NORMAS BASICAS DEL

SISTEMA DE TESORERIA DEL ESTADO

R.S. N° 218056

Administración de Fondos: Caja Chica –

Fondos Rotativos y Fondos en Avance
Entrega y Descargos Documentados

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 Marco Normativo
• Ley 1178 y sus subsistemas y decretos reglamentarios
• Ley Nº 2042 de Administración Presupuestaria
• Ley Nº 843 Texto Ordenado,
• D.S. Nº 21364 “Reglamento de la Ley Financial”
• D.S. Nº 25875 Aprobación del SIGMA
• R.S. Nº 222957 Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gub. Integrada
• R.S. Nº 225558 Normas Básicas del Sistema de Presupuesto
• R.S. Nº 218056 Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado
• Normas Básicas del SABS
• Reglamento Específico de los Sistemas de Contabilidad, Presupuestos y de Tesorería de
la AN.
• Normas de Contabilidad del Consejo Técnico Nacional de Auditoría y Contabilidad
• Normas de Control Interno Gubernamental
• Directrices y Clasificadores Presupuestarios
• Otras disposiciones técnicas y jurídicas inherentes al Sector Público internas y
externas.

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 SISTEMA DE TESORERIA DEL ESTADO
Conjunto de principios, normas y procedimientos vinculados con la
electiva recaudación de los recursos públicos y de los pagos de los
devengamientos del Sector Público, así como la custodia de los títulos y
valores del Sistema de Tesorería del Estado.:

1. RECAUDACIÓN DE RECURSOS
El Subsistema de Recaudación de Recursos comprende el conjunto de
funciones, actividades y procedimientos para recaudar recursos públicos
relativos a ingresos tributarios, ingresos no tributarios, crédito público,
donaciones, regalías, transferencias, venta de bienes y servicios,
recuperación de préstamos y otros recursos públicos.

El Subsistema de Recaudación de Recursos tiene por función hacer

cumplir la recaudación de recursos públicos, para su ingreso en la
tesorería respectiva.
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2. ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS:
El Subsistema de Administración de Recursos tiene por
objetivo administrar los recursos públicos para lograr una
moderna y más segura gestión de su manejo, y alcanzar la
administración plena y transparente de los mismos.
NORMATIVA APLICABLE PARA LA ADM. DE REC:
• Art. 1. (Ley 1178) Uso eficaz y eficiente de los recursos públicos para
el cumplimiento de los programas, la prestación de servicios y los
proyectos del Sector Público.
• Art.14. Los Procedimientos de Control Interno previo se aplicarán por
todas las unidades de la entidad antes de la ejecución de sus
operaciones y actividades o de que sus actos causen efectos.
• Ley del Sistema de Control Fiscal, Art. 77º, h) Apropiación y
disposición arbitraria de bienes patrimoniales del Estado (Falta de
rendición de cuentas con plazos vencidos)

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• Art.14. (D.S.23215). El Control Interno Previo comprende los procedimientos
incorporados en los reglamentos, manuales etc…administrativos y operativos,
para ser aplicados por los servidores, antes de la ejecución de operaciones y
actividades o de que sus actos causen efecto.
• Art.3 (23318-A). Responsabilidad:
Eficacia, (Resultados deben alcanzar metas previstas)
Economia, (Recursos invertidos razonables en relación a los resultados)
Eficiencia, (Recursos invertidos y los resultados obtenidos)
Transparencia y (Credibilidad de los actos)
Licitud. (Legalidad, etica y transparencia)
• Art.13 (23318-A). La Responsabilidad Adm. emerge de la contravención del
ordenamiento jurídico administrativo y de las normas de conducta del S.P.

• Art.28 (Ley 1178). La responsabilidad A-E-C-P se determinará tomando en

cuenta los resultados de la acción u omisión

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• Ley 004, Art.144. (Malversación). La S.P. o el S.P. que diere a los caudales
que administra, percibe o custodia, una aplicación distinta de aquella a que
estuvieren destinados, será sancionada con privación de libertad…

• Ley 004, Art. 154 (Incumplimiento de Deberes). La S.P. o el S.P que

ilegalmente omitiere, rehusare hacer o retardare un acto propio de sus
funciones será sancionado con privación de libertad…

• Ar.29. (Imprescriptibillidad). Los delitos cometidos por S.P. que atenten

contra el patrimonio del Estado, son imprescriptibles y no admiten régimen de
impunidad.

