ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS

Yuri Paico Zusanibar

Sub Gerencia de Proyectos Informáticos

AGOSTO 2002
Coordinación de Cambios a través
del Proyecto

Comunicaciones Integración

10.3. Reportes de Rendimiento 4.3. Control

General de
Cambios

Control de Cambios Auxiliares

5.5. Control de Cambios del Alcance

6.5. Control de Cambios del Cronograma
7.4. Control de Cambios de Costos
8.3. Control de Calidad
11.6. Control de Cambios de Riesgo y Monitoreo
12.5. Administración del Contrato
INTEGRACIÓN
 4.3. Control General de Cambios

 Relacionado con:
• Influir sobre factores que generan cambios para asegurar que estos sean
útiles
• Determinar que ocurrió un cambio
• Controlar los cambios producidos, cuando y como se producen
 Requiere:
• Mantener la integridad de las bases para la evaluación del proyecto, los
cambios deben reflejarse en el plan y en el alcance del proyecto
• Asegurar que los cambios del alcance del producto sean reflejados en la
definición del alcance del proyecto.
• Coordinación de cambios a través de las áreas de conocimiento
 4.3. Control General de Cambios

Datos Herramientas Resultados

• Plan del proyecto • Sistema de Control • Actualizaciones
de Cambios del Plan del
• Informes de
Proyecto
realización del • Manejo de
proyecto configurración • Acciones
correctivas
• Requerimientos • Medida de la
de Cambio realización del • Lecciones
proyecto aprendidas
• Planificación
adicional
• Sistemas de
información del
manejo del proyecto
CONTROL DE
CAMBIOS
AUXILIARES
 5.5. Control de Cambios del Alcance

Relacionado con:
•Factores que influencian la creación de cambios en
el proyecto para asegurar que se realicen conforme a
lo pactado.
•Determinar que ha ocurrido un cambio.
•Manejar los cambios actuales cuando ocurren.
 5.5. Control de Cambios del Alcance

Datos Herramientas Resultados

• Estructura de Des- • Control de • Cambios al
composición (WBS) Cambios del Alcance
Alcance
• Reportes de • Acción
Ejecución •Define un Correctiva
procedimiento
• Pedidos de Cambios: por el cual se • Lecciones
•Pedidos Externos
cambia el Aprendidas
alcance del
•Error u omisión en proyecto • Líneas de base
la definición del ajustadas
alcance del producto • Medida de la
o proyecto ejecución
•Cambio con valor • Planes
agregado Adicionales
• Plan de
Administración del
Alcance
 6.5. Control del Cronograma del
Proyecto

Relacionado con:
•Influir sobre los factores que originan cambios del
cronograma para asegurar que dichos cambios son
útiles
•Establecer qué ha ocurrido un cambio en el
cronograma
•Gestionar los cambios que se producen, cuándo y
cómo se producen.
 6.5. Control del Cronograma del
Proyecto

Datos Herramientas Resultados

• Cronograma del • Sistema de control de • Actualizaciones
proyecto cambios en el del cronograma
(Schedule cronograma
• Acciones
Baseline): Creible
• Evaluación de la correctivas
en recursos y
realización del
técnicamente. • Lecciones
proyecto
aprendidas
• Informes de
• Planificación adicional
realización del
proyecto • Software para la
dirección del proyecto
• Solicitudes de
cambio • Análisis de
variaciones: Respecto
• Plan de manejo del
de las actividades
cronograma
programadas
 7.4. Control de Costos

Relacionado con:
•Influir sobre los factores que originan cambios del
costo referencial para asegurar que dichos cambios
son útiles
•Establecer qué ha ocurrido un cambio en el costo
referencial
•Gestionar los cambios que se producen, cuándo y
cómo se producen.
 7.4. Control de Costos

Datos Herramientas Resultados

• Costo Referencial. • Sistema de control de • Revisión de
cambios en el costo costos
• Reportes de
estimados
Performance • Cálculo de la
perfonmance • Actualización
• Solicitudes de
del
cambio • Administración del
presupuesto
valor ganado (EVN)
• Plan de
• Acciones
administración de • Planificación adicional
correctivas
costos
• Herramientas
• Estimaciones a
Computarizadas
la culminación
• Cierre de
Proyectos
• Lecciones
aprendidas
 8.3. Control de la Calidad
Comprende el seguimiento de los resultados específicos
del proyecto para determinar si cumplen con las normas de
calidad e identificar las maneras de eliminar causas de
resultados insatisfactorios.
Resultados del proyecto incluyen tanto el resultado del
producto como los de resultados de dirección.
El equipo deben tener conocimiento practico de control
de Calidad estadístico, muestreo , probabilidades. Debe
saber las diferencias:
•Prevención.
•Muestreo por Atributos y muestreo de Variables.
•Causas Especiales y Causas Aleatorias.
•Tolerancias y Limites de Control.
 8.3. Control de la Calidad

Datos Herramientas Resultados

• Resultados del • Inspección; para • Mejoras de la Calidad.
Trabajo. determinar si los
• Decisiones de
resultados satisfacen
• Plan de Aceptación.
los requerimientos
Dirección de la
• Repetición del trabajo,
Calidad. • Diagramas de Control
conseguir que
• Definiciones • Diagramas de Pareto elementos defectuosos
Operativas. o no estén conformes
• Muestreo Estadístico
cumplan los
• Checklist
• Diagramas de Flujo. requerimientos
• Análisis de Tendencia, • Checklist Completadas
técnicas matemáticas
• Ajustes del Proceso,
para predecir
comprende acciones
resultados futuros.
inmediatas preventivas
o correctivas.
 11.6. Control de Riesgo y Monitoreo

