarea hacer doble clik (Revisar corregir planes de prueba)

2. Seleccionar ficha predecesoras
3. Adelantar en tiempo ó % la tarea en columna Pos ( -3 días; -3d)
4. Click aceptar

Obsérvese como el tiempo

de adelanto hace que la
tarea sucesora comience
antes de finalizar la
predecesora

56 |
Costos fijos

Cuando se planifica un proyecto, la programación de los costos fijos dependerá del

método de acumulación a utilizar
Acumulación de costos fijos

1. Comienzo. El costo fijo completo se contempla al inicio de la tarea

2. Fin. El costo fijo está pautado al final de la tarea
3. Prorrateado. El costo fijo está proporcionado de acuerdo al avance de
completicion de la tarea

57 |
1. En entrada de menú Ver > Tabla de entrada
2. Seleccionar costo

58 |
3. En el campo Costo fijo para la tarea “Desarrollo de Software Beta Builder”,
escribir $50,000
4. Se mantiene prorrateo en la columna acumulación de costos *

*Si se desea se puede cambiar (no para este caso)

59 |
Análisis de los costos de recursos

Los datos , costos de recursos en la planificación del proyecto se pueden visualizar de

distintas formas, antes y después de comenzar el seguimiento del trabajo.

1. Establecer Hoja de recursos

2. Ver > Tabla: resumen > Resumen
3. Aparecerán todos los recursos y sus costos. Si no se han
agrupado los recursos de acuerdo a área, sección trabajo
etc. puede hacerse introduciendo los dados en la columna
Grupos
4. Introduzca los siguientes datos:

60 |
5. En barra de herramientas Estándar seleccionar Grupo
de recurso

61 |
6. El despliegue de la información de los costos de recursos se muestran agrupados
de acuerdo a la clasificación o grupo especificado.

62 |
Análisis de asignación de recurso
Microsoft Project 2007 determina tres tipos de estados distribución en la carga de asignaciones de
los recursos.
• Infrasignado. No ha sido cubierta la capacidad del máxima del recurso
• Totalmente. Asignado las asignaciones cubren la capacidad del recurso
• Sobreasignado. Las asignaciones sobrepasan la capacidad del recurso

1. Ver > Barra de vistas > Uso de recursos

2. Al seleccionar el recurso (Juan Romero) y hacer click en Desplazarse a la
tarea (barra de herramientas Estándar).
Esta opción presenta la fecha programada de ejecución y las horas de trabajo
del recurso.

63 |
3. Las tareas sin asignar se muestran como 0 horas de trabajo. Para el caso, estas no
son actividades en sí, sino hitos del proyecto.

4. Como se puede ve el recurso Juan Romero está totalmente asignado

En caso de sobreasignación, Microsoft Project señala el recurso sobreasignado con un signo de

interrogación al lado del recurso y marcando en formato rojo toda la fila.

64 |
Tasa de consumo de un recurso material

1. Ver > Más vistas > Uso de tareas > Ventana > Dividir, colocarse en segunda división
2. Ver > Más vista > Formulario de recursos
3. En la barra de Herramientas selecionamos Formato > Costo o bien

Haciendo click en la segunda

división seleccionamos

65 |
Microsoft Project calcula
el costo por asignación
para los recursos
materiales (unidar X tasa
)

66 |
 Demora en el comienzo de asignaciones

De acuerdo a la necesidad se puede demorar el comienza de trabajo de uno o más

recursos asignados a una tarea.
1. Ver > Uso de tareas
2. Edición introducir el número de tarea (ej: 2)

3. En barra de herramientas Estándar

seleccionar Información de la
asignación

4 . En comienzo seleccionar fecha

28/08/07 para Juan Romero

67 |
El trabajo ha sido retrasado hasta el próximo lunes de ese mes

68 |
Seguimiento del Progreso del plan del Proyecto

69 |
 Para analizar el funcionamiento del proyecto es necesario compararlo con el plan original
o línea base. Esta es cuando:
• Se ha desarrollado el plan de proyecto
• Todavía no se han introducido los valores reales de trabajo.
• La información en la línea base incluye la tarea, recurso, asignaciones y sus campos por fase temporal.

1. Ver > Diagrama de Gantt

2. * Edición > Ir a (Introducir número de tarea ) > 11
3. Ventana > Dividir
4. Aparecerá Formulario de tareas debajo de Diagrama Gantt
4.1 Hacer clic en cualquier parte del formulario
5. Para la panel inferior: Ver > Uso de Recursos y Ver >Trabajo (o bien,
Barra de Vitas
6. Ver > Barra de vistas y seleccionar Hoja de Recursos

*Aquí se especifica el número de tarea a ir automáticamente

70 |
 7. Desplazarse hacia la derecha en el panel inferior, hasta columna Real
8. Introducir 80h.

