Sesión 8

Gestión de Proyectos
Informáticos

Guía del PMBOK

Project Management Body of Knowledge
 Temas a tratar:

 Procesos de Planificación

 Formatos

2
Procesos de la
Dirección de Proyectos

Inicio 1

2 Planeación

Seguimiento 4 3 Ejecución
y Control

5
Cierre
3
Gestión de Proyectos
Informáticos
Guía del PMBOK
2. PROCESOS DE PLANIFICACION
Parte D
3. PROCESOS DE EJECUCION
4. PROCESOS DE CONTROL
5. PROCESOS DE CIERRE
Procesos de la
Dirección de Proyectos

Inicio 1

2 Planeación

Seguimiento 4 3 Ejecución
y Control

5
Cierre
5
2. PROCESOS DE PLANIFICACION

6
2.20. Planificar las compras y adquisiciones
3.8. Conducir compras y adquisiciones
410. Administrar compras y adquisiciones
5.2. Cerrar contratos

 Definición :

Consiste en :
 Identificar que necesidades del
Proyecto pueden satisfacer de
mejor manera, comprando o
adquiriendo los productos,
servicios o resultados fuera de la
organización del proyecto.

7
Alternativas

Una parte del

Proceso

Todo un Tercerización de un
Proceso Proceso

8
El “core business” de Sistemas está en las
actividades de mayor valor añadido
Actividades
críticas a
mantener “in-
house”
Diseño,
Gestión
aplicaciones,
Gestión de
Clientes y
proyectos) Actividades
Mayor potencialmente
valor añadido externalizables

Desarrollo aplicaciones

Operación de sistemas
(CPD y Desktop)

9
Contexto de las Factorías de Software
Factoría del Software:
Es la contratación a un externo, en modalidad de ANS (acuerdo de nivel
de servicio), de una capacidad de trabajo a un precio fijo, para
proporcionar uno o varios servicios.
MANTENIMIENTO DE APLICACIONES FACTORIA DE SW

Seguimiento y Control

Definición de Pruebas del Implantación

la solución Cliente

M/A al diseño M/A al diseño M/A a la

orientado al de construcción
cliente construcción

Preparación para
implantación
la

Diagnóstico Corrección y
pruebas

Factoría de Software
10
Contexto de las Factorías de Software

Servicios
Mantenimiento Evolutivo
Contempla la gestión, desarrollo y puesta en explotación de cambios y mejoras
funcionales en los SSII. Abarca también, la realización de estimaciones para la
planificación de los cambios, actualización o creación de la documentación del sistema
y de usuarios, y formación a usuarios. El ciclo de vida de desarrollo seguido incluye
las fases de Análisis, Diseño, Construcción, Pruebas e Implantación.

Mantenimiento Correctivo
Contempla la gestión de incidencias y resolución de las incidencias/problemas
detectados durante la explotación de SSII. El nivel de servicio requerido para su
resolución dependerá de la criticidad o severidad de las mismas. Se realiza mediante
un ciclo de vida de desarrollo reducido.

Gestión de Consultas y Soporte

Contempla la atención y resolución de consultas funcionales y generales, y
actividades de soporte ligadas a la prestación de los servicios.

Procesamiento de Información
Contempla la resolución de peticiones de tratamiento y explotación de datos en los SSII
(carga masiva de datos, generación de repositorio de datos, etc.). 11
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
Acceso a
habilidades de
clase mundial
Reduce y controla Mejora el enfoque
los costos estratégico de la
operativos organización

OUTSOURCING
Estabilidad en la Garantía de
gestión Servicio

Libera recursos
Comparte el riesgo
internos

12
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
Acceso a
habilidades de
clase mundial
Reduce y controla Mejora el enfoque
los costos estratégico de la
operativos organización

OUTSOURCING
Estabilidad en la Garantía de
gestión Servicio

Libera recursos
Comparte el riesgo
internos

13
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
1.- REDUCE Y CONTROLA LOS COSTOS OPERATIVOS

 Una de las herramientas básicas para el logro de

la eficiencia operativa es el análisis de costos. En
consecuencia la práctica del Outsourcing resulta
evidentemente beneficiosa.