Proceso de identificar continuamente los riesgos,

monitorear los riesgos rsiduales e identificar los nuevos
riesgos, asegurandonos la ejecución de los planes de
riesgos y evaluando su efectividad en la reducción de
ellos.
Los registros de riesgos son asociados con la
implementación de los planes de contingencia
Es un proceso continuo en la vida del proyecto
Los cambios de los riesgos, como la maduracion de los
proyectos, desarrollan nuevos riesgos o riesgos
anticipados desaparecen.
 11.6. Control de Riesgo y Monitoreo

El propósito es determinar:

• La respuesta a los riesgos han sido implementadas
como planeadas.
• Las acciones de respuesta a los riesgos son
efectivas, o si las nuevas respuestas deben ser
desarrolladas
•Los supuestos del proyecto son aùn validos
•Un disparador de riesgo ha ocurrido.
•Procedimientos y polìticas apropiados han sido
ejecutados
• Riesgos han ocurrido o surgido y no fueron
previamente identificados
 11.6. Control de Riesgo y Monitoreo

Datos Herramientas Resultados

• Plan de Gestión • Auditorías del Plan • Workaround plans
de Riesgos de Acción
• Acciones
• Plan de Acción • Revisiones correctivas
periódicas del riesgo
• Plan de • Requerimientos de
del proyecto
Comunicaciones cambio
del Proyecto • Análisis de Valor
• Actualizaciones al
• Lista de riesgos Añadido
Plan de Acción
para análisis • Medición de
adicional y su • Base de datos de
desempeño técnico
gestión riesgos
• Planeamiento de
• Cambios de • Actualizaciones a
respuesta a los
Alcances del la lista de
riesgos adicionales
Proyecto identificación de
riesgos
 12.5. Administración del Contrato

Es el proceso de verificación de que el suministro del

proveedor satisface los requerimientos contractuales.
La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace
imperativo que el equipo del proyecto sea especialmente
cauto con las implicaciones legales de las acciones
tomadas durante la administración del contrato.
Debe incluir:
• Ejecución del plan de proyecto
• Reportes de Rendimiento
• Control de Calidad
• Control de Cambios
 12.5. Administración del Contrato

Datos Herramientas Resultados

• Contrato • Sistema de control • Correspondencia
de cambios del
• Resultados del • Cambios del
contrato
trabajo contrato
• Reporte de
• Solicitudes de • Solicitudes de pago
rendimiento
cambio
• Sistema de Pago
• Facturas del
proveedor
COMUNICACIONES
 10.3. Reportes de Rendimiento

Involucra coleccionar y repartir información del

rendimiento a los stakeholders para que determinen cuales
recursos son usados para alcanzar los objetivos del
proyecto
• Reportes de Estado
•Reportes de Progreso
•Pronosticar – predecir estados y progresos de
proyectos
 10.3. Reportes de Rendimiento

Datos Herramientas Resultados

• Plan del Proyecto • Revisión del • Reportes de
rendimiento Rendimiento
• Resultados del
trabajo • Analisis de • Solicitudes de
variaciones cambio
• Registros de otros
Proyectos • Análisis de
amenazas
• Análisis del valor
ganado (EVA)
• Herramientas y
técnicas de
distribución de
información
 Reportes de Rendimiento

Nombre del Proyecto: XXXXX

Fecha Elaboracion : xx/xx/xx Periodo : 26/08/02 – 01/09/02

Actividades Costo Costo Costo Tiempo Tiempo Tiempo Observaciones

Estimado Real Ahorrado Estimado Real Ahorrado

Actividad 1
• Sub Act.1.1

•Sub Act.1.2

•Sub Act.1.3

Actividad 2
•Sub Act.2.1

•Sub Act.2.2

•Sub Act.2.3

•Sub Act.2.4
 Flujograma de Control de Cambios
No
Buena
idea
Identificar las Si
Revisar Impacta Evaluación
necesidades
Solicitud en el plan? Del impacto
de cambio

No es
Buena
Preparar la
Idea
Registrar el Orden de Cambio
rechazo

No
Aprobar
Orden de
Cambio
Actualizar Hacer el
El Plan Si
cambio
 Reportes de Seguimiento de
Entregables
Nombre del Proyecto: XXXXX
Fecha Elaboracion : xx/xx/xx Periodo : 26/08/02 – 01/09/02
Actividades SEMANA 1 % Avance Observaciones Acción a
Esperado tomar

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7

Actividad 1
•Entregable 1 10% 15% 20% 20% 20% 30% 35% 50%

•Entregable 2

•Entregable 3

Actividad 2
•Entregable 1

•Entregable 2

•Entregable 3

•Entregable 4
Organización de la Administración de
Riesgos
Accionado

Muy alto
Inaceptable Inaceptable
Accionado Por Nivel 2
Accionado Accionado
Por Nivel 2 (Informe a
Por Nivel 3 Por Nivel 4
IMPACTO PRODUCIDO Nivel 3

Accionado
Inaceptable
Accionado Accionado
Alto
Por Nivel 2
Accionado
Por Nivel 1 Por Nivel 2 (Informe a
Por Nivel 3
Nivel 3

Accionado
Medio

Responsable Accionado Accionado Por Nivel 2

Nivel 1 Por Nivel 1 Por Nivel 2 (Informe a
Nivel 3

Monitoreo
No hay Responsable Accionado Accionado
Bajo

Plan de Nivel 1 Por Nivel 1 Por Nivel 2

Mitigación

Bajo Medio Alto Muy alto

PROBABILIDAD DE RIESGO