CICLO DE COMPRAS Y PAGOS

Integrantes:
Paola Chávez
Paola Chalco
Diana Lata
Andrea Guzmán
Katherin Torres
Maribel Pañi
Miriam Quito
 INTRODUCCIÓN
Esta investigación hace referencia al ciclo de compras y pagos que se puede definir
como las adquisiciones de bienes y servicios. El ciclo de compras contiene
adquisición y el pago de inventarios, activos fijos, servicios externos. También se
clasifica los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activos.
Mencionando esto los objetivos del ciclo de compras los cuales han sido
clasificados en cuatro clases de la autorización, de los procedimientos de
transacciones, de verificacion y evaluacion, de salvaguarda física.

Los principales procesos para el abastecimiento de productos, bienes y servicios de

la empresa, considerando desde el requerimiento del cliente interno hasta la
recepción definitiva de la compra.
 DEFINICIÓN
El ciclo de adquisición y pago incluye las decisiones y procesos necesarios en la
obtención de los productos y servicios para la operación de un negocio. Corresponde a
todas las actividades que realiza la empresa para obtener materiales y servicios a un
precio accesible y con las mejores condiciones de entrega y financiamiento.
La adquisición de mercaderías y servicios incluye partidas como la adquisición de
materias primas, equipos, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento e
investigación y desarrollo. El ciclo de compras y pagos incluye dos clases distintas de
transacciones: Adquisiciones de mercancías y servicios, desembolsos de efectivo para
estas adquisiciones
 ALCANCE
Este documento aplica a todos los colaboradores de la empresa y a sus proveedores,
por lo tanto, es de conocimiento público, lo que permite su transparencia y
objetividad. El alcance de este es hacer un análisis de confiabilidad con todos los
proveedores que actualmente tengan una relación comercial o de servicio con la
empresa.

El ciclo de compras y pagos le permite a la entidad contar con la información

adecuada y precisa referente a la entrega de materiales y servicios suministrados por
los proveedores previo al análisis de las cotizaciones.
 OBJETIVO GENERAL
El objetivo principal de este ciclo consiste en obtener los
materiales de buena calidad al mejor costo y con las mejores
condiciones de entrega y financiamiento, por lo que se debe
distinguir los diferentes procesos que intervienen, en los cuales
se encuentran:
•Procesos contables: están relacionados con las cuentas por
pagar, el cual se efectúa al momento de la adquisición del bien o
servicio.
•Procesos no contables o administrativos: están vinculados con
la gestión de compras.
En la mayoría de las empresas se cumple con ciclos regulares
cada cierto tiempo, mismo que depende del inventario existente
en la empresa.
 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
•Establecer políticas de adquisición
•Mantener un registro de los
productos
•Reducir el nivel de inventarios
FUNCIONES
•Selección de Proveedores
•Solicitud de Compras
•Compra y recepción de los Productos
•Cancelación de adquisiciones
 NATURALEZA DEL CICLO

El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las

decisiones y procesos necesarios para obtener
las mercancías y servicios, que permitan operar
un negocio El ciclo comienza por lo general
con la preparación de una requisición de
compra por un empleado autorizado que
necesita las mercancías o servicios y termina
con el pago de los beneficios recibidos .
Ciclo de compras y pagos Inventarios
Contiene la compra
de Activo Fijo

Reparaciones y
Mantenimiento
Suministros o
Abastecimientos

Devoluciones en compras,
Desembolsos
y descuentos
VALUACIÓN DEL CICLO DE COMPRAS Y PAGOS
 ORGANIGRAMA DE COMPRAS Y PAGOS
CONTADO
Inicio

Formas
Requisición CRÉDITO
de Pago
de
Compra..

Orden de Reporte de
Compra Recepción.

