Tema:

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.

Realizado por:
SORY LEANY SAMBONY
EVELYN ALEJANDRA OCAMPO

Presentado a:
DIANA PEREZ
Instructora

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
REGIONAL – CAUCA
AÑO 2019
 PROCEDIMIENTOPARAELREGISTRODEDOCUMENTOSRECIBIDOS.

1. RECEPCIÓN
Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes, puede ser directa que es
cuando se entrega a la persona e indirecta es cuando se envía por correo y/o medio electrónicos.

2. CLASIFICACIÓN
Consiste en separar los documentos recibidos dependiendo del asunto y para quien va dirigido.

3. REVISIÓN
Las comunicaciones que ingresen deben ser revisadas para verificar la información y los diferentes
datos para poder enviar respuesta y saber el asunto.
4. RADICAR
es el procedimiento donde las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones
recibidas dejando constancia de la fecha y hora de recibido y enviado.

5. REGISTRO
consiste en la anotación de los datos más significativos de la comunicación en formato para su
control y tramite dentro de la entidad.

6. DISTRIBUCIÓN
una vez registradas las comunicaciones, se procede al reparto y distribución de las mismas, a las
oficinas que deben atenderlas y tramitarlas.
FORMATOS Y APLICATIVOS PARA EL REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS.

 GESTIÓN DOCUMENTAL
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por la entidades desde su origen hasta su
destino final, con el objetivo de facilitar su actualización y conservación.

 ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos de su ciclo vital.
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las
unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el
instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la
racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en
los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al Histórico de conformidad
con las Tablas de Retención Documental adoptadas.
 RECORDATORIO O SERVICIO DE ALERTA DE CORRESPONDENCIA.
 ATENCIÓN AL USUARIO
Estas unidades, son el primer lugar donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito
de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los tramites
administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio.

 SERVICIO ALERTA
Uno de los mas importantes, consiste en recordar las comunicaciones recibidas para dar respuesta
oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.

PRESTAMOS DE DOCUMENTOS
Se refiere a la disposición y consulta para el usuario, de la serie documental consecutivo de
correspondencia; se pueden utilizar controles para registrar los prestamos y para dejar constancia de los
mismos en la respectiva serie.