PPI Clase 6

Procesos para Ingeniería
Clase 6
PROFESOR: CARLOS TEJADA JOLY
INGENIERO INDUSTRIAL
MAGISTER EN ADMINISTRACIÓN
C19449@UTP.EDU.PE
Algunos comentarios sobre trabajos y
prácticas
oEscriban con sus palabras.
oSi van a copiar de internet, citen la fuente y pongan “xxx”
oLegibilidad.
oOrtografía
oEstudien. No floreen.
PPI Planificación de las clases
Unidad I Unidad II Unidad III Unidad IV

Semana del 1 al 5 Semana del 6 al 10 Semana del 11 al 15 Semana 16 y 17
• Panorama • Diseño de • Herramientas • Modelos de

general de los procesos de recopilación negocio y
sistemas y y análisis de sistemas de
visión global de procesos calidad
los procesos
CLASE 3
UNIDAD II
Diseño de Procesos
Tema 1 Gestión de Procesos y sus etapas
CLASE 6
Temario de la Unidad 2
1. Gestión de Procesos: Etapas.
2. Mapa de procesos.
3. El proceso y su representación.
4. Diagrama de Operaciones de Procesos (DOP).
5. Diagrama de Análisis de Procesos (DAP).
6. Diagrama de Flujo.
7. Reingeniería.
8. Mejora de procesos. Kaizen. Preguntas básicas.
Entrada Salida
Cliente Proceso Cliente
Insumos Productos
Que significa Gestión por procesos?
oLa Gestión por Procesos o Business Process Management (BPM) es
una forma de organización, diferente de la clásica organización
funcional, en la que prima la visión del cliente sobre las actividades
de la organización. Los procesos así definidos son gestionados de
modo estructurado y sobre su mejora se basa la de la propia
organización.
https://www.isotools.org/soluciones/procesos/gestion-por-procesos/
Cual es el objetivo de la Gestión por
procesos?
oMejorar la eficiencia:
o Que significa mejorar la eficiencia?
o Calidad
oEntregarle mas valor al cliente:

