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INSTRUCTIVO MANEJO CAJA

MENOR
GCN-IN-02
OBJETIVO
ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS A SEGUIR

ATENCIÓN OPORTUNA
DE LOS GASTOS
MENORES GENERADOS
MANEJO Y CONTROL EFICIENTE DE EN LOS DIFERENTES
LOS FONDOS DE CAJA MENOR CENTROS DE
OPERACIÓN
PAGOS
Los pagos por compras a través de caja menor deben ser menores o iguales a
cien mil pesos mda/cte. ($100.000); excepto en situaciones de emergencia que
estén debidamente justificadas y aprobadas por el Gerente General.
Los fondos de caja menor NO deben ser utilizados para:

• Préstamos a los empleados


• Compra de activos
• Arrendamientos
• Suscripciones, afiliaciones y sostenimiento
• Compra de libros, revistas y publicaciones
• Seminarios, independientemente de su valor
• Donaciones
Nota:
Solamente en casos de emergencia y con
autorización de la Gerencia General y/o Gerencia
Administrativa y Financiera, se puede adquirir
dotación y/o repuestos con recursos de las cajas
menores, la adquisición de estos suministros los
realiza el área de compras.
SOBRE LOS DOCUMENTOS…
• Los documentos equivalentes (GCN-RE-09) o facturas deben
ser legibles y no tener tachones, borrones ni enmendaduras.

• Los documentos equivalentes (GCN-RE-09) o facturas no


pueden tener fecha del mes anterior.

• En casos donde no se entreguen las facturas correspondientes a


la compra o el documento equivalente la responsabilidad total de
la compra o servicio recaerá sobre la persona que recibió el
dinero.
PARA TENER EN CUENTA

Los gastos generados durante el mes deben ser


legalizados en el mismo periodo, con el fin de que
queden registrados y contabilizados.
Requisitos de Facturas de Venta
ANTES DE RECIBIR UNA FACTURA SE DEBEN TENER EN CUENTA LOS
SIGUIENTES REQUISITOS MÍNIMOS, EXIGIDOS POR LEY:

1. Estar denominada
expresamente
como

FACTURA DE VENTA
Requisitos de Facturas de Venta

2. Apellidos,
nombre o razón, NIT
del vendedor o DE
QUIEN PRESTA EL
SERVICIO
Requisitos de Facturas de Venta

3. Apellidos y
nombre o razón
social del
adquirente de los
bienes o
servicios

cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse


de un responsable con derecho al correspondiente descuento;
Requisitos de Facturas de Venta

4. Llevar un
número que
corresponda a un
sistema de
numeración
consecutiva de
facturas de venta;
FECHA DE
EXPEDICION

DESCRIPCION DEL
PRODUCTO

DESCRIPCION
DE IMPUESTOS Y
VALOR TOTAL
FACTURACION DE LOS
NO RESPONSABLES DE IVA

El soporte adecuado para las compras y servicios pagados a los no


responsables de IVA e impuesto al consumo debe ir acompañado del
documento equivalente con el lleno de todos los datos que están
establecido en el formato, excepto donde dice IVA asumido que para la
actualidad no aplica.
Cuando se compra o se
adquiere un servicio a un
proveedor o tercero
responsable de IVA se debe
tener presente que estén
todos los datos de la
empresa SERVICIOS
AMBIENTALES SA ESP NIT
830.131.031-, siendo estos
dos datos los más
relevantes.
Un documento
equivalente cuando
son realizados por
los funcionario no
puede ir con estos
conceptos, solo son
permitido los
conceptos de
transporte.
Este soporte como
cuenta de cobro esta
correcta, también se
le debe acompañar
el documento
equivalente de la
empresa con el lleno
de los datos
Este soporte es un
documento
equivalente a la
factura el cual cumple
con los requisitos.
Es valido.

Pero se requiere RUT


Para completar datos.
Diligenciado
Correctamente!
GCN-PR-02 PROCEDIMIENTO LEGALIZACION
GASTOS DE VIAJE
FIN DE LA PRESENTACION

GRACIAS!

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