El trabajo real en la tarea ha sido distribuido entre los recursos

El valor restante ha sido recalculado asignados
La barra de progreso indica la parte de la tarea que ha sido
completada

71 |
Seguimiento de un proyecto según lo previsto

El seguimiento del proceso es informar sobre el trabajo real respecto al plan de

proyecto
1. Ver > Diagrama de Gantt
2. Herramientas > Seguimiento > Actualizar proyecto
3. Introducir fecha actual de trabajo completado. Para el caso es viernes 31 de agosto 2007 (31/08/07)

72 |
Microsoft actualizará el trabajo real para las tareas de fecha antes de 8/06/06.
seguido visualizará una barra de progreso.

Las marcas de comprobación en la columna La barra de progreso indica la parte de

Indicadores señalan aquellas tareas que han sido la tarea que ha sido completada
completadas

73 |
 Porcentaje completado de tareas
El progreso de una tarea se puede expresar en porcentajes de su avance respecto al plan base.

1. Ver > Barra de herramientas > Seguimiento > Actualizar tareas

2. Se puede hacer click derecho en la barra de herramientas. En los botones que aparecen hacer click en el
botón 25%. Esto significa que se ha considerado el proyecto avanzó 25%

Bien puede señalarse al avance de acuerdo a valores no prefijados:

3. Ver > Barra de herramientas > Seguimiento
4. Hacer click en el botón actualizar tareas

3. En el cuadro de dialogo que aparece

especificar el porcentaje completado

74 |
75 |
Introducción de los valores reales: De comienzo finalización y
duración de las tareas
Ajustes automáticos de Microsoft Project:

• Al introducir una fecha de comienzo real de una tarea Microsoft Project ajustará la
fecha de comienzo programada para que coincida con la real
• Al introducir la fecha de finalización real de una tarea, Microsoft Project ajustará la
fecha de finalización programada con la real y configura la tarea como 100%
completada.
• Al introducir la duración real de una tarea, es menor que la duración programada,
Microsoft Project resta la duración rea de la programada.
• Al introducirse la duración real de una tarea que es igual a la duración programada,
Microsoft Project configura la tarea como 100% completada.
• Al introducir la duración real de una tarea mayor a la duración programada,
Microsoft Project ajusta la duración programada para que coincida con la duración
real y configura la tarea como 100% completada.

76 |
Presentación de los Informes

77 |
Elaboración de Informes

Microsoft Project 2007 compila automáticamente todas las relaciones de las

actividades del proyecto en términos:

1. Generales
2. Actividades actuales
3. Costos
4. Asignaciones
5. Personalizado

La opción Informes en la barra de herramientas brinda estos tipos de reporte, así como
la personalización de los informes permitiendo adecuarlos a de necesidad de
requerimiento de datos.

78 |
Para seleccionar el tipo de reporte o informe sólo se tiene que hacer click en el ícono
de interés. Que a su vez

79 |
 Crear un informe general personalizado

Los informes generales muestran información acerca de tareas y recursos a lo largo de

un período de tiempo especificado.
1. En el menú Informe, y, a continuación, en haga clic en Informes > Personalizado
Seleccionar.
2. Para crear un informe general personalizado, haga clic en Nuevo, en General y en
Aceptar. Para modificar un informe general, haga clic en su nombre en el cuadro
Informes y, a continuación, haga clic en Editar.
3. En la ficha Definición, escribir un nombre para el informe en el cuadro Nombre.
4. En la sección General, junto a Columna, seleccione el período de tiempo que desee
mostrar y, a continuación, escriba el número de períodos de tiempo para cada
columna.
5. Seleccione en la lista Fila si desea mostrar tareas o recursos en cada fila del informe.
6. Seleccione en la lista Campo el campo de tarea o recurso que desee que aparezca
en el informe general.

80 |
7. Active la casilla de verificación Con asignaciones de recursos o Con asignaciones de
tareas para incluir asignaciones de recursos a tareas o recursos.
8. Seleccione el filtro que desee mostrar en la lista Filtro.
9. Active la casilla de verificación Resaltar para mostrar los elementos filtrados con un
formato diferente.  Sugerencia   Para cambiar el formato del texto resaltado, haga
clic en Texto, seleccione Tareas resaltadas o Recursos resaltados en la lista Cambiar
y, a continuación, seleccione las opciones de formato.
10.Para cambiar el formato de los datos en un informe general, haga clic en la ficha
Detalles seleccione el formato en la lista Formato de fecha. Para incluir valores
cero, active la casilla de verificación Mostrar valores cero.
11.Para ordenar los datos en el informe, hacer clic en Ordenar, haga clic en el campo
por el que desee ordenar en el cuadro Ordenar por y hacer click en Ascendente o
Descendente.

