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SAP-SISTEMAS DE PROYECTOS

(FI-PS)
Resumen

© 2007 Accenture All Rights Reserved.


OBJETIVO DEL CURSO
Conocer los procesos empresariales básicos del Sistema de
Proyectos
Identificar las características y fases habituales en la Gestión de un
proyecto
Reconocer integración con el resto de los Módulos de SAP my ERP

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CONTENIDO Primera Parte
• Conceptos básicos del Módulo PS-SAP ERP
• Integración PS con otros módulos SAP
• Datos Maestros
• Estructura de proyectos
• Gestión de Proyectos: Ciclo de Vida /Fases
• Trabajando en Project System
• CJ20N- Project Builder
• Prerrequisitos para crear proyectos
– Parámetros de Estructura de la Empresa
– Parámetros Propios de PS
• Creación de un proyecto y su estructura.

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CONTENIDO Segunda Parte
• Integración general con el resto de los Módulos de SAP
my ERP

• Detalle de la Integración con:

• IM - INVETMENT MANAGEMENT
• AA - ASSET ACOUNTING
• MM – MATERIAL MANAGEMENT

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Conceptos básicos PS - mySAP ERP

SAP Project Systems es parte del área de


Operaciones de mySAP Enterprise Resource
Planning (mySAP ERP).

My SAP ERP cubre virtualmente todos los procesos


empresariales esenciales con las áreas de
Operaciones, Finanzas, Human Capital Management,
Corporate Services

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Conceptos básicos PS - mySAP PLM

SAP PS también es parte de la Gestión de programas y


proyectos de mySAP Product Lifecycle Management
(mySAP PLM) .

La Gestión de proyectos es un área clave de la solución


empresarial mySAP PLM, que incluye funciones para
procesos empresariales relativos al producto que
contemplan la idea inicial de un proyecto, las fases de
diseño e ingeniería, los procesos preparatorios para la
fabricación y la gestión de modificaciones de ingeniería
durante el mantenimiento y el servicio.

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Conceptos básicos PS - SAP ERP
• Project System, este modulo de SAP da Soporte a la
administración de Proyectos tanto en la planificación, el
control como en la organización de todas las actividades que
se llevan a cabo durante el curso de un proyecto

• Es la herramienta que posibilita gestionar las estructuras, las


fechas, los costes y los recursos del proyecto en todo el ciclo
de vida del mismo y habilita la integración con los procesos
logísticos y financieros involucrados en estos Proyectos

• El Módulo PS requiere de la determinación de una


estructura de proyecto clara y bien definida para que la
planificación, la supervisión y el control del proyecto sean
satisfactorios.

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Integración PS con otros módulos
Contabilización Financiera FI
Recepción de Facturas
Contabilización de costes reales

Contabilidad de activos fijos AA


 Adquisición y/o construcción de Activos
 Depreciación, transferencia de los activos capitalizados

Gestión de Materiales MM
 Los Documentos de compra o Reservas imputan a un elemento PEP, de forma,
que al efectuar la entrada de mercancía en el primer caso, y la salida de
mercancía en el segundo, los costes se contabilizan directamente al elemento
PEP.
 Se puede mantener una integración más fuerte cuando las necesidades del
proyecto de materiales o servicios se definen en las operaciones del grafo.
 El Sistema genera automáticamente las solicitudes de pedido y reservas
correspondientes, que naturalmente se crean imputadas al grafo/elemento Pep.

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Conclusiones del primer paso

• PS como parte de My • Integración PS con


SAP ERP y My SAP los otros modulos de
PLM SAP

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Datos Maestros de PS

• Definición de Proyecto

•Elemento Pep (Work Breakdown Structure)


Estructura WBS- Estructura de elementos Pep

Grafos (Network) y Operaciones (Activities)

Hitos(Milestones)

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Datos Maestros PS

Definición de Proyectos Elemento Pep

• Es la descripción general del proyecto • El objetivo principal del PEP es dividir


a implementar y el marco vinculante el proyecto en unidades gestionables,
general a partir del cual se crean los definir fechas extremas y determinar sus
demás elementos PEP del proyecto costes y facilitar la posterior liquidación a
Activos Fijos
• Constituye un resumen de todos los
objetos y los elementos PEP • Modelo del proyecto que organiza las
subsiguientes de la Estructura tareas del mismo en una estructura
jerarquica
• La Definición de Proyecto, contiene
datos que se relacionan con todo el • Ofrece una representación clara del
Proyecto, como por ejemplo las fechas proyecto y facilita la coordinación e
de Inicio y Fin extremas, además de los implementación del proyecto desde el
datos organizacionales, como Sociedad punto de vista de la gestión
Co, Centro Logisticos, Centro de Costos,
• Muestra el trabajo, el tiempo, y el
etc.
dinero incurrido en un proyecto.

