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Juan Paulo Vargas - RGA

PROGRAMA DE
GOBERNABILIDAD
REGIONAL (RGA)
2015-2019

05/05/2020 FOOTER GOES HERE 1


AGENDA

Introducción y Propósito de la Conferencia


posterior a la Adjudicación de un Convenio de
Monto Fijo

Tipo y monto

Autoridad y Responsabilidades

Revisión de los requerimientos de la


Adjudicación del Convenio:
Introducción y Propósito de la Reunión
de inicio
Asegurarse de que la Oficina de Contratos y Donaciones, la Oficina Técnica de RGA
y el personal del Beneficiario tengan un entendimiento claro y mutuo de todos los
requisitos incluidos en el Convenio de Adjudicación de Monto Fijo.

Identificar y resolver posibles problemas o desacuerdos antes del comienzo de la


implementación.

Aclarar el proceso de entregas de hitos y desembolsos.

Evitar los malentendidos y evitar cualquier problema, reduciendo así las


posibilidades de un consentimiento no autorizado.

Nota: Esta orientación no es un sustituto de la completa comprensión por


parte del Beneficiario de los requisitos en la descripción del programa en
el momento en que se presentó la aplicación, ni tampoco debe usarse
para alterar el acuerdo final alcanzado con cualquier tipo de negociación
que conduzca a la adjudicación del convenio.
CONVENIO DE DONACIÓN DE MONTO FIJO CON
CONTRIBUCIÓN EN ESPECIE
Nombre del Donatario: Asociaciòn de Apoyo al Desarrollo - APOYAR

Convenio de Adjudicación No: 608000.04.006.19.270.FAA

Monto total del Convenio:


COP$ 92.583.198 (USD 26,9901 approx).

Periodo de ejecución: 6 de Diiciembre de 2019 al 30 de abril de 2020

Objetivo General: Promover un proceso de encuentro y fortalecimiento de


redes entre mujeres migrantes, retornadas y residentes que se encuentren
ubicadas en zonas de riesgo de violencias basadas en género de los municipios
de Arauca y Arauquita; para generar estrategias de prevención, atención y
protección desde el nivel comunitario, y en articulación con las instituciones
locales encargadas de liderar dichos temas para garantizar la oportuna atención
en caso de vulneraciones.
Tipo y Monto de la Adjudicación de
Convenio de Monto Fijo

Tipo: Adjudicación por Convenio de Monto


Fijo

Es un tipo de adjudicación de asistencia


donde RGA provee un apoyo especifico y
donde el pago no se base en los costos
reales incurridos por el beneficiario. Se
basa principalmente en los resultados y es
apropiado para apoyar proyectos, cuando
se puede establecer una estimación
razonable de la Costo del esfuerzo total y
se puede definir la realización del objetivo
de la adjudicación a través de hitos. Es
esencial que:
• Los pagos de cada hito no necesariamiente reflejan los
costos reales incurridos por el donatario, pero la suma
total de los hitos es igual al costo total esperado.
• La asignación de fondos a cada hito está estructurada a
manera de asegurar que el donatario tenga un flujo de
caja que le permita adquirir los activos necesarios para el
siguiente hito.
Autoridad y Responsabilidades
Director de Contratos

Es el único autorizado a hacer cambios en :

• La descripción del programa;


• Los términos y condiciones de la adjudicación;
• El monto del convenio; o
• El periodo del convenio

Gerente de Donaciones

• Contacto cotidiano para todas las comunicaciones no


técnicas relacionadas con el manejo administrativo del
Convenio de Monto Fijo.
• Trabaja en estrecha colaboración con el Director de
Contratos, el/la Asesor (a) o Coordinador (a) Técnico (a), la
Oficina Financiera y el Beneficiario hasta el cierre del
convenio.
Autoridad y Responsabilidades (continuación)
Asesor (a) o Coordinador (a) Técnico (a)

• Responsable de la supervisión y administración técnica del convenio,


mediante el seguimiento del desempeño del beneficiario – se asegura de
que la implementación del proyecto este dentro de la descripción del
programa y de cumplimiento de los requerimientos técnicos, de los hitos y
entregables.
• Se comunica con el beneficiario en asuntos estrictamente técnicos.
• Mantiene contacto a través de visitas a sitios, reuniones y comunicación
técnica.
• Revisa reportes, informes y otro tipo de entregables durante la
implementación del proyecto.
•Limitaciones delde
Autoriza el pago (a)
losAsesor (a) o Coordinador
hitos confirmando (a)entrega de los
la correcta
Técnico (a)
entregables.
• No está autorizado a adjudicar ningún tipo de convenio.
• No está autorizado a modificar el convenio de ninguna manera.
• No está autorizado a cambiar la descripción del programa.
• No está autorizado a obligar fondos.
• No está autorizado a cambiar la cantidad, cronograma, hitos, entregables
o período del convenio.

