Seguimiento Bog Data

Reunión de Seguimiento # 59
Periodo: 20-04-2019 al 26-04-2019
Control de Cambios

Versión Fecha Versión Autor del Cambio Descripción del Cambio

DIANA MARCELA UBAQUE LOPEZ
1.0 29-04-2019 Versión Inicial de Documento
EFRÉN RENE CHAUX TRUJILLO
Agenda

 Revisión de Compromisos Anteriores

 Indicadores de Desempeño (KPIs)
 Estado Actual
 Seguimiento y Evaluación de Proyecto
 Tendencia del indicador del proyecto
 Avances Componentes y Desarrollos del CORE
 Avances Componentes y Desarrollos del ERP
 Avance Migración
 Gestión del Cambio
 Gestión de Procesos
 Administración Financiera
 Administración de Riesgos
Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Revisar estrategia entrenamiento personal del Por Se revisó con la Dirección de
Cerrado Arturo Guzmán (UT) 26-Abr
SuperCADE Definir Impuestos

Formalizar mediante script las catorce (14) Por

Cerrado Diana Ubaque (UT) 25-Abr
plantillas de HCM que se encuentran cargadas Definir
Raúl Bermúdez (SDH)
Agendar reunión con el objetivo de definir un Se programó y realizó reunión el
Cerrado 26-Abr Diana Ubaque (UT) 26-Abr
tope al indicador KPI. 29-Abr
Patricia Gómez (INT)
Revisar las plantillas que están generando Por
Cerrado Diana Ubaque (UT) 26-Abr
inconsistencias en el dato maestro. Definir
Programación de pruebas con prerrequisitos y
Cerrado participantes para visualizar que se culminarán 24-Abr Diana Ubaque (UT) 24-Abr
los 75 script del ERP el día 17 mayo 2019.
Invitar a las Gerencias de la SDH e Interventoría
Pendiente 26-Abr Arturo Guzmán (UT)
a pruebas de escritorio de predial y vehicular.
Por
Cerrado Evidenciar las notas SAP en la presentación. Diana Ubaque (UT) 29-Abr
Definir
Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Revisar el estado de las dos notas de SAP Por
Cerrado Alejandro Linares (UT) 24-Abr Se envió correo a Diego Sánchez
reportadas por Diego Sánchez (SDH). Definir

Informar en un slide el detalle de las incidencias Por

Pendiente Diana Ubaque (UT)
mayores. Definir
Entregar estado actual de las dieciocho (18) Magda Rodríguez
Cerrado 26-Abr 24-Abr
plantillas de migración del ERP. (SDH)
Entregar los cronogramas de procesos y gestión Pendiente la entrega del
Pendiente 26-Abr Diana Ubaque (UT)
del cambio alineados al cronograma versión 7.0. cronograma de Procesos
Entregar la trazabilidad de solicitudes que ha
Cerrado realizo la UT a la SDH relacionadas con la 24-Abr Diana Ubaque (UT) 29-Abr
Infraestructura.
Aclarar el número de máquinas que se
Cerrado requieren para la operación e indicando para 26-Abr Diana Ubaque (UT) 29-Abr
que se requieren.
Coordinar reunión para revisar el alcance de la Por Gerson Granados (SDH)
Cerrado 26-Abr Se agendó reunión 29-Abr
línea de procesos. Definir Patricia Gómez (INT)
Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Coordinar reunión para revisar la Infraestructura Por Gerson Granados (SDH)
Pendiente
de la operación. Definir Patricia Gómez (INT)

Coordinar reunión para revisar el Otrosí firmado Por Gerson Granados (SDH)
Cerrado 26-Abr Se agendó reunión 30-Abr
el 23 de abril de 2019. Definir Patricia Gómez (INT)

Revisar las fechas programadas de salida en Por Gerson Granados (SDH)

Cerrado 25-Abr Finalizan actividades el 28-Jun
vivo de planeación presupuestal 2020. Definir Diana Ubaque (UT)
Indicadores de Desempeño KPIs

CÁLCULO A
INDICADOR DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD ESTADO
LA FECHA

El índice de desempeño de cronograma sirve para

INDICE DE DESEMPEÑO
mostrar qué tan eficiente se está avanzando en un SEMANAL 0,97
DE CRONOGRAMA
proyecto.

