Gestión Documental

Ing. Jorge Enrique Jurado Bolívar.

 Competencia para el manejo de
información

• Reconocer la necesidad de información

• Identificar y localizar las fuentes de información
adecuadas
• Saber como llegar a la información dentro de
esas fuentes
• Evaluar la calidad de la información obtenida
• Organizar la información
 Proceso de Busqueda
Enfoqu ¿Cuál es mi necesidad de
información?
e
Busca ¿Cómo debo buscar?

rClasificar ¿Qué encontré?

Seleccion ¿Qué es lo
importante?
ar
Sintetiza ¿Cómo encaja la
información?
r ¿A quien va dirigido?
 Necesidad de Información

Identificar y definir la información necesaria para

completar la tarea (para resolver el problema de la
información):

•  Una o varias teorías que pueden dar base teórica a la

solución del problema y las principales definiciones
(marco conceptual y teórico)
• Resultados de estudios anteriores (antecedentes)
• Marco geográfico, demográfico, legal e histórico
 Fuentes de información
2) Determinar las fuentes posibles de información y
seleccionar las mejores (defina prioridades)
Información Primaria Información Secundaria
Se obtiene de otra fuente de
Se obtiene directamente por información, que ya hizo la tarea
observación, medición o de recopilación de los datos.
consulta del objeto de estudio.
Tiene como ventaja que no
Tiene como ventaja su
tiene sesgos y puede ser muy
disponibilidad y permanencia. En
reciente. En su contra está que
su contra está que puede ser
puede ser costosa de adquirir y
costosa de adquirir, tener sesgos,
tomar mucho tiempo el adquirir
adolecer de calidad de registro,
suficiente información.
estar en una medida no
Tipos:
apropiada para la investigación
Observación: participante o no
en cuestión.
participante
Entrevista: estructurada o Tipos:
semiestructurada Documentos científicos: Tesis,
Encuesta: estructura articulos, ponencias
autoadministrada o no. Documentales : informes
institucionales, de gobierno o
 Problema de la información web

• Veracidad y estabilidad de la información:

internet es un medio de auto-publicación –
calidad de la información puede variar mucho.
• Cobertura real y percibida de internet: los
motores de búsqueda encuentran respuestas
en dependencia de los servidores buscados.
• Internet invisible (deep web): los motores
genéricos no tienen capacidad para acceder a
determinados repositorios de información por
requerir formularios o pasarelas de acceso.
 Directorio de materias
• Se trata de índices organizados jerárquicamente, los
que permiten a la persona que realiza una búsqueda
revisar listas de sitios Web estructuradas por materias.
• son construidos "manualmente", en el sentido que hay
un trabajo directo de una o más personas que realizan
la catalogación.
• A diferencia de los buscadores, estos directorios
apuntan más a la profundidad que a la extensión de
los resultados en un área determinada.
• Están dotados de sus propios buscadores para revisar
sus bases de datos.
• Los directorios por materias están ordenados por
categorías y normalmente los resultados son enlaces
al nivel superior de un determinado sitio Web
Consulte: http://www.ipl.org/
 Otros directorios de materias

About.com <http://about.com> Personas y NO

máquinas, ofrecen su selección de los mejores
vínculos (links) y de contenido original en más
de 700 especialidades.
Argus Clearinghouse <
http://www.clearinghouse.com> Colección
académica seleccionada de guías por temas.
Digital Librarian <www.digital-librarian.com>. El
sitio es mantenido por la bibliotecaria:
'Margaret Vail Anderson' de Cortland, Nueva
York.
 Términos de búsqueda – palabras
claves
Para elaborar ecuaciones de búsqueda eficientes, se
debe:

• Definir cuidadosamente el vocabulario, identificar

los sinónimos relevantes y toda la terminología
equivalente.
Por ejemplo depósitos esféricos, el vocabulario para
búsqueda podría ser: tanque, vasija, contenedor y
esférico o esfera.

• Evitar términos generales

 Palabras claves (truncamiento)

• Truncamiento ilimitado: “*” permite

buscar palabras con una raíz común.
Maquin*, buscaría los términos
maquina, maquinado, maquinaria.

• Truncamiento limitado: “?” permite una

búsqueda exacta de la información. Es
un comodín de un solo carácter. Wom?
n encuentra woman y women.
 Palabras claves (términos
booleanos)
AND
Este operador solo enumera
referencias que incluyen los dos
términos. Todos los documentos
recuperados contendrán los dos
términos, pero no necesariamente
estarán el uno al lado del otro o
OR incluso en la misma frase.
Este operador enumera todas las
referencias que incluyen uno de los
términos. Las referencias encontradas
pueden incluir ambos términos, pero
no necesariamente.
AND NOT
Este operador enumera todas las
referencias que mencionan el termino
cacahuate sin mencionar el termino
 Delimitadores google
“” Palabras exactas “tecnología”
- Términos que desees excluir Tecnología -técnica
+ Incluir varios términos a la Tecnología +técnica
búsqueda
Site Limita la búsqueda a un sitio Bienvenido
web site:www.google.com
allintitle Busca un texto en la barra de Allintitle: bienvenido
titulo de la página web
allintext Busca un texto en el contenido Allintext: bienvenido
de la página web
allinurl Busca un texto en la dirección Allinurl: bienvenido
de la página web
allinancho Busca un texto en un enlace de Allinanchor: bienvenido
r la página web
filetype Busca un texto en un tipo de Bienvenido filetype:pdf
página concreta (pdf, doc, xls,
ppt)
Define Busca el significado de un Define: “vigilancia
término en los glosarios de tecnológica”
internet
 Búsquedas verticales

