EXCEL AVANZADO

ING. ESTELLA SALEME LUGO

INSTRUCTOR INFORMÁTICA SENA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
REGIONAL BOLÍVAR
 ¿QUÉ ES EXCEL?
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos de préstamos hipotecarios y otros mucho más complejos.
Se trata de un programa especialmente diseñado para poder llevar a cabo
múltiples trabajos de oficina, sobre todo en lo referente al ámbito de la
administración y contabilidad, aunque hay que destacar que gracias a la gran
gama que tienen sus diferentes funciones y herramientas, también resulta muy útil
para muchos otros campos como, por ejemplo, la creación de determinadas bases
de datos, entre otros.
Cuenta con funciones que se encargan del procesamiento de texto, así como
múltiples herramientas de tipo matemático y gráfico, para desempeñar trabajos
contables y de administración. Con este útil y práctico programa se pueden llevar a
cabo registros completamente detallados con toda clase de información, de
manera totalmente ordenada debido al sistema de casillas que emplea.
 VALIDACIÓN DE DATOS
Es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos
ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos
mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.
1. VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL PARA LIMITAR CANTIDAD Y CONTENIDO EN UNA CELDA
EJERCICIO: Se requiere garantizar que los códigos que se ingresen de los empleados tengan 8
caracteres y que los últimos 4 correspondan al año actual
CODIGO DEL EMPLEADO NOMBRE

1. Cómo se calculan la cantidad de caracteres, para ello se utilizará la función largo

Ahora, el segundo punto es hallar los 4 últimos caracteres que corresponden al año actual. Para
ello se utiliza la función =HOY(), pero para que solamente me muestre el año se utiliza la función de
la siguiente forma: =AÑO(HOY()), quedando de la siguiente forma:
Ejemplo de código del empleado puede ser escribir una serie de números del 1 al 8

Ahora de esta serie de numero se necesita extraer los 4 caracteres y que se garantice que
corresponden al año actual. Para ello se utilizará la Función EXTRAE (Perteneciente a la Categoría
Texto).

Nota que extrae el número 5678, correspondientes a los 4 último dígitos, pero nota que el resultado
lo muestra como una cadena de texto, no como número, lo que generará un error; para evitar este
error en la validación de datos lo multiplico por 1, arrojándome el siguiente resultado:
Ahora, se integrará en la validación de datos, para ello se utilizará la función FORMULATEXTO (Pertenece
a la Categoría Búsqueda y Referencia).

Ahora, se borra el dato ingresado en la celda E7(Cadena de caracteres 1 al 8) y se selecciona todo el

rango donde se van a ingresar los datos de Código del Empleado, y se organice de tal forma que se
puedan cumplir las condiciones solicitadas para este campo.

Ahora vamos a la Opción DATOS, se selecciona Validación de Datos, y se configura de la siguiente

manera:
En Permitir se va a tomar la opción de Personalizada, ya que es una fórmula lo que se va a ingresar,
recuerda que es necesario que se cumplan dos condiciones, que sean 8 caracteres y que lo últimos
4 correspondan al año actual.

Para la fórmula se va utilizar la condición “Y”, dentro se ingresarán las dos condiciones así:
Al hacer aceptar e ingresar un código, debe cumplirse esta condición, o sino mostrará un mensaje
de error

Se configura también la etiqueta error, mostrando un mensaje descriptivo al usuario para que sepa
que debe modificar o cambiar

Realice la prueba ingresando diferentes datos para verificar la funcionalidad del Código del
empleado con las condiciones solicitadas.
Se tomó la primera serie del ejemplo y note que se muestra la etiqueta error, se hace clic en
reintentar y ahora se cambian los últimos 4 dígitos por el año actual y note que inmediatamente
acepta el ingreso del Código.
Tenga en cuenta que los primeros cuatro pueden ser texto o números, pero los últimos 4 siempre
deben ser la fecha actual y que además deben ser 8 caracteres, no pueden ser ni 5, ni 6 porque
arrojaría el error.
 FUNCIÓN SI Y LISTA
Almacén Fecha de venta Venta
Almacén 3 16/11/2014 $ 22.540
Almacén 4 13/01/2014 $ 19.600
Almacén 5 12/01/2015 $ 14.700