Nota: Estas acciones pueden resultar en un


Compromiso No Autorizado.
Autoridad y Responsabilidades
(continuación)

Donatario

• Responsable de la ejecución del proyecto de acuerdo


con los términos y condiciones del convenio.
• Envía los informes y entregables según lo requiere el
convenio en cumplimiento a los hitos establecidos.
• Conserva y mantiene en buenas condiciones, y llevar
un control de la propiedad adquirida durante el
convenio, si aplica.
• Proporciona los documentos pertinentes para el pago
y mantiene en el archivo los registros contables que
estarán disponibles para revisión por parte de RGA
y/o USAID o sus representantes designados por un
periodo de hasta tres años después de la
presentación de los reportes finales, de acuerdo con
los Términos y Condiciones del convenio.
• Plan de Marca Estratégica y Marcación no aplica
para este convenio.
Revisión de los requerimientos del
Convenio Leyes Aplicables

• Leyes Laborales
• Leyes Tributarias
CGO • Leyes contables

USG Políticas • 2CFR200 Uniform Administrative


Requirements, Cost Principles, and Audit
y Requirements
• ADS 303 Grants and Cooperative Agreements
Procedimient to NGO
os • Provisiones Estándar para ONG No
Estadounidenses

Políticas y
Procedimiento • Manuales de Procedimientos Financieros.
• Políticas de Adquisiciones
s • Políticas de viajes
organizacional
es
Revisión de los requerimientos del
Convenio Leyes Aplicables

• ADS 302.3.4.13 – Grants under


Contracts (GUC)
• ADS 303.3.25 – Fixed Amount Awards
Administrac to Non-Governmental Organizations
ión del • ADS 303saj – Fixed Amount Awards to
Convenio
Non-Governmental Organizations
de Monto
• ADS 303mab – Standard Provisions for
Fijo
Non-US Non-Governmental
Organizations
• 2 CFR 200 Subpart E – Cost Principles
Revisión de los requerimientos del
Convenio

Sistema Contable y Financiero


Contabilidad Separada
Cuenta Bancaria

Presupuesto
Flexibilidad del Presupuesto
Prohibición del Lucro

Excepción del Impuesto al Valor Agregado (IVA)


Solicitar a los proveedores de bienes y servicios que la
facturación sea sin IVA y entregar una copia de la certificación de
exención de impuestos.
Solicitar al momento de la apertura de la cuenta bancaria que
esta sea marcada sin IVA

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Revisión de los requerimientos del
Convenio

Información de Pago –
Desembolsos
• La Programación de desembolsos se hará con
base a la verificación de que la actividad y/o el
producto definido en cada uno de los hitos se
ha completado satisfactoriamente.
• Solicitudes de desembolso deben enumerar los
hitos, no los costos, ya que es el producto,
tarea, entregable u objetivo para el que se está
realizando el reembolso
• Solo para el primer desembolso, el Beneficiario
deberá entregar el RUT, copia de la cedula del
representante legal y certificación bancaria
• No se desembolsará al donatario ninguna suma
superior a la especificada en el convenio.
Revisión de los requerimientos del Convenio

Información de Pago - Proceso

El Donatario
envía la factura La Oficina La Oficina de La oficina de
para aprobación Técnica envía la contratos y Contratos y
de la Oficina factura con la donaciones donaciones
Donatari solicita remite al área
o
Técnica que aprobación a la
MSI MSI
aprobación de la
MSI
Financiera
comprueba el Oficina de dirección del documentos de
cumplimiento del contratos y programa para pago para su
hito y su(s) donaciones. realizar el pago. proceso final.
entregable(s)

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Revisión de los requerimientos del
Convenio

Solicitud de desemboslo por


cumplimiento de Hito

Todas las solicitudes de pago deben


corresponder a un hito especificado en el
Convenio de Monto Fijo. El beneficiario debe
enviar:
• Factura y certificación solicitando el desembolso.
• Certificación de Cofincnacion o apalancamiento según
aplique
• Informe de ejecución del Hito.
• Todo reporte e informe que aplique como entregable.
Revisión de los requerimientos del
Convenio

