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COMPETENCIA:
Organizar archivos de gestión de
acuerdo con la normatividad vigente y
de la organización.

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RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

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CLASES Y
CARACTERÍSTICAS DE
LOS DOCUMENTOS

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EL DOCUMENTO
DEFINICIONES

CLASES

CARACTERES

VALORES

CICLO DE VIDA
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EL DOCUMENTO: DEFINICIÓN
• Registro de información producida o
recibidas por una entidad publica o
privada en razón de sus actividades o
funciones.

• Alcance informativo adquiere la valoración


de patrimonio documental.

• Garantizar su conservación mediante


almacenamiento.

• Con el objetivo de facilitar su recuperación


para su posterior consulta y toma de
decisiones.
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EL DOCUMENTO: DEFINICIÓN

Hoy día, la noción de documento rebasa la


concepción de un “escrito”, ya que, los medios
tecnológicos de información disponibles,
brindan gran variedad de posibilidades de
transporte de información mediante soportes
multimedia, archivos informáticos y páginas
web, entre otros.

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EL DOCUMENTO: DEFINICIÓN

Información registrada,
cualquiera que sea su forma
o el medio utilizado.

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CLASES DE DOCUMENTOS
Un documento es un medio y
comunicación de información y
conocimiento.

Su principal caracterización lo
configuran las siguientes
dimensiones:

• Su soporte físico o material.


• El mensaje e información que
conlleva.
• La facultad exclusiva de transmitir
y difundir ese conocimiento. GC-F-004 V.01
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CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO
CONTENIDO

SOPORTE

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CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO DE ARCHIVO:

Es el lugar donde se encuentra toda la información producida


o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus
actividades o funciones.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO:

Toda la información generada, enviada,


recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico.
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CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO DE APOYO:

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o


instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es
de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos).

DOCUMENTO FACILITATIVO:

Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o


comunes en todas las entidades. Soportan trámites comunes en
todas las dependencias. (oficios, circulares, memorando, planillas,
etc.
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CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO ESENCIAL:

Documento necesario para el • Actas de Constitución


funcionamiento de un organismo y que, • Registros Mercantiles
por su contenido informativo y • Hipotecas
testimonial, garantiza el conocimiento de • Contratos
las funciones y actividades del mismo, • Pólizas de Seguros
aun después de su desaparición, por lo • Libros de Contabilidad
cual posibilita la reconstrucción de la • Formulas Químicas
historia institucional. Registran • Recetas Culinarias
información crucial para el • Licencias Sanitarias
desenvolvimiento y permanencia de la • Licencias Legales
empresa en el tiempo.
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CLASES DE DOCUMENTOS
CARACTERÍSTICAS DOCUMENTO ESENCIAL:

• Son los documentos de mayor trascendencia institucional.

• Deben identificarse cuanto antes, incluso con antelación a que


sean efectivamente producidos.

• Incluyen los documentos que informan de las directrices,


estrategias y planificación de la Entidad.

• Recogen derechos, de la Entidad, especialmente relativos a


convenios y documentos de propiedad.

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CLASES DE DOCUMENTOS
CARACTERÍSTICAS DOCUMENTO ESENCIAL:

• Dejan constancia de los acuerdos y resoluciones de los órganos de


gobierno.

• Son de conservación permanente. Tienen valor histórico.

• El plazo de conservación en las oficinas productoras se reduce


significativamente, para asegurar desde un inicio su correcto
tratamiento archivístico.

• Gran parte de esta documentación destaca por su confidencialidad,


como consecuencia de la misión y funciones específicas de la
institución.
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CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO MISIONAL:

Documento producido o recibido por una institución en razón de su


objeto social.

• Manual de Funciones
• Organigrama
• Normas Institucionales
• Manual de Procesos y Procedimientos
• Informes de Gestión
• Actas de Constitución

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CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO ACTIVO: Uso frecuente, tiene valores primarios.

DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con


valores primarios. Son retirados del archivo activo finalizado el año
fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar
operaciones realizadas.

DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse


al concluir sus valores primarios.

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CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.

DOCUMENTO HISTORICO: Documento único que por su


significado jurídico o por sus rasgos externos y su valor permanente
para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones
internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

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CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO PÚBLICO: Documento otorgado por un


funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.

DOCUMENTO PRIVADO: Documento que no ha sido


elaborado por un funcionario publico, ni ha habido
intervención de este para su elaboración.

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ELEMENTOS DIFERENCIADORES

GÉNESIS
Cada documento de archivo surge de un
proceso natural como resultado de la
actividad de personas o instituciones, por
lo tanto su generación no puede
controlarse.
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ELEMENTOS DIFERENCIADORES

INTERRELACIÓN
Un único documento no tiene valor
archivístico, los documentos tienen valor
al estar integrados a un conjunto y por
las relaciones establecidas dentro de
este, que es el expediente
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CARACTERÍSTICAS
Son los principios que
deben conservar los
UNICIDAD documentos como parte
de la legalidad y
veracidad que los
identifica.