SI

Recepción de Control NO Reporte los

Mercadería y de daños o
Servicios Calidad Faltantes
 CONTROLES INTERNOS

● Bancos *Comprobantes de ingresos *Confirmación de disponibilidad de fondos

● Mercaderías *Despacho previo el pago *Orden de despacho
● Anticipo de Proveedores * Contrato *Montos mínimos para anticipos
● Iva en Compras
 Estructura - Ciclo de Compras y Pagos
ACTIVO Activos por Impuestos Corrientes
Activo Corriente
Efectivo Equivalente al efectivo Crédito Tributario

Efectivo - Bancos IVA en compras

Inventarios Activo No Corriente

Propiedad Planta y Equipo
Inventarios de mercadería
Equipo de Computación
Inventario de Suministros
Activos Intangibles
Seguros pagados por Anticipado
Marcas y Patente.
Anticipo a Proveedores

Renta Pagada por Anticipada

Impuestos pagados por Anticipado.
Seguros pagados por Anticipado.
 PASIVO GASTOS
Pasivo Corriente
Obligaciones Comerciales
Costo de Ventas
Devolución en compras
Proveedores
Cuentas por pagar Descuento en Compras

Gasto de Renta
Documentos por pagar C/P

Letras de Cambio Gasto Prestaciones para el retiro

Otras Obligaciones Corrientes Gasto por Impuesto a la Renta.

Gasto por Seguros.
Impuesto a la Renta x pagar Honorarios Profesionales
 FLUJO GRAMA DE OPERACIONES

El propósito del flujo grama presentado a continuación es

mostrar las funciones, pasos, secuencias de actividades,
entradas y salidas que se efectúan en el ciclo de compras –
pagos, con un nivel de detalle medio entre las respectivas
interfaces de procesos y personas.
Es por ello, que la elaboración del flujo grama, facilita al
auditor la evaluación del sistema de control interno y detectar
con mayor facilidad los siguientes aspectos:
● Inconsistencias en el flujo de información
● Falta de separación de funciones
● Fuentes de desperdicio
FLUJO GRAMA DE COMPRAS
FLUJOGRAMA DE PAGOS
 ANÁLISIS
Recepción de la Solicitud de Requisición
Para iniciar una compra, cualquier departamento de la empresa emite una solicitud de
requisición. Esta emisión debe surgir por una necesidad específica, la cual puede originarse por
varias razones, entre las cuales tenemos:
 Generación de un punto de reorden del inventario de mercancías.
 Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital.
 Surgimiento de necesidades de mercancías de acuerdo con el plan de trabajo.
 Otras.
Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante, completa una requisición o
solicitud de los bienes a ser comprados y la envía al departamento de contabilidad. Es necesario
que el departamento de contabilidad conozca los materiales y los proveedores, así la primera
actividad del proceso consistirá en contactar los proveedores, con el propósito de obtener
cotizaciones de los bienes a ser adquiridos.
Como toda transacción potencialmente puede generar
un compromiso para la empresa, la solicitud de
requisición debe tener ciertas aprobaciones de acuerdo
con las políticas que establezca la empresa. Los campos
de aprobación que lleva una solicitud de requisición son
los siguientes:
 Persona o unidad solicitante
 Jefe de la unidad solicitante
 Funcionarios
Normalmente, esta última aprobación es opcional y,
como se mencionó anteriormente, está sujeta a las
políticas o niveles de aprobación que establezca la
empresa.
 Emisión de la Orden de Compra
Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de contabilidad, debe ser procesada
para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos. Un documento de orden de
compra es aquel en él se le solicita a un proveedor, la provisión de un bien o prestación de un
servicio para la empresa. Las decisiones de compra son plasmadas en la orden de compra, la
cual debe incluir por lo menos la siguiente información:
 Departamento que solicita el bien o servicio
 Concepto o descripción de los bienes o servicios
 Cantidad de los bienes o servicios
 Costo unitario y total
 Fechas de solicitud y de disposición de los bienes o servicios
 Autorizaciones necesarias
Cuando se coloca la orden de compra, es necesario establecer en la misma, todas las
condiciones necesarias para evitar problemas relacionados con retrasos en la entrega, cambios
en la calidad y/o cantidad de los productos, cambios de precios y modificaciones en las
condiciones de financiamiento.
Las normas de control interno exigen que cualquier modificación que pueda efectuarse a una
orden de las modificaciones más comunes que se realizan a una orden de compra son los
cambios en precios o cantidades
Tipos de modificaciones en una orden de compra:
● Cambios en precios
● Cantidades

 Deben estar soportadas por la autorización interna de personal competente.

 Una vez emitida la orden de compra, ésta debe ser sometida a las aprobaciones
correspondientes para su procesamiento.
 Aprobación de la Orden de Compra
La aprobación de este documento está sujeta a las políticas de autorización que establezca la
empresa.