81 |
INFORMES

 Los reportes son la parte tangible de nuestro

proyecto.

 Nos ayudan a comunicar acerca del proyecto,

mostrando información sobre asignaciones de
recursos, acumulación de costos y que
actividades están en progreso o a punto de
iniciar.

82 |
INFORMES ESTÁNDAR

Se encuentran predeterminados en el programa. Son de

fácil generación y ofrecen varias opciones sobre la
información que incluyen.
Sele Im
Sele
ccio
ccio pri
nar
nar
Cat
ego
Rep mi
orte
ría r 83 |
INFORMES ESTÁNDAR
Los tipos de informes predeterminados disponibles son los siguientes:

CURRENT
OVERVIEW
ACTIVITIES

ASSIGNME
COSTS NTS
84 |
 INFORMES ESTANDAR

Lo que podemos controlar de los reportes

estándar:

 Nombre
 Intervalo de tiempo
 Tabla de información en la que se basan
 Filtros aplicados

85 |
INFORMES ESTÁNDAR
Hay 5 categorías de reportes estándar
predeterminados y una categoría de reportes
personalizados.

Cada categoría de reportes tiene varios tipos

de reportes predeterminados

86 |
INFORMES ESTÁNDAR

Aunque los informes estándar son predeterminados, podemos

modificar ciertos aspectos:

Definición: Nombre del reporte, periodo de tiempo, tabla de

información, filtros aplicados, presencia de las tareas resumen.

Detalles: Notas, predecesores, costos, totales.

Ordenar: Se pueden ordenar de forma ascendente o descendente

hasta 3 criterios.

87 |
INFORMES ESTÁNDAR
En la pestaña DEFINITION podemos alterar los
parámetros generales del informe. Haciendo CLICK en
el botón TEXT podremos modificar todo lo
concerniente al tipo de letra del informe.

En la pestaña SORT podemos ordenar hasta 3

criterios de forma ascendente o descendente.

88 |
INFORMES PERSONALIZADOS

Un reporte personalizado comienza con un tipo de reporte,

el cual puede ser TASK, RESOURCES, MONTHLY CALENDAR o
CROSSTAB.

Después de escoger el tipo de reporte, el procedimiento es

similar a editar un reporte estándar.

89 |
INFORMES PERSONALIZADOS
En el cuadro de selección del tipo de reporte,
seleccionamos la categoría CUSTOM.

En el cuadro de selección del tipo de reporte

personalizado, seleccionamos la información que
contendrá nuestro informe.

90 |
INFORMES PERSONALIZADOS
Podemos crear nuestros propios reportes personalizados
haciendo CLICK en NEW y seleccionando el tipo de información
que contendrá.

Esto nos llevará al cuadro de diálogo de edición

de los parámetros del informe..

91 |
EJEMPLOS

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INFORMES VISUALES

Son reportes gráficos, que presentan las información del

proyecto sobre tareas, recursos y costos. Algunos se basan
en data que cambia con el tiempo y otros no.

Tienen la capacidad de análisis de datos mediante TABLAS

PIVOT. Se necesita EXCEL o VISIO para visualizarlos o
editarlos.

Permiten seleccionar los campos que se requieren ver y

modificarlos de una forma rápida.
INFORMES VISUALES
Tenemos disponibles 6 categorías de reportes visuales, además de los reportes
personalizados:
Uso de tareas: Se basa en la data de las tareas que cambia con el tiempo. Nos
permite obtener información como el flujo de efectivo, y el valor ganado.

Uso de recursos: Se basa en la data de los recursos que cambia con el tiempo,
como flujos de efectivo, disponibilidad de recursos, costo de recursos y data de
trabajo de recursos.

Uso de asignaciones: También se basa en data que cambia con el tiempo, este tipo
de reporte provee información como costos estimados vs. costos reales y trabajo
estimado vs. trabajo realizado.

Resumen de Tareas, Resumen de Recursos y Resumen de Asignaciones: Estas tres

categorías de reportes ofrecen información diagramada sobre una gran variedad
de data de trabajo y costo. No están basados en data que varía con el tiempo.

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INFORMES VISUALES
Al Seleccionar los reportes
visuales, un cuadro de dialogo
nos brinda las opciones de los
tipos de reportes que
deseamos crear.
Buscamos la pestaña
correspondiente al tipo de
reporte y luego seleccionamos
el reporte en específico.

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INFORMES VISUALES

Al escoger el reporte a generar, un cuadro

de diálogo nos permite seleccionar si lo
queremos visualizar en MS EXCEL o en MS
VISIO

96 |
INFORMES VISUALES

Si seleccionamos el botón
FIELD PICKER podremos
escoger los campos que
estarán presentes en el
reporte.

97 |
¡Gracias!

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