 En primer lugar, los estudios demuestran que los

costos operativos de una organización resultan
ser, por lo general, extremadamente altos en
comparación con los costos de contratar
proveedores externos.

 En segundo lugar, en términos de gestión, resulta

mucho más sencillo y económico identificar los
costos de transacción con un proveedor externo. 14
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
Acceso a
habilidades de
clase mundial
Reduce y controla Mejora el enfoque
los costos estratégico de la
operativos organización

OUTSOURCING
Estabilidad en la Garantía de
gestión Servicio

Libera recursos
Comparte el riesgo
internos

15
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
2.- PERMITE EL ACCESO A HABILIDADES DE CLASE
MUNDIAL

 Este hecho se produce porque al contratar un

proveedor especializado en determinado proceso,
este nos brinda la garantía de que la operación
externalizada a través de él tendrá los mejores
estándares de calidad. De este modo, la
organización no invierte tiempo ni dinero en buscar
calidad en operaciones que carecen de un carácter
distintivo para el servicio o producto que ofrece.
 Esto se debe a que Primero, la empresa proveedora
es especialista en su rama y compite con otras del
mismo rubro. Segundo, la empresa que la contrata
puede usar su conocimiento y, al mismo tiempo,
ahorrar los costos que supondría adquirir, ella
misma, dicho conocimiento. 16
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
Acceso a
habilidades de
clase mundial
Reduce y controla Mejora el enfoque
los costos estratégico de la
operativos organización

OUTSOURCING
Estabilidad en la Garantía de
gestión Servicio

Libera recursos
Comparte el riesgo
internos

17
¿Por qué implementar el
Outsourcing?

3.- PROVEE ESTABILIDAD EN LA GESTION

 Un comportamiento común es contratar

personal para realizar aquellas actividades que,
sin ser distintivas, forman parte del proceso
productivo de determinada organización.

 Esta forma de gestión supone pérdidas para

las empresas, ya que cuando un empleado sale
se lleva consigo los recursos dedicados a su
capacitación.

 Esta pérdida podría evitarse de manera

sencilla y eficiente mediante el Outsourcing. 18
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
Acceso a
habilidades de
clase mundial
Reduce y controla Mejora el enfoque
los costos estratégico de la
operativos organización

OUTSOURCING
Estabilidad en la Garantía de
gestión Servicio

Libera recursos
internos Comparte el riesgo

19
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
4.- LIBERA RECURSOS INTERNOS PARA OTROS
PROPÓSITOS

 El outsourcing permite reasignar recursos

humanos a otras funciones más estratégicas
para la empresa o institución y eso da lugar a
una mayor flexibilidad en los costos y a
mayores posibilidades de agregar valor en las
actividades propias del negocio.

 Además libera a la empresa de la carga de

mantener departamentos que no son parte de
su core business, y eso se puede traducir en
una mejor posición financiera para otros
propósitos. 20
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
Acceso a
habilidades de
clase mundial
Reduce y controla Mejora el enfoque
los costos estratégico de la
operativos organización

OUTSOURCING
Estabilidad en la Garantía de
gestión Servicio

Libera recursos
Comparte el riesgo
internos

21
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
5.- COMPARTE EL RIESGO

 Dado que el proveedor del servicio internaliza

cabalmente las necesidades y compromisos del
cliente, se convierte en su socio estratégico.

 Este hecho implica que ambos trabajan juntos en

beneficio mutuo, y ello permite a la
administración de la organización, obtener un
servicio de mayor productividad a menor costo.

 Además y eso es lo más importante, el riesgo del

negocio se comparte, pero, también se reduce,
dado que se contrata a un especialista para la
realización de una actividad que antes llevaba a
cabo un no especialista. 22
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
Acceso a
habilidades de
clase mundial
Reduce y controla Mejora el enfoque
los costos estratégico de la
operativos organización

OUTSOURCING
Estabilidad en la Garantía de
gestión Servicio

Libera recursos
Comparte el riesgo
internos

23
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
6.- PROPORCIONA GARANTÍA DE SERVICIO

 Durante la formación de un acuerdo de

outsourcing, se especifican las expectativas de
calidad del servicio en el llamado Acuerdo de
nivel de Servicio (ANS).