Permite visualizar el nivel de avance de las actividades

INDICE DE DESEMPEÑO asociadas al plan de gestión del cambio organizacional,
MENSUAL 0,92
DE GESTION DE CAMBIO incluyendo la sensibilización, las evaluaciones de
madurez y el involucramiento de los grupos de interés.
 Planeación Actual del Proyecto
Pruebas
Integrales
Fecha fin:
17/05/19

Entrenamientos
Fecha Inicio:
06/05/19

PLANEACIÓN REALIZACIÓN
18/12/17 12/03/18 GO LIVE Y
26/01/18 19/03/19 ESTABILIZACIÓN
01/04/19
1 3 5 27/12/19

Pruebas
Unitarias Liberación 1: Fin
Inicio
18/12/17
2 4 Fecha fin:
15/03/19
Fecha Inicio:
02/07/19
31/12/19
Liberación 2:
DISEÑO PREPARACIÓN Fecha Cierre:
26/11/19
29/01/18
19/06/18
FINAL
12/11/18
02/07/19
Seguimiento y Evaluación del Proyecto (KPIs)
Liberación 1 Liberación 2 Estabilización

120% Tarea
% Avance % Avance
Inicio Fin
Esperado Real
100% 100% 100% 100%
100% 92% 89% Implementación 66% 64% lun 18/12/17 vie 27/12/19

80%

60%

40% 36% 32%

17% 18%
20% 10%
0% 0% 3%
0%
Fase Preparación Fase de Diseño Lib 1 Fase Lib 1 Fase Lib 2 Fase Lib 2 Fase Go Live and
de proyecto Realización Preparación Final Realización Preparación Final Support
Avance Esperado Avance Real

UT UT/SDH
• Configuración, Desarrollos, Pruebas CORE • Pruebas Integrales ERP
• Pruebas Integrales CORE
• Migración CORE
Tendencia del Indicador del Proyecto
1.300 V 1.0 V 2.0 V 4.0 V 5.0 V 6.0 V 7.0
1.200
1.10
1.100
1.00
1.000 0.96 1.00 0.97
0.900 0.83 0.82 0.80 0.82
0.800 0.84
0.700 0.76 0.71
0.71 0.67
0.600
0.500
0.400
0.300

Últimas 4 Semanas
1.500
0.98 0.97
1.000 0.97
0.67
0.500

0.000
09 abril 2019 12 abril 2019 17 abril 2019 26 abril 2019
Indicador Liberación 1
Liberación 1

100% % Avance % Avance

92%
89% Tarea Inicio Fin
90% Esperado Real
80% Liberación 1 86% 83% lun 12/03/18 lun 02/07/19
70%
60%
50% SPI
ESTADO
40% 36% A LA FECHA
32%
30%
0,97
20%
10%
0%
Lib 1 Fase Realización Lib 1 Fase Preparación
Final
Avance Esperado Avance Real
Avances Componentes CORE
120%
99% 96% 99% 96% 99% 99% 99% 100% 99% 99% 97% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
100% 95% 94% 94% 95% 93% 96% 93% 88% 96%
91%
86%
80%

60%

40%

20%
0%
0%
-3% -3% -4% -5% -6% -4% -2% -4% -5% -4%
-20% -8% -7%
-14%

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos CORE
Recaudación Primaria
Total Especificación Especificación Validado
Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas Integrales 44 0 0 1 28 (-1) 3 1 (+1) 11

Para el Go Live 104 0 2 8 (-2) 17 (-23) 0 25 (+25) 52
Después del Go Live 102 0 13 4 (-1) 13 (-39) 9 (+1) 39 (+39) 24 (-1)
Totales 250 0 15 13 58 12 65 87

