ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS Y
CONGRESOS

PROFESOR: CLARISSA RAMOS

MONICA.RAMOS@CORDONBLEU.EDU.PE
FASES EN EL DESARROLLO Y
CREACIÓN DE UN
EVENTO
• En el desarrollo regular de un evento se deberán tomar en
cuenta los siguientes momentos representado por tres fases
importantes:

I. Pre - Evento :

a)Planeamiento:

Consiste en prever todos los elementos necesarios para poder

ofrecer los servicios de “Organización de Eventos”, antes de
comenzar a promocionar y establecer dicho producto en el
mercado.
Dentro de esta planificación de actividades se deben
considerar como mínimo los siguientes puntos:

Elaborar Manual de Funciones (Organigramas).

Establecer en una carta seria y atractiva a la oferta

gastronómica ,bebidas y audiovisuales.

Definir listas de servicios de eventos.

Elaborar una ficha técnica de eventos.

Definir las políticas de precios, negociación y contratación

b) Promoción y Publicidad:
- Análisis de Mercado
- Definir Plan estratégico y Operativo de
ventas
- Comercialización: Pre venta, venta y Post Venta

c) Contacto y Coordinación:
- Presupuesto
- Reserva
- Negociación
- Contratación
II. Evento: Organización y Ejecución del evento:

a)Herramientas de Organización y comunicación:

– Agenda de Reservas, BEO (Hoja de Eventos o Orden de
servicio), reporte diario, semanal y mensual de eventos.
– Cálculo de Tamaños y proporciones.
– Cálculo de Personal Operativo de banquetes por evento
– Lista de materiales.
– Diagramas de montajes de Salas : Dibujos a escala ,Reglas
básicas de espacios, Simbología.

b)Herramientas de control por tipo de evento: check list.

III. Post Evento

a) Cierre logístico y financiero del evento

b) Análisis, información, metas y logros.
b) Conocer grado de satisfacción del cliente por nuestro
servicio y conseguir la fidelización del cliente.