Envío de la Orden de Compra a los Proveedores

La autorización de la orden de compra es emitida por el departamento de contabilidad, el cual debe

 Conocer los bienes utilizados por la empresa y sus diferentes proveedores, es necesario que el
personal del departamento conozca si se trata de productos importados o nacionales,
condiciones de almacenamiento y transporte, requisitos de importación y otros aspectos.
 Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y
calidad; su responsabilidad está limitada a cumplir con las requisiciones establecidas, en caso
de existir necesidad de cambios se debe consultar con la unidad que solicitó el bien o servicio.
 Controlar que las mercancías se reciban oportunamente
 Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad
 Recepción de los Bienes y/o Servicios

En este momento el proveedor recibió el documento original de la orden de compra y procedió a

suministrar los bienes o servicios requeridos.
Se pueden presentar los siguientes casos:

 El encargado de almacén recibe lo requerido, en este caso la conformidad de lo recibido la tiene

que dar esta unidad y enviar la documentación necesaria al departamento de contabilidad para
su registro.
 La unidad solicitante no es quien recibe lo requerido, sino otra dependencia física, en cuyo caso
la unidad solicitante debe efectuar un seguimiento a las órdenes de compra que tiene pendiente
por recibir.

Para que la recepción de bienes y/o servicios, se efectúe de acuerdo con las políticas de autorización
establecidas por la gerencia, una copia de las órdenes de compras emitidas, debe estar disponible en
el departamento que recibirá el bien o servicio. Este control permite que únicamente se reciban los
bienes o servicios sobre una base de autorizaciones preestablecidas.
 Registro de la Entrada del Activo o Recepción del Producto
Una vez recibidos los bienes o servicios, y luego que el departamento de contabilidad de la
conformidad de recepción, se debe realizar el correspondiente registro de entrada del activo o de la
recepción del servicio.

Para realizar esto, es necesario remitir al departamento de contabilidad la siguiente documentación

para su registro:

- Copia de la orden de compra

- Factura original del proveedor
- Entrada de almacén
- Documentos aduanales, en caso de tratarse de importaciones

Se debe clasificar y codificar los bienes o servicios recibidos, a fin de registrarlos en la cuenta
correspondiente de inventario, activo fijo, suministros o gastos por servicios.
 Pago del Bien o Servicio Recibido

El pago del bien o servicio se origina luego de haberse emitido la

orden de pago por la unidad solicitante. El pago de los pasivos está
sujeto a lo establecido al respecto en las políticas de la empresa con
relación al manejo del efectivo.

Registro del Pago

Esta fase es un paso netamente contable, y debe ser efectuado en el

momento en que la empresa emite el cheque a favor del proveedor o
beneficiario. Se debe tener presente que el proceso de emisión de
órdenes de compra, por lo general, no genera obligaciones para la
empresa, debido a que hasta ese momento no se ha generado
transferencia de propiedad de los bienes comprados; la necesidad de
realizar registros contables surge cuando se emite un pago anticipado
al proveedor.
 Registro de la Obligación
El registro de la obligación se inicia cuando se realiza la transferencia de propiedad del bien, es en
este momento cuando la empresa se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones
establecidas en la orden de compra.
● El proceso de cuentas por pagar
Incluye los procedimientos contables para el registro de los pasivos, valuación de las cuentas por
pagar en caso de moneda extranjera y el pago de las cuentas a los acreedores.
● Los procesos de compra y cuentas por pagar
Están relacionados con los procesos de almacenaje de las existencias, debido a que el mayor
volumen de actividades del departamento de compras estará relacionado con la compra de materias
primas y material de empaque para la producción.
● El registro contable
Inicia con la recepción de la mercancía, para esto se cuenta con un formulario que se llama
entrada de almacén, en este formulario se debe indicar la descripción de los materiales, las
cantidades recibidas, fecha de recepción, además debe estar provisto de un espacio para las
observaciones, en caso de existir alguna.
 PRUEBAS SUSTANTIVAS Y CUMPLIMIENTO