DESPLEGABLE Almacén 2
Almacén 2
Almacén 4
09/07/2014
25/01/2014
06/07/2015
$ 83.300
$ 39.200
$ 49.000
Almacén 1 17/02/2014 $ 49.000
DEFINIR CÁLCULO CON FUNCIÓN SI Y LISTA DESPLEGABLE EN EXCEL Almacén 4 18/03/2015 $ 490.000
Almacén 5 07/02/2014 $ 37.240
Se requiere definir a través de una lista desplegable, si sobre el campo Almacén 2
Almacén 1
29/01/2015
23/04/2016
$ 58.800
$ 83.300
Ventas se realiza Suma, promedio o se cuenta con la cantidad de Almacén 3 25/10/2014 $ 147.000
Almacén 2 20/11/2014 $ 89.180
registros. Para este ejercicio se va a trabajar con la FUNCIÓN SI, la Almacén 1 06/02/2015 $ 288.120
Función SUMA, la Función PROMEDIO, Función CONTAR y Listas Almacén 1
Almacén 4
11/08/2014
14/03/2016
$ 44.100
$ 27.440
Desplegables. Almacén 1 15/02/2015 $ 24.500
Almacén 2 09/01/2014 $ 42.140
Almacén 4 03/11/2015 $ 45.080
Este es un ejercicio con varias funciones y varias herramientas (Listas Almacén 1 29/11/2014 $ 23.403
desplegables). Almacén 4
Almacén 3
18/04/2016
28/06/2015
$ 30.870
$ 34.300
Almacén 3 16/05/2016 $ 51.940
Consiste en crear una lista desplegable, y esta lista mostrará las Almacén 1 22/09/2015 $ 78.400
opciones de: SUMA, PROMEDIO y CUENTA. Y dependiendo la opción Almacén 3
Almacén 4
03/05/2015
29/05/2015
$ 39.818
$ 29.053
que seleccione, debe aplicarse el cálculo correspondiente, ejemplo, si Almacén 4 26/05/2016 $ 80.360
Almacén 4 30/06/2015 $ 65.317
selecciona la Función SUMA, debe aplicarse la Función SUMA sobre la Almacén 2 21/12/2014 $ 166.355
columna Venta, y así con cada una de las funciones. Almacén 3
Almacén 2
05/09/2014
07/05/2016
$ 179.340
$ 117.600
Almacén 1 20/06/2015 $ 152.880
1. Realice la Tabla que se muestra a continuación: Almacén 1 20/01/2015 $ 34.300
Almacén 4 26/11/2015 $ 94.203
Almacén 2 27/11/2015 $ 225.400
2. Escoja una celda para escoger la opción y otra para el resultado. Almacén 5 05/02/2016 $ 259.700
Almacén 5 27/05/2016 $ 259.700
En la celda G3 (destinada para las opciones), incluiremos la lista de la siguiente forma:
1. Clic en la opción DATOS
2. Clic en Validación de Datos y en permitir, seleccionar Lista
3. En Origen, seleccionar el origen de la lista que se encuentra en el rango K3:K5 y clic en Aceptar
4. Ahora en la celda G3 se despliega la lista operaciones a realizar con el rango Ventas.
 Quedando de la
siguiente forma:

Dependiendo la opción que se seleccione el Resultado debe mostrará la operación correspondiente

del rango de Ventas, para ello se utilizará la Función SI de la siguiente forma:
Son tres las opciones:
SUMA:
Lo que hace es sumar las ventas, ubicadas en el rango (E3:E39).
PROMEDIO:
Lo que hace es promediar las ventas.
CONTAR:
Lo que hace es contar la cantidad de ventas realizadas.
La Función Lógica SI, lo que hace es determinar que si se selecciona la opción SUMA en el
resultado realiza la operación SUMA, y así con cada una de ellas.
 ORDENAR CON LETRAS Y NÚMEROS
Se requiere ordenar correctamente la información de acuerdo al código del producto. Se tienen 3
columnas: El Código del Producto, Fecha de Venta y Precio
Código del producto Fecha de venta Precio
PRO1 16/11/2014 $ 200
PRO2 13/01/2014 $ 400
PRO225 12/01/2015 $ 100
PRO4 09/07/2014 $ 500
PRO5 25/01/2014 $ 400
PRO100 06/07/2015 $ 500
PRO7 17/02/2014 $ 400
PRO102 18/03/2015 $ 500
PRO9 07/02/2014 $ 200
PRO10 29/01/2015 $ 300
PRO11 23/04/2016 $ 300
PRO12 25/10/2014 $ 300

Se pide que se organice por código del producto. Se puede utilizar la herramienta ordenar y filtrar, pero
no te daría el orden con que se pide, haz la prueba y verás que el tipo de ordenación no está acorde a
las necesidades del problema. Te muestra PRO1, debería seguir PRO2, pero sigue PRO10. Esto debido
Para una buena ordenación realiza los siguientes pasos:
1.