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FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN POR

PROCESOS

Ing. Mario Bautista Castro


Docente de la UCSS
DEFINICIÓN DE PROCESO

Un “PROCESO” puede definirse como un


“Conjunto de actividades interrelacionadas
o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados”.
EFICACIA DEL
PROCESO= Capacidad
para alcanzar los
resultados deseados

Actividades Resultado
Elementos de entrada interrelacionadas o que
Requisitos satisfechos
Requisitos específicos interactúan y métodos de
control.

EFICIENCIA DEL
Seguimiento y medición PROCESO= Resultados
logrados frente a
recursos utilizados
Los elementos de entrada y los resultados
previstos pueden ser tangibles ,tales como
equipos, materiales o intangibles como la
energía o información. Los resultados
también pueden ser no intencionados;
tales como el desperdicio o la
contaminación ambiental.
Cada proceso tiene clientes y otras partes
interesadas (grupos de interés) ,quienes
pueden ser internos o externos a la
organización, que son afectados por el
proceso y quienes definen los resultados
requeridos de acuerdo con sus
necesidades y expectativas.
PROCESOS Y SUBPROCESOS

También existen los Procesos y Subprocesos


dependiendo del nivel a partir del cual se hace el
análisis de los mismos. Así la «Gestión de
Proveedores» puede considerarse un proceso que
puede subdividirse, por ejemplo, en 04
subprocesos « Homologación de Proveedores»,
« Suministro de Materiales», «Seguimiento de la
Calidad « y « Pago a Proveedores»
COMPRENSIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS

Un Enfoque Basado en Procesos es una


excelente vía para organizar y gestionar la
forma en que las actividades de trabajo
crean valor para el cliente y otras partes
interesadas.
GESTION VERTICAL POR FUNCIONES

Las organizaciones tradicionales están


estructuradas a menudo como una jerarquía
de unidades funcionales y se gestionan
verticalmente (organigrama), con la
responsabilidad por los resultados obtenidos
divididos por departamentos ó áreas.
GESTION VERTICAL POR FUNCIONES

El cliente final u otra parte interesada no


siempre ve todo lo que esta involucrado
dentro de la organización pues a él solo le
interesa recibir los bienes o servicios según sus
requisitos establecidos.
GESTION VERTICAL POR FUNCIONES

Esto conlleva a la escasa o nula mejora para las


partes interesadas, ya que las acciones están
frecuentemente enfocadas en las funciones mas
que en lograr la satisfacción del cliente y de las
partes interesadas que finalmente van en el
beneficio global de la organización.
GESTION HORIZONTAL POR PROCESOS
El Enfoque Basado en Procesos introduce la GESTIÓN
HORIZANTAL, cruzado las barreras entre diferentes
unidades funcionales y unificando sus enfoques
hacia las metas principales de la organización.
También mejora la gestión de las interfaces del
proceso.
DIFERENCIAS ENTRE DEPARTAMENTOS Y PROCESOS

DEPARTAMENTOS PROCESOS

A B C
C
PROCESO I
COMPRAS L
I
CONTABILIDAD

COMPRAS

ALMACÉN
PROCESO II
E
A

C
N
T
PROCESO III E

Las funciones conducen Los procesos conducen


al resultado al resultado
GESTION HORIZONTAL POR PROCESOS

Para que una organización gestione sus


actividades por procesos es indispensable
tener recurso humano competente, motivado
y capacitado .
GESTION HORIZONTAL POR PROCESOS
El desempeño de una organización puede mejorarse a
través del uso del Enfoque Basado en Procesos. Los
procesos se gestionan como un sistema, mediante la
creación y entendimiento de una Red de Procesos y sus
interacciones .
GESTION HORIZONTAL POR PROCESOS
Los resultados de un proceso pueden ser elementos de
entrada para otros procesos y estar interaccionados
dentro de la red global como se aprecia en la siguiente
Figura .
BENEFICIOS DE LA GESTION HORIZONTAL
BASADA EN PROCESOS:

 Integra y alinea los procesos para permitir el logro de los


resultados planificados.
 Determinar los procesos en una organización es un requisito
para implementar un Sistema de gestión de la calidad ISO
9001:2015
 Proporciona confianza a los clientes y otras partes
interesantes, respecto al desempeño coherente de la
organización.
 Transparencia de las operaciones dentro de la organización.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

La clasificación de los distintos procesos


de una Organización permite decidir el
tratamiento que vamos a dar a cada
uno de ellos. La clasificación de los
procesos puede hacerse según el
modelo que se aprecia:
PROCESOS ESTRATÉGICOS

N S
E A
C T
E I
PROCESOS CLAVE O S
USUARIO

USUARIO
S
I MISIONALES U F
D OPERATIVOS A
A C
D C
E I
S Ó
N
PROCESOS DE SOPORTE
MAPA DE PROCESOS
EMPRESA DE FABRICACIÓN DE ENVASES
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gestión comercial Planeación
Marketing
Estratégica

Requisitos / Expectativas
PROCESOS OPERATIVOS

Satisfacción / Beneficio
Cliente mercado

Recepción de
Diseño Elaboración de Despacho y
Materias Primas
envases Facturación