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 Caja Chica
• Concepto.- Desembolso de recursos con destino a gastos menores y de
urgencia (20000 y 30000)

• Alcance y Responsabilidad.- Todas la unidades organizacionales y

funcionarios de la entidad que participen en la adm. de fondos de caja chica o
reciban recursos de la misma.

• Apertura.- Autorización previa evaluación mediante resolución expresa

(Funcionario responsable, importe solicitado, justificación, objetivo, y uso del
fondo).

• Registro de la cuenta con cargo a descargo documentado a nombre del

responsable (intransferible)

• Monto máximo a asignar de 5.000 hasta 15.000 (excepcional).

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 Caja Chica
MANEJO DE FONDOS:
• Gastos que pueden ser atendidos: Menores y de urgencia.
• Otros gastos menores no especificados previa autorización
• Se pueden ejecutar gastos con caja chica hasta Bs2000.-
• El responsable debe controlar que todo gasto este autorizado, así como precios,
calidad y cantidad debiendo evidenciar fisicamente, caso contrario deberá
rechazar .
• Respaldo necesario (suficiente evidencia)

FORM. PEDIDO DE COMPRA POR CAJA CHICA

• Establecido por el RE-SABS
• Firma Jefe Unidad Solicitante, Vo.Bo. Jefe DABS, SIN EXISTENCIA,
RECEPCION CONFORME.
• No es necesaria para gastos menores rutinarios (establecidos en el
procedimiento).

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 Caja Chica
FACTURA PRO FORMA (cotización), precio referencial.
RECIBO de Caja Chica
• Firmado por la persona que recibe el dinero (concepto)
• Numerado y correlativo
• Descargo de 48 hrs.
• Retención de haberes por falta de descargo.
FACTURA FISCAL O RECIBO
• NIT y a nombre de la Entidad
• Retención IUE e IT
• Sin alteraciones, enmiendas, borrones, tachaduras, sobre-pocisiones,
correcciones etc… que invaliden la validez de la factura.
REEMBOLSO DE PASAJES
• Boleta de salida autorizado o detalle de salidas debidamente autorizado
• Fijado por cada dirección administrativa

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 Caja Chica
GASTOS REFRIGERIO
• Reuniones de Trabajo
• Cursos de Capacitación
Respaldo:
• Factura o retención,
• Reuniones: Detalle de asistentes con Vo.Bo. y otra doc. de respaldo
• Para cursos: Detalle de funcionarios, programa y otra doc. de respaldo

GASTOS MENORES DE VIAJE

• Facturas, boletas, recibos e informe de viaje y memorándum o informe del
conductor.

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 Caja Chica
DESCARGO REPOSICIÓN Y CIERRE DE FONDOS
• Hasta el 70% de ejecutado
• Presentado con nota con VºBº de inmediato superior con todos los gastos
documentados.
• Detalle de gastos con la información mínima para control interno
• La revisión del descargo (adecuación de la doc, importes, sumatorias,
apropiación ppto.)
• Cumplimiento del procedimiento y otra normativa vigentes.
• Cierre del fondo (inmovilizado, otros fines, a solicitud) y de Fin de Gestión
fiscal.
• La DAF y las G. Regionales pueden disponer la retención de haberes del
responsable por falta de presentación de descargo documentados y/o cierres
adecuados.

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 Caja Chica
OBLIGACIONES
• Custodia y salvaguarda
• Arqueos periódicos sorpresivos
• Proveer al funcionario responsable las medidas de seguridad necesarias y
adecuadas
• Descargos adecuados y oportunos
PROHIBICIONES
• Conceder prestamos a S.P. o ajenos, sin importar el rango del funcionario
(Malversación, Uso indebido de influencias, Beneficios en razón del cargo -
Ley 004).
• Fraccionar las compras de B o S.
• Contratación de personal
• Regalos, salutaciones ofrendas obsequios (uso indebido) D.S. 21364
• Activos Fijos
• Adquisición de materiales y suministros, que deberían efectuarse sobre la base
de una programacion (PAC)
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 Fondos Rotativos
CONCEPTO:
Desembolso de Recursos para ser utilizados en gastos de operación de unidades
operativas.
ALCANCE Y RESPONSABILIDAD:
• Alcance y Responsabilidad.- Todas la unidades organizacionales y
funcionarios de la entidad que participen en la adm. de fondos rotativos o
reciban recursos del mismo.
• Apertura.- Autorización, previa evaluación mediante resolución administrativa
expresa (Funcionario responsable, importe solicitado, justificación, objetivo y
uso del fondo).
• Registro de la cuenta con cargo a descargo documentado a nombre del
responsable (intransferible)

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 Fondos Rotativos
MANEJO:
• Se debe tomar en cuenta lo establecido en el SABS el Procedimiento de Caja
Chica, Procedimiento de Pasajes y Viáticos y otra normativa vigente e
inherente.
• El responsable debe controlar que todo pago cumpla con la normativa
respectiva, así como precios, calidad y cantidad debiendo evidenciar
fisicamente, caso contrario deberá rechazar .
• Respaldo necesario (suficiente evidencia) o rechazar.

