Excel y la web

Publicación en Internet con Microsoft Office

Sevilla, junio de 2004

Salir Iniciar
Excel
Excel y la web

Introducción

Creación de páginas web a partir de datos Excel

Agregar información Excel a una página web

Abrir un libro en una intranet o internet en Excel

Hipervínculos en Excel

Formularios web en Excel

Salir
Excel
Introducción

 Excel permite generar páginas web con información de libros

Excel
 Se puede usar Excel para abrir libros en una intranet o en
internet
 Es posible usar hipervínculos que nos remitan a zonas dentro
de una misma hoja de cálculo o a otras zonas de internet
 No es necesario conocer HTML para realizar estas tareas con
Excel

Salir Menú
Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel

 Excel dispone de un asistente para crear una página

web a partir de los datos de una hoja o un gráfico
 El asistente está instalado si aparece la opción Guardar
como HTML en el menú Archivo. En caso contrario, debe
instalarse, a partir de Herramientas > Complementos
 Al generar un gráfico Excel para añadir a una página
web con el asistente, se debe crear como un objeto
dentro de la hoja de cálculo

Salir Menú
Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel
Para generar una página web a partir de un libro Excel:

1 seleccionar los datos a

convertir a formato HTML

2 seleccionar Archivo >

Guardar como HTML

Salir Menú
Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel

3 especificar los
rangos de las celdas y
los gráficos, así como
el orden de inserción,
mediante los controles
Agregar, Quitar y Mover.
Pulsar en Siguiente

Salir Menú
Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel

4 escoger la opción
Crear un documento
HTML independiente ...
y pulsar en Siguiente

Salir Menú
Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel

5 se puede escoger
título y encabezado para
la página, insertar líneas
horizontales y otros
datos de identidad,
dirección de correo
electrónico y fecha de
última actualización

Salir Menú
Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel

6 en el último cuadro,
seleccionar el código de
página, Guardar el
resultado como un archivo
HTML e indicar la Ruta
del archivo.
Hacer clic en Terminar

Salir Menú
Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel
Vista de la página web resultante:

Salir Menú
Excel
Agregar información Excel a una página web

Para insertar información Excel en una

página web ya existente: 1 en Internet Explorer
abrir el fichero (Archivo
> Abrir), y seleccionar
Ver > Código fuente
2 en la posición donde
se desee que aparezcan
los datos Excel insertar
una línea con el texto:
<!--##Table##-->
que usará el asistente
web de Excel

Salir Menú
Excel
Agregar información Excel a una página web

3 una vez guardado y

cerrado el fichero html
modificada, seguir los
pasos descritos del
asistente; en el paso 2
se escogerá la opción
Insertar los datos
convertidos en un archivo
HTML existente

Salir Menú
Excel
Agregar información Excel a una página web

4 en el paso 3 escoger
la opción Abrir el
archivo directamente y
escribir el nombre del
fichero html existente
sobre el que se van a
añadir los datos Excel

Salir Menú
Excel
Agregar información Excel a una página web

5 el ultimo paso es
similar a como ya se
describió; sólo hay que
tener la precaución de
dar un nombre para el
archivo que se genere
diferente al original

Salir Menú
Excel
Agregar información Excel a una página web

Salir Menú
Excel
Abir un libro en una intranet o internet en
Excel

 Excel permite abrir libros que estén ubicados en una

intranet corporativa o incluso en internet. Bastará con
que al abrirlo, se indique la dirección completa:

 c:\ventas\libro.xls (disco local)

 http://ventas/libro.xls (intranet)
 http://www.sitio.dom/usu/libro.xls
(internet)

Salir Menú
Excel
Hipervínculos en Excel

 En Excel se pueden usar hipervínculos para abrir documentos

externos, que pueden estar situados en un servidor de red intranet o
internet
 Los hipervínculos también pueden enlazar con zonas del mismo libro
Excel
 Se puede insertar un hipervínculo a un libro Excel:
 a partir del texto de una celda
 a partir de un gráfico
 mediante la función Hipervínculo en una celda

Salir Menú
Excel
Crear un hipervínculo a partir del texto de una
celda

1 escribir el texto del hipervínculo

2 seleccionar la celda o
celdas que contengan el texto

3 seleccionar Insertar >

Hipervínculo o pulsar en

4 si no se ha guardado el libro, un
cuadro informativo lo pedirá antes
de que salga el cuadro de diálogo
Insertar hipervínculo

Salir Menú
Excel
Crear un hipervínculo a partir del texto de una
celda

5 escribir la dirección
del archivo de destino
en el cuadro Vincular al
archivo o dirección URL

6 para saltar a una

ubicación específica dentro
del archivo de destino,
escribirla en el cuadro
Ubicación dentro del archivo

Salir Menú
Excel
Crear un hipervínculo a partir de un gráfico

Sólo se puede añadir un hipervínculo a un gráfico si

 se trata de un dibujo creado con la barra de
herramientas Dibujo
 es una imagen insertada con Insertar > Imagen

Para crear un hipervínculo a partir de un gráfico:

