MENOR GCN-IN-02 OBJETIVO ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS A SEGUIR
ATENCIÓN OPORTUNA DE LOS GASTOS MENORES GENERADOS MANEJO Y CONTROL EFICIENTE DE EN LOS DIFERENTES LOS FONDOS DE CAJA MENOR CENTROS DE OPERACIÓN PAGOS Los pagos por compras a través de caja menor deben ser menores o iguales a cien mil pesos mda/cte. ($100.000); excepto en situaciones de emergencia que estén debidamente justificadas y aprobadas por el Gerente General. Los fondos de caja menor NO deben ser utilizados para:
• Préstamos a los empleados
• Compra de activos • Arrendamientos • Suscripciones, afiliaciones y sostenimiento • Compra de libros, revistas y publicaciones • Seminarios, independientemente de su valor • Donaciones Nota: Solamente en casos de emergencia y con autorización de la Gerencia General y/o Gerencia Administrativa y Financiera, se puede adquirir dotación y/o repuestos con recursos de las cajas menores, la adquisición de estos suministros los realiza el área de compras. SOBRE LOS DOCUMENTOS… • Los documentos equivalentes (GCN-RE-09) o facturas deben ser legibles y no tener tachones, borrones ni enmendaduras.
• Los documentos equivalentes (GCN-RE-09) o facturas no
pueden tener fecha del mes anterior.
• En casos donde no se entreguen las facturas correspondientes a
la compra o el documento equivalente la responsabilidad total de la compra o servicio recaerá sobre la persona que recibió el dinero. PARA TENER EN CUENTA
Los gastos generados durante el mes deben ser
legalizados en el mismo periodo, con el fin de que queden registrados y contabilizados. Requisitos de Facturas de Venta ANTES DE RECIBIR UNA FACTURA SE DEBEN TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES REQUISITOS MÍNIMOS, EXIGIDOS POR LEY:
1. Estar denominada expresamente como
FACTURA DE VENTA Requisitos de Facturas de Venta
2. Apellidos, nombre o razón, NIT del vendedor o DE QUIEN PRESTA EL SERVICIO Requisitos de Facturas de Venta
3. Apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios
cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse
de un responsable con derecho al correspondiente descuento; Requisitos de Facturas de Venta
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta; FECHA DE EXPEDICION
DESCRIPCION DEL PRODUCTO
DESCRIPCION DE IMPUESTOS Y VALOR TOTAL FACTURACION DE LOS NO RESPONSABLES DE IVA
El soporte adecuado para las compras y servicios pagados a los no
responsables de IVA e impuesto al consumo debe ir acompañado del documento equivalente con el lleno de todos los datos que están establecido en el formato, excepto donde dice IVA asumido que para la actualidad no aplica. Cuando se compra o se adquiere un servicio a un proveedor o tercero responsable de IVA se debe tener presente que estén todos los datos de la empresa SERVICIOS AMBIENTALES SA ESP NIT 830.131.031-, siendo estos dos datos los más relevantes. Un documento equivalente cuando son realizados por los funcionario no puede ir con estos conceptos, solo son permitido los conceptos de transporte. Este soporte como cuenta de cobro esta correcta, también se le debe acompañar el documento equivalente de la empresa con el lleno de los datos Este soporte es un documento equivalente a la factura el cual cumple con los requisitos. Es valido.
Pero se requiere RUT
Para completar datos. Diligenciado Correctamente! GCN-PR-02 PROCEDIMIENTO LEGALIZACION GASTOS DE VIAJE FIN DE LA PRESENTACION
