LA CORRESPONDENCIA

COMERCIAL I
 LA CARTA COMERCIAL

Medio que sirve como medio de comunicación

entre dos empresas o bien una empresa y un
particular o viceversa.

Su contenido debe ser claro y breve, pero

completa, sin que nada sobre ni falte.
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN

Clara Ordenada Breve

Correcta,
Completa e
seria y
interesante
formal
 INCORRECCIONES FRECUENTES

FALTAS DE POBREZA DE DESORDEN EN LA

ORTOGRAFÍA EXPRESIÓN EXPRESIÓN

VERBORRAGIA PEDANTERÍA DESCORTESÍA

 PRESENTACIÓN DE LA CARTA
• Color blanco
EL • Tamaño DIN-A4
PAPEL

• El color más empleado es el negro

LA
TINTA

• La carta se debe escribir con letra impresa y original.

LA • No se debe enviar fotocopia.
ESTÉTICA

• Para los márgenes laterales, el izquierdo y de 1 a 2 cm para el derecho.

LOS
MÁRGENES
• El izquierdo siempre debe ser mayor que el derecho.

• Puede ser sencillo, 1,5 líneas, doble, etc., según la extensión de la

EL
INTERLINEADO
carta.
 CONTENIDO DE LA CARTA
Membrete

Encabezamiento
Referencia, asunto y fecha
Destinatario
Saludo

Cuerpo o texto Contenido

Firma,
firmante y
Pie o cierre Despedida cargo
Anexo o posdata
 ENCABEZAMIENTO
 Membrete. Datos identificativos del remitente. Aparece impreso en la parte superior del papel (Centrado,
alineado al lado izq.,anchura del papel).
Incluye los siguientes datos:
Nombre y apellidos
Logotipo
Actividad que desempeña
Dirección completa
Números de teléfono, fax, etc.

 Destinatario. Datos de la persona o empresa a la que se dirige la carta.

Nombre y apellidos o razón social.
Dirección completa (debajo del membrete; a la izq. o a la der. del papel).

 Referencias. Abreviaturas compuestas por letras y números que sirven para identificar a las personas que
intervienen en su elaboración.
 Asunto. Tema principal del la carta.
 Fecha. Debajo de las referencias y el asunto.
 Saludo. Frase de cortesía para tomar contacto con el destinatario. Ej: Señor, Estimado señor, Estimado cliente…
Las referencias, el asunto y la fecha se escriben ocupando los espacios en blanco desde el membrete hasta el saludo.
 CUERPO

 Ocupa la parte principal del papel y es contenido del

mensaje, el motivo principal de la carta. Se divide en las
partes siguientes:

 Introducción. Tiene que ser original y atrayente.

 Exposición. Distintos puntos de la carta narrados de forma
clara y concisa.
 Conclusión. Cierre de la exposición y la consecuencia
lógica de lo expresado.
 PIE O CIERRE
 Parte final de la carta y dividida en las siguientes partes:

 Despedida. Un cordial saludo, Atentamente, Reciba un cordial saludo…

 Firma. Colocada después de la despedida, hacia al margen derecho

 Firma autógrafa: cuando la persona que envía la carta no puede formar y auotoriza a otra firmar
en su nombre, se refleja mediante abreviaturas:
P.O. (por orden) P.P. (por poder) P.A. (por autorización)

 Cargo.

 Anexo. Situado al final del pie, se incluye cuando con la carta se envían otros documentos.

 Posdata. Para resaltar algo en concreto o cuando se ha olvidado algún detalle. Debajo del
anexo.
 DISEÑO DE LA CARTA
 DISEÑO 1. Logotipo de la empresa en la parte superior izquierda, y los datos a
la derecha del mismo.
 DISEÑO 2. Logotipo y datos de la empresa, centrados en la parte superior del
papel, poniendo primero el logotipo y después los datos de la empresa.
 DISEÑO 3. Logotipo y nombre en el borde superior del papel y los datos de la
empresa colocados al pie y centrados.
 DISEÑO 4. Logotipo en la parte superior izquierda y el nombre de la empresa
a su derecha. Los datos de la empresa se colocan en el margen izquierdo, en
vertical.
ESTILOS DE LAS CARTAS
TIPOS DE CARTAS COMERCIALES

 CARTAS ANTERIORES AL PEDIDO

CARTAS CARTAS
IMPERSONALES PERSONALIZADAS
 Van dirigidas a muchos  Se elaboran expresamente
destinatarios. para una persona o empresa
determinada.
 C. Circular
 C. de presentación
 C. de oferta
 C. de oferta-venta
 CARTA CIRCULAR

 Se utiliza en las comunicaciones colectivas y en la publicidad directa. Por su estilo

impersonal, suele ser poco convincente.

