ADMINISTRACIÒN DE PROYECTOS

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos puede definirse: “Como

la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas en actividades que son
desarrolladas por un conjunto de personas, para
generar un adecuado control y seguimiento de estas
actividades y los recursos de un proyecto, de manera
que se cumplan las expectativas, objetivos y metas del
mismo”. Es decir, el objetivo de la administración de
proyectos es que el trabajo sea hecho a tiempo dentro
del presupuesto asignado y dentro de las
especificaciones acordadas.
 IMPORTANCIA DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

La administración representa una herramienta

vital en todos los cambios de la vida moderna,
sin embargo, en muchas ocasiones no se le da
la importancia requerida. Desde tiempos
prehistóricos aparece la administración de
grupos y organizaciones. A medida que las
sociedades crecieron y adquirieron mayor
complejidad, se hizo más evidente la
necesidad de organizarse y administrarse.
 IMPORTANCIA DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

Para el administrador de operaciones, la

programación de un proyecto implica un reto difícil.
Los riesgos de la administración de proyecto son
altos y están relacionados con la complejidad de
cada proyecto. Los costos excedentes y las demoras
innecesarias en un proyecto ocurren debido a la
programación y el control deficientes, por lo tanto la
importancia de la administración de proyectos
radica en el manejo eficiente de todos los aspectos
relacionados con un proyecto.
 IMPORTANCIA DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

Bechtel, Microsoft y Hard Rock son solo tres ejemplos de

empresas que enfrentan un fenómeno moderno: la creciente
complejidad de los proyectos y el colapso del ciclo de vida de
productos y servicios. Este cambio surge del reconocimiento
del valor estratégico de la competencia sobre la base de
tiempos y el mandato de la mejora continua de la calidad. La
introducción de cada nuevo producto o servicio es un evento
único – un proyecto. Además, los proyectos son algo
cotidiano en nuestra vida. Podemos planear una boda, una
fiesta de cumpleaños sorpresa, la demolición de una casa o
preparar el proyecto del semestre para cierta clase.
 ¿CIENCIA O ARTE?

La administración de proyectos es una ciencia

por cuanto se desarrolla sobre la base de
procesos, herramientas y técnicas
suficientemente probadas para obtener los
resultados esperados. Y es un arte en tanto
que, como cualquier proyecto, involucra la
administración de recursos humanos que
requieren habilidades e intuición para
manejar la situación con cada persona. Esto
hace que siempre exista cierto grado de
incertidumbre, que no pueda ser totalmente
controlado.
ESQUEMA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Planeación
Organización
Programación
Ejecución
Dirección
Control
 PLANEACIÒN

Como proceso administrativo del proyecto, la planeación es la

labor de interpretar y señalar las mejores alternativas de
acción para conseguir los resultados esperados por el
proyecto, bajo principios de previsión, continuidad,
universalidad e inherencia. La planeación es la más
importante de las funciones administrativas ya que trata de
decidir sobre la base del acopio exhaustivo de datos y
elementos de juicio, lo que puede hacerse (revisión) y el qué
hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo, quien lo va a hacer,
porqué hacerlo y ¿cuándo hacerlo? La planeación requiere de
un diagnóstico, es decir, la generación de un conjunto de datos
que muestren la situación de acuerdo al proyecto.
 ORGANIZACIÒN

Dentro de la parte estructural se tiene la organización; que

plantea las alternativas de estructura funcional,
coordinación, fijación de funciones y asignación de labores
por puestos. Queda también implícito dentro de este proceso
el principio de autoridad y responsabilidad.
 
Será fundamental establecer de la forma más clara la
estructura que tendrá la organización porque al constituirse
la empresa, los proyectistas dejarán su lugar a los ejecutivos
y administradores, siendo necesario que exista claridad en las
funciones, coordinación adecuada en la línea de autoridad.
 PROGRAMACIÒN

La programación del proyecto implica que a todas las

actividades desglosadas les sea impuesta una secuencia
y se les asigne un tiempo de ejecución. En esta etapa los
gerentes deciden cuanto tiempo llevará realizar cada
actividad y calculan cuantas personas y materiales serán
necesarios para cada etapa de la producción. También
elaborarán gráficas para programar por separado las
necesidades de personal por tipo de habilidad (por
ejemplo, administradores, ingenieros, arquitectos, etc.),
Las gráficas también pueden desarrollarse para la
programación de materiales.
 EJECUCIÒN

El proceso de ejecución corresponde a la parte

operativa de la empresa (función dinámica), en la
cual se da cumplimiento a las determinaciones de
la Planeación y Programación. Es decir, obtener y
articular los elementos materiales y humanos,
acciones necesarias para el adecuado
funcionamiento de un organismo social. Por lo
tanto, el hecho de ejecutar un proyecto significará
materializar lo Planeado y Programado mediante
las siguientes actividades:
 DIRECCIÒN

