MANEJO DE PROYECTOS

Class 1
INTRODUCCION
Los músicos aspiramos a hacer un sin fin de variados proyectos. Grabamos
álbumes, tocamos en conciertos, y creamos organizaciones sin animo de
lucro. Construimos instrumentos, desarrollamos regímenes de practica,
formamos bandas, tenemos toques, y nos vamos de gira. También
construimos estudios y desarrollamos series de conciertos. Escribimos
canciones, componemos música para cine y nos comisionan nueva música.
Arreglamos sitios de enseñanza, creamos programas educativos, métodos
de aprendizaje, y producimos espectáculos de teatro musical. Y usualmente
tenemos toda esta producción por medio de varios proyectos que van
corriendo al mismo tiempo.
Recientemente, los músicos están actuando de forma independiente,
teniendo control del arte, al mismo tiempo que tienen control sobre el
negocio. De esta forma podemos concluir que debido a la complejidad de
nuestra profesión, resulta muy útil y casi determinante desarrollar:

HABILIDADES EN EL MANEJO
DE PROYECTOS
La capacidad de completar un proyecto es una de las habilidades más
importantes para cualquier músico profesional. El problema es que sólo
muy pocos músicos han estudiado alrededor de este tema y de ahí la
importancia de explorarlo. Sin embargo, un efectivo manejo de proyectos es
lo que hace que los proyectos se realicen, o se completen de la forma que
esperamos.

En otras palabras, nosotros podemos decir que hemos completado algo con
base en lo que hemos terminado y no en lo que tan solo hemos empezado.

Nuestro historial de proyectos completados es lo que nos define

profesionalmente y no el historial de proyectos iniciados.

Un proyecto es una visón completada. Las habilidades en manejo de

proyectos son como un andamio alrededor de nuestro trabajo que nos
permite mantenernos por el camino correcto, ajustado a la visión, dentro
del presupuesto y dentro del margen de tiempo adecuado. Esto optimizará
sus posibilidades de éxito.
Los objetivos de esta clase son:

 Entender los conceptos esenciales del manejo de proyectos

 Aprender a desarrollar un índice o tabla de clasificación de proyectos.

(Aprender a categorizar, y organizar las diferentes ideas u opciones de
proyecto dentro de un marco de tiempo determinado.
Conceptos Básicos
Manejo de Proyectos
El manejo de proyectos se puede definir como el proceso deliberado de
implementar una visión.

Es una aproximación estratégica al cumplimiento de metas

articuladas en las que estamos en control de todos los detalles,
coordinando todas las partes móviles, organizando todos los
componentes, y sistematizando todas las actividades, trabajando
metódicamente para obtener el resultado deseado para que todo lo
que ocurra este al servicio de la visión general.
Un proyecto puede ser definido formalmente como un esfuerzo temporal con
el fin de crear un:

PRODUCTO, SERVICIO o RESULTADO

 Productos: Son tangibles, como álbumes, tours, negocios, campañas de

marketing, libros, ejecuciones en vivo, y estudios de grabación.

 Servicios: Son sistemas como el criterio de preguntas y respuestas para

masterizar álbumes, currículo para estudiantes, procedimientos
organizacionales para definir como los ujieres deben trabajar en un
concierto.

 Resultados: Son nuevas condiciones o situaciones que son provocadas,

como la sustitución del conductor de una orquesta o revitalizar la mesa
directiva de una ONG.
Lo importante con todo esto es que estamos creando algo y tenemos
una visión del resultado final y queremos crear una estrategia clara
de cómo queremos que esa visión se cumpla.
INDICE DE PROYECTOS
ACTIVIDAD
Cuando empezamos a pensar en proyectos es normal que se nos vengan un
montón de ideas e intenciones en la cabeza.

También tenemos que entender que nuestro proyectos son un reflejo de lo que
somos. Son en esencia nuestras huellas y no nuestros pies. Cuando no
entendemos bien esto nos embarcamos en un montón de proyectos para
sentirnos bien con nosotros mismos y la final terminamos realizando muy
pocas cosas y con una sensación de estrés e intranquilidad constante al no
poder controlar todo lo que queremos hacer.

Así que lo mejor para tomar control de esta situación es hacer un índice o
tabla de clasificación. Es simplemente un documento pequeño en el que
plasmamos y organizamos los proyectos que queremos hacer. Después de esto
podemos avanzar metódicamente en nuestro trabajo, referenciando esta lista
todos los días y así ver a hacia donde tenemos que seguir encaminándonos.

