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Servicio Nacional de Aprendizaje

CARGUE DE INFORMACION DRIVE


PASO A PASO

Sres Instructores, recuerde que la información solicitada para el cargue al DRIVE esta
dividida en dos componentes:

1. Los archivos con los documentos digitalizados en formato PFD.


2. El archivo del reporte de novedades en Excel.

TENGA EN CUENTA: Que SOLO podrá realizar el alistamiento y verificación de los


documentos una vez tenga en su DRIVE el listado correspondiente.

IMPORTANTE: Para el cargue de información, por favor ubicarse en el área de trabajo del
DRIVE dar clic derecho del mouse y tomar la opción "subir archivos", busque la ruta donde
tiene los archivos PDF selecciónelos para subir al DRIVE y dar clic para el cargue.

Sres Instructores, sugerimos seguir al pie de la letra las instrucciones para optimizar la
labor de REGISTRO.
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS Paso I

 Verificación de NOMBRES, APELLIDOS, fecha de VENCIMIENTO (lista/ficha Vs. Documentos) tal como se registra
en el documento aportado.
 Documentos válidos: C.C., T.I. (que al 30 de septiembre y posteriores no se le dará tramite), C.E. (vigente); NO se
admiten comprobante en trámite u otros documentos.
 Las imágenes (fotocopias) de los documentos deben ser legibles al 150%, en tamaño carta.
 Cargar en orden alfabético (descendente) establecido según ficha.
 Adjuntar el acta de compromiso por cada aprendiz.
 NO se aceptan documentos individuales de las fichas.
 Los Archivos con los documentos DIGITALIZADOS deberán estar en formato PDF y contendrán la totalidad de
los documentos de identidad y las actas de compromisos (por cada ficha).

Nota: Es preciso resaltar que de NO cumplir los anteriores requerimientos las fichas NO serán registradas en
Sofía Plus y la responsabilidad de esta información recaerá en el INSTRUCTOR.

Recomendamos: utilizar aplicativos móviles tales como CamScanner, los cuales


facilitara digitalización (escaneo) de las imágenes.
REPORTE DE NOVEDADES Paso II

Este reporte es de valiosa importancia ya que con su diligenciamiento advierte los posibles errores de redacción,
omisión y/o digitación que pudiesen existir al interior de una FICHA de aprendices.
 Diligenciar cada una de las fichas solicitadas adjuntando las respectivas novedades (ver archivo REPORTE DE
NOVEDADES.xlsx), recuerde renombrar cada pestaña (hoja) con el número de la ficha.

Tipos de Novedades:

 CORRECCION DE NOMBRES
 CORRECCION DE APELLIDOS
 AGREGAR NOMBRES
 AGREGAR APELLIDOS
 CORRECCION DE TILDES (las tildes generan errores)
 DOCUMENTOS Y NOMBRES NO COICIDEN (en este caso no se procederá)
 ACTUALIZAR DOCUEMTOS (TI a CC)
 NO ADJUNTA DOCUMENTO
 DOCUMENTO NO VALIDO

NOTA: De ser necesario adjuntará (copiar y pegar) las pestaña (hojas) solicitadas hasta completar el
número de fichas solicitadas, dentro de este archivo.
REPORTE DE NOVEDADES Paso II

 El REPORTE de NOVEDADES deberán adjuntarlo en excel y contendrán la totalidad del número de fichas
solicitadas con las novedades respectivas (en un mismo y único archivo).

 Una vez registrada la información, renombrarán el archivo de excel con su nombre para posteriormente
cargarlo al DRIVE.

 Una vez que revise el listado (ficha) y no encuentra novedades al interior de la ficha, solo deberá renombrar y
registrar cada pestaña (hoja) y diligenciar la parte donde requiere la información , se entenderá que fue
revisada.

 Cada ficha cargada en el DRIVE, tiene en su margen izquierda el número que corresponde a cada aprendiz
para relacionar en el REPORTE de NOVEDADES.
PARA TENER EN CUENTA
REITERAMOS…

 No se aceptaran parciales de cargues de fichas; se recibirán la totalidad de las mismas.


 No recepcionarán archivos (individuales) que contengan documentos de aprendices por separado.
 Solo se admitirán archivos (que contengan los documento-actas) en formato en PDF.
 Únicamente será válida aquella información que sea cargada en el DRIVE y en las carpetas dispuestas por el
departamento de REGISTRO en las fechas y horas estipuladas.

 No se aceptaran documentos compartidos.


 No serán válidos documentos de otros vínculos.
 No tendrán validez documentos adjuntos.
 No se permitirán documentos de otros enlaces o DRIVE.

 El link se cerrará el día martes 14 de noviembre a las 10:00 am, después de esta fecha NO se le dará tramite
a registros en Sofía Plus.

En todos los casos descritos NO se admitirán y por ende no se registraran en Sofía Plus aquellos registros que
no cumplan los requerimientos dispuestos además de ser reportados a Coordinación Misional.
Gracias…

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