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Datos Maestros PS

Grafo Hito
• Un Grafo representa el flujo de un • Se utilizan para documentar eventos
proyecto o de una tarea dentro de un que son especialmente importantes en
proyecto.. un proyecto. Pueden iniciar tareas de
• En la ejecución de un proyecto, los workflow o para liberar actividades que
grafos se utilizan como base para la deben ejecutarse en breve.
planificación, el análisis, el control y el • Las funciones de hitos por ejemplo, se
seguimiento de horarios, fechas y utilizan en grafos para lanzar una
recursos (mano de obra, máquinas, secuencia de eventos relativos a un
medios auxiliares de fabricación) determinado proceso empresarial.
Materiales, documentos y diseños, por • Posibilitan que determinados sucesos
ejemplo). de un proyecto puedan ser
• Un Grafo es un tipo especial de orden monitoreados y confirmados
de trabajo que tiene la misma estructura especialmente.
que las órdenes de producción, las • Pueden determinarse en Elementos
órdenes de mantenimiento y de Pep, en Grafos o en Operaciones de
inspección. Grafo

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Estructura de proyectos
Cada proyecto se inicia con la
definición y clasificación de las
estructuras necesarias para
ejecutarlo y la incorporación de
dichas estructuras a la estructura
organizacional existente de la
empresa
El Sistema de proyectos no tiene
estructuras organizativas propias.
Se incorpora a la estructura
existente mediante asignaciones a
las unidades organizativas de
Finanzas y Logística. De este
modo, el Sistema de proyectos
puede presentar datos de manera
clara y de distintas formas.

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Conclusiones del segundo paso

• Datos maestros del Módulo

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Gestión de Proyectos
Un proyecto es una tarea efectuada por una empresa que
se caracteriza por que sus condiciones generales y
limitaciones son únicas.

Estas condiciones incluyen los objetivos del proyecto, el


margen de tiempo para ejecutarlo, así como también las
restricciones financieras y las relativas a la capacidad.

Los proyectos conllevan procesos empresariales multi


departamentales y de alta complejidad, cuyos resultados
requieren se presentados con un alto nivel de detalle ,
exactitud y calidad.

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Gestión de Proyectos

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Gestión de Proyectos

El término "proyecto" no es específico de un ramo industrial y,


por consiguiente, puede incluir distintos aspectos como
proyectos de investigación y desarrollo, medidas de inversión,
fabricación contra pedido o tareas de mantenimiento de
mayor amplitud o complejidad.

Los proyectos requieren una estructura adecuada para poder


planificar, controlar y supervisar de forma transparente las
fechas, los recursos, los costes, los presupuestos y los pagos.

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Gestión de Proyectos: Fases
Los proyectos se organizan en fases o etapas, con los enlaces
correspondientes lo que se denomina como Ciclo de vida del
proyecto.
El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio
de un proyecto con su fin.
Los ciclos de vida de proyectos comparten determinadas
características comunes:

- Las fases son secuenciales


- Están definidas por alguna forma de transferencia de información técnica o
transferencia de componentes técnicos.
- El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en
las fases intermedias y cae cuando el proyecto se aproxima a su fin.
- El nivel de incertidumbre es el más alto al inicio y por lo tanto, el riesgo de no.
- La certeza de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el
proyecto
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Gestión de Proyectos: Fases

Inicio Planificación

Control Ejecución

Cierre

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Gestión de Proyectos: Fases

Inicio Planificación

Inicio de Proyectos
 Requerimiento de un Cliente
Controlling
 Proyectos de Mantenimiento Ejecución
 Requerimiento del Gobierno
 Ejecución del Programa de
Inversiones
Cierre