OBJETIVIDAD DOCUMENTO INTEGRIDAD

CARÁCTER
SERIADO

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CARACTERÍSTICAS
UNICIDAD
Cada documento de archivo es único, no
se produce en múltiples ejemplares. En
el caso de las copias de un documento
están no son “ejemplares” del
documento original, sino otro documento
igualmente único.
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CARACTERÍSTICAS
INTEGRIDAD
Cada documento debe mantener sus
caracteres internos y externos íntegros,
es decir, bajo ninguna circunstancias
puede ser alterado, para conservar sus
valores.
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CARACTERÍSTICAS
CARÁCTER SERIADO
Hace referencia a la generación del documento
uno a uno, y como producto de acciones
repetitivas con el paso de tiempo.

EJEMPLO: las actas, los acuerdos y


resoluciones, los cuales están encaminados a
funciones específicas.
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CARACTERÍSTICAS
OBJETIVIDAD
El documento debe cumplir con el “objeto” o con
la actividad institucional o personal para la cual fue
diseñado.

En la mayoría de los documentos se anota el


asunto o la referencia, y en algunos, como en el
caso de los contratos, el mismo título indica la
descripción precisa y orienta su contenido. GC-F-004 V.01
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CARACTERES
• Se refiere a su estructura
física.
EXTERNOS

• Se refiere a su contenido.
• Aquellas que hacen parte de
INTERNOS la esencia del documento y
que están implícitas en él.
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CARACTERES

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CARACTERES

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CARACTERES

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CARACTERES
TIPO
Se refiere al motivo que genera la creación del
documento y la entidad misma que lo emite; por
ejemplo: cartas, memorandos, circulares, informes. Se
requiere aplicación de las normas técnicas.

• Si la acción es legislativa – Ley


• Si la acción es interrogativa – Cuestionario
• Si la acción es de petición – Solicitud
• Si la acción es informar – Informe
• Si la acción es constatar - Constancia GC-F-004 V.01
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CARACTERES
FORMATO
Va de acuerdo con el soporte

• Si es papel
• Si es video – DVD, CD
• Si son imágenes
• Si son Textos electrónicos

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CARACTERES
CANTIDAD
Es el numero de unidades o número de ejemplares del
documento y el espacio que ocupan los documentos.

• Metros lineales – Textos manuscritos


• Bites – electrónicos
• Minutos – sonoros o visuales

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CARACTERES

FORMA
Señala específicamente su contenido en original y
copia.

Se debe identificar el original con alguna clase de


marquilla, con el ánimo de que no sea empleado para
el trámite, sino que lo conserve el primer interesado.

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CARACTERES

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CARACTERES INTERNOS

ENTIDAD PRODUCTORA
Hace referencia a la persona —autor— o
empresa que expide el documento, registrado,
por lo general, en el membrete o como
remitente de éste. Esta característica se hace
presente tanto en el sector público como en el
privado.
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CARACTERES INTERNOS

ORIGENES FUNCIONALES
Son las razones (función o tramite) que han
dado lugar a la creación del documento.

También se le denomina función facilitativa, ya


que, apoya la ejecución de una actividad y
sirve de soporte a una respuesta o inquietud.
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CARACTERES INTERNOS

FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN


Son los datos que ubican cronológica y
geográficamente el documento.

Se denomina datación cronológica y tópica del


documento.

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CARACTERES INTERNOS
CONTENIDO SUSTANTIVO
Se refiere específicamente al cuerpo o
contenido del documento de una manera
amplia y detallada.

Es el asunto o tema que trata el documento, es


decir, el fin u objetivo de la producción del
documento.
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VALORES

Los valores del documento de archivo,


dependen del fin por el cual ha sido creado,
lo que se denomina VALOR PRIMARIO; y
además de la utilidad que puede tener con
posterioridad, lo que es el VALOR
SECUNDARIO.
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VALORES

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VALORES PRIMARIOS

VALOR ADMINISTRATIVO
Da cuenta de una gestión o actividad que
requiere ser atendida y que tiene un curso
propio, este valor permanece hasta la gestión
para la cual fue creado llegue a su fin.

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VALORES PRIMARIOS
VALOR LEGAL, JURIDICO O
PROBATORIO
Después de haber finalizado el valor
administrativo, el documento conserva un
valor probatorio, es decir, es un comprobante
legal y jurídico de que la gestión existió o de
que la actividad de la que da cuenta se
produjo.
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VALORES PRIMARIOS
VALOR LEGAL, JURIDICO O
PROBATORIO
Testifica la fecha y el lugar en que sucedió el
evento.

Documentos que sirven de testimonio o prueba


ante la ley. Sustentan un derecho para el
estado o la persona.
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VALORES PRIMARIOS
VALOR FISCAL
Utilidad o aptitud que tienen los documentos
para el Tesoro o Hacienda Pública.