Recaudación Secundaria
Para Pruebas Integrales 54 0 33 (-1) 2 (+1) 2 (-10) 1 12 (+12) 4
Para el Go Live 77 0 37 8 (-10) 22 0 10 (+10) 0
Después del Go Live 51 0 16 7 (-19) 20 (+10) 0 8 (+8) 0
Totales 182 0 86 17 44 1 30 4

Fecha de corte: 26 de Abril de 2019

 Avances Componentes ERP (Liberación 1)

120%
98% 98%
100% 90% 94% 92% 89% 89% 89% 88%
80% 78% 78% 78% 81% 84% 82% 84% 79% 76% 79%
80% 69% 74%
60%
40%
20% 5% 4%
0% 3% 2% 0% 0%
0%
-2% -3% -3%
-20% -9%

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Componentes ERP (Liberación 2)

80% 75%

60% 55%
46% 43%
40% 30% 34% 28% 27% 28%
19% 17% 19%
20% 14% 13% 15% 11% 13% 10% 8% 13% 13%
4% 5% 2% 2% 6% 8%2%
0% 1%
0%
-2% -3%
-20%
-20%
-40%

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos ERP

Total Especificación Especificación Validado

Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas
126 0 + 4* 0 0 2 (-10) 9 (+5) 94 (+2) 17 (+3)
Integrales

Para el Go Live 87 1 + 2* 2 (+1) 26 (-6) 20 (-3) 13 (+8) 18 (+7) 5

Después del Go Live 245 51 + 1* (-21) 92 (-24) 47 (-2) 9 (+4) 0 (-1) 3 (+2) 1

Por Cancelar 41 21 20 0 0 0 0 0

Totales 458 80 114 73 31 22 115 23

Fecha de corte: 26 de Abril de 2019

* Control de Cambios
Avance Pruebas Integrales (ERP)

100%

0%
0%
100%
70% 0%
0% 72% 0% 22%
0% 100% 54% 100% 47%
78% 86%
18%
20% 68% 47%
0% 0%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 91% 100%
67%
0%
Contratación Contabilidad Activos Fijos Planeación E Nomina - Deuda Pública Inversiones Presupuesto E Tesorería (TR) Planeación F
(MM) (FI) (AA) (PS) RRHH (HCM) (TRM) (TRM) (BCS) (TR - BCS)
Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 75 100% Total Pasos 2.059 100%

Script Definidos 60 80% Pasos Definidos 2.059 100%
Script Ejecución 30 40% Pasos Ejecución 901 44%
Script Terminados 18 24% Pasos Terminados 715 35%
Script Aprobados 1 1% Pasos Aprobados 21 1%
Avance Pruebas Integrales (CORE)
0% 0% 0% 0%

100% 100% 100%

76% 0%

76%
0%
100% 100% 100% 100%
51%
76%
100% 100% 100% 0% 51% 100%
0% 0% 0% 76% 24%
7% 14% 5% 24% 51%
14% 14% 3% 11% 24%
3% 11%
Sobretasa a la Publicidad Delineación RETEICA ICA Vehicular Predial Unificado E11. C08. C07. Cobranza - C24. Tramites
Gasolina Exterior Urbana Automotor Correspondencia Fiscalización y Cobro Coactivo
Auditoría

Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 97 100% Total Pasos 778 100%

Script Definidos 62 64% Pasos Definidos 429 55%
Script Ejecución 62 64% Pasos Ejecución 429 55%
Script Finalizados 60 62% Pasos Terminados 399 51%
Script Aprobados 0 0% Pasos Aprobados 0 0%
 Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias)
30 27
Incidencias 66 100%
25 21
Mayores 20 30% 18
20 17 17 17
Menores 46 70% 15 14 13
15
Cerrados 36 53%
10 6
5 1 0 1 1
0 0
0
Contratación Contabilidad Activos Fijos Planeación E Nomina - Inversiones - Presupuesto E Tesorería (TR) Planeación F
(MM) (FI) (AA) (PS) RRHH (HCM) Deuda P (BCS) (TR - BCS)
(TRM)