• Blog Search
• Book Search
• Scholar
• Images
• Local/Maps
• News
• Patent Search
• Product Search
• Video
 ¿Qué información selecciono?

Evalúe la información encontrada

teniendo en cuenta:
• Validez de la fuente y su autor
• Relevancia temática para la solución
de mi necesidad de información
• Fecha de publicación
 ¿Cómo sintetizo y uso la
información?
Extraiga las ideas principales y más
relevantes de la información
encontrada (no transcriba o copie
textualmente un documento a no ser
que sea citado)
 Bibliografía
Luego de referenciar en el documento al final se define
una hoja de bibliografía en donde:

• Referencia de libros
• Apellidos y nombre del autor.
• Título de la obra.
• Nombre y apellidos del traductor, editor o director.
• Número del volumen o tomo.
• Editorial.
• Ciudad de edición
• Año.

WEINSTEIN, S. M. & KEIM, A. Principios básicos de los

computadores. Barcelona, Labor, 1968.

HERNANDEZ, Roberto, y otros. Metodología de la

investigación. México, McGrawHill, 2006.
Uso y presentación de
citas
Directa o textual

Corta (menos de 5 renglones): Se inserta dentro

del texto entre comillas, el número
correspondiente se coloca al final, después de
las comillas y antes del signo de puntuación

Lászlo Roth presenta la siguiente definición de

serigrafía “es un método simple de impresión
a color en la cual se utiliza una malla tensada
sobre un marco en lugar de una plancha de
impresión”¹

________________________
¹ROTH, Lászlo. El libro de modelos para el diseñador de packaging y
Uso y presentación de
citas
Extensa: Se deja una sangría de cuatro espacios. La cita se escribe a un
renglón, sin comillas y se separa del texto dos renglones.

A propósito de la definición de arquitectura, Ignasi de Sola dice:

Etimológicamente, la palabra arquitectura procede del griego. Es la

conjunción de dos palabras: arjé, el principal, el que manda, el
principio, el primero, y tekton, que significa construir, edificar. El
arquitecto es, por tanto, el primero de entre aquellos que realizan la
tarea de construir. Por un lado, es el que define las bases, los
principios. Por otro lado, es el que dirige, el que manda en la
actividad constructiva¹.

________________________
¹SOLA-MORALES, Ignasi de ... Et al. Introducción a la arquitectura:
conceptos fundamentales. México: Alfaomega; Barcelona: Edicions
Universitat Politécnica de Catalunya, 2002. p. 15
Uso y presentación de citas
Indirecta

La que se hace en palabras del autor, pero respetando la idea original.

Se escribe dentro del texto. No lleva comillas y el número correspondiente se
coloca después del apellido y antes de citar su idea.

Como bien lo dice Hofer¹, la estadia de Bruner en Colombia fue larga; lo que
permitio que su calidad como urbanista quedara marcada por su
continuidad.

________________________
¹HOFER, Andreas. Karl Brunner y el Urbanismo Europeo en
América Látina. Bogotá: El Ancora Editores: Corporación
Candelaria, 2003. p. 115
 Ejemplo
“En los puntos de desagüe de los sistemas de
aguas negras del Tolima, que desembocan en
los ríos Magdalena y Suarez, de los que se
nutre el acueducto de la mayoría de las
ciudades del departamento, no se cuenta con
un sistema que evalúe y filtre si el agua tiene
desechos de medicamentos que la gente
normalmente bota por los sifones de sus
casas y que pueden producir efectos muy
graves sobre la población”.
 ACTIVIDAD RESULTADO ESPERADO
Problema de información: No se
1. Definición de a cuenta con un sistema que evalúe si el
realizar. agua que llega a los ríos Magdalena y
Reconocer la necesidad Suarez tiene desechos de
de información medicamentos que la gente
respondiendo las normalmente bota por los sifones de
preguntas: ¿Cuál es el sus casas”.
problema? ¿Cuál es el Temática central y conceptos
tema central al que le básicos identificados. Sistema de
apunta el problema? Detección y filtrado de desechos de
medicamentos en aguas residuales
2. Estrategias para Referencia de cada fuente consultada,
Buscar  Libros
Identificar y localizar las  Base de datos
fuentes de información  Revista o Tesis
adecuadas; como  Internet
mínimo se debe  Expertos
encontrar información
de Libros, Bases de
datos, Revistas

