CONTROLY ADMINISTRACION

DE LOS ACTIVOS FIJOS

GRUPO 4:

• Angulo Angulo Patrick

• Arce Paredes Cory
TREY
research
2
 ¿Que son los activos fijos? Se menciona que los
Activos Fijos en la
organización denotan
la mayor parte del
bienes que una empresa utiliza de activo total
manera continua en el curso normal de
sus operaciones

• Ser físicamente tangible y/o intangible

• Tener una vida útil relativamente larga

• Sus beneficios deben extenderse, por lo

menos, más de un año o un ciclo normal de
CARACTERISTICAS: operaciones, el que sea mayor.

• Ser utilizado en la producción o

comercialización de bienes y servicios,
para ser alquilado a terceros, o para fines
administrativos

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 • El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad
económica.
• La producción de artículos para su venta o uso de la misma.
OBJETIVOS • La prestación de servicio de la entidad a su clientela o al público
en general.
• La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos
y no venderlos en el curso normal de las operaciones de la
entidad

TIPOS DE ACTIVOS FIJOS

ACT. FIJ. TANGIBLES ACT. FIJ. INTANGIBLES

• Terrenos y bienes naturales • Marcas registradas

• Construcciones • Patentes
• Instalaciones técnicas • Derechos de autor.
• Maquinaria • Franquicias.
• Mobiliario. • Licencias y permisos
• Equipos para procesos informáticos
• Elementos de transporte
• Los Recursos naturales
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 principales situaciones sobre estos
El problema contable que presentan estos desembolsos:
desembolsos es si deben o no ser incluidos como
parte del costo del activo o si deben considerarse
como gastos del periodo.
• Reparaciones y
mantenimiento
• Reparaciones
La regla general al respecto es que deben ser
extraordinarias
activados todos aquellos desembolsos relacionados • Adiciones.
con el activo fijo que incrementen los beneficios
futuros del mismo • Mejoras y reemplazos.

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 COSTOS INICIALES

COSTOS POSTERIORES

Algunos elementos de
propiedades, planta y equipo
la entidad no reconocerá, en el
pueden ser adquiridos por
importe en libros de un elemento
razones de seguridad o de índole
de propiedades, planta y equipo
medioambiental.
los costos derivados del
mantenimiento diario del
elemento. Tales costos se
reconocerán en el resultado
cuando se incurra en ellos

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 MEDICIÓN EN EL MOMENTO DEL RECONOCIMIENTO
Componentes del costo
a) Su precio de adquisición
b) Todos los costos directamente atribuibles a
la ubicación del activo
c) La estimación inicial de los costos de
desmantelamiento y retiro del elemento
MEDICIÓN POSTERIOR AL RECONOCIMIENTO
MODELO DEL COSTO
Con posterioridad a su
reconocimiento como activo, un
elemento de propiedades, planta y
equipo se registrará por su costo
menos la depreciación acumulada y el
importe acumulado de las pérdidas
por deterioro del valor
Medición del costo
El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo
será el precio equivalente en efectivo en la fecha de
reconocimiento. Si el pago se aplaza más allá de los
términos normales de crédito, la diferencia entre el precio
equivalente al efectivo y el total de los pagos se reconocerá
como intereses a lo largo del periodo del crédito
MODELO DE REVALUACION
se contabilizará por su valor
revaluado, que es su valor razonable
en el momento de la revaluación,
menos la depreciación acumulada y
el importe acumulado de las pérdidas
por deterioro de valor que haya
sufrido.
TREY 7
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 INVENTARIO DE ACTIVOS
FIJOS

Este debe incluir sus principales datos: código, situación física,

descripción, valor y depreciación, estado y vida útil. El correcto registro
de estos bienes permite a la empresa tomar decisiones en materia
financiera y fiscal.

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 CAPITULO II: CONTROL Y
ADMINISTRACION DE LOS ACTIVOS FIJOS

TREY
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9
IMPORTANCIA DEL
CONTROL Y
ADMINISTRACION

Se deberá tener perfectamente claras las respuestas a las

preguntas: ¿qué es el activo? ¿cuánto costó? ¿dónde está?
¿quién lo tiene? y ¿en qué condición? Se encuentran los activos
fijos.

Los activos fijos permiten conocer el pasado de la empresa,

administrar mucho mejor el presente y proyectar el futuro.

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 CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS
IMPORTACIA
una empresa cuenta con
una inversión que sin ella
sería imposible operar
normalmente
RESPONSABILIDAD DEL
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
La Gerencia de Administración y Finanzas como
encargada y responsable de un control físico y
contables, pues con ello podrá:
• Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo
destinó
• Calcular mejor los precios de venta por producto o
servicio
• Mejorar la negociación de sus primas de riesgo con
Compañías de Seguros
• Conocer perfectamente la necesidad de inversión
que se necesita en Activos Fijos
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 El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un
Inventario Físico al barrer; es decir, tomando todo lo
INICIO DEL CONTROL existente, durante el cual se identifica físicamente cada
Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que será su
identificación definitiva

La Base de Datos Inicial resultante del Inventario Físico no es

CONCILIACION CON suficiente, pues debe relacionarse a los costos de
LIBROS CONTABLES adquisición de acuerdo al documento contable con que se
haya adquirido el Activo Fijo.