80 68 63
Incidencias 200 100% 70
60 45 45
Mayores 113 56% 50 35 35
40 23 28 27
Menores 87 44% 30 19 21
20 12 7 12 13 1313 10 7 1413
Cerrados 133 67% 10 0 0 0 0 0 0 0 37 0
0

Incidencias Mayores Menores Cerrados

Avance Migración de Datos

Plantillas
50 46
45
40
35
Cantidad

30
25
20 16
15 13
11
10 8
5 3
0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0. En 5.En
1.Elaboraci 2.Entregad 3.Socializa 4. En 6.Entregad 7.Cargada- 8.Rechazad 9.Finalizad
especificaci Proceso-
ón-UT a-SDH da a SDH Ajustes-UT a-Pruebas Pruebas a-UT a
ón SDH SDH
CORE 0 1 0 0 0 11 13 0 0 0
ERP 1 1 0 0 3 16 0 8 0 46
Gestión de Cambio

Actividades Realizadas – 22 al 26 de Abril

 Envío del comunicados: Día de la tierra, Día del idioma, Proceso control de cambios, Día de la secretaria
 Revisión de los comentarios de la interventoría al plan de entrenamientos
 Realizar la encuesta de medición (Formulario segunda medición)
 Reunión de revisión avances de entrenamiento
 Apoyo al ERP en el levantamiento de la duración de los cursos, horas y número de personas
 Organización de posters de Control de Cambios en el piso 9
 Comité de redacción
 Alineación cronograma de Gestión del Cambio con cronograma del Proyecto 7.0

Actividades Programadas – 29 de Abril al 03 de Mayo

 Comité de Redacción
 Reunión de seguimiento con Interventoría
 Reunión con la OAC del plan de entrenamiento
 Taller de entrenadores
Gestión de Proceso

Actividades Realizadas – 22 al 26 de Abril

 Ajuste y envió de actas a responsables:
 Acta reunión DIT, Gerencia Proyecto e Interventoría sobre gestión de procesos
 Acta reunión OAP para socialización de Mapa de Procesos de SDH
 Alineación cronograma de Procesos con cronograma del Proyecto 7.0
 Reunión caracterización de procesos Control Contable Distrital (CPR 54)
 Ajuste de caracterización del proceso CPR 54 "Elaboración de los estados financieros, reportes e informes
complementarios consolidados de Bogotá D.C., Gobierno General y Sector Público Distrital

Actividades Programadas – 29 de Abril al 03 de Mayo

 Reunión de revisión de alcance de la gestión de procesos
 Reunión caracterización de procesos Deuda Pública
 Ajuste a caracterización de procesos Deuda Pública
 Reunión caracterización de procesos Gestión Documental
 Ajuste a caracterización de proceso Gestión Documental
 Envío de ajustes para la OAP de las caracterizaciones ajustadas
Notas SAP

Total Muy
Prioridad Total Baja Total Media Total Alta Total Notas
Alta

Enviada a SAP 1 0 1 0 2

Pendiente Acción UT 0 0 3 0 3

Cerrada 0 11 49 4 64

Total Notas 1 11 53 4 69
Administración Financiera

Contrato / Porcentaje
Nro. Valor Descripción
Otrosí Facturado a la fecha
Adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP
para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de
1 170351-0-2017 $39.828.475.000 34.2%
optimizar los procesos de la Entidad

Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado

1 1  21/12/2017 30% $ 11.948.542.500 Licenciamiento de la Solución

2 2  23/01/2018 4,2% $ 1.672.795.950 Planes de Gestión

Entrega y certificación funcional a
3 ND Según Entregas 30,0% $ 11.948.542.500 satisfacción en ambiente de pruebas - Según
Definición
4 ND Según Entregas 15,8% $ 6.292.899.050 Software estable en producción - Según Definición