3. Localización y Acceso.
Saber cómo seleccionar la
información dentro de esas
fuentes para ello se debe:
 Identificar fuentes
confiables y válidas
 Encontrar la información
que aborde la temática
necesaria para enfrentar el
problema, dentro de cada
fuente.
Selección de 2 Títulos de artículos
encontrados en mínimo tres fuentes
diferentes, que traten sobre “Sistema de
Detección y filtrado de desechos de
medicamentos en aguas residuales” que
tengan autor y/o entidad reconocida
internacionalmente, responsable sobre el
contenido.
 Libros, (Valderrama & Negrón (2006)
Manual De Gestión De Desechos.
Cooperación Internacional. Grupo
Propuesta Ciudadana.
 Base de datos E-libro, (E- Libro. Medio
ambiente Articulo: Desechos biologicos
sobre cuencas de los rios.Patricio Vargas
Cantin. Magister en Física, P. Universidad
Católica de Chile. Dr. Recursos Naturales,
Max Planck Institut fur Astrophysik,
Alemania.Departamento de Física.
Universidad Técnica Federico Santa
María
 Internet, El río y el medio ambiente.
Agencia Peruana de Cooperación
Internacional para la conservación del
 Selección de los seis títulos, tres
fuentes que contengan información
4. Uso de
más relevante que me garantice
Evaluar la calidad de
que lo tratado en ellas,
la información
corresponde a la temática
obtenida.
requerida para enfrentar la solución
al problema planteado.
Hacer una síntesis de información
de cada una de las tres fuentes
5. Síntesis
seleccionadas como las mas
Organizar la
relevantes (tipos de fuentes
información
diferentes), para comunicar los
resultados
6. Evaluación Con la información encontrada dar
¿Con la información respuesta al problema de cuál seria
encontrada puedo un” Sistema de Detección y filtrado
afrontar mi problema de desechos de medicamentos en
de información en aguas residuales” que se pueda
forma eficaz y aplicar en el Tolima
eficiente?
 Historia de internet

Esta es una de las manera que se puede hacer una

búsqueda teniendo en cuenta las palabra principales
para los motores de búsqueda los conectores básicos
como “de” no es relevante
 “Historia de internet”

Cuando se le agregan comillas dobles a la frese se

mostraran paginas que contengan esa frase exacta.
 Historia OR internet

Cuando se le agregan el operador “OR” se muestra las

paginas que contenga las dos palabras, historia o
internet (no necesariamente ambas) .
 Historia-internet

Cuando se le agregan el operador “-” se muestra las

paginas que contenga la palabra “historia”, pero no la
palabra “internet” .
 ~internet

 Cuando se le agregan el operador “” se muestran las

pagina que contenga sinónimos de la palabra donde se
antepuso el símbolo. Ejemplo: Net, Network,Red.
 Redes site: cisco.co

 Cuando se le agregan el operador “” permite

especificar los resultados de una búsqueda en una
pagina determinada, esta consulta solo mostrara las
palabras redes cuya fuente es cisco.co
 Intitle:internet

 Cuando se le agregan el operador “” limita la

búsqueda a solo palabras de titulo de pagina, te
mostrara paginas donde el titulo de la pagina es
internet.
 Inurl:internet

 Cuando se le agregan el operador “” limita la

búsqueda a solo paginas que en su url contenga la
palabra especifica.
 allinurl:historia internet

 Cuando se le agregan el operador “” se mostrara las

paginas donde la dirección contenga las palabras
historia e internet.
 intext:internet

 Cuando se le agregan el operador “” busca en una

pagina el texto que queramos “” busca en una pagina
los textos que queramos.
 Internet filetype:ppt

 Cuando se le agregan el operador “” buscara paginas

que contengan documentos con esta extensión
ejemplo PDF,DOC,XLS etc.
 define: Internet

 Cuando se le agregan el operador “” mostrara la

definición o significado de la palabra que pongamos
detrás de los dos puntos.
 Tiempo la dorada, caldas

Muestra el estado de tiempo de la ciudad del mundo

que escojamos , también se puede utilizar la palabra
“clima”.
 internet dorada, caldas

Muestra artículos o servicios de un lugar especifico

además google muestra mapas y reseñas e
información de contacto .
 10USD in COP

Muestra la conversión de moneda dependiendo de la

cifra que necesitas lo importantes es conocer la
nomenclatura de las monedas “euros eur”.
 Mapa dorada, caldas

Muestra el mapa en google map sobre el sitio o

ciudad que desea buscar.
 La capital de caldas es *

Búsqueda comodín: se puede utilizar el * como

comodín para hacer una búsqueda .
 10 pulgadas en cm

De esta manera puede hacer conversiones entre las

diferentes unidades de medidas (altura, peso, y masa,
entre otros.)
 455+2*2

Con esto puede utilizar la calculadora de Google y

puedes hacer operaciones matemáticas básicas.
¿Que sucede si se da clic en me siento con suerte?