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 Fondos Rotativos
FACTURA PRO FORMA (cotización), precio referencial.
RECIBO DE FONDO ROTATIVO
• Firmado por la persona que recibe el dinero (concepto)
• Numerado y correlativo
• Descargo de 48 hrs.
• Retención de haberes por falta de descargo.
FACTURA FISCAL O RECIBO
• NIT y a nombre de la ANB
• Retención IUE e IT
• Sin alteraciones, enmiendas, borrones, tachaduras, sobrepocisiones,
correcciones etc… que invaliden la validez de la factura.
PAGO DE PASAJES Y VIATICOS
• Deberán ser realizados observando el cumplimiento del Manual de P y V y
gastos de viaje en comisión.

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 Fondos Rotativos
DESCARGO REPOSICIÓN Y CIERRE DE FONDOS
• Hasta el 70% de ejecutado
• Presentado con nota con VºBº de inmediato superior con todos los gastos
documentados.
• Detalle de gastos con la información mínima para control interno
• La revisión del descargo (adecuación de la doc, importes, sumatorias,
apropiación ppto.
• Cumplimiento del procedimiento y otra normativa vigentes.
• Cierre del fondo (inmovilizado, otros fines, a solicitud) y de Fin de Gestión
fiscal.
• La DAF pueden disponer la retención de haberes del responsable por falta de
presentación de descargo documentados y/o cierres adecuados.

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 Fondos Rotativos
OBLIGACIONES
• Custodia y salvaguarda
• Arqueos periódicos sorpresivos
• Proveer al funcionario responsable las medidas de seguridad necesarias y
adecuadas
• Descargos adecuados y oportunos
PROHIBICIONES
• Conceder prestamos a S.P. o ajenos, sin importar el rango del funcionario
(Malversación, Uso indebido de influencias, Beneficios en razón del cargo -
Ley 004).
• Fraccionar las compras de B o S.
• Contratación de personal
• Regalos, salutaciones ofrendas obsequios (uso indebido) D.S. 21364
• Activos Fijos
• Adquisición de materiales y suministros, que deberían efectuarse sobre la base
de una programacion (PAC)
• Gastos que no correspondan al objetivo.
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 Fondos Rotativos
OTRAS CONSIDERACIONES DE CONTROL INTERNO:
• No existe un monto máximo establecido en el Procedimiento, sino que se basa
en la disponibilidad financiera y física de los recursos.
• Los gastos atendidos por el fondo - grupos 20000 y 30000

GASTOS EJECUTADOS CON EL FONDO:

1. GASTOS POR ADQ. DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS
Formulario de Contratación Menor (Aclaración)
1. GASTOS POR PASAJES Y VIATICOS
Manual de Procedimientos de pagos de Pasajes y Viáticos vigente
• Formulario de solictud, Memorandum, Pases a Bordo, Pasajes Terrestres,
Pasajes aéreos, DDJJ (Facturas), Informe de viaje, Solicitud de Pasajes aéreos
y otros inherentes al viaje en comisión.
• Detalle de Viáticos
• Detalle de Pasajes

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 Fondos en Avance
CONCEPTO:
• Desembolso de dinero a S.P. destinados a gastos específicos de emergencia y/o
por situaciones de fuerza mayor, para cumplir propósitos específicos de la
entidad por única vez.
ALCANCE Y RESPONSABILIDAD:
• Alcance y Responsabilidad.- Todas la unidades organizacionales y
funcionarios de la entidad que participen en la adm. de fondos en avance o
reciban recursos del mismo.
• Apertura.- Autorización, previa evaluación mediante memorándum
(Funcionario responsable, importe solicitado, justificación, objetivo y uso del
fondo).
• Registro de la cuenta con cargo a descargo documentado a nombre del
responsable (intransferible)

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 Fondos en Avance
MANEJO:
• Se debe tomar en cuenta lo establecido en el SABS el Procedimiento de Caja
Chica, Procedimiento de Pasajes y Viáticos y otra normativa vigente e
inherente.
• El responsable debe controlar que todo pago este autorizado y cumpla con la
normativa respectiva, así como precios, calidad y cantidad debiendo evidenciar
fisicamente, caso contrario deberá rechazar .
• Respaldo necesario (suficiente evidencia) o rechazar.