CAJA-BANCOS

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO PRUEBAS SUSTANTIVAS

En base a una muestra

• Determine si la empresa cuenta
con un mínimo de desembolso,
para realizar los pagos en
efectivo por las compras
realizadas.
• Verifique si la entidad cumple
con las políticas de pago
establecidas.
• Verifique si el área de bancos o
tesorería realiza el desembolso
de efectivo, a partir de la
información emitida en la orden
de pago, misma que deberá
contar con toda la documentación
necesaria que soporte el pago
requerido.
• Determine si los egresos de caja
se encuentren depositados en las
cuentas de los proveedores.
• Verifique que los desembolsos
del efectivo cuenten con la firma
de los cheques por parte de la
persona autorizada.
 INVENTARIO
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO PRUEBAS SUSTANTIVAS
En base a una muestra
• Verifique que la cantidad recibida
sea igual a la solicitada.
• Determine si la empresa realiza
verificaciones de los productos,
posterior a su entrega, con el
objetivo de verificar el buen estado
y la calidad solicitada.
• Verifique si la empresa registra en
el kárdex las mercaderías
entregadas.
• Determine si la entidad cumple con
la política respecto a la devolución
de mercadería por recibir productos
que no cumplen con los requisitos
establecidos en la orden de
compra.
 COMPRAS

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO PRUEBAS SUSTANTIVAS

En base a una muestra

• Determine si la entidad realiza
mínimo cuatro cotizaciones a
diferentes proveedores para
obtener mejores condiciones en el
mercado, con respecto a los
precios, calidad y servicios.

• Verifique que cada orden de

compra emitida se encuentre
debidamente autorizada por el
director ejecutivo.
• Verifique que la entidad realice
una confirmación de la orden de
compra, después del envío al
proveedor, con el objetivo de
adquirir el bien o servicio de
acuerdo a los precios
establecidos en la cotización
recibida, y de esta manera
cumplir con los términos
estipulados.

• Determine si la empresa cuenta

con una base de datos de
proveedores aprobados y
actualizada.
 CUENTAS POR PAGAR

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO PRUEBAS SUSTANTIVAS

En base a una muestra

• Verifique si la empresa evalúa y
actualiza semanalmente los
saldos de cuentas por pagar y los
registros en cuentas relacionadas
con las compras y pagos.

• Compruebe que la empresa

otorgue un límite de plazo al
proveedor para la entrega de
facturas por las compras
realizadas, para su posterior
análisis y verificación del mismo.
• Determine si el área de compras
revisa las facturas que ingresan a
la empresa, para que verifique y
de proceso al documento o en su
defecto proceder a su devolución,
por no cumplir con los requisitos
establecidos.

• Verifique que la orden de pago

cuente con la firma autorizada
por la máxima autoridad de la
empresa.

• Verifique que las facturas sean

emitidas de acuerdo a la orden
de compra.
 Principales errores y fraudes en el ciclo de compras y pagos
ERRORES

1. Proveedores envían las facturas por correo electrónico y en físico, esto puede generan,
por error, un pago doble.
2. Compras aceleradas (comprar por impulso, tomar decisiones emocionales basadas en
las preferencias personales)
3. Compras por importes superiores al promedio histórico.
4. Ruptura de la correlatividad en la numeración de las órdenes de compras informes de
recepción y orden de pagos.
5. Pueden surgir a causa de órdenes de compra que no se cerraron después de haber sido
canceladas
6. Cuando no se cumple el control de los límites de autorización de montos de compras
FRAUDES

1. Facturas alteradas o falsedad de documentación

2. Facturas de proveedores no asociados a órdenes de compras y/o albaranes.
3. Documentos anulados.
4. Cheques no cargados por proveedores.
5. Deudas vencidas.
6. Cantidad de pago/ mes por proveedor.
7. Pagos por compras no efectuadas.
8. Modificación de datos fijos de los proveedores para desviar pagos o comisiones
9. Cuando existan excepciones a la forma de pago tradicional
PAPELES DE TRABAJO
 CONCLUSIÓN
Es fundamental que las empresas tengan una adecuada estructura y un control estricto
tanto preventivos como detectivos que le permitan reducir su nivel de riesgo y exposición
al fraude y/o error ya que esto conlleva a fortalecer su permanencia y competencia en el
mercado.

En la actualidad, existen numerosos sistemas y controles que se pueden llevar a cabo, sin
dejar de un lado la oportunidad, naturaleza y el alcance, esto dependerá de cada uno de
los riesgos que se vean involucrados y a las políticas de control que la empresa establezca
para alcanzar su objetivo.