Existen 3 pasos para desarrollar un índice de proyecto de vida: listar,

categorizar y priorizar.
1. Listar todo lo que podamos pensar que es un proyecto, en cualquier
dimensión de nuestra vida. Escribir todo lo que creamos que se
considere como trabajable y que queramos controlar. Para empezar
organicemos nuestro proyectos sin prejuicios: Buenas ideas, malas
ideas, ideas actuales, ideas futuras, ideas urgentes, incluso ideas que
sabremos que no haremos, lo que sea. Debemos frasearlas como
entregables (sustantivos). Sin embargo si necesitamos frasearlas como
acciones no hay problema.

Concierto de verano
Articulo para revista
Aprender Francés
Problema de termitas en el sótano
Un toque en un bar
… y muchos más..

Es preciso hacer una lista exhaustiva, prácticamente hasta el

cansancio!
2. Categorizar. Después de un descanso, debemos mirar la lista otra vez y
debemos empezar a ordenarlos por categorías que correspondan con las
diferentes dimensiones de nuestras vidas. Por ejemplo, debemos categorizar
nuestros encabezados por trabajo, casa, jardín, toques, escritura, relaciones,
animales, salud, maquinas, pasatiempos, servicio comunitario, finanzas
personales, y mas. En este punto podemos usar si queremos, diferentes
paginas para categorizar nuestra lista.

Trabajo Casa/Jardín Estudios

Concierto de verano Problema de termitas PA 3

en el sótano Completar niveles de ingles
Articulo para revista Examen de instrumento
Un toque en un bar
3. Priorizar. Una vez la lista este organizada por categorías, es tiempo de
organizar los proyectos según la urgencia que tengan de ser atendidos.
Para cada proyecto primero hay que decidir con cuales nos
comprometeremos y con cuales definitivamente no, o tal vez
consideremos hacerlos algún día pero no en un futuro cercano.

 Si definitivamente no vamos a hacerlo, hay que borrarlo de la lista y

acordar con nosotros mismos que así será. Tal vez no es realizable
debido a la demanda de un tiempo que no tenemos.
 Si pensamos hacerlo algún día, entonces coloquémoslo en una lista
pendiente y guardémosla.
 Si definitivamente lo haremos, entonces escribamos el tiempo de
ejecución estimado y escribamos la siguiente cosa por hacer con el fin
de ejecutarlo. También indiquemos cuanto tiempo aproximadamente
durara esa primera tarea.
Ahora organicemos un set final de listas de proyectos con los urgentes en la
parte superior y con los menos urgentes en la inferior. (para esto es bueno
usar una tabla de Excel). Ahora añadiremos columnas por prioridad, tarea o
acción siguiente y día de terminación. Para organizar el orden de prioridad
podemos utilizar un sistema de código como:

1=ASAP
2=Esta semana
3=No urgente
W=Esperando por alguien mas para hacer algo antes de poner en marcha el
proyecto.

Prioridad Proyecto Siguiente tarea Duración (horas) Día de

terminación del
proyecto

1 PA3 Lluvia de ideas 1 11/1

2 Completar niveles de Inscribirme en el 1 11/4

ingles curso mas
cercano
W Examen de El profesor me 1 5/1
instrumento enviará el
repertorio
Nosotros ahora podemos mantener nuestro set de listas como el índice
central de nuestro estudio. Es básicamente ¿qué necesitamos hacer con
nuestro tiempo para mover nuestras prioridades adelante? Entre mejor
nuestras listas reflejen nuestras prioridades, de mas ayuda serán.

De esta forma podemos trabajar en nuestra actividades de estudio de lunes

a viernes (o de trabajo), ya que invertiremos la mayor parte de nuestro
tiempo en ello. Los fines de semana los podemos invertir en actividades de
la casa, pasatiempos, etc. Una vez a la semana podemos leer el documento
general por completo.

Mantener un índice de proyectos es saludable y nos generara estabilidad

proporcionándonos una sensación de control. También podemos rehacer el
índice cada 6 o 12 meses para aclarar la mente y tomar control de lo que
realmente queremos hacer. En otras palabras, es un muy buen control de la
realidad y trabajar desde un índice nos dará una valoración real sobre que
es lo que esta pasando en nuestra vida.
 ACTIVIDAD 1

1. Individualmente hacen una lista de todo lo que puedan pensar que es

proyecto en general. Todo tipo de ideas de todo lo que quieran hacer
(15 min)

2. La categorizan (5min)

1. La priorizan (5min)
 ACTIVIDAD 2

Realizan una tabla individual en la categoría de estudio que implemente

todo el sistema de código visto y con al menos 4 actividades. (20 min)