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Gestión de Proyectos: Fases

Inicio Planificación

Proceso de Planificación
 Organización de Proyectos
 Definición de objetivos
Controlling Ejecución
 Determinar estructuras de trabajo
 Planificar recursos
 Estimar duración/fechas
 Estimar costos/presupuesto Cierre

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Gestión de Proyectos: Fases

Inicio Planificación

Ejecución de Proyectos
 Ejecución de Trabajos
Controlling Ejecución
 Monitoreo de Objetivos
 Aseguramiento de Calidad
 Administración de Proyectos
 Gestión de Materiales Cierre
Abastecimiento y Sobrantes

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Gestión de Proyectos: Fases

Inicio Planificación

Control Ejecución

Control de Proyectos
 Control de costos
Cierre
 Monitoreo de fechas
 Monitoreo de Materiales
 Monitoreo de Pedidos

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Gestión de Proyectos: Fases

Inicio Planificación

Cierre de Proyectos
 Cierre del Pedidos
 Cierre de Solicitudes de Pedido
Controlling Ejecución
 Cierre del Proyecto
 Justificación de Desvíos

Cierre

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Conclusiones del tercer paso

• Ciclo de vida de un proyecto

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Trabajando en Project System

En el menú de SAP encontramos


a PS- Project System, en dos
lugares y con idéntica
disposición de las
transacciones

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Trabajando en Project System
Menú de Customizing-SPRO

Menú Funcional

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CJ20N- Project Builder
• Esta transacción es una herramienta, que permite al usuario tratar sus
proyectos de forma rápida y eficaz.

• Propone un ambiente de trabajo cómodo, con una estructura de pantalla


clara, dividida en cuatro, con una amigable interfaz usuario, a lo que se
suma la visualización de un resumen de todos los proyectos de su interés.

• Otro aporte para el usuario en su trabajo con proyectos, son los menús
contextuales, la función de arrastrar y soltar para crear o copiar elementos
y la a capacidad de definir su propio pool de trabajo y su propio pool de
modelos.

• Integra todas las funciones específicas de la aplicación, necesarias para


procesar los proyectos.

• En Project Builder es posible crear, modificar o visualizar todos los datos


de estructura de proyecto en una sola transacción.

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CJ20N- Project Builder
Estructura de árbol Área de trabajo: cabecera

Pool de trabajo y modelos Área de trabajo: detalle

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Prerrequisitos para crear proyectos
Este módulo utiliza todos aquellos parámetros definidos en las
estructuras de organización de la empresa.

Por esto es que deben estar definidos a priori:


– Sociedad CO (Controlling area)
– Sociedad FI (Company Code)
– Centros de Costes (Cost Center)
– Clases de Coste (Cost element)
– Configuración de Activos Fijos (Fixet Asset)
– Centros Logísticos (Plant)
– Almacenes
– Calendarios de Fábrica (Factory Calendar)
– Etc…

Project System es un módulo que no se implementa solo, ni previo a


los módulos financieros y logísticos…..

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Creando un proyecto con CJ20N
Los datos básicos que tienen que estar definidos en el Customizing
de PS para poder comenzar la creación de la estructura de
proyecto son:
• Máscaras de proyecto: OPSJ
Se define aquí, la codificación del proyecto, la misma puede ser configurada determinando valores que identifiquen los
proyectos, por ejemplo, por Sociedad, por Planta, por tipo de Proyectos…etc
Dispone de los siguientes caracteres para la edición:
• X para caracteres alfanuméricos
• 0 para caracteres numéricos
• caracteres especiales para la clasificación de los números de proyecto.

• Perfil de Proyecto: OPSA


Los datos que almacene en el perfil de proyecto se transfieren a la definición del proyecto o a los elementos PEP. Si es el
caso, pueden ser sobrescritos en pantalla, ya que pueden ser solo valores de propuesta y parámetros de control.