1 seleccionar el gráfico haciendo clic en el

mismo para que aparezcan los controles

2 seguir los pasos 3 a 6 del caso anterior

Salir Menú
Excel
Crear un hipervínculo utilizando una función de
hoja de cálculo

Se puede usar la función HIPERVINCULO

 escribiendo la función en una celda

=HIPERVINCULO(Ubicación;nombre_descriptivo)
 o usando el asistente de funciones:

1 seleccionar la celda que se desee

que contenga el hipervínculo

2 seleccionar Insertar > Función o hacer

clic sobre el botón Pegar función

Salir Menú
Excel
Crear un hipervínculo utilizando una función de
hoja de cálculo

3 en el cuadro Pegar función,

seleccionar en Categoría de
función: Búsqueda y referencia,
y en Nombre de la función:
HIPERVINCULO
4 indicar la ruta y nombre
del archivo de destino
(Ubicación_del_vínculo) y el
contenido de la celda
(Nombre_descriptivo)

Salir Menú
Excel
Cambiar el destino de un hipervínculo

1 seleccionar las celdas o el gráfico del

hipervínculo:
 para hipervínculos de texto, utilizar las flechas
de dirección para moverse por las celdas
 para gráficos, mantener pulsada la tecla

2 selecionar
<Control> y hacer
Insertar clic en el gráfico
> Hipervínculo
3 si se solicita, guardar el libro
4 modificar el cuadro Insertar
hipervínculo como se indicó

Salir Menú
Excel
Cambiar el destino de un hipervínculo

1a si el hipervínculo se creó utilizando la función

HIPERVINCULO, seleccionar la celda usando las
teclas de dirección y hacer clic en la barra de
fórmulas para modificarla

Salir Menú
Excel
Cambiar el texto o el gráfico de un hipervínculo

1 seleccionar las celdas o el gráfico del hipervínculo

2 para cambiar el texto, editarlo
en la barra de fórmulas
3 para modificar un gráfico, usar la
barra de herramientas Dibujo o Imagen
4 para cambiar la imagen de hipervínculo,
insertar la imagen y convertirla en un
hipervínculo con el mismo destino;
después, eliminar la imagen anterior

Salir Menú
Excel
Cambiar el aspecto del texto de un
hipervínculo

1 seleccionar Formato
> Estilo
2 seleccionar de la lista
Nombre del estilo la
opción Hipervínculo o
Hipervínculo visitado
3 hacer clic en Modificar
y cambiar el formato en
el cuadro de diálogo
Formato de celdas

Salir Menú
Excel
Formularios web en Excel

 Mediante el asistente Formulario de web de Excel se puede

establecer un sistema de recopilación de datos Excel (hoja
de cálculo)
 El formulario puede disponer de celdas para la introducción
de datos, e incluir controles que faciliten esa tarea
 El servidor puede usar dos interfaces para recibir los datos
de los usuarios: IDC o CGI
 Los usuarios deberán tener instalado Excel

Salir Menú
Excel
Formularios web en Excel

Salir Menú
Excel
Emplear celdas de una hoja de cálculo para
utilizarlas como formulario

 Las celdas deben formatearse para dar el aspecto y

comportamiento deseados, mediante la opción
Formato > Celdas
 Se puede restringir el tipo de datos que el usuario
introduzcaen la celda mediante la opción Datos >
Validación, en donde también pueden seleccionarse
mensajes indicativos y de error asociados a las
celdas

Salir Menú
Excel
Insertar controles en los formularios

Debe estar activada la barra de herramientas

Formularios (seleccionar Ver > Barra de herramientas
> Formularios). Para insertar un control:

1 hacer clic en el control

deseado en la barra de
herramientas Formularios

2 hacer clic en la posición

del formulario donde se
desee insertar

Salir Menú
Excel
Insertar controles en los formularios

Tipos de controles:
 Etiqueta: permite insertar un texto para proporcionar
información de un control, de la hoja o del formulario
 Cuadro de grupo: un borde y un rótulo que agrupa
los controles relacionados (botones de opción, casillas
de verificación)
 Botón de acción: ejecuta una macro al pulsarlo

Salir Menú
Excel
Insertar controles en los formularios

 Casilla de verificación: activa o desactiva una

opción; puede activarse más de una a la vez en
una hoja o en un grupo
 Botón de opción: selecciona una opción de un
grupo de posibles
 Cuadro de lista: lista de elementos que pueden
seleccionarse

Salir Menú
Excel
Insertar controles en los formularios

 Cuadro combinado: cuadro con lista desplega-ble, en

donde la opción seleccionada aparece en el cuadro de texto
 Barra de desplazamiento: para desplazarse a través de una
lista de valores
 Botón de número: botón con una flecha hacia arriba y otra
hacia abajo que puede adjuntarse a una celda; la flecha
arriba aumenta el valor de la celda y la flecha abajo lo
disminuye

Salir Menú
Excel
Propiedades de los controles

Una vez insertados los controles en

el formulario, se pueden ajustar sus
propiedades mediante el menú
Formato de control que se activa a
través del menú contextual que se
abre seleccionando el control y
pulsando el botón derecho del ratón

