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SEMANA N.

º 3

WILLIAM ALEXANDER TRIANA QUINTERO.


Aprendiz
WILLIAM ALEXANDER TRIANA QUINTERO

Instructor
JOSE MAURICIO HERNANDEZ ARIAS

Curso
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL(2008814)

Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA.


BOGOTA D.C/13/10/2019
JUSTIFICACION

Esta actividad tiene como objetivo principal reforzar todo lo aprendido en la


solución de la Guía de aprendizaje N.3- Evidencia 3: Informe “Administración
Documental”. Realiza con precisión y rapidez los procesos de radicación,
registro y distribución de las comunicaciones oficiales, utilizando herramientas
tecnológicas y/o manuales. Promover la interacción idónea consigo mismo, con
los demás, y con la naturaleza en los contextos laboral y social y así alcanzar los
resultados de aprendizaje esperados.
TABLA DE CONTENIDO

• Portada
• Justificación
• Tabla de contenido
• Formulación de las actividades de aprendizaje.
• Tarea análisis.
• Actividades de apropiación del conocimiento (conceptualización y
teorización) .
• Conclusiones.
TALLER
 3.2. Actividades de apropiación del conocimiento
(conceptualización y teorización)

Evidencias de Producto
Actividad 3 –Evidencia 3: Informe “Administración
Documental”
1. Informe “Administración Documental”. De acuerdo con los
conocimientos adquiridos en la presente actividad de
aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a
paso para la recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de cinco documentos de diferente contexto..
 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y


control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,


dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

 Definición de medios de recepción.


 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
 Definición de medios de recepción.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
 Constancia de recibo
 Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
 Asignación consecutivo de envíos.

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:


 Asignación de consecutivo, fecha y hora
 Impresión de rótulo de radicación
 Relación entre los documentos recibidos y enviados
 Registro impreso de planillas de radicación y control
 Elaboración de estadísticas
 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

 Registro de entrada carta:


Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:


 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

 Registro de entrada carta:


Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:
 Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación.

2. Registro de salida carta:Una vez escrita la carta o


comunicación, hay que comprobar su corrección y
prepararla
para su emisión

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos


deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:


 el número de registro
 la fecha
 el destinatario.
 Original: se envía al correo
 Copia: archivado como justificante interno del envío
de la correspondiente
 comunicación
 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

 Registro de entrada carta:

 Formato del registro de salida de Correspondencia:


3. Correspondencia interna: En las grandes y medianas
empresa además de los de entrada y salida, se lleva un
registro para las comunicaciones internas. Según el
volumen de comunicaciones y el organigrama
de la empresa, éste puede ser:

 único
 o existir tantos como departamentos haya
 (Funcionamiento igual al de registros de entrada y
salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:


RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA:
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de
ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto
 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

 Correspondencia Recebida.

 Recepción: Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de


información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.


2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el
Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro
y asignación de la tarea.
 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

 Registro en el Sistema: El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la


correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el
o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.

 Correspondencia enviada: Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora


sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el
departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos
relacionados con adquisiciones,
envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración
correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

 Entrega: La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada


funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo
asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de
destino y hará sellar la copia del mismo.

 Registro en el sistema: Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del


Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el
documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la
correspondencia enviada.
 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

 Archivo de lá correspondencia: Una vez registrada la correspondencia enviada, el


Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.

 Recepción de los documentos:


 Registro de la correspondencia externa recibida.
 Registro interno de correspondencia recibida.
 Rotación de folletos y revistas.
 Control de documentos contables.
 Recordatorio de correspondencia recibida y en tramitación.
 Aviso de traspaso de documentos.
 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

 Procedimiento de recibo de documentos.


 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

 Equipos que se requieren en la unidad de correspondencia.


 Evidencia 3: Informe “Administración Documental”

 Procedimientos.
CONCLUSIONES

En el proceso de esta Guía de aprendizaje N.3- Evidencia 3: Informe “Administración


Documental”. Se realiza con precisión y rapidez los procesos de radicación, registro y distribución
de las comunicaciones oficiales, utilizando herramientas tecnológicas y/o manuales. Promover la
interacción idónea consigo mismo, con los demás, y con la naturaleza en los contextos laboral y
social y así alcanzar los resultados de aprendizaje esperados. Promover la interacción idónea
consigo mismo, con los demás, y con la naturaleza en los contextos laboral y social y así alcanzar
los resultados de aprendizaje esperados. de igual manera generar hábitos saludables en su estilo
de vida para garantizar la prevención de riesgos ocupacionales de acuerdo con el diagnóstico
de su condición física individual y la naturaleza y complejidad de su desempeño laboral
GRACIAS