• Responsables y Solicitantes: OPS7 y OPS6

• Perfiles y Clases de Grafos

• etc
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Creando un proyecto con CJ20N
Para comenzar la creación del la estructura del proyecto, el primer
dato Maestro a determinar es la Definición de Proyecto:

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Creando un proyecto con CJ20N
Una vez completa la definición con todos los campos obligatorios,
avanzamos con la creación de los elementos pep o WBS:

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Creando un proyecto con CJ20N
La estructura del proyecto se completa con las Fechas en los
elementos Pep, los Grafos y las operaciones, donde se planificaran
los costos referidos a recursos, materiales, servicios, se programan
las fechas y se generarán las solicitudes de compras, entre otras
cosas:

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INTEGRACIÓN
• PS y la integración….

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Integración General

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Integracion general fases de proyectos

SAP PS

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INTEGRACIÓN PS IM

SAP PS

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Integración con Gestión de Inversiones– IM

Los proyectos que una empresa emprende con el propósito de


producir activos fijos a largo plazo para su propio uso, y que se
deben introducir en el balance como activos fijos en curso se
inician como Medidas de Inversión

Esto implica que los Proyectos gestionarán Presupuesto que se


trata en el modulo de IM, INVETSMENT MANAGEMENT

La integración con la Contabilidad de activos fijos le permite


capitalizar fácilmente los costes colectados en elementos PEP
que requieren una capitalización en Activos Fijos y la Integración
con IM, posibilita un control exhaustivo del presupuesto de
Inversión.

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Integración con Gestión de Inversiones– IM
IM
Posee las funciones que
posibilitan la planificación, la
inversión y los procesos de
financiación para:
• Inversiones de capital, tales como
la adquisición de activos fijos
resultado de la fabricación propia o
la adquisición.
• Inversiones en investigación y
desarrollo.
• Proyectos que implican recargos
de gastos generales, como la
educación continuada de
empleados o el establecimiento de
nuevos mercados.
• Programas de mantenimiento,
como Parada de Planta

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Integración con Gestión de Inversiones–IM
La integración se da básicamente al tratar los Proyectos como una Medida de Inversión.

Comienzan el proceso como una Idea, que se plasma en el sistema como Solicitud
de Medida, se Planifica global o
detalladamente en Proyectos de PS,
se le asigna presupuesto desde IM con la
vinculación al Programa de Inversión Contabilidad de
Activos Fijos AA
La ejecución de los proyectos con la recepción
de facturas, e imputaciones de costes
reales en los Elementos Pep, se liquidan
Ejecución
PS
periódicamente a Activos Fijos en
curso que una vez finalizado
el proyecto se capitaliza facilmente
Presupuesto
IM
en un Activo Fijo
Planificación
PS
Idea /Solicitud de
medida IM
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Integración con Gestión de Inversiones–FI IM

La Gestión de inversiones consta de los componentes siguientes:

Programa de inversiones
...gestión y planificación cíclica de presupuestos de inversiones para
una serie de medidas, en toda la empresa.

Solicitudes de medida
... gestión de la fase de planificación y de autorización de inversiones
y otras clases de medidas.

Medidas de inversión
... gestión paralela de las necesidades de contabilidad financiera y de
contabilidad de costes para las inversiones individuales. Las medidas
toman la forma de órdenes CO, Proyectos y Ordenes de
mantenimiento.

Sistema de información
... supervisión de la inversión, según las comparaciones plan/real,
supervisión de costes durante varios períodos y varios informes
desde el nivel de superficie al nivel de partida individual.

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Integración con Gestión de Inversiones–FI IM

Las claves de la Integración con IM,


es:
• la relación del prepuesto asignado
a los proyectos,
• los valores planificados,
• el control de disponibilidad activo
• la posibilidad de evaluar y evitar
desvíos presupuestarios a lo largo
de la gestión del Proyecto
• Pasos en un proceso de presupuestación
integrando IM_PS
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INTEGRACIÓN PS AA

SAP PS

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Integración con Activos Fijos –FI AA

Cuando se trata de Proyectos de Inversión de capital


el resultado del mismo, es uno o varios Activos de
una compañía, ya sea por adquisición, fabricación o
construcción.

Los Elementos Pep de imputación, tendrán una


relación directa con el Activo Fijo en curso, y con los
Activos Fijos definitivos o capitalizables.