TREY
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CONTENIDO DE UNA BASE DE DATOS DE UN
SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
a) Código de Identificación física de cada activo
b) Código de Equipo y Modelo
c) Descripción amplia del activo
d) Fecha de adquisición
e) Documento contable de adquisición y número de registro contable
f) Área Usuaria a la que pertenece
g) Centro de Costo Contable al que pertenece
h) Costo de adquisición
i) Depreciación anual y acumulada
ii) j) Valor neto del activo
iii) k) Estado actual
iv) l) Vida útil estimada
Como es normal, los Activos Fijos tendrán movimiento
futuro por:
• Nuevas adquisiciones
• Retiros por ventas
• Retiros por bajas
• Donaciones
• Transferencias a otros departamentos
• Retiros y posteriores ingresos por reparaciones
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SISTEMA COMPUTARIZADO En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control
DE CONTROL DE ACTIVOS individual del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones
FIJOS descritas en el Manual de Procedimientos.

Es imprescindible que cada cierto tiempo, la Gerencia

INVENTARIOS Administrativa y la Gerencia de Contabilidad ambas
PERMANENTES involucradas, revisen cada cierto tiempo la validez del Sistema
de Control de Activos Fijos, mediante:
• Inventarios periódicos rotativos parciales
• Inventarios totales cada cierto tiempo

TREY
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 DESEMBOLSOS
CAPITALIZABLES

Un desembolso capitalizable es
una erogación que hace la
empresa del cual se espera que
genere beneficios en un
periodo de tiempo mayor de
un año.

EROGACIONES PARA EROGACIONES PARA EL EROGACIONES PARA

ADQUISICIÓN DE ACTIVOS REEMPLAZO ACTIVOS MODERNIZACIÓN

La decisión de reemplazar su
Se presentan especialmente
activo fijo se nota más en
cuando una empresa se
empresas maduras, que tienen
encuentra en crecimiento
un amplio nivel de mercado
La modernización de activos
fijos es a menudo una
alternativa de reemplazo. Las
empresas que necesitan
capacidad adicional de
producción TREY
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CAPITULO III: MODELO DEL CONTROL Y ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS

TREY
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 INGRESOS DE LOS ACTIVOS FIJOS

PAUTAS PARA La única dependencia para autorizar las compras es la Gerencia de Logística
COMPRA quién puede realizar compras a proveedores que se encuentren inscritos en
LOCAL O el sistema de registros de proveedores de la empresa.
IMPORTACIÓN Para ejecutar cualquier requisición de activos fijos la dependencia solicitante
DE ACTIVOS debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la
FIJOS compra en el correspondiente rubro de inversiones.
Toda requisición de compra de activos fijos debe estar de acuerdo al
presupuesto aprobado por la empresa.

No se deben aceptar requisiciones mixtas de productos de consumo y de

activos fijos.

Toda requisición de activos fijos debe traer el máximo de información posible

para que la compra se realice de forma eficaz y eficiente

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 El único medio de solicitud de compra de un activo fijo a la Gerencia de
FORMATO DE PEDIDO Logística es el formato de Orden de Compra.

1. La dependencia elabora el pedido en el formato pertinente y lo hace firmar

por las personas autorizadas.
2. La dependencia lo envía a la Gerencia de Logística.
3. Logística cotiza según tabla de atribuciones para compra.
4. Dependiendo del monto procede o espera reunión de la Junta de Compras
o aprueba directamente el Gerente de Logística.
5. Cuando se autoriza la compra, Logística elabora y entrega orden de
compra al proveedor con las instrucciones de entrega.
PROCESOS PARA COMPRA 6. Logística coordina la entrega del activo.
LOCAL DE LOS ACTIVOS FIJOS 7. La dependencia firma como recibido, previa inspección del bien.
8. Logística, en forma simultánea a la entrega del activo en la dependencia,
envía a la oficina de Activo Fijo copia de la factura de compra y del pedido
donde consta la recepción del activo por parte de la dependencia
9. Activo Fijo inicia los procesos de ingresos a la Base de Datos, marcación,
personalización del activo y aseguramiento del activo.