5 ND Según Entregas 20,0% $ 7.965.695.000 Estabilización de Procesos periódicos especiales

Nota: La UT y la SDH ha realizado ajuste a la forma de pago con fecha 23 de abril de 2019
Administración Financiera
Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado
Entrega y certificación funcional a
3 ND Por Definir 30,0% $ 11.948.542.500 satisfacción en ambiente de pruebas - Según
Definición

ITEM CONCEPTO LIB. LINEA VALOR MES

1 PRUEBAS UNITARIAS L1 ERP $ 3.424.452.278 abr-19
2 PRUEBAS INTEGRALES L1 ERP $ 1.810.204.189 jun-19
3 PRUEBAS NO FUNCIONALES L1 ERP $ 74.080.964 may-19
4 PRUEBAS DE ARQUITECTURA L1 ERP $ 74.080.964 may-19
5 PRUEBAS DE MIGRACIÓN L1 ERP $ 108.731.737 may-19
6 CARGA DE DATOS L1 ERP $ 93.198.632 jun-19
7 PRUEBAS UNITARIAS L1 CORE $ 908.089.230 jun-19
8 PRUEBAS INTEGRALES L1 CORE $ 2.954.874.560 jun-19
9 PRUEBAS DE MIGRACIÓN L1 CORE $ 158.915.615 jun-19
10 CARGA DE DATOS L1 CORE $ 87.224.360 jun-19
11 PRUEBAS UNITARIAS L2 ERP $ 279.595.895 jun-19
12 PRUEBAS INTEGRALES L2 ERP $ 401.471.028 jun-19
13 PRUEBAS UNITARIAS L2 CORE $ 572.335.186 jul-19
14 PRUEBAS INTEGRALES L2 CORE $ 1.001.287.862 jul-19
TOTAL $ 11.948.542.500
Administración Financiera
Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado
Software estable en producción - Según
4 ND Por Definir 15,8% $ 6.292.899.050
Definición

ITEM CONCEPTO LIB. LINEA VALOR MES

15 RECIBIDO A SATISFACCIÓN L1 ERP $ 2.942.092.071 sep-19
16 RECIBIDO A SATISFACCIÓN L2 ERP $ 358.751.762 oct-19
17 RECIBIDO A SATISFACCIÓN L1 CORE $ 2.163.158.453 sep-19
18 RECIBIDO A SATISFACCIÓN L2 CORE $ 828.896.764 dic-19
TOTAL $ 6.292.899.050
Administración Financiera
Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado

5 ND Por Definir 20,0% $ 7.965.695.000 Estabilización de Procesos periódicos especiales

ITEM CONCEPTO LIB. LINEA VALOR MES

19 CIERRE DEL CONTRATO NA NA $ 7.965.695.000 dic-19
Administración de Riesgos
Descripción o Detalle del Riesgo Cat.
Incumplir el cronograma general del proyecto
Actividades de Aprobación y Revisión con tiempos
superiores a los planeados
Procesos de Recolección y alistamiento de la
Información a migrar que toman demasiado
tiempo
Procesos de alistamiento de la infraestructura que
toman demasiado tiempo evitando la salida a
producción
Tiempo de dedicación del personal del proyecto
insuficiente
Baja aceptación o apropiación de la entidad, con
las nuevas soluciones
Renuncia o Despido de los miembros
administrativos y/o funcionales claves del proyecto
Estrategia Mitigación Responsable
Mitigación a través de acciones que minimicen el impacto de
atrasos, inclusión de personal, revisión interna de componentes SDH – UT – INT
diaria.
Definición de acuerdos establecidos.
Ejecución de Metodología de manera explicita. SDH – UT – INT
SDH
Asignación equipo técnico para actividades de preparación.
Definir requerimientos y modelo de contratación. SDH
Cada una de las áreas ha realizado revisión de quienes son los
posibles respaldos y define según el caso el respaldo para SDH
funcionarios del proyecto.
Implementación de estrategias de gestión del cambio. SDH
Definir políticas de retención de personal.
Definir políticas para cambios en puestos de toma de decisiones
SDH – UT – INT
relevantes al proyecto.
Procedimiento de entrega de cargos de los cambios generados.