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Integración con Activos Fijos –FI AA
El Perfil de Inversión que se define en el elemento Pep indica y controla los
parámetros para la creación de:

– El Activo Fijo en curso para la medida de inversión

– Los datos maestros para la previsión de la amortización, es decir el AF


definitivo

La Clase de Activos Fijo para el AFeC, tiene características especiales:

- Definida como Medida de Inversión

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Integración con Activos Fijos –FI AA
Como los elementos Pep son colectores de costos temporarios, con el proceso de
Liquidación estos valores se transfieren al Activo Fijo en curso , AfeC.
Se liquida el mismo importe en
todas las áreas de valoración y
posteriormente al finalizar total
o parcialmente el proyecto se
liquida al Activo Fijo.

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Integración con Activos Fijos -FIAA
Liquidación de proyectos

• Los costes y los ingresos se recogen en proyectos sólo temporalmente.


• Se liquidan en uno o varios receptores como parte del procesamiento de final del
período.
• El Objetivo de este proceso en el caso que el receptor sea un Activo:

– Activar el saldo activable de la determinación de resultados en el balance.


– En medidas de inversión de capital, liquidar el gasto en los Activos Fijos
en curso que pueden o deben activarse.

En la Norma de Liquidación del Pep se indican los parámetros de la


Liquidación

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Integración con Activos Fijos -FIAA
Liquidación periódica
• Durante el período de liquidación, los
costes reales del elemento PEP se
asignan parcial o completamente a
uno o más receptores.
• Las contabilizaciones originales de
cargos del elemento PEP todavía
existen en los emisores después de
la liquidación (y se pueden
visualizar).
• Los costes que se liquidaron se
actualizan en el receptor y se pueden
visualizar en los informes.

Hay dos partes en la liquidación


periódica:
• la liquidación de receptores CO (por
ejemplo, centro de coste) de cargos
que no deben capitalizarse
• la liquidación del activo fijo en curso
que pertenece a la medida de
inversión de cargos que requieren
capitalización

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Integración con Activos Fijos -FIAA
La liquidación global

• Se ejecuta cuando la medida de


Inversión está completa.

• Durante la liquidación global, se


liquidan los importes que se
cargaron al activo fijo en curso.

• En el momento en que una


medida de inversión adquiere el
status Técnicamente completo, el
sistema llevará a cabo la
liquidación global.

• La liquidación global puede


producirse en varios receptores
diferentes. Generalmente, los
receptores son activos fijos.

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Integración con Activos Fijos –FI AA

Norma de Liquidación
• Determina la cantidad de costes reales de un emisor que debe liquidarse
en uno o varios receptores determinados en la Norma de reparto.

La Norma de liquidación contiene:


• Una o varias Normas de reparto
• Los parámetros de Liquidación para un objeto emisor:
o Perfil de liquidación
o Esquema de imputación
o Esquema de orígenes

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Resumen
Las claves de la integración son :
• Perfil de Inversiones que tenga
definida la clase de AFeC (OITA)
• Creación automática del AfeC(al
liberar el Pep)
• Creación automática de la Norma
de Liquidación (CJ88)
• El AuC es Clase de AF
determinada como Medida de
Inversión

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INTEGRACIÓN PS MM

SAP PS

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Integración con Gestión de materiales MM

El Modulo de Gestión de materiales,


posibilita planificar y supervisar las
necesidades de material y los costes
de proyectos para controlar el flujo
de materiales y para programar las
necesidades de abastecimiento.

La gestión de Material establece un


enlace desde un proyecto con
Ventas, Gestión de materiales
(Compras y Gestión de stocks) y
Control y planificación de producción

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Integración con Gestión de materiales MM
Asignación de materiales en el Proyecto

Mediante la asignación de componentes de material a operaciones de grafo, se especifican


los conjuntos y las materias primas que se deben reservar o encargar para un proyecto y
aprovisionamiento inicial a través de Planificación de necesidades o Compras.

Hay varias maneras de asignar componentes de material, dependiendo de la necesidad:


• Componentes de material individual a las operaciones de grafo.
• Asignar materiales mediante una lista de materiales a una actividad y entonces
desglosarlas, nivel a nivel

Durante la Programación de un proyecto, el sistema determina también las Fechas de


necesidades de los componentes en relación con las fechas de la operación. De este modo
asegura que puede controlar y supervisar la disposición de los componentes obligatorios.