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VALORES PRIMARIOS

VALOR CONTABLE
Utilidad o aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas y de registros
de los ingresos, egresos y los movimientos
económicos de una entidad pública o
privada.

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VALORES PRIMARIOS

VALOR TÉCNICO
Atributo de los documentos producidos y
recibidos por una institución en virtud de su
aspecto misional.

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VALORES SECUNDARIOS
VALOR HISTORICO Y CULTURAL
Cumplido su ciclo de vida, algunos
documentos tendrán un valor histórico y
cultural permanente y pasaran a formar parte
del patrimonio documental, los que no tienen
este valor son destruidos al finalizar su ciclo
vital.
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VALORES SECUNDARIOS
VALOR HISTORICO
Cualidad atribuida a aquellos documentos
que deben conservarse permanentemente
por ser fuentes primarias de información, útiles
para la reconstrucción de la memoria de
una comunidad.

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VALORES SECUNDARIOS
VALOR CULTURAL
Cualidad del documento que, por su
contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,
valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o
estéticos propios de una comunidad y útiles para
el conocimiento de su identidad.
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VALORES SECUNDARIOS

VALOR CIENTÍFICO E INVESTIGATIVO


Cualidad de los documentos que registran
información relacionada con la creación de
conocimiento en cualquier área del saber.

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VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO 16
ADMINISTRATIVO •

VALORESHISTÓRICO
Comunicaciones oficiales
Historias Clínicas


Decretos
Resoluciones
• Informes
• Ordenanzas
• Actas de Descargos
• Circulares • Actas

JURÍDICO - LEGAL • Contratos CULTURAL • Decretos


• Comunicaciones oficiales • Ordenanzas
• Historia Clínicas
• Escrituras de
• Actas de Descargos
Propiedad
FISCAL • Ordenes de Pago CIENTÍFICO E
• Declaraciones de impuestos
INVESTIGATIVO
CONTABLE • Consignaciones
• Factura de Compraventa
• Nómina
• Pagare
• Informes de ejecución presupuestal

TÉCNICO • Programas de Salud Ocupacional


• Estudios de Suelos
• Manuales
• Historias Clínicas
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CICLO DE VIDA

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CICLO DE VIDA

USO FRECUENTE

DOCUMENTOS EN
TRÁMITE

RECIBIDOS EN EL AÑO
Creación
Edad Activa ARCHIVO DE OFICINA
Archivo de Gestión GC-F-004 V.01
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CICLO DE VIDA

HA FINALIZADO SU
TRÁMITE

CONSULTA REGULAR

SIN VIGENCIA
ADMINISTRATIVA
Mantenimiento y uso
Edad Semi-activa CON VIGENCIA LEGAL Y
FISCAL
Archivo Central GC-F-004 V.01
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CICLO DE VIDA

SU CONSULTA NO ES
FRECUENTE

VALOR PERMANENTE

VALOR CULTURAL
Disposición
Edad Inactiva VALOR INVESTIGATIVO
Archivo Histórico GC-F-004 V.01
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TIPO DOCUMENTAL

Los tipos documentales se derivan propiamente de


cada una de las instancias o dependencias que los
generan dentro de cada institución, lo que implica de
manera práctica, que cada función produce uno o
varios tipos de documentos.

Ejemplos: Acta, informe, memorando, facturas.

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UNIDAD DOCUMENTAL

• Unidad de análisis en los procesos de


identificación y caracterización documental.

• Puede ser simple, cuando está constituida por


un solo tipo documental.

• Compleja, cuando la constituyen varios, formando


un expediente.
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UNIDAD DOCUMENTAL

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UNIDAD DOCUMENTAL

EXPEDIENTE

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EXPEDIENTE

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EXPEDIENTE

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EXPEDIENTE

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EXPEDIENTE

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IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

El documento es el principal elemento de un archivo,


ya que contiene información que puede ser requerida
posteriormente, debido a la necesidad que tiene la
empresa para el desarrollo de su gestión, objetivos y,
sobre todo, para el servicio al cliente interno y externo,
ya que la información que contienen los documentos
permite tomar decisiones basadas en antecedentes.

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IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS
• Transmiten información y sirven como evidencia de las
gestiones desarrolladas a través de sus diferentes formas
de soporte, en ejercicio de las funciones administrativas.

• Constituyen un medio de comunicación e interacción


humana.

• Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que lo


requieran.

• Intervienen directamente en el proceso de la toma de


decisiones.

• Soportan procesos legales personales e institucionales.

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https://es.slideshare.net/paholandrea/documento-
archivstico
https://www.usergioarboleda.edu.co/santamarta/as
sets/gesti%C3%B3n_documental_capacitaci%C3%
B3n_2014.pdf
https://es.slideshare.net/gabriellond/taller-3-
gestin-documental-g2-cidba
http://gestiondocumental.univalle.edu.co/instrume
ntos-archivisticos-gestion/tablas-de-retencion-
documental-trd
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https://es.calameo.com/read/0047643262e4e2d4e4
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CLASIFICACION DOCUMENTAL

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