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 Fondos en Avance
DESCARGO REPOSICIÓN Y CIERRE DE FONDOS
• Máximo en un plazo
• Descargo en su totalidad
• No se reconoce saldos acreedores
• Presentado con nota con VºBº de inmediato superior con todos los gastos
documentados.
• Detalle de gastos con la información mínima para control interno
• La revisión del descargo (adecuación de la doc, importes, sumatorias,
apropiación presupuestaria de acuerdo a solicitud y presupuesto asignado
• Cumplimiento del procedimiento y otra normativa vigentes.
• Cierre del fondo (inmovilizado, otros fines, a solicitud) y de Fin de Gestión
fiscal.
• La DAF pueden disponer la retención de haberes del responsable por falta de
presentación de descargo documentados y/o cierres adecuados.

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 Fondos en Avance
OTRAS CONSIDERACIONES DE CONTROL INTERNO:
• No existe un monto máximo establecido en el Procedimiento, sino que se basa
en la disponibilidad financiera y física de los recursos.

GASTOS EJECUTADOS CON EL FONDO:

1. GASTOS POR ADQ. DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS
Formulario de Contratación Menor
1. GASTOS POR PASAJES Y VIATICOS
Manual de Procedimientos de pagos de Pasajes y Viáticos vigente
• Formulario de solictud, Memorandum, Pases a Bordo, Pasajes Terrestres,
Pasajes aéreos, DDJJ (Facturas), Informe de viaje, Solicitud de Pasajes aéreos
y otros inherentes al viaje en comisión.
• Detalle de Viáticos
• Detalle de Pasajes

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 Fondos Rotativos y en Avance
Formulario de Contratación menor:

Aclarar que el “Formulario de Contratación Menor” al estar

firmado por los responsables o participantes de este tipo de
contrataciones, implica que una adquisición o contratación a
pasado por los diferentes controles internos establecidos para
este efecto desde el inicio del proceso o solicitud de compra
hasta la recepción conforme de los bienes o servicios
adquiridos o contratados y que la firma del funcionario que
suscribe el formulario citado por la recepción conforme de los
bienes y/o servicios adquiridos, da fé y evidencia de que éstos
han sido verificados físicamente en cuanto a la cantidad y
calidad de los bienes y/o servicios solicitados, adquiridos o
contratados.
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 Administración de Fondos
OTRAS CONSIDERACIONES DE CONTROL INTERNO:
• La administración y revisión de los descargos se enmarca en el
cumplimiento del Procedimiento y de aspectos implícitos de control
interno como son los Objetivos Críticos del Control Interno:
Autorización
Integridad
Exactitud
Oportunidad
Salvaguarda
Aspectos claves o más significativos que en materia de control deben
satisfacerse para que un proceso o procedimiento pueda alcanzar un
producto o servicio de calidad. Fundamental para el logro de los objetivos
y fines para los cuales fueron creados y otorgados los fondos.

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 Administración de Fondos
Conclusiones y Recomendaciones:

Con base a todo lo descrito, se puede advertir que en los procedimientos y

procesos citados anteriormente se encuentran incorporados los controles internos
suficientes para el manejo adecuado de las Cajas Chicas, Fondos Rotativos y
Fondos en Avance, y sea una ayuda para alcanzar ciertos objetivos institucionales.

Sin embargo, bajo el entendido de que todo servidor publico debe contar con un
nivel de competencia profesional ajustado a sus responsabilidades, se recomienda
que la designación de servidores públicos para el manejo de los fondos con cargo
a rendición de cuentas sea tomando en cuenta componentes del control interno
como la “Competencia Profesional” que implica que todo servidor público debe
ser idóneo para responder eficazmente a las responsabilidades del cargo y
demostrar su experiencia y conocimiento sobre el cumplimiento de las leyes y
normas que conlleva la Administración Financiera de los Recursos del Estado, y lo
que representa la Confiabilidad de la Información Financiera.

