EXAMEN

DE
CAJA Y BANCOS
Dr. CPC. ADRIÁN FLORES KONJA

A.A.F.K 1
NATURALEZA DEL RUBRO EFECTIVO EN
CAJA Y BANCOS

Representa el efectivo con que cuenta la empresa y que se

encuentra disponible en forma inmediata.

El efectivo se integra por lo siguiente:

1. Existencia en billetes y monedas:

- Nacional
- Extranjera

2. Documentos de cobro inmediato:

- Cheques no depositados

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NATURALEZA DEL RUBRO EFECTIVO EN
CAJA Y BANCOS
3. Cuentas Corrientes:
- Moneda nacional
- Moneda extranjera
4. Fondos fijos:
- De caja chica
- Para cambio

5. Otros:
- Ingresos pendientes de depósito
- Sueldos no reclamados
- Cheques expedidos pendientes de entrega

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PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES
AL REGISTRO Y VALUACIÓN DE LAS
PARTIDAS DE EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

Reglas de valuación

Las existencias en moneda extranjera, deberán valuarse al tipo de

cambio oficial vigente en la fecha de cierre del periodo contable
de la entidad, reflejando en los resultados de operación, la utilidad
o pérdida respectiva.

Reglas de presentación e información

El efectivo, por su disponibilidad, debe mostrarse bajo un solo

rubro en el balance general, como la primera partida del activo
circulante.

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PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES
AL REGISTRO Y VALUACIÓN DE LAS
PARTIDAS DE EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

Los cheques girados con anterioridad a la fecha de cierre de

operaciones que estén pendientes de entrega a los beneficiarios,
no deben presentarse disminuyendo el renglón de efectivo.

Cualquier restricción a la disponibilidad del efectivo, debe

revelarse en el balance general, o por medio de una nota a los
estados financieros.

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 DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO,
TANTO EN EL MANEJO COMO EN SU
CONTABILIZACIÓN

- Falta de separación de funciones entre Caja y Contabilidad.

- Falta de unidad de caja.
- Falta de póliza de fianza para los empleados que manejan
efectivo.
- No se registran los ingresos en forma inmediata, ni se depositan
intactos en el banco a la brevedad posible.
- No se acostumbra como medida de seguridad pagar con
cheques sino en efectivo; es decir, no se utiliza fondo fijo para
los gastos menudos y cheques para todos los demás.
- No se práctica arqueos de caja en forma sorpresiva, dejándose
constancia escrita de los mismos, etc.

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 RECOMENDACIONES GENERALES DE
CONTROL INTERNO
Ingresos:
a) Cobros directamente en la caja deberán estar respaldados
por copias de notas de venta o recibos prenumerados.
b) Ingresos recabados por cobradores en base a una relación
que originalmente formula el departamento de cobranzas, el
cobrador entregará directamente a la caja, el efectivo
recibido, obteniendo firma del cajero de haberlo recibido.
c) Cobros efectuados por agentes viajeros. Deberán
establecerse sistemas para que éstos envíen periódicamente
los cobros, o de ser posible, lo depositen en la cuenta
bancaria de la empresa.
d) La suma de los ingresos. Deberá depositarse diariamente en
la cuenta bancaria de la compañía.
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 RECOMENDACIONES GENERALES DE
CONTROL INTERNO

Egresos:

a) Todos los egresos deberán hacerse por medio de cheque.

b) Los cheques deberán ser nominativos.
c) La firma en los cheques deberá ser mancomunada de dos o
más funcionarios independientes.
d) Todos los comprobantes debidamente cancelados se
anexarán al cheque antes de su firma, para que sean
revisados antes de la autorización.
e) Al expedir los cheques y al registrarlos, se debe respetar la
secuencia numérica.

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 RECOMENDACIONES GENERALES DE
CONTROL INTERNO
Fondos Fijos:

a) Debe establecerse con un importe suficiente para las

necesidades de la compañía.
b) Se utilizará solamente para cubrir pagos menores.
c) Se debe fijar el importe máximo de los pagos.
d) Se establecerá la oportunidad para los reembolsos del
mismo.
e) Los comprobantes y vales deben autorizarse previamente a
su pago.
f) La custodia del fondo fijo deberá recaer en persona distinta
al cajero.

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 RECOMENDACIONES GENERALES DE
CONTROL INTERNO

Otros:

- El personal que maneja el efectivo, debe estar debidamente

afianzado.
- Auditoría interna practicará arqueos sorpresa en forma
periódica.
- Las conciliaciones bancarias deberán realizarse por personal
independiente al cajero.