Cumplimento del
Plan de Monitoreo
de RGA
• Presentación de PMEC
• Anexo 9. Plan de
Monitoreo y Evaluación
Revisión de los requerimientos del
Convenio
Requerimientos
Ambientales, de Genero
e Inclusión Social
• Los requerimientos ambientales
están contenidos en la Excepción
Categórica aprobada por el Oficial
Ambiental de la Misión de USAID en
Colombia.
• Los requerimientos de Genero e
Inclusión Social aplican a cada
Proyecto dentro de la Descripción
del Programa.
Revisión de los requerimientos del Convenio
Cronograma de entregables - HITOS

HITO I
Delivery date / Fecha de entrega: 23 de diciembre 2019 Hito 1
Revisión de los requerimientos (continuación)

HITO II
Delivery date / Fecha de entrega: : 27 de febrero de 2020 Hito2
Revisión de los requerimientos (continuación)

HITO III
Delivery date / Fecha de entrega: : 30 de abril de 2020 Hito 3
Revisión de los requerimientos
(continuación)
Disposiciones Estándar para Organizaciones No Estadounidenses No
Gubernamentales – Anexo 3
M1. Presentación de Propuestas al Desarrollo Experiencia Clearinghouse y Derechos sobre
la Información (junio 2012)
M2. Uso de la Marca y Comunicaciones Publicas en las Asistencias Financiadas por USAID
(julio 2015)
M3. Tráfico de drogas y lugar de trabajo libre de drogas (junio 2012)
M4. Exclusión e Inhabilitación (junio 2012)
M5. Prevención de Financiación Proveniente del Terrorismo (agosto 2013)

M6. Trata de Personas (abril 2016)


M7. Actividades de Planificación Voluntaria – Requisitos Obligatorios (mayo 2006)
M8. Participación Igualitaria de Organizaciones de Orientación Religiosa (junio 2016)
M9. Notificaciones de Socios de USAID (IPN) Portal para Asistencia (julio 2014)
M10. Programa Piloto para la Mejora de Protecciones a Empleados Denunciantes de los
Donatarios (septiembre 2014)

M11.Presentación de Bases de Datos a la Biblioteca de Datos de Desarrollo (octubre


2014)
M12. Prohibición de Proveer Asistencia General a Entidades que Requieran Ciertos
Acuerdos Internos de Confidencialidad (mayo 2017)
M13. Salvaguarda de Menores (junio 2015)
M14. Divulgaciones Obligatorias (julio 2015)
M15. No discriminación en contra de los Donatarios (noviembre 2016)
16. Conflicto de Interés (agosto de 2018)

https://www.usaid.gov/ads/policy/300/303mat
Revisión de los requerimientos
(continuación)

Terminación del Convenio

Las terminaciones y suspensiones podrán realizarse:

• De mutuo acuerdo: Ambas partes deberán ponerse de acuerdo sobre las


condiciones de terminación/suspensión, incluyendo la fecha de entrada en
vigor; en caso de una terminación parcial, la parte de la adjudicación que
será terminada. El acuerdo de terminación bilateral se hará por escrito como
una modificación al Convenio de Monto Fijo.
• A petición del Beneficiario: El Beneficiario podrá solicitar la terminación
del Convenio de Monto Fijo parcial o totalmente enviando una notificación
escrita a RGA. La notificación deberá especificar la razón de la terminación,
la fecha de entrada en vigor y, en caso de terminación parcial, la parte que se
terminará. Si RGA considera que una terminación parcial significa que el
objeto de la adjudicación no se logrará, RGA podrá terminar el Convenio de
Monto Fijo por completo.
• Por conveniencia: RGA podrá terminar o suspender el Convenio de Monto
Fijo, parcial o totalmente, por cualquier razón que esté basada en la
conveniencia de RGA o USAID. En una terminación por conveniencia, RGA
pagará los hitos logrados hasta el momento de la terminación y una
proporción de cualquier entregable en progreso.
Revisión de los requerimientos
(continuación)

El cierre de la
adjudicación se
logra a través de
la aceptación de
la Oficina
Técnica del
último hito y la
aprobación del
pago final con
los entregables
CIERRE DE LA ADJUDICACIÓN DE respectivos.
CONVENIO DE MONTO FIJO
Representantes Programa Regional de Gobernabilidad RGA
CARGO PUNTO DE CONTACTO DIRECCION DE CORREO ELECTRONICO/TELEFONO

Gerente de Donaciones & Contratos Leonardo Crispin Torres Leonardo.torres@msi-col.com


Torres
Especialista de Donaciones & Contratos Adriana Rodriguez ARodriguez@msi-col.com
Alvarado
Preguntas
?