Con la supervisión de fechas se habilita la posibilidad de gestionar las fechas en el


aprovisionamiento de material (interno y externo).

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Integración con Gestión de materiales MM
La gestión de material automática es posible mediante los Grafos

• Las solicitudes de pedido se generan automáticamente a partir de


grafos cuando:
– Se ha asignado a una Operación de grafo, un componente de material
con material no de almacén o bien un componente de servicio externo y

– Se ha fijado en el grafo el indicador que permite la generación


automática de solicitudes de pedido inmediatamente después de grabar
el grafo (3-Inmediatamente)

– De esta manera, las solicitudes de pedido pueden enviarse a Compras


en las etapas iniciales de la fase de planificación.

– Si se indica la opción 2- A partir de la liberación, el sistema transfiere los


datos a la planificación inmediatamente que se graba y control de
necesidades en cuanto se libera el grafo. Este último componente crea
entonces la solicitud de pedido o la reserva.
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Integración con Gestión de materiales MM
Aprovisionamiento

Cuando se asigna un material es posible determinar cómo se debe obtener


mediante el tipo de posición y otras opciones
• El tipo de posición normal SAP N (posición no de almacén) conduce siempre
al
aprovisionamiento directo y a una Solicitud de pedido, creada por el grafo. El
sistema no puede contabilizar movimientos en el stock para componentes con
tipo de posición N.

• La gestión de stocks está concebida para el tipo de posición normal SAP L


(posición de almacén).
En función de las opciones en el maestro de materiales y la lista de materiales o
bien según las opciones y las asignaciones en el sistema de proyectos, el
sistema generará una reserva para los componentes con este tipo de posición.

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Integración con Gestión de materiales MM

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Integración con Gestión de materiales MM

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Integración con Gestión de materiales MM

Asignación de
Materiales
Materiales de
Reserva de Stock
Materiales

Liberación
del Grafo

Impresión de
Reserva
Chequeo de Chequeo de
Disponibilidad Disponibilidad
“Inducido” Automático Salida de
Materiales

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Integración con Gestión de materiales MM
Asignación de
Materiales

Liberación del
Grafo

Solicitud de
Pedido
Orden de
Compra

Recepción de
Materiales No Materiales
Stock Compañía
xyz
Verificación
y Servicios Factura
de Factura

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Integración con Gestión de materiales MM
• Si asigna un material con el
tipo de Posición L y las
opciones correspondientes
en el maestro de materiales
• a una operación de grafo, el
sistema crea una reserva
para el material.

Una reserva es un documento


interno que define las
necesidades de un material y
que reserva una cantidad
específica para la operación de
grafo

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Integración con Gestión de materiales MM
Aprovisionamiento Directo
• Si asigna componentes que se
obtienen directamente para una
operación de grafo, el sistema crea
una Solicitud de pedido para el
material.
Una solicitud de pedido es un
documento interno que define las
necesidades de un material o una
actividad.
Este documento autoriza al
departamento de compras
para que aprovisione el material
en la cantidad y fecha especificadas.

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Integración con Gestión de materiales MM
Stock de proyecto
Desde el punto de vista de la planificación de necesidades de material, los
proyectos pueden tener su propio stock. Los materiales que son necesarios
para llevar a cabo el proyecto se gestionan en el stock para proyecto.

El stock para proyecto puede ser valorado o no valorado.

Utilización
El stock para proyecto se utiliza el punto de vista de la gestión de stocks o de
la planificación de necesidades, para estos se considera conveniente
separar los materiales necesarios para un proyecto de los que se necesitan
para otro.

Se desean pedir materiales con plazos de entrega largos en un estadio


temprano del proyecto.
Se desean planificar materiales configurables, ya que la planificación de
necesidades de material para materiales configurables es posible
únicamente en el stock individual.
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Resumen
• Las claves de la Integración son:
• La asignación de materiales y Servicios en Operaciones de Grafo
• La posibilidad de gestionar stock valorados o no de Proyectos
• La planificación y la programación de las necesidades de material
• El control y seguimiento exhaustivo de los recursos materiales del
proyecto

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Conclusiones finales

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Uno buenos amigos….

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