UNIDAD RESIDENCIAL MARGARITA

SUAREZ DE URUEÑA

ALEX OSWALDO AFRICANO RODRIGUEZ

CRISTIAN CAMILO BOTTIA DIAZ
YULIETH JOHANA CELY AVELLA
KAREN DANIELA DIAZ VARGAS
DORIS DANIELA PEREZ BALAGUERA
DIEGO ARMANDO USA TAMARA

PROYECTO PRESENTADO A:
MARIA LUCILA PINZON
LIC.PROYECTOS

COLEGIO GUILLERMO LEON VALENCIA

DUITAMA -2015
 INTRODUCCION
El conjunto residencial Margarita Suarez de Urueña cuenta Con cuatro bloques constituidos
cada uno por 13, para un total de 50 apartamentos y varias zonas comunes como; bicicletero,
salón comunal de visitantes, jardín, parqueadero, salón comunal y zonas comunes verdes en
cuanto a la descripción física. Se destaca que en el Conjunto a la fecha hay 150 residentes
que en su mayoría son arrendatarios.
 
Para el desarrollo de este proyecto se decidió fortalecer la parte del proceso archivístico, ya
que se encuentra en malas condiciones debido a la inestabilidad administrativa lo que conlleva
a que no se disponga de la documentación en los momentos que se requieren, Se busca
implementar técnicas que fortalezcan el proceso y que conlleven a ofrecer el apoyo que la
administración requiere dentro de la toma de decisiones.
 
Al finalizar el proyecto se busca brindar un apoyo a la administración para que cuenten con un
archivo debidamente organizado siguiendo la normatividad actual.
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la unidad residencial Margarita Suarez de Ureña se encuentran falencias en el archivo, ya
que no está ubicado en un lugar apto para la conservación de los documentos porque están
revueltos con objetos diferentes, como: arreglos de navidad, útiles e implementos de aseo,
comestibles de la tienda.
Así mismo se disponen en sitios públicos que hace que la información esté visible a varias
personas, lo que genera que los documentos pierdan su privacidad.
Igualmente se puede evidenciar que en los expedientes los documentos no conservan un orden,
ni tampoco se puede asegurar que estén completos debido a que no están foliados.
En ocasiones los administrativos y usuarios requieren información y no se facilita su verificación,
debido a que hay documentos que no se saben en donde se encuentran, por cuanto no hay
estructurado un orden específico para los documentos.
Según la situación planteada se necesita un orden y una ubicación técnica para la
documentación que se recibe y se genera en el Conjunto.
Se Requiere el establecimiento de una tabla de retención documental que ayude con el proceso
de organización.
Se Necesita una base de datos sistematizada para registrar de forma digital la existencia de los
documentos.
 JUSTIFICACION
Al Fortalecer las falencias que tiene el archivo de la unidad residencial Margarita Suarez de Ureña se
 

puede asignar un correcto y único lugar para la correcta conservación de los documentos y evitar así
que se mezclen con cosas externas al archivo y de los documentos importantes para que no lleguen a
manos de terceras personas.
Al tener organizada la documentación se podrá tener un mejor acceso y una mejor disponibilidad de
todos los documentos que se encuentran en la unidad residencial Margarita Suarez De Ureña y tener
una mejor distribución del espacio.
Poner en práctica el proceso de aprendizaje para implementar técnicas de conservación de los
documentos y así evitar el desorden que se encuentra en el archivo y así mismo tener un soporte
técnico y legal de la gestión administrativa y tener un mejor control del documento.
 Mejorar y facilitar el ciclo vital de los documentos desde su recepción hasta su cumplimiento, de esta
manera tener más organizada la documentación.
 Se implementaran nuevas formas para que la búsqueda de estos documentos sean mas fácil y que
este archivo recupere la privacidad que requiere.
Implementar la técnica de recepción de documentos y así darles un mejor uso y ciclo vital.
 Al crear una tabla de retención documental se facilitara el proceso de la gestión de los documentos y
así se evitara el desorden.
 Al implementar una base de datos sistematizados se puede llevar un mejor control del documento.
 OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL 
 Organizar los documentos de la unidad residencial Margarita Suárez de Ureña mediante la
implementación de tablas de retención documental para mantener actualizada la información

 OBJETIVOS ESPECIFICOS 
 Identificar la organización (empresa) desde sus procesos administrativos para un mejor
fortalecimiento en cada una de las falencias 
 Elaborar e implementar la Tabla de retención documental para una sección de la organización.
Con el fin de brindar una mejora al proceso de archivo de gestión en el conjunto Margarita
Suarez de Urueña  
 Precisar los costos del proyecto  
 Definir los impactos del proyecto logrando un conjunto residencial organizado, armónico,
cumpliendo con la normatividad relativa a la propiedad horizontal
 CAPITULO I
OBJETIVO: Identificar la organización desde sus procesos administrativos
ORGANIGRAMA

Asamblea de Copropietarios

Consejo de Administración

Administración

Contador Servicios Generales

Aseo Portería
 MISION
En la Unidad Residencial Margarita Suarez de Urueña se trabaja con compromiso
colectivo, contribuyendo con el entorno en el que vivimos con una participación proactiva
de los residentes para hacer de este un lugar lleno de armonía, paz y cumplimiento estricto
de las normas legales establecidas en el reglamento de la propiedad horizontal
 VISION
Para el 2020 la Unidad Residencial Margarita Suarez de Urueña, será un
modelo ético, reconocido como una unidad que vela por sus habitantes, por
su calidad, servicio y responsabilidad en la administración de propiedad
horizontal, cumpliendo así con todas las normas requeridas por la ley
 VALORES INSTITUCIONALES
Son aquellos que rigen la ética para el debido cumplimiento de las normas establecidas
• RESPONSABILIDAD. Buen manejo de los bienes inmuebles que constituyen la unidad
• RESPETO. Fomentar excelentes relaciones humanas en un marco de tolerancia y apoyo
mutuo
• HONESTIDAD E INTEGRIDAD. Guiados por el comportamiento de todos los
miembros de la Unidad con un alto índice de compromiso y cumplimiento con lo que
ofrece siempre actuando de acuerdo a la ley
HISTORIA DE LA UNIDAD RESIDENCIAL
La Unidad Residénciala Margarita Suarez de Urueña se construye en honor a la diputada Margarita
Suarez de Urueña, una mujer que lucho incansablemente contra las injusticias en la empresa Paz del Rio,
donde los trabajadores eran obligados a laborar arduas jornadas y con una alimentación precaria.
La diputada ya nombrada al ver estas injusticias creo un sindicato para luchar por los derechos de los
trabajadores, al ver esto los dueños de la empresa se sintieron inconformes con lo que sucedía, así que
decidieron mandar a asesinarla.
La Unidad Residencial se construyó en el año de 1997, pero empezó a funcionar en el año 1998.
 DESCRIPCION FISICA
El conjunto con cuatro bloques constituidos cada uno por 13 apartamentos, para un total de 50
apartamentos y varias zonas comunes como; bicicletero, salón comunal de visitantes, jardín,
parqueadero, salón comunal y zonas comunes verdes, está ubicado en la parte sur de la ciudad de
Duitama, el cual se mantiene y conserva gracias a los aportes de los copropietarios y el buen
manejo de los administradores con los que ha contado la unidad residencial.
 CAPITULO II
OBJETIVO: Elaborar e implementar la Tabla de Retención Documental para una sección de la
organización con el fin de brindar una mejora al proceso de archivo de gestión en el Conjunto Margarita
Suarez de urueña