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 OBJETIVOS PARA EL EXAMEN DEL
RUBRO EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

Probar la autenticidad y la existencia, propiedad de la empresa,

transacciones:

1. Grado de control interno.

2. Autenticidad y veracidad de los saldos.
3. Propiedad de la empresa.
4. No está sujeto a restricciones.
5. Moneda extranjera, correctamente valuados.
6. Presentación en el balance.

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 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
APLICABLES AL EXAMEN DEL RUBRO
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS
Arqueos del efectivo
Inspección física del efectivo
1. Efectuar los arqueos de los diversos fondos en forma
simultánea.
2. Deberá estar presente en todo momento el custodio del
efectivo.
3. Los papeles de trabajo deberán indicar la forma en que se
integra el efectivo a contar, tomado de los registros de
contabilidad y recibos o notas que controlan los ingresos del
efectivo.
4. También contendrán los papeles de trabajo las
características del efectivo contado (incluyendo vales y
comprobantes)
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 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
APLICABLES AL EXAMEN DEL RUBRO
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

5. Se obtendrá del custodio un acta debidamente firmado en

donde se responsabilice del resultado del arqueo
6. Cualquier diferencia deberá anotarse en la cédula
respectiva.
7. Comprobar el depósito posterior del efectivo contado.
8. Respecto al arqueo del fondo fijo, se tomará nota de la
fecha del último reembolso, con el fin de observar si los
comprobantes sujetos al arqueo, fueron pagados en fecha
posterior.
9. El arqueo tendrá más efectividad, si se practica por
sorpresa.

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 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
APLICABLES AL EXAMEN DEL RUBRO
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

Confirmación

Con el fin de comprobar los saldos del efectivo depositado en los

bancos, el procedimiento recomendable, es solicitar directamente
a las instituciones de crédito los saldos que mantienen en su
cuenta de la empresas auditada. Al respecto, se utiliza una forma
aprobada por la Asociación de Banqueros en donde se solicitan
todas las operaciones y cuentas que mantiene con la empresa
(préstamos, descuentos, avales, etc.)

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 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
APLICABLES AL EXAMEN DEL RUBRO
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

Conciliaciones

Aún cuando la formulación de conciliaciones con los bancos es

una rutina del departamento de contabilidad, el auditor no debe
conformarse con revisar las partidas de conciliación y su destino
final, sino que en forma selectiva, desarrollará él mismo la
conciliación de las cuentas de mayor movimiento; y, al respecto,
es recomendable utilizar la llamada “conciliación de
movimientos saldos”.

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 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
APLICABLES AL EXAMEN DEL RUBRO
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS
Análisis selectivo del movimiento de ingresos y egresos

Se determinará el alcance de la prueba basándose en el grado de

efectividad del control interno establecido, aplicándose de
preferencia el “muestreo estadístico” y examinándose toda la
documentación, todo tipo de operación, de autorización, etc. De
cada una de las partidas a revisar.

Este procedimiento ayuda a confirmar la opinión inicial en el

control interno de la empresa y a obtener evidencia de la
corrección de las operaciones realizadas por medio del
movimiento del efectivo y del registro en los libros auxiliares y
principales.
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 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
APLICABLES AL EXAMEN DEL RUBRO
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS
Otros procedimientos adicionales

1. En la revisión de hechos posteriores, poner atención a

aquellas operaciones que puedan afectar al saldo de caja y
bancos a la fecha del balance.

2. Comparar la lista de firmas autorizadas que detalló el

banco, al enviar confirmación, con los funcionarios que
presten actualmente sus servicios a la empresa.

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 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
APLICABLES A LA PRESENTACIÓN EN
LOS ESTADOS FINANCIEROS

Dado que el activo circulante en balance, se presenta en

base a su disponibilidad, el efectivo en caja y bancos será
la primera partida del mismo.

