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HERRAMIENTAS PARA LA

GERENCIA EFICAZ DE PROYECTOS


Ing. Mario Javier Giraldo Ardila, M.Sc.
Presentación
 Mi nombre Mario Giraldo Ardila.
 Mi correo es magirald@poligran.edu.co

 Académicamente:
◦ Ingeniero Industrial e Ingeniero de Sistemas, con
maestría en Ingeniera Industrial de la Universidad
de Los Andes. Actualmente último semestre de
maestría en sostenibilidad y medio ambiente en el
Politecnico di Milano.
Presentación
 Vida profesional
◦ Desarrollo de software (proyectos variados),
consultoría (3 proyectos con los Andes y el
gobierno), construcción (1 año en México) y
docencia (desde el 2005).
 Emprendimiento
◦ Revista urbana, restaurante, negocio de motos,
miscelánea y construcción.
 Sociedad
◦ Junta de acción comunal y fundación vuelo del
hada.
Reglas

 Foro 1: Software para la gestión de proyectos.

 Proyecto: Máximo 5 personas


◦ Primera entrega: Acta de constitución del proyecto,
plan integrado de cambios, plan de gerencia del
alcance y plan de gerencia del tiempo.
◦ Mínimo 5 página y máximo 12, tamaño 12 puntos a
espacio y medio (deseable el uso de gráficas)
Reglas
 Foro 2: Manejo de la calidad en las empresas.

 Proyecto: Máximo 5 personas


◦ Entrega final: Plan de gerencia del costo, plan de
gerencia de la calidad, plan de gerencia de los recursos
humanos, plan de gerencia de las comunicaciones, plan
de gerencia de los riesgos, plan de gerencia de la
procura y plan de gerencia de los accionistas.
◦ Mínimo 5 página y máximo 12, tamaño 12 puntos a
espacio y medio (deseable el uso de gráficas)

 Examen final: Enfocado en las lecturas.


¿Qué es un proyecto?
 Es un conjunto de actividades.

 Enmarcado por un inicio y un fin.

 Tiene un resultado final definido.

 Es gobernado por tiempo, costo y calidad.

 Es desarrollado por grupos


multidisciplinarios.
¿Cómo pensar un proyecto?
 Desarrollo de ideas.

 Definir los recursos.

 Planear el desarrollo.

 Ejecutar la idea y controlar el proceso.

 Cerrar cada etapa.


◦ Puede ser la parte más estresante de cada proyecto.
Metodologías para el manejo de
proyectos
Algunas populares:
 Project Management Institute: Agrupación de procesos

relacionados, dentro de etapas. Es

 PRINCE2: Desarrollada por el Reino Unido y busca


consistencia en los proyectos, además de simplicidad.

 Method123: Un desarrollo simplificado que mezcla PMI y


PRINCE2, muy recomendado para personas que inician y
no están certificadas.

 Agile Approach: Enfocado en IT más que todo y genera


finalizaciones tempranas para ser usadas por el cliente.
Buena idea para un SW o juegos, pero no para una casa.
Definiciones para iniciar
 Metodología:
◦ “A methodology is a system of
practices, techniques, procedures
and rules used by those who work
in a discipline.”
 Project Management Professional «PMP»
◦ Certificación otorgada por PMI bajo unos requisitos
de estudio, dirección de proyectos y educación en PM.

El trabajo debe ser multidisciplinario, involucrando a


las personas de la empresa o no tiene sentido.

http://www.pmi.org/certifications/types/project-management-pmp
Acta de constitución del proyecto
 ¿Qué es el acta de constitución del proyecto
«Project Charter» y para que se necesita?
◦ Documento que puede ser en Word® o PowerPoint®
que funciona como propuesta de proyecto.
◦ Sirve para las personas que van a ingresar al
proyecto.
◦ Muestra el acuerdo actual que se tiene sobre el
proyecto.
◦ Tiene la aprobación formal para el desarrollo del
proyecto (Sin firmas, no existe).
Acta de constitución del proyecto
 ¿Qué nivel de detalle debe tener?
◦ No es un documento detallado pero debe tener lo
suficiente para entender el proyecto.
◦ Debe ser claro el problema y la solución planteada.
◦ Si es muy largo nadie lo lee y no cumple el objetivo,
por ello debe ser de menos de 5 páginas.

Todos pensamos diferente


Acta de constitución del proyecto
Todos pensamos diferente
Acta de constitución del proyecto
Todos pensamos diferente
Acta de constitución del proyecto
 ¿Qué nivel de detalle debe tener?
 ¿Qué información lleva?
 ¿Qué procesos van?
Acta de constitución del proyecto
 Información base:
◦ Declaración de trabajo: Descripción de lo que se
necesita hacer.
◦ Argumento comercial: Análisis de costos y
beneficios y razones para desarrollar el proyecto.
◦ Acuerdos: Entre los interesados inicialmente. Puede
ser un memorándum o un email.
◦ Aspectos medioambientales si aplica.
◦ Necesidades iniciales para el proyecto.
Acta de constitución del proyecto
 Desarrollo:
◦ Líder e involucrados.

◦ Lluvia de ideas.

◦ Técnicas de resolución de conflictos.

◦ Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas.

◦ Análisis de costo/beneficio.

◦ Valor presente neto.


Acta de constitución del proyecto
 Documento final:
◦ Información del proyecto: Datos básicos y
patrocinadores (quién lo aprueba).
◦ Contexto: Desarrollo claro para que todos tengan la
misma idea del proyecto.
◦ Alcance: Descripción del proyecto y entregables, con
claridad para indicar qué entrega y qué no.
◦ Requerimientos: Definidos en producto y proyecto.
◦ Objetivos: Con un indicador numérico de éxito, tiempo
esperado, costo y modo de evaluación. Cada etapa
definida en el posterior cronograma debe tener un
indicador. No pueden ser subjetivos, debe ser claro sí se
cumple.
Acta de constitución del proyecto
 Documento final:
◦ Suposiciones, restricciones, dependencia y riesgos.
◦ Presupuesto: Datos básicos de costos, inversión y
utilidades estimadas. Debe ser definida la cronología.
◦ Lista de interesados: Personas que son importantes en
el proyecto que son stakeholders.
◦ Requisitos de aprobación del proyecto: Información
indicada por la persona que aprueba el proyecto para
que el mismo continué.
◦ Gerente de proyecto y cadena de mando: Si son
muchos, solamente los líderes.
◦ Pre asignación de recursos humanos y firmas de
aprobación.