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  Elaboración de licencia de importación.
PROCESO DE  Autorización de la misma por parte de la
IMPORTACIÓN DE dirección de Finanzas.
ACTIVOS FIJOS  Radicación de la misma ante el Ministerio de
Comercio Exterior para
 su respectiva aprobación, y en forma
simultánea, trámite de la exención de arancel.
 Logística coordina el despacho de la
mercancía por parte del proveedor.
 Toda documentación relacionada con una
posible donación debe ser analizada
previamente
 Cuando las donaciones tienen un monto
elevado la Dirección Jurídica se encargará de
NORMAS PARA LA tramitar las escritura pública de la misma para
RECEPCIÓN DE que la propiedad pase a nombre de la
ACTIVOS FIJOS empresa.
DONADOS  En caso las donaciones sean por un monto
bajo la Dirección Jurídica emitirá un
documento privado para que la propiedad
pase a nombre de la empresa.
 Llegada la mercancía, Logística
informa a la aduana para que
proceda a la respectiva entrega
según instrucciones recibidas.
 Logística procede a la liquidación de
la importación con el fin de conocer
el costo real de la mercadería.
 La aduana le entrega la carga a la
empresa.
 Se realizará la emisión de
certificados de donación una vez se
haya entregado el activo de
conformidad, según los
requerimientos del donante.
 Las donaciones destinadas a un
fondo específico se asignarán al
mismo por medio de la carta de
intención del donante.
 Ninguna dependencia puede recibir
activo fijo alguno en donación sin el
previo concepto y análisis por
TREY
intermedio de la Dirección Jurídica
research

TIPOS DE Donación sin
DONACIÓN condicionamientos
 Un tercero interesado en efectuar la donación
hace contacto con una dependencia de la
empresa.
 La dependencia solicita al donante una carta de
intención dirigida a la Gerencia General de la
empresa.
 Recibida la oferta o carta de intención, la
dependencia contactada debe remitir la
documentación a la Dirección Jurídica para su
análisis y decisión de aceptar o no la donación.
PROCESOS PARA
 Cuando se acepta la donación, la Dirección
LA RECEPCIÓN
Jurídica se encarga de realizar los trámites
DE ACTIVOS
encaminados a formalizar la donación.
FIJOS DONADOS
 Si la donación es por un monto elevado, la
Dirección Jurídica tramita la legalización
mediante escritura pública, en caso contrario
legaliza la donación mediante documento
privado
Donación con
destinación
específica
 En ambos casos a solicitud del
donante, la Gerencia de
Contabilidad según sea el caso,
expedirá la respectiva certificación
con la información enviada por la
Dirección Jurídica una vez haya
finalizado el trámite de la
legalización del activo.
 La Dirección Jurídica envía la
información pertinente a la oficina
de Activo Fijo para que esta
coordine con el donante la forma
de entrega del activo.
 La Oficina de Activo Fijo da ingreso
a la donación en el sistema.
 La oficina de Activo Fijo plaquea,
asegura y personaliza los activos
TREY
fijos recibidos en donación.
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 COMPRA DE ACTIVOS FIJOS POR PARTE DE LA DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
PROCESO PARA LAS REMODELACIONES
 Aprobada la remodelación y habiéndose realizado
el traslado presupuestal, se comienza el proceso
de compra.
 El responsable de la obra llena el formato de
solicitud de servicios por los equipos, mano de
obra o insumos.
 La solicitud es verificada contra los planos del
diseño y el presupuesto aprobado. Se requiere
como mínimo 2 o 3 cotizaciones.
 Las cotizaciones son llevadas para la aprobación
respectiva.
 Aprobadas las compras se envía a la oficina de
Activo Fijo las copias de las facturas relacionadas
con las compras realizadas.
PROCESO PARA OBRAS NUEVAS
 La base más importante de la edificación que es la
excavación, cimentación y estructura, se realizan a
través de una licitación, que es analizada y
aprobada por un comité evaluador.
 El ganador de la licitación se encarga de realizar los
acabados y la dotación de los mismos.
 La adjudicación de las compras se realiza de igual
modo que en las remodelaciones.
 Al terminar la construcción, se realiza la entrega
formal de la custodia y manejo de la misma a la
Gerencia General.
 Si en el momento de la recepción la Gerencia
General presenta alguna observación, esta queda
en el acta; se entrega parcialmente la obra, y una
vez que se solucionen las observaciones se realiza
la entrega de la misma. TREY
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 INGRESO DE UN ACTIVO FIJO A LA CONTABILIDAD

La primera actividad para ingresar un activo fijo a la base de

PLAQUEO DE ACTIVOS
datos es la asignación de número consecutivo conocido como
FIJOS
placa de inventario

la empresa ha asignado a cada activo fijo un responsable, quién

PERSONALIZACIÓN DE
será la persona encargada de velar por el buen estado del
LOS ACTIVOS FIJOS
mismo y reportar cualquier acontecimiento que sobre el suceda

Pasado aproximadamente un mes de la entrega del activo se

MARCACIÓN DE ACTIVOS
autoriza la marcación del mismo, mediante relación escrita que
FIJOS
la oficina de Activo Fijo saca.