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 CAJA BANCOS
• LABORES DEL CAJERO
• LINEA DE AUTORIDAD
MOF
• SEPARACIÓN DE FUNCIONES
• ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD

• DIRECTIVAS SOBRE RECAUDACIÓN

• DINERO EN EFECTIVO Y/O CHEQUE
ANTES POLÍTICAS
• DEPÓSITO DEL EFECTIVO
• ENDOSO INMEDIATO DE CHEQUES

• DEPÓSITO INTEGRO DE LA COBRANZA

NORMAS • REGISTRO INMEDIATO
• REPORTE OPORTUNO

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 CAJA BANCOS

• CONSTANCIA DE INGRESO A CAJA

DOCUMENTO

• NÚMERO DE COPIAS DESTINO Y USO

DURANTE
• REGISTRO DE LA COBRANZA

REGISTRO • CONTENIDO DEL REGISTRO

• USO DE FORMATOS

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 CAJA BANCOS

• LIQUIDACIÓN DE COBRANZA
• REVISIÓN
• BOLETA DE DEPÓSITO
DESPUES • INSPECCIÓN
• CONCILIACIONES BANCARIAS
• VERIFICACIÓN
• CONTEO DEL DINERO

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 PROCEDIMIENTOS
CAJA EN EFECTIVOS Y BANCOS
A. Establecer si todas las disponibilidades efectivamente
1. PROPÓSITO existen.
B. Establecer si todas las disponibilidades que debieran
existir, existen.

2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO SOBRE CAJA:

A. Recepción de las Cobranzas.

- En los Registros de
Etapas de un Cobranzas de Caja
Procedimiento B. Registro de las cobranzas.
Completo - En las cuentas de los
De Cobranzas clientes.
C. Depósito.

D. Conciliación Bancaria

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Formas de - Mediante omisión de asientos.
Ocultar - Manipulación de los Registros.
Cobranzas
- Manipulación de documentos
- Evasión de los procedimientos de control.

- Limitar el acceso a las cobranzas al menor

número posible de empleados.
Medidas para - Dificultar en lo posible el empleo de dinero de la
lograr un empresa por los empleados.
Control Interno
adecuado - Imponer registros de control lo antes posible y
sobre mantenerlos al día.
las Cobranzas - Prevenir las oportunidades de ocultamiento.
- Medidas de control inherentes.

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Etapas de un A. Preparación del cheque
Procedimiento
B. Revisión y firma de l cheque
Completo
De desembolso C. Registro del pago
Por medio de
D. Conciliación de la Cta.
cheques.
Bancaria.

Ocultamiento - Mediante manipulación de los Registros.

de - Manipulación de los documentos.
irregularidades
en los pagos - Evasión de los procedimientos de
control.

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 - Utilizar cheques o fondo
fijo a fin de hacer
responsable al pagador.

- Limitar los importes

totales disponibles.
A. Dificultar los pagos para
fines personales tomando - Mantener control sobre
una o más de las los cheques en blanco.
siguientes medidas.
Medidas para - Aplicar procedimientos
Lograr un de revisión que incluya
firma de cheques y
Control Interno preparación de
Adecuado conciliación bancaria.
Sobre los
pagos.
B. Dificultar el ocultamiento
de pagos irregulares
mediante la separación
de tareas.

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 PUNTOS DE ATENCION

1. ARQUEO DE CAJA
2. OPORTUNIDAD DEL ARQUEO
3. PRESENCIA DEL CAJERO DURANTE EL ARQUEO.
4. HORA DE TRABAJO PARA EL ARQUEO.
5. COBRANZAS NO DEPOSITADAS.
6. COMPARACIÓN DEL ARQUEO CON EL SALDO DEL
MAYOR GENERAL.
7. CONCILIACIÓN BANCARIA.
8. CONFIRMACIÓN BANCARIA.

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 PUNTOS DE ATENCION

9. EXTRACTO BANCARIO “DE CORTE”.

10. CONCORDANCIA DE LOS SALDOS DE CAJA Y BANCOS
CON EL MAYOR GENERAL.
11. VERIFICACIÓN
12. SORPRESA.
13. OTRAS PRÁCTICAS.

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 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAJA
A.- General
A-1.- Están las funciones de Tesorería y de Caja
delimitadas de manera tal que en estas Áreas no se
originen medios de anotación, ni se mantengan libros
generales de contabilidad, mayores de cuentas a
cobrar, etc., excepto los registros necesarios de los
detalles de Caja?
A-2.- Están autorizadas por la Gerencia General las cuentas
bancarias en uso y los signatarios de las mismas?
A-3.- Les está prohibido a los autorizados para firmar
cheques que deleguen ésta autorización en otros?
A-4.- Se notifica a los bancos inmediatamente cuando el
firmante autorizado se retira de la empresa?
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAJA
A.- General

A-5.- Si esta situación no se ha producido, se ha previsto

la misma para notificar al banco si sucediera?
A-6.- Están todas las cuentas bancarias a nombre de la
Empresa anotadas en cuentas de control en el
mayor general o en el mayor auxiliar?
A-7.- Están controladas las transferencias de una cuenta
de banco a otra, es decir, los cargos y créditos se
pasan a través de una cuenta del mayor?