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 Administración de Fondos
Inobservancias a instrumentos normativos vigentes y aspectos de control
interno:

• Los Informes de viaje en comisión no presenta sellos de fecha de recepción (hasta 5 días
hábiles posteriores a la conclusión efectiva de la comisión).
• Las DDJJ Form. 110 no presenta sello de fecha de recepción (hasta 5 días hábiles
posteriores a la conclusión de la comisión) para devolución de RC-IVA retenido.
• Los Informes de viaje no señalan el Nº de Memorándum de designación.
• Existen pagos de viáticos en fin de semana (sábado y domingo) sin respaldo de
resolución expresa que lo autorice.
• No adjunta pasajes terrestres, ni señala medio de transporte utilizado que acredite la
realización efectiva de los viajes en comisión, además de no poder verificarse las fechas
y horas de ida y/o retorno de la comisión para la liquidación exacta de los viáticos.
• Existen errores en la redacción de Memorándums o los mismos no son bastante claros
para la correcta verificación de la liquidación de los viáticos como por ejemplo:
itinerarios, lugares, horas de salida y/o retorno, etc...
• Existen pagos en demasía por concepto de viáticos.

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 Administración de Fondos
Inobservancias a instrumentos normativos vigentes y aspectos de control
interno:

• Los informes no señalan horas de salida y retorno efectivas de la comisión.

• No se aplican de forma efectiva el pago de porcentaje de viáticos.
• La documentación de respaldo de gastos en algunos casos presentan enmiendas, y/o
sobre posiciones.
• Algunos formularios de pago de viáticos no se encuentran llenados de forma completa.
• La presentación de los descargo (rendición de cuentas) no son realizados dentro del
plazo establecido.
• Los descargos no se encuentran adecuadamente foliados.
• Los informes de viaje no adjuntan documentación en comisión de los servidores
públicos señalan aspectos aclaratorios importantes, que no son considerados para una
posible reliquidación de viáticos.
• Se observa el llenado de Form. 110 incompletos
• Detalles de los Informes de Viaje incompletos.

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 Administración de Fondos
Inobservancias a instrumentos normativos vigentes y aspectos de control
interno:
• Formularios 110 adjuntan facturas que no corresponden por Ej: Nº de NIT, vigencia de
facturas, nombres, etc…
• Informes de viaje sin Vº Bº de Jefe Inmediato Superior con cargo de Jefatura.
• No se efectúa la reliquidación de viáticos por pagos en demasía
• Algunos informes declaran la presentación de boletos o pasajes terrestres inclusive pases
a bordo aéreos, sin embargo, en la revisión practicada este aspecto no es evidente.
• Se han reembolsado pasajes terrestres sin la presentación del boleto o factura respectiva.
• Inexistencia de firmas de los beneficiarios, por la recepción conforme de pasajes,
viáticos y RC-IVA retenidos.
• A la presentación de la rendición de cuentas efectuada por los servidores púbicos una
vez concluida la comisión, no se efectua el análisis y evaluación respectiva de la
documentación presentada, que ésta sea consistente entre la liquidación de los viáticos
pagados con la comisión de viaje efectivamente ejecutada, consistente además con los
fines y objetivos de la declaratoria en comisión y la entrega de los fondos en avance.

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 Administración de Fondos
Sanciones por falta de cumplimiento:
• Toda persona responsable del manejo de estos Fondos que no
cumplan con el procedimiento y tiempo establecido será pasible de
siguientes sanciones según normativa vigente:
• De acuerdo a normativa vigente en los procedimientos citados
anteriormente, se establece que ante la falta de la presentación
adecuada de los descargos de fondos documentados, la Gerencia
Financiera podrá disponer la retención de haberes del responsable
del manejo del fondos .
• Por otra parte, se recuerda a todo el personal que el Artículo 147º
inciso c) del Régimen Interno de Personal OBLIGACIONES
(DEBERES) establece lo siguiente: “Cumplir y acatar las
instrucciones contenidas en las circulares, órdenes de trabajo,
comunicados, memorándum y otros concordantes con las
disposiciones legales que sean emanadas por autoridades
superiores,…”.
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• El incumplimiento de deberes señalados precedentemente, genera las
responsabilidades prescritas en la Ley 1178, el D.S. 23318-A y el D.S.
26237.
• Al respecto el Artículo 175º FALTA DISCIPLINARIA Constituye falta
disciplinaria cualquier violación a los deberes, prohibiciones,...etc.
• Artículo 176º SANCIONES Según la gravedad de la falta disciplinaria,
las sanciones a aplicar por la autoridad competente son: a)
Amonestación b) Multa c) Suspensión temporal d) Retiro –
Destitución.
• Para tal efecto, es importante considerar también los Artículos 142º y
154º de la Ley Nº 004 “Marcelo Quiroga Santa Cruz” que tipifica
como delito y sanciona el “Peculado” y el “Incumplimiento de
Deberes” y sus agravantes.

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MUCHAS GRACIAS POR SU
ATENCIÓN

Lic. Aud. Orlando Apaza A.

DOCENTE

31