CLIENTE
Control de producto no Servicio al cliente
Control de Producto no
conforme
Conforme

PROCESOS DE SOPORTE

Gestión de Control de Auditorias Mejora continua Acc. Medición y


Compras recursos humanos internas Correctiva Acc. Evaluación Satisf.
documentos
Preventivas cliente
MAPA DE PROCESOS
Empresa de fabricación de envases
Comunicación
con el cliente
PROCESOS ESTRATÉGICOS

Gestión Planeación
comercial Estratégica Marketing

R PROCESOS OPERATIVOS S
C E C A
L Q L T
I U Recepción I I
E I de Elaboración Despacho y E S
Diseño
N S Materias de envases Facturación N F
T I Primas T A
E T E C
S O C
S I
PROCESOS DE SOPORTE
Ó
N
Gestión Medición
de Control de Auditorias A. Correctivas de la Satisf.
Compras
recursos documentos internas A. Preventivas cliente
humanos
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Aportan referencias y guías para el desarrollar los procesos
operativos. Fijan los objetivos, pautas y guías del resto de los
procesos.
Son procesos de dirección , planificación, de toma de
decisión , despliegue de planes y políticas , como puede ser
la Política de la Calidad, la Acreditación universitaria, la
Mejora Continua, Seguridad y salud, medio ambiente,etc.
PROCESOS OPERATIVOS O CLAVE
O MISIONALES
Componen el saber hacer de la
organización. Afectan de un modo directo a
la realización del producto o la prestación
del servicio y a la satisfacción del cliente.
Trasladan al exterior la misión de la
organización; es aquello que el usuario
externo aprecia.
PROCESOS DE SOPORTE
Aportan al resto de los procesos los recursos necesarios
para que puedan desarrollarse. Ejemplos: Sistema de
Información y Comunicación, la Gestión de Recursos
Humanos, las Finanzas, la Contabilidad, etc.

Un mismo proceso para una organización puede ser


«Operativo» y «Estratégico» para otra.
ACTIVIDADES TAREAS Y
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO
QUÉ HACER

Determinar las actividades


necesarias para lograr los
resultados previstos del proceso.
CÓMO HACER (Despliegue del proceso)

 Definalos elementos de entrada y los resultados


requeridos del proceso.
 Determine las actividades requeridas para
transformar los elementos de entrada en los
resultados requeridos.
 Determine y defina la secuencia e interacción
de las actividades dentro del proceso .
 Determinecomo se llevara acabo cada
actividad(procedimientos y tareas)
DESPLIEGUE DEL PROCESO
PROCESOS DEL SISTEMA
SISTEMA PROCESOS QUIEN COMO CUANDO DONDE REGISTROS INDICADORES

PROCESO

ACTIVIDADES ACTIVIDADES DE CADA PROCESO


ACTIVIDADES QUIEN COMO CUANDO DONDE
PROCESOS QUIEN COMO CUANDO DONDE REGISTROS INDICADORES
PROCESOS QUIEN COMO CUANDO DONDE REGISTROS INDICADORES

TAREAS
TAREAS DE CADA ACTIVIDAD
TAREAS QUIEN COMO CUANDO DONDE
TAREAS QUIEN COMO CUANDO DONDE
TAREAS QUIEN COMO CUANDO DONDE
INDICADORES DE SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN
CÓMO HACER
Identifique los indicadores de seguimiento y medición para el control y el
desempeño del proceso, teniendo en cuenta :
 Conformidad con los requisitos.
 Satisfacción de los clientes
 Desempeño del proveedor
 Entrega a tiempo
 Plazos
 Desechos
 Costos del proceso
 Tazas de falla
 Frecuencia de incidentes
VERIFICAR EL
FUNCIONAMIENTO DE LOS
PROCESOS
CÓMO HACER

Verificar y evaluar que se hayan


satisfecho todos los requisitos identificados
de clientes y partes interesadas, según lo
planificado.
 Evalúe los datos del procesos obtenidos del seguimiento
y medición para cuantificar el desempeño del proceso:
emplear métodos estadísticos cuando el caso amerite.

 Comparar los resultados del desempeño con los


requisitos definidos para obtener la eficiencia y eficacia
del proceso y la necesidad de cualquier acción
correctiva.

 Identifique las oportunidades de mejora del proceso


MEJORA CONTINUA DEL
PROCESO
MEJORA CONTINUA

Mejora continua=Actividad recurrente para mejorar el desempeño

Desempeño = resultado medible

Ref. ISO 9000:2015 -Fundamentos y Vocabulario


EL CICLO DE LA MEJORA CONTINUA
PHVA

 P-Planificar
 H-Hacer
 V-Verificar
 A-Actuar

La metodología PHVA , puede ser desplegada dentro de cada uno
de los procesos de la organización como una herramienta
principal para la mejora continua.
METODOLOGIA PHVA
Planificar y establecer
Tomar acciones
objetivos del Proceso
para mejorar el
desempeño de los
Procesos

A P

V H
Realizar seguimiento
y medición de los Implementar los
Procesos y Procesos
productos- Analizar
resultados

Si no se ACCIONES
alcanzaron los CORRECTIVAS
objetivos
Si se ESTANDARIZ
alcanzaron los AR
objetivos
GRACIAS