 Este acuerdo identifica quién es el responsable

por la comprobación de la calidad y qué debe de
ser medido y evaluado en el control de la misma.

 Se trata de una garantía de calidad que

probablemente no existía en la organización
antes de aplicar el outsourcing. Ello significa,
claro está, que la eficacia mejora
sustancialmente. 24
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
Acceso a
habilidades de
clase mundial
Reduce y controla Mejora el enfoque
los costos estratégico de la
operativos organización

OUTSOURCING
Estabilidad en la Garantía de
gestión Servicio

Libera recursos
Comparte el riesgo
internos

25
¿Por qué implementar el
Outsourcing?
7.- MEJORA EL ENFOQUE ESTRATÉGICO DE LA
ORGANIZACIÓN
Al llevar a cabo un outsourcing se requiere un profundo
examen de los procesos internos de la organización con
la finalidad de implementar los cambios necesarios que
conduzcan a un significativo avance en el desarrollo de
la gestión, este requisito obliga a las organizaciones a
responder preguntas claves tales como:

 ¿Cuáles son los objetivos primarios del departamento o

la organización?
 ¿Cuáles son los procesos primordiales de los que
depende el logro de esos objetivos?
 ¿Quiénes están involucrados en esos procesos?
 ¿Cuáles son las interacciones críticas entre las funciones
involucradas en el proceso?
 ¿Cómo el resultado de esas funciones agrega valor a los
objetivos de la organización?
 ¿Cómo se puede mejorar el desempeño de estas 26
funciones?
 ¿Cómo implementar un Outsourcing
1. PLANIFICACION 2. CONTRATACION 3. IMPLEMENTACION 4. CONTROL

1.1. 3.1.
2.1.
Elaboración Implementación
Selección del
Plan de previa al
Proveedor
Trabajo contrato

2.2. 3.2.
1.2. 4.1.
Diseño y Implementación
Evaluación Control y
Negociación posterior al
Inicial Auditoria
del Contrato Contrato

1.3.
Planificación

27
¿Cómo implementar un Outsourcing?
1. PLANIFICACION 2. CONTRATACION 3. IMPLEMENTACION 4. CONTROL

1.1. 3.1.
2.1.
Elaboración Implementación
Selección del
Plan de previa al
Proveedor
Trabajo contrato

2.2. 3.2.
1.2. 4.1.
Diseño y Implementación
Evaluación Control y
Negociación posterior al
Inicial Auditoria
del Contrato Contrato

1.3.
Planificación

28
 1.1.
Elaboración Plan de
Trabajo

Se debe seleccionar un equipo de trabajo que se

encargue de las actividades preliminares.
OBJETIVO: Planificación de la entrega del proceso
en Outsourcing.

 Tareas y plazos
 Recursos necesarios
 Roles y responsabilidades de los involucrados
 Criterios para la toma de decisiones

29
¿Cómo implementar un Outsourcing?
1. PLANIFICACION 2. CONTRATACION 3. IMPLEMENTACION 4. CONTROL

1.1. 3.1.
2.1.
Elaboración Implementación
Selección del
Plan de previa al
Proveedor
Trabajo contrato

2.2. 3.2.
1.2. 4.1.
Diseño y Implementación
Evaluación Control y
Negociación posterior al
Inicial Auditoria
del Contrato Contrato

1.3.
Planificación

30
 1.2.
Evaluación Inicial

Se debe hacer un diagnóstico integral del proceso que

se quiere entregar en Outsourcing. Se tiene que
tomar los siguientes parámetros de referencia:
Personal
Clientes del proceso / servicio
Activos utilizados
Materiales y suministros
Costos (busines case)
Volúmenes (H-H)
Aspectos de calidad
Especificaciones técnicas
Proveedores externos
Equipos (Parque microinformático, servidores,
redes, etc.
31
¿Cómo implementar un Outsourcing?
1. PLANIFICACION 2. CONTRATACION 3. IMPLEMENTACION 4. CONTROL

