Ingresa en sus sistemas informativos de

correspondencia, todas las comunicaciones

producidas o recibidas, registrando datos tales
como:
Nombre de la persona y/o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la (s) dependencia
(s) competente (s), número de radicación, nombre
del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta ( si lo amerita), entre otros.
 Consideraciones Generales
Las comunicaciones oficiales que ingresen a cualquier
entidad deberán ser revisadas, para verificar si son o no
de carácter oficial, los anexos, los datos de origen del
ciudadano o entidad que la remite (nombre y dirección), y
el destino (nombre del funcionario, dependencia, cargo y
dirección donde se deba enviar respuesta) y asunto
correspondiente, si es competencia de la entidad, se
procederá a la radicación del mismo.
 Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo
Artículo 21. Funcionario sin competencia

Si la autoridad a quien se dirige la petición no es la competente, se informará

de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco
(5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito. Dentro del término
señalado remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio
remisorio al peticionario o en caso de no existir funcionario competente así
se lo comunicará. Los términos para decidir o responder se contarán a partir
del día siguiente a la recepción de la Petición por la autoridad competente.
DISTRIBUCIÓN
Y
REPARTO
 Es el último paso
dentro del proceso
de recibo de
correspondencia
 Utilizar un
casillero con el
nombre de las
dependencias
Ya registradas, se
procede al reparto y
distribución a las
oficinas que deben
tramitarlas.
Normalizan la entrega
de documentos entre
oficinas, por medio de
un mensajero interno.
DISTRIBUCIÓN
DOCUMENTOS
EXTERNOS
IDENTIFICACIÓN
DE
DEPENDENCIAS
 CLASIFICACIÓN
DE LAS
COMUNICACIONES
ORGANIZACIÓN
DE
DOCUMENTOS
ENRUTAMIENTO
DE DOCUMENTOS
A DEPENDENCIA
COMPETENTE
 REASIGNACIÓN
DE DOCUMENTOS
MAL
DIRECCIONADOS
REGISTRO DE
CONTROL DE
ENTREGA DE
DOCUMENTOS
RECIBIDOS
DISTRIBUCIÓN
DOCUMENTOS
INTERNOS
IDENTIFICACIÓN
DE
DEPENDENCIAS
ENRUTAMIENTO
DE DOCUMENTOS
A DEPENDENCIA
COMPETENTE
REGISTRO DE
CONTROL DE
ENTREGA DE
DOCUMENTOS
INTERNOS
DISTRIBUCIÓN
DOCUMENTOS
INTERNOS
 CONTROL DE
CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS DEL
DOCUMENTO
MÉTODOS DE
EMPAQUE Y
EMBALAJE
CONTROL Y FIRMA
DE GUIAS Y
PLANILLAS DE
ENTREGA
 CONTROL DE
DEVOLUCIONES
GESTIÓN DEL CORREO
TRADICIONAL:
NORMAL
CERTIFICADO
ESPECIAL
REGISTRO DE
CONTROL DE
ENVÍO DE
DOCUMENTOS
 MEDIOS DE DISTRIBUCIÓN

CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL

CORREO TRADICIONAL FAX