o Que significa entregar mas valor?
o Darle lo que necesita?
Procesos y sub procesos
No todas las actividades son procesos. Para que lo sean tienen que cumplir
con los siguientes requisitos:
oLa actividad tiene una misión o propósito claro.
oLa actividad contiene entradas y salidas, se pueden identificar los
clientes, proveedores y producto final.
oLa actividad debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o
tareas.
oLa actividad puede ser estabilizada mediante la aplicación de la
metodología de gestión por procesos (tiempo, recursos, costes).
oSe puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona.
Principios de la gestión por procesos?
oLa estructuración de la organización sobre la base de procesos orientados
a clientes.
oEl cambio de la estructura organizativa de jerárquica a plana.
oLos departamentos funcionales pierden su razón de ser y existen grupos
multidisciplinarios trabajando sobre el proceso.
oLos directivos dejan de actuar como supervisores y se comportan como
facilitadores.
oLos empleados se concentran más en las necesidades de sus clientes y
menos en los estándares establecidos por su jefe.
oUtilización de tecnología para eliminar actividades que no añadan valor.
¿Cómo implementar la gestión por
procesos en una organización?
oCompromiso de la dirección. La dirección tiene que ser consciente de la
necesidad de esta sistemática de gestión por procesos. El factor crítico en
este punto es la necesidad de formarse y capacitarse para dirigir el
cambio.
oSensibilización y formación. El Equipo Directivo recibe formación relativa
a la gestión por procesos y son la herramienta de cambio para las
personas que dependen de ellos. La gestión por objetivos se basa en
conseguir que todos los empleados de la empresa se sientan
comprometidos en este proceso y no se sientan obligados.
oIdentificación de procesos. A partir del análisis de todas las interacciones
existentes con el personal de la organización y clientes externos se realiza
un inventario de los procesos.
oClasificación. Entre los procesos que se han identificado, hay que definir cuáles
son los procesos claves, los procesos estratégicos y los procesos de apoyo.
oRelaciones entre procesos. Se debe establecer una matriz de relaciones ente
procesos. Entre los diferentes procesos se pueden compartir instrucciones,
información, recursos, equipos, etc.).
oMapa de procesos. Se ha de visualizar la relación entre los procesos por lo que
se emplean diagramas en bloques de todos los procesos que son necesarios
para el sistema de gestión de calidad.
oAlinear la actividad a la estrategia. Los procesos clave permiten implantar de
forma sistemática nuestra política y estrategia. Para ello, se crea una matriz de
doble entrada con los objetivos estratégicos y los grupos de interés, de tal modo
que queda definida la relación que existe entre ellos.
oEstablecer en los procesos unos indicadores de resultados. Las decisiones se tienen
que basar en información sobre los resultados alcanzados y las metas previstas, que
permitirán analizar la capacidad de los procesos y sistemas; así como saber el
cumplimiento de las expectativas de los grupos de interés y comparar nuestra propia
organización con el rendimiento de otras. Para contar con esa información hay que
definir qué KPIs (Procesos Clave) son los más ajustados a nuestras necesidades y han de
ser medidos.
oRealizar una experiencia piloto. Este paso constituye la prueba de fuego para
desarrollar la implementación.
oImplementar el Ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), para mantener
resultados. Esta metodología se emplea de forma inicial en el área piloto escogida. Tras
haber conseguido la dinámica de mantenimiento en ese proceso clave, se eligen otros y
se amplía el área de actuación hasta llegar a todos los procesos de la organización.
https://www.gestiopolis.com/metodo-diseno-gestion-por-procesos/
Etapa 1 Identificar el Trazado Estratégico
oO plan estratégico
oMisión y Visión
oValores
oObjetivos y
oEstrategias
Etapa 2 Diseño de Procesos
oIdentificar los procesos
oDescribir los procesos
oMapear los procesos
oDocumentarlos
oInterrelacionarlos
Identificarlos
oDistinguir cada proceso por separado, para poder nombrarlo, así
como también, ejercer su clasificación
oReconocer sus límites decir, sus entradas y salidas
oSu objetivo, el valor que aportan para el cliente interno y/o externo.
Describirlos
oEn esta fase se analiza en forma detallada las operaciones o
actividades específicas de cada uno de los procesos, en las diferentes
entidades, preservando el principio de la secuencia ordenada, lo que
permite concretar sus alcances y además eliminar aquellas
actividades que no son necesarias (Que no agregan valor) y que
interfieres en la efectividad de sus respectivas gestiones.
Mapearlos
oEn esta fase se realiza la representación gráfica del diagrama de flujo de
cada uno de los procesos.
oSu importancia consiste en proporcionar, la visualización de la secuencia
en que deben desarrollarse las diferentes actividades u operaciones y su
rendimiento, para comprenderlos, no solo para el diseño, sino también,
para posteriormente la implementación;
oAyuda al entrenamiento necesario de las personas en las diferentes
entidades para realizar correctamente sus funciones.
oAsimismo, muestra la posibilidad de reanalizar de forma pertinente
