CICLO VITAL DEL

DOCUMENTO Y
OTROS CONCEPTOS
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
VALOR PRIMARIO DE LOS DOCUMENTOS

Cualidad inmediata que adquieren

los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que
cumplen sus fines administrativo,
fiscales, legales y/o contables.
 VALORES PRIMARIOS DE LOS
DOCUMENTOS
Documentos de valor administrativo: Cualidad que para la administración
posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Ej. Un contrato de servicios
Documentos de valor legal o jurídico: Valor del que se derivan derechos y
obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de
testimonio ante la ley. (leyes, decretos, resoluciones).
Documentos de valor fiscal o contable: Existe en los documentos que
expresan movimientos de carácter monetario. Ej. Las nóminas, las
conciliaciones bancarias.
Documentos de valor técnico: El que se presenta en documentos específicos
de la actividad de una empresa como los planos, las historias clínicas, entre
otros.
 VALORES SECUNDARIOS DE LOS
DOCUMENTOS
Valor permanente o secundario: Valor mediato o futuro. Cualidad
atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica,
científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
 TRAMITE DOCUMENTAL
Recorrido del documento desde su producción o recepción,
hasta el cumplimiento de su función administrativa.
 VIGENCIA DOCUMENTAL

Se define como la fuerza interna que tiene un documento de archivo para

obligar, testimoniar o informar.
La vigencia termina por:
1. Vencimiento del plazo establecido en un documento (Cert. Libertad y
Tradición)
2. Por disposición legal.
3. Porque se produce un documento que modifica al anterior
4. Por desaparecer el objeto físico que dio razón de ser al documento. Ej.
Los planos de una obra demolida.
5. Por enterarse del contenido, como en el caso de los documentos
informativos: Circular.
 PLAZO PRECAUCIONAL

Cuando se termina la vigencia, se da un lapso de tiempo antes de decidir

sobre su destino final. Es decir, el tiempo que se conserva el documento
una vez terminada su vigencia para prevenir posibles reclamaciones, para
servir de antecedente o para prevenir reclamaciones, servir de soporte
administrativo y legal.
El plazo precaucional inicia al final de la vigencia y ser termina así:

 Por prescripción del derecho, o sea, u tiempo determinado en una

norma jurídica.
 Por la tabla de retención documental, o sea, el tiempo establecido por
la entidad productora para su conservación o destino final.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DIPLOMATICA DOCUMENTAL

Disciplina que estudia las características

internas y externas de los documentos
conforme a las reglas formales que rigen su
elaboración, con el objeto de evidenciar la
evolución de los tipos documentales y
determinar su valor como fuentes para la
historia.
CARACTERÍSTICAS EXTERNAS E
INTERNAS DE UN DOCUMENTO
 CLASES DE DOCUMENTOS

PÚBLICO Y PRIVADO: Dentro de ellos podemos decir que se producen:

FACILITATIVOS O COMUNES: Los que la entidad produce como apoyo a la

gestión. Hojas de Vida, la correspondencia, los documentos dispositivos
(resoluciones, decretos actas, etc.)
ESPECIFICOS O SUSTANTIVOS: Los que produce la entidad para las
actividades específicas de las áreas de su gestión. Ej. Una iglesia: los
certificados de bautizo, en un colegio: los certificados de estudio, en una
clínica: las historias clínicas.

De estos documentos se establece el valor documental y se determina su

conservación o destrucción.
 SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales (documentos), de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
SERIE DOCUMENTAL SIMPLE Y
COMPUESTA
¡¡¡¡¡¡FIN!!!!!!