La dirección se puede entender como la

capacidad para guiar y motivar a los trabajadores
para lograr los objetivos de la empresa, mientras
que, al mismo tiempo, se establecen relaciones
duraderas entre empleados y la empresa. En
esencia, la dirección implica el logro de objetivos
con y por medio de personas. Por lo tanto, un
gerente deberá interesarse por el trabajo y por las
relaciones humanas.
 CONTROL

La función de control consiste en la medición y

corrección del rendimiento de los componentes del
proyecto, con el fin de asegurar que se alcancen los
objetivos establecidos. El control tiene como fin
señalar las debilidades y errores con el propósito de
rectificarlos e impedir su repetición. Hay que
especificar muy claramente que la función de
control va muy aparejada a la función de
planeación, ya que el control implica la existencia
de objetivos y metas.
 LA ADMINISTRACION EN LOS ESTADOS DE
PREINVERSIÓN, INVERSIÓN Y OPERACIÓN

Es muy difícil señalar donde se presentaron las fallas, es

posible afirmar con cierta certeza que fue en algún
momento del estado de Preinversiòn, o en la Inversión, o
en la Operación, donde se presentaron decisiones
administrativas inadecuadas que distorsionaron y desviaron
en alguna forma los objetivos del proyecto. Esta situación,
revela vacíos Gerenciales (deficiencias en los estudios de
Preinversiòn, incapacidad de Gestión y liderazgo, falta de
claridad en los procesos de contratación, desorganización en
la Operación, presencia de corrupción, desconocimiento del
entorno, externalidades no controlables, etc.)
ADMINISTRACION DEL PROYECTO O GERENCIA
DE PROYECTOS

El término “gerencia de proyectos” o “administración de

proyectos”, hace referencia a todas las actividades que se
adelantan en los estados de Preinversiòn e Inversión que
por la magnitud de las inversiones, por la participación de
un número creciente de contratistas, por la diversidad y
complejidad de las acciones que se realizan, determinan la
generación permanente de conflictos entre los diferentes
actores, Esta situación advierte la necesidad de instaurar
un modelo gerencial que garantice la entrega oportuna del
proyecto dentro de las especificaciones de costo y calidad.
 LA ADMINISTRACIÓN DE LA OPERACIÓN

Denominada “Administración de la Empresa” y se

considera una tarea permanente, será necesario un estilo
de organización que garantice el logro y óptima utilización
de los recursos, el manejo adecuado del personal, las
relaciones con los beneficiarios y especialmente la
generación de utilidades que permitan la reinversión y su
sostenibilidad. Para clarificar mejor los aspectos
administrativos de la operación o Administración de la
Empresa. Funciones operativas: (Función Técnica, Función
Financiera, Procedimientos Administrativos, Función de
Mercadeo, Investigación y Desarrollo, etc.)
 MARCO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

El marco de la Administración de Proyectos, propone la

estructura básica ordenada se distinta complejidad que
permita el manejo en forma sistemática de metodologías,
técnicas y herramientas, para una adecuada Administración de
un Proyecto. Estas áreas se mencionan a continuación: 1.
Administrar el alcance del proyecto. 2. Administrar los
tiempos del proyecto. 3. Administrar los costos del proyecto.
4. Administrar la calidad del proyecto. 5. Administrar los
riesgos del proyecto. 6. Administrar las comunicaciones del
proyecto. 7. Administrar los Recursos Humanos del Proyecto.
8. Administrar la capacidad del proyecto. 9. Administrar el
logro del proyecto.
 CONSTRUCCIÓN DEL CRONOGRAMA DEL
PROYECTO

El equipo multidisciplinario establecido para la ejecución

de los proyectos deberá planificar su ejecución, definiendo
las distintas actividades que deberán realizarse desde su
inicio hasta su conclusión. Estas actividades presentan
como característica central, una fuente interrelación entre
ellas y el ser interdependientes. Esto implica una constante
coordinación de información entre las actividades, en
muchos casos, se puede realizar un análisis independiente
de las actividades, técnicas, financieras, económicas,
legales, administrativas e institucionales, sin perder de vista
su carácter interdependiente.
TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA EL CONTROL,
SEGUIMIENTO Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

Los proyectos se dividen en dos etapas, una de estructura y una

operativa, es decir, dos etapas que se vinculan mediante una
función estática y otra dinámica de la administración. En la
etapa de estructura se encuentran los procesos de
planificación y organización, y en la etapa operativa, la
ejecución, dirección y control.
  El cronograma podrá calcularse utilizando diferentes técnicas
sustentadas en cálculos matemáticos que permitirán conocer el
“mejor calendario posible”. Las técnicas más conocidas son las
siguientes. La Gráfica Gantt, CPM (Método de Ruta Crítica),
PERT. (Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos).
MUCHAS GRACIAS

POR SU ATENCIÒN