algunos aspectos de la etapa de descripción, con el propósito de
contribuir a la mejora continua.
Documentarlos
oCada uno de los procesos debe estar acompañado de su
documentación correspondiente, la cual se expresa en una Ficha
Técnica, que permite de forma sintética expresar los aspectos
medulares reflejados en la fase de descripción, con el propósito de
que contribuyan a alcanzar su adecuada implementación, medición,
evaluación y autorregulación.
Interrelacionarlos
o Esta fase fue la que permite visualizar la gestión integrada de las
diferentes entidades, la forma en que quedan organizadas para
realizar su gestión con efectividad y con un enfoque de Calidad Total.
oSe considera todas las actividades de forma ordenada, con su
correspondiente jerarquización e interconexiones. Es decir, se
reanaliza y conforma con precisión la red de procesos, expresada en
el mapa de procesos.
Etapa 3 Implementación
o Esta etapa es la más compleja de todas, porque es donde se pone de
manifiesto con mayor fuerza, la lógica resistencia al cambio por parte de
todo el personal de las entidades, pero al mismo tiempo es la más
importante, porque es donde realmente se decide la efectividad de la
gestión por procesos.
oEn esta etapa se hace necesario elaborar los manuales de procedimientos
de cada uno de los procesos en las diferentes entidades, porque es aquí
donde se describe la forma, es decir, el cómo, cuando, donde y quién,
conjuntamente con las competencias profesionales del personal, que se
requieren, para ejecutar cada uno de los procesos
Etapa 4 Retroalimentación
o Es una condición indispensable para garantizar la mejora continua
en la gestión de los procesos, porque permite incorporar ajustes
pertinentes en función de aprovechar oportunidades, tanto internas
como externas para mejorar su efectividad.
o Pero para que se logre sistematizar la retroalimentación en las
entidades, es preciso que durante la etapa de implementación, se
trabaje en función de sembrar la semilla que permita potenciar su
propia capacidad de cambio y su manejo eficaz.
UNIDAD II
Diseño de Procesos
Tema 2 Mapa de Procesos
CLASE 6
Mapa de Procesos:
Que es?
o El mapa de procesos es una representación gráfica de los
procedimientos que lleva a cabo la organización. Es un “diagrama
de valor o inventario gráfico de los procesos que proporciona
una perspectiva global-local de la empresa, obligando a posicionar
cada proceso respecto a la cadena de valor”.
oEste diagrama condensa de forma visual todos los procesos y
subprocesos de la empresa y la interrelación existente entre los
mismos. Podría ejemplificarse como una especie de telaraña que
une y conecta las diferentes actividades que realizan los
departamentos de la compañía.
http://www.escuelamanagement.eu/direccion-general-2/4143
Funciones del mapa de procesos
oDefinir los objetivos estratégicos de la empresa y los diferentes
departamentos.
oAlinear los objetivos de cada área de actividad con los de la
compañía.
oDefinir roles y responsabilidades dentro de la plantilla.
oResaltar todo el trabajo que se lleva a cabo por los diferentes
empleados.
Funciones del mapa de procesos
oMejorar la comunicación entre los distintos trabajadores y
departamentos, evitando que se produzca el llamado efecto silo.
oDeterminar las necesidades y expectativas de los clientes.
oIdentificar ventajas competitivas de la empresa.
oDetectar posibles desviaciones o errores de forma rápida y
descubrir posibles mejoras en la gestión de proyectos en cuanto a
tiempo o calidad.
Beneficios del mapa de procesos
oMayor capacidad de adaptación y flexibilidad ante nuevos retos.
oIncremento de la eficacia de todos los departamentos.
oOptimización de los recursos de la empresa.
oAumento de la participación de los empleados.
Beneficios del mapa de procesos
oMejor coordinación interdepartamental y e interpersonal.
oAjuste de la actividad a los objetivos.
oMayor comunicación en el seno de la organización.
oMás facilidad y exactitud en el análisis de datos.
oMejoras en la productividad y resultados de la empresa.
oImpulso de la competitividad, en definitiva.
Qué debe contener el mapa de procesos?
1.- Procesos estratégicos. Son aquellos procesos determinados por la
Dirección –generalmente a largo plazo- respecto a cómo opera el
negocio y cómo se crea valor para el cliente y la empresa,
estableciendo las pautas generales, directrices y límites de actuación
del resto de la actividad. Hablamos de planificación estratégica,
comunicación interna y externa, plan de marketing, sistemas de
evaluación…
2.- Procesos operativos o clave. En concordancia con los procesos
estratégicos, el mapa de procesos también incluirá los procesos
operativos, que son aquellos que están directamente vinculados
directamente con la prestación del servicio al cliente, como puede ser
la fabricación del producto, la gestión de compras, el sistema de
pedidos, la atención postventa, etc.
3.- Procesos de apoyo o soporte. Son todos aquellos procesos que, si
bien no están estrechamente ligados a satisfacer las necesidades del
consumidor, complementan los procesos operativos y sin los cuales
sería inviable una consecución de los objetivos. Se trata, por ejemplo,
de la asistencia informática a todos los departamentos, la formación
de los profesionales o el mantenimiento de las instalaciones..

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