1.1. 3.1.
2.1.
Elaboración Implementación
Selección del
Plan de previa al
Proveedor
Trabajo contrato

2.2. 3.2.
1.2. 4.1.
Diseño y Implementación
Evaluación Control y
Negociación posterior al
Inicial Auditoria
del Contrato Contrato

1.3.
Planificación

32
 1.3.
Planificación

 Definir con detalle los requisitos mínimos para que

empresas de Outsourcing puedan participar.
Producto.- Lista de empresas que serán invitadas.

 Establecer los criterios para la licitación.

 Definir las medidas de desempeño o niveles de

servicio. Esto servirá a la empresa para monitorear los
servicios que brinda el Outsourcing.

 Es importante incorporar al equipo a un ejecutivo de

Compras, otro de Legal y de Recursos Humanos.

RESULTADO.-
 Plan para la realización del concurso
 Borrador de Contrato (con ANS)
33
ANS – Acuerdos de Nivel de
Servicio
Al definir las especificaciones del nivel del servicio se
cumple con dos requerimientos fundamentales de un
acuerdo de Outsourcing :

 Por un lado se asegurará la rendición de cuentas por parte

del proveedor y por el otro,

 Determinará el precio del servicio.

De este modo, el nivel de servicio desarrollado antiguamente

dentro de la empresa se convierte en un nivel mínimo” de
exigencia y todo lo adicional es “valor creado”. Así el comprador
sabe exactamente qué está recibiendo y cuánto está pagando
por ello.

34
Pasos para determinar un ANS

 Seleccionar el servicio y describirlo :

Logro de sus objetivos
El proceso en sí mismo
El producto

 Elegir el atributo a medir

 Seleccionar la precisión de la medida a ser usada
 Evaluar comparativamente el actual nivel de servicio in house y
sus costos.

COMPONENTES DE LOS ANS

 Una definición de la unidad de medida y una descripción de lo
que será medido.
 Una declaración de la razón por la cual se llevará a cabo la
medición de esa variable.
 Una descripción completa del método y el proceso para
capturar los datos.
 Una descripción de los intervalos de tiempo que se tomarán 35
para realizar las mediciones.
¿Cómo implementar un Outsourcing?
1. PLANIFICACION 2. CONTRATACION 3. IMPLEMENTACION 4. CONTROL

1.1. 3.1.
2.1.
Elaboración Implementación
Selección del
Plan de previa al
Proveedor
Trabajo contrato

2.2. 3.2.
1.2. 4.1.
Diseño y Implementación
Evaluación Control y
Negociación posterior al
Inicial Auditoria
del Contrato Contrato

1.3.
Planificación

36
 2.1.
Selección del
Proveedor

Se realiza antes de que se evalúen las propuestas

PROCESO:
 INVESTIGACION DE MERCADO.- Investigar cuáles
son los potenciales proveedores. Se pueden
programar visitas lo cual permite tener un
conocimiento más amplio.
 PRECALIFICACION.- Predefinir un conjunto de
criterios como:
Innovación comprobada
Mejoramiento continuo
Habilidades probadas
Cultura empresarial
Flexibilidad
Tamaño de a empresa
Competitividad en la solución de problemas 37
PROCESO:
 ENTREGA DE RFP (Request for Proposal )

 CONCURSO

 SELECCIÓN DEL PROVEEDOR / ADJUDICACION.-

Se revisan las propuestas. Se debe evaluar el plan
del proveedor y sus capacidades además del precio.
Se puede elaborar una hoja de calificación mediante
puntuación.