Se debe restringir su uso para los casos de contenido meramente informativo y aquellos en los
cuales no se pueden enviar cartas perosnalizadas.
Para mejorar las cartas se recomienda:
 Firmar cada una de las cartas
 Incluir los datos del destinatario impresos con el mismo sistema que en el resto de la carta.
 Incluir algún dato relevante del cliente.

Hay que utilizar técnicas de redacción comercial y nuestros conocimientos sobre psicología y
comportamiento del consumidor con el fin de conseguir que la carta sea leída.
 CARTAS DE PRESENTACIÓN

 Sirve para darse a

conocer. Con ella la
empresa trata de
introducirse en el
mercado.
 Se utiliza para comunicar
una ampliación o
modificación de la gama
de productos o servicios,
cambio de domicilio, etc.
 CARTA DE OFERTA Y DE OFERTA-VENTA
 Se recurre a ella para presentar un nuevo
producto o servicio y realizar una oferta
especial a los clientes habituales.

 Se pretende conseguir que el destinatario

responda a lo que le estamos ofreciendo. Los
aspectos a tener en cuenta son:
 Atraer la atención.
 Mantener el interés y convencer de las ventajas.
 Ganarse la confianza del destinatario.

También hay que evitar caer en errores como:

 Exagerar las ventajas del producto.
 Cometer mentiras o engaños.
 Tratar con menosprecio los productos de la
competencia.
CARTA DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
 Cuando la empresa está interesada
en adquirir un producto o servicio,
procede a la localización de
diferentes empresas que puedan
suministrarle lo que necesita.
 El comprador tiene que informar
de todos los detalles, como:
Condiciones de venta: precios, tipos
de envase, descuentos, rappels.
Formas de suministro: plazos de envío,
gastos y medio de transporte, etc.
Sistemas de pago y plazos que
concede el vendedor.
RESPUESTA SOLICITUD INFORMACIÓN

 Tenemos que atenderles con el mayor

esmero y eficacia posible. Enviaremos
la información que nos pidan y toda la
que consideramos que puede ser de du
interés, aunque no la soliciten de
manera explícita.
 Para este primer contacto con futuros
compradores, muchas empresas
realizan visitas personales a través de
los representantes de la empresa o del
propio personal de ventas. Durante la
visita se entrega documentación para
dar a conocer los productos y a veces,
incluso, muestras.
 SOLICITUD DE PRESUPUESTO

 La solicitud de presupuestos se
realiza cuando el comprador ha
recibido información suficiente de
los suministradores y después de
haber comprobado calidades,
precios, plazos de entrega, forma
de pago, etc. Antes de hacer el
pedido solicita un presupuesto
detallado especificando
claramente las características del
artículo para que el fabricante
pueda hacer los cálculos sobre el
coste mismo.
LA CORRESPONDENCIA
COMERCIAL II
 CARTAS DE COMPRAVENTA
CARTA-PEDIDO
 Cuando el pedido se formaliza en
la propia carta se deben reflejar
todos los detalles de la mercancía:
Cantidad y clase de artículos
Características técnicas, de calidad y
distintivas
 Precio, importe total, forma de
pago
 Forma de envío y plazos de entrega
 Dirección donde se debe entregar
la mercancía.
PEDIDO ANEXO A LA CARTA
 Todos los detalles sobre la
mercancía solicitada y las
condiciones de compra se detallan
en un documento anexo y en la
carta solo haremos mención a ese
documento.
 Hay que dejar claro lo siguiente:
 Mercancía que se solicita
 Condiciones de compra
 Penalización en caso de
incumplimiento
EJEMPLO CARTA PEDIDO
 ACEPTACIÓN DE PEDIDO
 Una ve se ha recibido el
pedido, el vendedor
efectuará el envío lo
antes posible.
 El vendedor confirmará
mediante carta su acuerdo
con las condiciones
planteadas antes de
enviar los artículos, sobre
todo cuando se trate de
pedidos especiales
COMUNICACIÓN DE ENVÍO DE MERCANCÍA
 Cuando el tiempo transcurrido
entre la expedición de los artículos
y la recepción es muy corto, el
comprador devolverá el albarán
que acompaña a la mercancía
firmado para que el vendedor
tenga constancia de que los
artículos han llegado a su destino.
 Pero, en aquellos casos en los que
el tiempo sea mayor convienen que
el vendedor comunique por carta
fecha de salida, medio de
transporte, día de llegada y puerto
etc.
GESTIÓN DE ANOMALÍAS EN LA COMPRAVENTA