Salir Menú
Excel
Propiedades de los controles

 Las fichas Tamaño, Proteger y Propiedades son comunes a todos los

controles
 En los controles de tipo botón aparecen las fichas Fuente,
Alineación y Márgenes
 En los botones de casilla de verificación se pueden modificar el
color de fondo y las líneas del control en las fichas Colores y
Líneas
 En todos los controles, excepto en Botón y Etiqueta, la ficha Control
permite ajustar las propiedades específicas de cada control

Salir Menú
Excel
Propiedades de los controles

Algunas opciones en la ficha Control:

 Valor: indica el estado de la casilla de verificación o botón de opción
 Vincular con la celda: asocia la selección de una opción con el
contenido de una celda
 Rango de entrada: celdas que contienen la lista de opciones para
los cuadros de lista y combinado
 Valores actual, mínimo y máximo, incremento: relativos al valor
asociado a las barras de desplazamiento y botón de número

Salir Menú
Excel
Asignar una macro a un control

Se puede asignar una macro a diversos controles.

Una macro genera una serie de operaciones que
Excel ejecuta automáticamente cuando se activa
Para grabar la macro:

1 seleccionar Herramientas >

Macro > Grabar nueva macro
2 dar un nombre a la
macro y pulsar Aceptar
3 realizar las tareas a automatizar
y pulsar en Detener grabación

Salir Menú
Excel
Asignar una macro a un control

Para asignar una macro a un control:

1 hacer clic sobre el control

con el botón derecho del ratón
y seleccionar Asignar macro

2 en el cuadro de
diálogo Asignar macro,
seleccionar la macro
que se creó

Salir Menú
Excel
Publicar formularios web con Excel

El Asistente de formularios puede generar dos tipos

de ficheros:
 CGI (Common Gateway Interface)
 el servidor debe tener in intérprete Perl instalado,
ya que el asistente genera un programa Perl (.pl)
 los datos que envíe el formulario se almacenarán
en un fichero de texto (.txt)

Salir Menú
Excel
Publicar formularios web con Excel

 IDC (Internet Database Connector)

 el servidor web debe ser Windows NT, Windows 95
o posterior
 debe estar instalado un controlador ODBC (Open
Database Connectivity) para acceder a la base de
datos Access
 los datos que envíe el formulario se almacenarán en
un fichero de bases de datos Access (.mdf)

Salir Menú
Excel
Publicar un formulario con CGI

1 seleccionar Herramientas >

Asistente > Formulario de Web
(si no aparece en el menú, hay
que instalarlo seleccionando
Herramientas > Complementos)

2 en el primer paso del

asistente, hacer clic en
Siguiente

Salir Menú
Excel
Publicar un formulario con CGI

3 especificar los
controles y celdas
que se usarán para
la entrada de datos
(usar las opciones
Agregar una celda,
Quitar y Cambiar
nombre) y hacer
clic en Siguiente

Salir Menú
Excel
Publicar un formulario con CGI

4 elegir la opción
Servidor de Web
compatible con CGI
y pulsar Siguiente

5 elegir la opción
Guardar el resultado
como archivo Excel
y escribir la ruta
del fichero; pulsar
Siguiente

Salir Menú
Excel
Publicar un formulario con CGI

6 especificar el mensaje
que se desee enviar al
usuario después de
registrar los datos e
indicar la dirección
URL del fichero Perl
7 en el último paso
del asistente, hacer
clic en Terminar
8 guardar los archivos generados
(.pl, .txt, .xls) en el servidor web

Salir Menú
Excel
Publicar un formulario con IDC

Los pasos a seguir en el asistente son similares

a los correspondientes a CGI, excepto:

en el paso 3 de 6
elegir la opción
Servidor de información
de Internet de Microsoft
los archivos generados
tienen extensiones
.idc, .htx, .mdb y.xls

Salir Menú
Excel
Proteger un formulario en Excel

Para evitar que el usuario modifique o altere el

formulario creado:
1 abrir el libro con el
formulario creado
2 seleccionar las celdas
de entrada de datos
3 seleccionar Formato >
Celdas
4 en la solapa Proteger,
desactivar las opciones
Bloqueada y Oculta

Salir Menú
Excel
Proteger un formulario en Excel

5 seleccionar
Herramientas > Proteger
> Proteger hoja
6 en el cuadro Proteger
hoja, activar las
opciones Contenido,
Objetos y Escenarios
Si de desea desproteger la hoja,
seleccionar Herramientas >
Proteger > Desproteger hoja

Salir Menú
Excel
Cómo acceder al formulario Excel para
introducir información

1 abrir en el navegador
el formulario creado
por el asistente (debe
estar instalado Excel)
2 antes de abrirlo, el navega-
dor muestra un aviso sobre el
uso de macros; para que el
formulario pueda enviar
3 introducir la informa- información al servidor,
ción en el formulario y permitir el uso de macros
hacer clic en Enviar

Salir Menú