38
¿Cómo implementar un Outsourcing?
1. PLANIFICACION 2. CONTRATACION 3. IMPLEMENTACION 4. CONTROL

1.1. 3.1.
2.1.
Elaboración Implementación
Selección del
Plan de previa al
Proveedor
Trabajo contrato

2.2. 3.2.
1.2. 4.1.
Diseño y Implementación
Evaluación Control y
Negociación posterior al
Inicial Auditoria
del Contrato Contrato

1.3.
Planificación

39
 2.2.
Diseño y
Negociación del
Contrato

CONCEPTOS BASICOS DEL CONTRATO DE

OUTSOURCING:

 Objeto
 Vigencia del Contrato
 Condiciones de traspaso de personal
 Condiciones de la cesión de los activos
 Proponer opción de recompra de los activos
 Valoración de los Activos antes / después.
 Condiciones de la gestión de los procesos
entregados en Outsourcing
 Condiciones de la recuperación de los procesos
entregados en Outsourcing
 La propiedad intelectual

40
CONCEPTOS BASICOS DEL CONTRATO DE OUTSOURCING:

 Condiciones previstas para la resolución del contrato con

anterioridad a la fecha de su finalización prevista.
 Incumplimiento del proveedor
 Insolvencia del proveedor
 Cambio de propiedad del proveedor
 Otros
 Manejo de Cambios
 Carencia de subordinación
 Retribución
 Plazo
 Obligaciones de las partes
 Cláusula de Supervisión
 Cláusula de Responsabilidades
 Cláusula de Confidencialidad
 Cláusula de Penalidades
 Cláusula de Garantía
 Cláusula de Solución de Controversias 41
¿Cómo implementar un Outsourcing?
1. PLANIFICACION 2. CONTRATACION 3. IMPLEMENTACION 4. CONTROL

1.1. 3.1.
2.1.
Elaboración Implementación
Selección del
Plan de previa al
Proveedor
Trabajo contrato

2.2. 3.2.
1.2. 4.1.
Diseño y Implementación
Evaluación Control y
Negociación posterior al
Inicial Auditoria
del Contrato Contrato

1.3.
Planificación

42
 3.1.
Implementación
previa al contrato

 Asignación de un líder al proyecto o un

consultor.

 Diseño y término de un estudio de

requerimientos y metodología.

 Confección de reportes.

 Diseño, desarrollo e implementación del nuevo

sistema o procedimientos de trabajo.

 Tratamiento de personal a trasladarse.

43
¿Cómo implementar un Outsourcing?
1. PLANIFICACION 2. CONTRATACION 3. IMPLEMENTACION 4. CONTROL

1.1. 3.1.
2.1.
Elaboración Implementación
Selección del
Plan de previa al
Proveedor
Trabajo contrato

2.2. 3.2.
1.2. 4.1.
Diseño y Implementación
Evaluación Control y
Negociación posterior al
Inicial Auditoria
del Contrato Contrato

1.3.
Planificación

44
 3.2.
Implementación
posterior al Contrato

 Es la etapa más difícil.

 Ambas partes deben hacer que el proyecto

funcione.

 La alianza estratégica se pone a trabajar de

manera conjunta en donde se dan los pasos
iniciales para la transición del proceso interno
en externo.

 No debe transcurrir mucho tiempo entre la

firma del contrato y el inicio de operaciones

45
¿Cómo implementar un Outsourcing?
1. PLANIFICACION 2. CONTRATACION 3. IMPLEMENTACION 4. CONTROL

1.1. 3.1.
2.1.
Elaboración Implementación
Selección del
Plan de previa al
Proveedor
Trabajo contrato

2.2. 3.2.
1.2. 4.1.
Diseño y Implementación
Evaluación Control y
Negociación posterior al
Inicial Auditoria
del Contrato Contrato

1.3.
Planificación

46
 4.1.
Control y Auditoria

De gerenciar recursos a gerenciar resultados

 Para ello se deben generar estructuras de control

que permitan monitorear los riesgos y definir
procedimientos de evaluación. Ejemplo.- Tableros
de Mando.

 La auditoria es la actividad consistente en la

emisión de una opinión profesional sobre si el
objeto sometido a análisis representa
adecuadamente la realidad que pretende reflejar o
cumple con condiciones acordadas en el ANS.

 La auditoria puede ser interna o por consultoría

externa. 47
Muchas Gracias