Una vez que el activo fijo ha sido ingresado en el sistema y esta

VIDA ÚTIL identificado el responsable del mismo, se inicia el periodo de
vida útil.
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22
 GARANTÍAS SOBRE ACTIVOS FIJOS
ADQUIRIDOS

MANTENIMIENTOS DE
periodo durante el cual el
proveedor que lo vendió brinda la
atención para la solución del MANTENIMIENTO
PREVENTIVO DE LOS

ACTIVOS FIJOS
inconveniente del activo sin costo
alguno ACTIVOS FIJOS
PROCESO
MANTENIMIENTO
• La dependencia usuaria del activo CORRECTIVO O REPARACIÓN
consulta a la oficina de Activo fijo sobre la
DE ACTIVOS FIJOS
vigencia de la garantía de un activo
específico.
• La oficina de Activo Fijo verifica en el MANTENIMIENTO PARA
sistema la información recibida.
• La oficina de Activo Fijo informa a las
MEJORAS O ADICIONES A
dependencias y a Logística la vigencia o ACTIVOS FIJOS
no de la garantía y los datos del
proveedor.
• La oficina de Logística según sea el caso,
coordina dicha gestión para que se lleve a
cabo. TREY
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23
 TRASLADO
TEMPORAL DE
LOS ACTIVOS
FIJOS

MOVIMIENTOS O
TRASLADOS

TRASLADO
DEFINITIVO DE
LOS ACTIVOS
FIJOS

Cuando se presenta la desvinculación de un trabajador, la Dirección de

PAZ Y SALVO SOBRE
Personal envía para su trámite a la oficina de Activo Fijo la solicitud de paz
ACTIVOS FIJOS
y salvo sobre activos fijos de la persona que se retira

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24
 RETIROS DE LOS ACTIVOS FIJOS
PROCESOS DE DEVOLUCIÓN
DE ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS
 Para los casos de venta, la oficina de
Activo Fijo elabora la carta de
autorización para que el comprador
cancele en la oficina de Tesorería
directamente.
 Una vez realizado el pago, se hace
entrega en la oficina de Activo Fijo el
comprobante de consignación y
coordina la entrega de los bienes
adquiridos.
 La oficina de Activo Fijo elabora la
carta o acta de entrega.
 La oficina de Activo Fijo registra en la
Base de Datos la salida del activo o
baja.
 La dependencia interesada en devolver un activo fijo, se comunica con la
oficina de Activo Fijo y alista el formato para la devolución del mismo.
 La oficina de Activo Fijo programa con la Dirección Administrativa y/o con la
oficina de Logística el préstamo del vehículo para transportar el activo fijo a
la bodega.
 La oficina de Activo Fijo confirma a la dependencia solicitante el día de retiro
del activo fijo.
 La oficina de Activo Fijo retira el activo y lo lleva a la bodega.
 La oficina de Activo Fijo actualiza la información en el Sistema y las
respectivas tarjetas de activos a cargo.
 Para el caso de equipos de cómputo, coordina con Sistemas la inspección de
los activos recogidos con el fin de recuperar las partes que aún sirvan.
 Teniendo como prioridad la reubicación de los activos fijos obsoletos, la
oficina de Activo Fijo atiende las diferentes solicitudes para compra de
activos obsoletos.
 Los activos obsoletos que no son solicitados después de un periodo de
tiempo no muy amplio, por problema de espacio, se procede a la venta de
los mismos.
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25
 PROCESOS Enviar la relación de activos fijos obsoletos a dar de baja, previamente
DE autorizada por la Gerencia General.
DEVOLUCIÓN
DE ACTIVOS Adjuntar a la misma y de igual forma autorizadas, las propuestas que se
FIJOS hayan recibido para comprarlos.
OBSOLETOS
POR LOS La oficina de Activo Fijo tramita ante la Dirección Administrativa la
CENTROS autorización para la venta y comunica a la Gerencia General la decisión.
REGIONALES
La oficina de Activo Fijo da las instrucciones del caso, con el fin de
solicitar el retiro de las placas de inventario de las mismas.

La oficina de Activo Fijo actualiza la Base de Datos.

TREY
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 CONCLUSION

• Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua
en el curso normal de sus operaciones
• Para poder tener un buen control y administración de activo fijo, es necesario tener un
equipo y herramientas especializadas para esta gran responsabilidad
• el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los
Activos Fijos salga de su destino sólo contable y pase a la Gerencia de Administración y
Finanzas como encargada y responsable de un control físico y contable
• Las inversiones en activos fijos representan desembolsos importantes de efectivo para
las empresas que generalmente representan compromisos financieros de largo plazo
para la empresa

Agregue un pie de página TREY

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