Denegación del pedido

Modificación o anulación del pedido

Reclamación o devolución de la mercancía

Reclamaciones relativas a las facturas y el pago

 DENEGACIÓN DEL PEDIDO
 Esta situación tiene lugar cuando el
vendedor no puede enviar el pedido
solicitado por el cliente o no le interesa
aceptar las condiciones que le propone:
 No dispone, en ese momento, de los
artículos solicitados.
 Los productos de referencia se han dejado
de fabricar.
 Algunas condiciones del pedido no son
aceptables.
 El cliente tiene pagos pendientes.
 La respuesta negativa al cliente se
redactará de forma delicada.
MODIFICACIÓN ANULACIÓN DEL
PDEDIDO
 El comprador puede verse en la
necesidad de proceder a la modificación
del pedido ya aceptado. Cuando esto el
comprador debe llegar a un acuerdo con
el vendedor, ya que un retraso en la
comunicación de los hechos puede
causar graves perjuicios si el producto
se encuentra en proceso de fabricación.
 La anulación es una situación grave más
aún cuando se trata de productos de
fabricación específica y cuyo proceso se
ha inciado. Es obligado llegar a un
acuerdo entre ambos, pudiendo el
vendedor exigir el pago de cierta
cantidad en concepto de daños y
prejuicios.
EJEMPLO DENEGACIÓN/MODIFICACIÓN DE PEDIDO
EJEMPLO ANULACIÓN DE PEDIDOS
 RECLAMACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE LA MERCANCÍA

 Las cartas de reclamación se

producen cuando la recepción no el
conforme y las deficiencias
observadas producen cuando la
recepción no es conforme y las
deficiencias observadas requieren
algún tipo de aclaración.
 Se debe emplear un lenguaje
correcto, pues si la demora es
justificada puede volverse en
contra de quién reclama.
 Debemos indicar todas las
deficiencias encontradas o el
número exacto de productos
defectuosos.
 RESPUESTAS A LAS RECLAMACIONES
 Nos podemos encontrar con diferentes
situaciones:
 Que el cliente esté en lo cierto y la
protesta sea justa.
 Que la reclamación no se ajuste a la
realidad y, por tanto, el cliente no tenga
razón. Nos encontramos ante dos posibles
casos:
1. No sabemos con certeza si los argumentos
son correctos y los hechos se ha producido
como dice el cliente.
2. Sabemos con certeza que la reclamación
no se ajusta a la realidad.
Tomaremos la decisión de rechazar o aceptar
la reclamación manteniendo la firmeza pero
también los buenos modales.
CARTAS RELACIONADAS CON EL PAGO O
COBRO

Envío de
Reclamaciones
factura,
relativas a las
efectos, y
facturas
cheques

Reclamaciones
de pago
ENVÍO DE FACTURA, EFECTOS Y
CHEQUES
 La redacción de estas cartas de
cortesía debe ser sencilla,
abreve y hacer alusión a la
factura, pagaré, letra… que se
adjunta, cuyo importe y tipo
de moneda se mencionará en
cifras y, entre paréntesis, en
letra.
 En la carta se hace referencia
al vencimiento, domiciliación
del pago, etc.
 RECLAMACIONES RELATIVAS A LAS FACTURAS

 Cuando recibimos una factura,

debemos comprobar:
Si la cantidad de la factura coincide
con el pedido y lo realmente recibido.
Si el precio facturado se ajusta al
acordado.
Si la forma de pago y la penalización
se ajustan a lo pactado.
La penalización por demora en la
entrega del pedido supone un
porcentaje de descuento sobre el
importe por cada día, semana, etc. de
retraso.
 RECLAMACIONES DE PAGO

 A veces es necesario recordar a un

cliente que debe pagar sus deudas.
El contenido de estas cartas
depende del deudor y la demora
producida. Hay que analizar si se
trata de:
Un moroso despreocupado.
Un moroso con mala fe.
Un moroso insolvente.
Solo se empleará un tono amenazante
con los morosos habituales y en
cualquier otro caso conseguir el cobro
de la forma más amistosa posible,
antes de recurrir a los juzgados.