PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

Ludy Yineth Amezquita Maldonado

Judy Alejandra Cifuentes Niño
Tatiana Alejandra Galindo Ladino
Laura Alejandra Pacheco Lara
Angie Nathalia Torres Jiménez
 ESTRUCTURA DEL PINAR

• Introducción
• Contexto estratégico de la entidad
• Visión estratégico del plan
• Objetivos
• Mapa de ruta
• Herramienta de seguimiento
 ¿QUÉ ES EL PINAR?
• Es un instrumento de la planeación de la Gestión Documental del
archivo general de la nación de conformidad con lo indicado en el
decreto 1080 del 2015.
• El PINAR se desarrolla para asegurar la articulación del PGD con la
misión, objetivos y metas estratégicas del AGN, el cual se incorporara
en la propuesta al plan institucional estratégico institucional en la
línea de acción para el procesos de la gestión documental, que tiene
vigencia para el 2019 al 2022.
• El PINAR sus versiones de actualización son aprobados por el Comité
Institucional de Gestión de Desempeño.
 OBJETIVO GENERAL

• Lograr en la vigencia 2018, la implementación de planes y proyectos

que gestionen, automaticen, brinden, seguridad y acceso a la
información contenida en los documentos de archivo, dando el
cumplimiento a la normatividad aplicable y fortaleciendo así la
gestión Documental.
 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Dar cumplimiento al 100% de la normatividad archivística, de conformidad
con la matriz actualizada de evaluación de requisitos legales.
• Dar cumplimiento al plan de capacitación en cuanto a en temas
relacionados con la gestión documental y uso del sistema de gestión de
documentos electrónico de archivo - SGDEA.
• Establecer un plan de mejoramiento de acuerdo con el diagnostico integral
de archivos del AGN, el sistema integrado del AGN, procedimientos y sus
índices e indicadores de gestión documental.
• Establecer seguimientos y control por atención al ciudadano en
cumplimiento de tiempos de respuestas a las solicitudes de los grupos de
valor
 IMPORTANCIA DEL PINAR
• Resalta su importancia como soporte de la planeación estratégico en
los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo,
económico, técnico y tecnológico.
• Las entidades deben asegurarse que existan procedimientos claras
para la creación, gestión, organización y conservación de los mismos.
 BENEFICIOS DEL PINAR
Contar con un marco de referencia para la planeación y el desarrollo de
la función archivística.
Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo
de la función archivísticas.
Optimizar el uso de los recursos previstos para la gestión y procesos
archivísticos en el plan estratégico institucional y el plan de acción
anual.
 REQUERIMIENTOS DEL PINAR
• ADMINISTRATIVOS: El PINAR requiere implementación gradual de sus
planes y proyectos por ello el equipo interdisciplinario de trabajo y las
dependencias involucradas deben tener conocimiento de sus aportes
estableciendo las actividades a desarrollar en el cronograma de
implementación del PINAR y mapa de ruta.

• NORMATIVOS: Aplica las legislación y normativa referente a la gestión

de archivos, la cual puede ser consultada a través de la pagina web de
la entidad. Se deberá realizar control y la vigilancia al cumplimiento
de los requerimientos normativos de la Gestión.
• ECONÓMICOS: las actividades de los planes y proyectos a
implementar en el PINAR, se encuentra consideradas en el plan anual
adquisiciones y el plan de acción de inversión, presupuesto de gastos
de la entidad como: presupuesto de gastos de funcionamientos,
presupuestos de gastos de inversión.

• TECNOLÓGICOS: Velar por el funcionamiento de los sistemas de

información que soporta la gestión documental y administración de
archivos del AGN, con el propósito de optimizar, modernizar e
incorporar al proceso de gestión documental las tecnologías de la
información que marcan las tendencias en movilidad.
DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

• Se requiere cumplir al 100% la normatividad archivística al interior del

AGN (Afecta la imagen institucional)
• Se requiere fortalecer y documentar la mejora continua
• Se requiere capacitar a los funcionarios en temas relacionados con la
gestión documental.
• Se requiere actualizar el procedimiento de la gestión documental en
el ANG.
• Se requiere actualizar el diagnóstico integral de archivos del AGN
• Toma mayor importancia continuar con la actualización de la matriz
de evaluación de requisitos legales
• Se requiere establecer los índices e indicadores de gestión del proceso
de gestión documental del AGN.
• Se requiere documentar el Sistema Integrado de Conservación del
AGN
• Se requiere afianzar el seguimiento y control al cumplimiento de
tiempos de respuestas a las solicitudes de los grupos de valor.
 FORMULACIÓN DE PLANES Y
PROYECTOS DEL PLAN
INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
• Para la implementación del Plan Institucional de Archivos, se
realizarán los siguientes planes y proyectos:

1) Plan Institucional de capacitación del AGN

2) Plan del sistema integrado de conservación
3) Proyecto Registro y control de comunicaciones oficiales
4) Proyecto Administración modulo archivo sistema de gestión de
documentos electrónicos de archivo – SGDEA.
CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA

• El mapa de ruta es una herramienta de ruta que permite identificar y

comprender el orden en el que se van a desarrollar los planes,
programas y proyectos en la entidad.
• La intención de esta herramienta es compilar todos los planes,
programas y proyectos relacionados con la función archivística de la
institución que esta en desarrollo o previstos para futuras acciones
MAPA DE RUTA
 CONSTRUCCIÓN DE LA
HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL
• Permite hacer el monitoreo de un periodo de tiempo a los planes,
programa y proyectos relacionas con el PINAR. La entidad deberá crear
los mecanismos necesarios para el seguimiento, control y mejora de:

La visión estratégica del PINAR

Objetivos
Planes, programas y proyectos

Si ya cuenta con los del anterior, deberían adoptar el PINAR.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN.