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B.- EXAMEN DE LOS CHEQUES

B-1.- Están controlados los cheques no emitidos de tal

modo que se evite que personas no autorizadas para
prepararlos tengan acceso a los mismos?
B-2.- Está prohibido firmar o refrendar cheques en blanco?
B-3.- De no ser así, se satisfacen los funcionarios
subsiguientemente mediante la inspección de los
cheques y de los documentos que justifican el
desembolso para ver que se han usado para los fines
pertinentes?
B-4.- Está prohibida la práctica de girar cheques al
portador?
B-5.- De no ser así, se satisfacen los funcionarios de que
tales cheques han sido cambiados para reembolsar el
fondo fijo o usados para fines apropiados?

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B.- EXAMEN DE LOS CHEQUES

B-6.- Si los cheques están prenumerados, se mutilan los

que se echan a perder para evitar su uso subsiguiente
y se conservan para poder contabilizar las series
numéricas?

B-7.- Si se usa una máquina de firmar cheques?

(1) Están las placas con las firmas cuando no se

usan, bajo la custodia de las personas a quienes
corresponden las firmas que están en las
placas?

(2) Se toma una lectura después de cada uso de la

maquina por esa persona o un delegado suyo
para cerciorarse de que se han contabilizado
debidamente todos los cheques firmados?
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C.- DEPÓSITOS

C-1.- Se preparan papeletas de depósitos por duplicado,

se sellan por el banco y se guardan en los archivos?

C-2.- De ser así, las compara alguna persona distinta del

cajero con los libros de ingresos de caja, por lo
menos a base de pruebas?

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D.- CONCILIACIÓN DE SALDOS BANCARIOS

D-1.- Se concilian mensualmente las cuentas bancarias

por la empresa?
D-2.- Se preparan y supervisan las conciliaciones por un
empleado que no prepara o firma cheques, ni maneja
efectivo?
D-3.- Se entregan en sobre cerrado los estados de cuenta
del banco directamente a los empleados que
efectúan las conciliaciones?
D-4.- Revisa un funcionario, que no sea responsable de
recibir o desembolsar efectivo, todas las
conciliaciones e indaga sobre las partidas de
conciliación no usuales?

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E.- SUBSTANCIACIÓN DE LA CONCILIACIÓN

E-1.- Se entregan directamente a persona distinta del

cajero los depósitos o cobros que el banco
devuelve cargándolos en cuenta?
E-2.- Se anotan las operaciones de caja en todos los
casos en la fecha en que los cheques o efectivo:
(1) Se recibieron?
(2) Se desembolsaron?

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F.- EFECTIVO EN CAJA

F-1. Se mantienen los fondos de caja chica sobre la base

de un fondo fijo?
F-2. Son los custodios de los fondos fijos independientes
del cajero u otros empleados que manejan remesas
de clientes u otros ingresos?
F-3. Se ha establecido la responsabilidad primaria por
cada fondo sobre una sola persona?
F-4. Se limitan los fondos fijos a cantidades razonables
según la necesidades de la empresa?
F-5. Están los pagos individuales de caja chica limitados a
una cantidad máxima?
F-6. De ser así, cuál es esta cantidad?
F-7. Están los vales de caja chica firmados por la persona
que recibe el efectivo?

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F.- EFECTIVO EN CAJA

F-8. Se hacen los cheques de reembolso de fondo fijo a la

orden del custodio?
F-9. Están los adelantos a empleados, hechos del fondo fijo,
autorizados por un funcionario no relacionado con las
funciones de caja?
F-10. Se hacen estos adelantos únicamente para asuntos
regulares del negocio?
F-11. Se presentan a la persona que firma los cheques los
vales de caja chica para su inspección, para el giro del
cheque de reembolso?
F-12. Se utiliza el sello “Pagado” en los vales de caja chica
que justifican los desembolsos por, o bajo la
supervisión de, la persona que firma el cheque de
reembolso para impedir su uso irregular como
justificación de pagos ficticios o duplicados?
F-13. Se hacen conteos periódicos independientes o pruebas
de auditoría interna del fondo fijo?
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